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Beherrsche Multi-Board-Workflows mit Trello und Butler- Prozessautomatisierung

Butler Workflows und Prozessautomatisierung für mehrere Boards.

It’s a Bird! It’s a Plane! It’s… Superman - ehhh ...Butler?  

Für diejenigen, die sich nicht auskennen, bietet Butler von Trello eine leistungsstarke Workflow-Prozessautomatisierung, für die weder Kodier-Kenntnisse noch Kryptonit erforderlich sind. Dieses Power-Up ermöglicht es die Team-Produktivität zu steigern und den mentalen Aufwand zu reduzieren, indem Regeln, Befehle und Schaltflächen erstellt werden, mit denen fast jede Aufgabe, die du mit deinem Team ausführen möchtest, automatisch ausgeführt werden kann.

➡️In diesem Blog Beitrag und diesem kostenlosen On-Demand Webinar erfährst du mehr über Butler-Grundlagen.

In diesem Blog-Beitrag erläutere ich die vielen Möglichkeiten, wie du mit Butler effizientere Workflows zwischen mehreren Trello-Boards, abteilungsübergreifend für deine Teams erstellen kannst.

Ein Leben ohne Butler-Automation

Es ist durchaus üblich, dass verschiedene Abteilungen ihre eigenen Arbeitsmethoden mit Trello aufbauen. Die Einrichtung eines Boards für jeden einzelnen Workflow ist wichtig, um für die jeweiligen Team-Aufgaben die erforderliche Klarheit und den Überblick zu gewährleisten.

Abteilungsübergreifende Arbeit führt jedoch häufig zu unterschiedlichen Prozessen, die in einem einzigen Workflow zusammengefasst werden müssen. Damit jeder nach seiner Fasson glücklich wird, müssen einige Kompromisse eingegangen werden, die in der Regel dazu führen, dass ein neues Board mit funktionsübergreifenden Aufgaben erstellt wird (und ein weiterer Ort hinzugefügt wird, den die Mitarbeiter regelmäßig überprüfen müssen). Oder das Team verlässt sich auf manuelle Prozesse, um die Arbeit zu erledigen. Dies macht jedoch jeden anfällig für Fehler; Fehler die leicht zu vermeiden sind. Wer kennt sie nicht die verbaselten Aufgaben, aus den Augen - aus dem Sinn, werden sie auf die lange Bank geschoben oder vergessen.

Glücklicherweise kann Butler beide Probleme lösen. Butler automatisiert Prozesse und ermöglicht es den Mitarbeitern an ihrem abteilungsspezifischen Board zu arbeiten.

Butler ist einfach einzurichten — und dann wirst du erkennen, dass all diese Prozessautomatisierungsmagie wörtlich die Definition von automagisch: ist. Du kannst dir sicher sein, dass keine Aufgabe oder Information mehr verschusselt wird.

Hinweis: Butler leistet eine hervorragende Arbeit bei der Prozessautomatisierung eines bidirektionalen Workflows für die Karten-Verwaltung - auch über mehrere Boards hinweg. Jedoch ist Butler nicht für eine gründliche Kartensynchronisierung vorgesehen. Wenn du Karten über mehrere Boards synchronisieren möchtest, empfehle ich Mirror Power-Up von Unito, Mirror wurde für das Duplizieren von Karten über mehrere Boards hinweg entwickelt (Additional Hinweis: Unito ist ein Drittanbieter, der kostenpflichtige Abonnementpakete für dieses Power-Up anbietet.)

Die Situation

In meinem Beispiel werde ich die Leistungsfähigkeit der Butler-Prozessautomatisierung demonstrieren. Ich werde fiktive Verkaufs- und Rechtsabteilungen verwenden, die zusammen an Vertragsüberprüfungen arbeiten und Verträge abschließen. Die hier vorgestellten Konzepte können auf jeden bidirektionalen Workflow angewendet werden, egal ob die Marketing Abteilung Vermögensanteile von der Entwurfsabteilung anfordert, oder ob das Support-Team Fehlerberichte mit dem Ingenieurwesen teilt.

Vertrieb-Team-Workflow-Beispiel in Trello.

So verwendet die Verkaufsabteilung Trello als einfaches CRM, um den Enterprise Status zu verfolgen und um Transparenz und Sichtbarkeit im Rest des Unternehmens zu schaffen. Auch arbeitet diese Abteilung mit dem Rechtsdepartement zusammen, um die Vertragsüberprüfung durchzuführen, die zum Abschluss eines Vertrags erforderlich ist.

Rechtsabteilungs-Team-Workflow-Beispiel in Trello.

In der Vergangenheit wurden den Mitgliedern der juristischen Abteilung Karten zugewiesen, immer dann wenn diese in die Liste "Vertragsprüfung" im CRM-Board verschoben wurden. In letzter Zeit verursachte dies jedoch Issues rund um das Ressourcenmanagement der Justizabteilung.

Die Juristen wollten sicherstellen, dass die gesamten von ihnen geleisteten Arbeiten auf einem einzigen Board organisiert sind, damit sie einen Überblick über die derzeitige und künftige Team-Arbeit haben. Natürlich können Karten auch manuell vom CRM-Board erstellt oder kopiert werden, aber dies birgt ein Risiko, dass sich Fehler einschleichen und führt möglicherweise zu einer Unterbrechung des Prozesses.

Lösung: Butler ist die Rettung!

Natürlich gibt es eine Lösung für dieses Dilemma. Und nein, diese Lösung ist kein typischer Superheld. Wir wagen sogar zu sagen, unsere Lösung ist noch besser! Unsere Lösung ist Butler, und er ist mit leistungsstarken Funktionen ausgestattet, mit denen du deine Workflows automatisieren und direkt in deinen Trello-Boards bearbeiten kannst.

Schauen wir uns an, wie Regeln in Butler erstellt werden können, damit deine Teams besser zusammenarbeiten und dabei auf ihre einzigartige und andere Art und Weise arbeiten können.

Füge einer Trello-Karte eine Automatisierungsregel hinzu.

Butler-Regeln sind Prozessautomatisierungen, die durch eine festgelegte Aktion auf einem Board ausgelöst werden, z. B. das Verschieben einer Karte in eine bestimmte Liste oder das Markieren eines Fälligkeitsdatums. Sobald der Auslöser aktiviert wird, werden nach den vorbestimmten Regeln eine Reihe von Aktionen ausgeführt. Regeln sind großartig, weil sie für alle Boards gelten und das Befolgen dieses Prozesses erzwingen.

Definieren wir als erstes den Prozess, damit wir in Butler die richtigen Regeln erstellen können:

  1. Die Vertriebsabteilung hat einen Vertrag zur Überprüfung bereit.
  2. Die Vertriebsabteilung erstellt auf seinem Board eine Anfrage für die Justizabteilung.
  3. Die juristische Abteilung überprüft den Vertrag.
  4. Sobald die Vertrags-Überprüfung abgeschlossen ist, wird über das Board der Vertrieb informiert.

Und nun die automatisierte Version!

In der Verkaufsabteilung wird eine Regel mit einem Auslöser erstellt, der dann reagiert, sobald "eine Karte in die Liste >>Rechtliche Vertragsüberprüfung<< verschoben wird." Sofort werden folgenden Aktionen ausgeführt:

  • Fälligkeit innerhalb von 5 Werktagen
  • Kommentar wird gepostet „Dieser Vertrag steht zur Überprüfung bereit“
  • Karte wird an den Listen-Anfang der "Eingehenden Anfragen" auf dem Bord des "Rechtsabteilungs-Teams" kopiert
  • Die Karten werden miteinander verbunden
Sales_Rule_Setup

Das heißt nun geht alles von Zauberhand (Ehem - von der Prozess-automatisierenden Butlerhand): Sobald eine Karte auf der Liste der "Rechtlichen Vertragsüberprüfung" eingeht, wird die Anfrage automatisch dem Verkaufsboard hinzugefügt, einschließlich aller erforderlichen Informationen und Anhängen aller kopierten Karten. Das Verknüpfen der einzelnen Karten erleichtert es den Teammitgliedern zwischen den verschiedenen Boards zu wechseln, und wenn sie Aktualisierungen zwischen den Karten veröffentlichen müssen. Und dies sogar automatisch.

In der Rechtsabteilung wird gleichzeitig eine Regel mit folgendem Auslöser erstellt, "Wenn eine Karte in die Liste >>Done<< verschoben wird", werden folgende Aktionen ausgeführt:

  • Das Fälligkeitsdatum wird als vollendet markiert.
  • Kommentar wird gepostet “Rechtliche Überprüfung ist abgeschlossen”.
  • Die letzte verknüpfte Karte wird in den Anhängen gesucht.
    • Kommentar wird gepostet “Rechtliche Überprüfung ist abgeschlossen”.
    • Das Fälligkeitsdatum wird als vollendet markiert.

Hinweis: Wenn du möchtest, dass Aktionen auf einer verknüpften Karte ausgeführt werden, dann wähle zuerst die Option "Finde die ___ Karte, die in den Anhängen verlinkt ist" Dann klicke auf der Registerkarte "Verknüpfte Karten" im Butler-Abschnitt "Weitere Aktion hinzufügen", dann werden alle Karten, die danach hinzugefügt werden, auf der verknüpften Karte ausgeführt.

Legal_Rule_Setup

Dies schließt den Kreis unter den Teams und erspart ihnen sogar ein paar Klicks, denn das Fälligkeitsdatum auf der verknüpften Karte im Verkaufstableau wurde automatisch per Butler vermerkt, ebenso wurde der Benachrichtigungs-Kommentar veröffentlicht; so wird jeder benachrichtigt, der diese Karte ansieht.

Durch die Kopplung dieser beiden Regeln, erkennst du, wie der gesamten Prozess automatisiert wurde.  Und das Beste ist, dass weder der Vertrieb noch die Rechtsabteilung ihre Boards verlassen mussten, um diese Arbeiten durchzuführen, zu verwalten und zu organisieren.

Trello-Aktionen mit Butler auf mehreren Boards synchronisieren.

Nun könnten einige sagen: "Das ist großartig, aber ich möchte ja gar nicht, dass alle Karten auf meinem Board automatisiert werden!"

Dies ist natürlich auch OK so, insbesondere bei Boards, bei denen nicht jede Karte dieselbe Arbeitsweise und Zusammenarbeit verkörpert, wie das oben gezeigte Beispiel mit der Rechtsabteilung.

In diesem Fall ist es besser Butler-"Karten-Schaltflächen" zu erstellen, anstatt Butler-Regeln. Eine Karten-Schaltfläche kann genau wie in die obige Regel eingerichtet werden. Es bedarf jedoch einer Person, die sie aktiviert. Damit wird die Automatisierung von Fall zu Fall und nicht automatisch für jede Karte ausgeführt.

Aktionen auf Kartenbasis automatisieren mit Butler-Board-Schaltfläche.

Mit Butler bessere Workflows erstellen

Wie du siehst, ist Butler eine leistungsstarke und dennoch einfache Möglichkeit, die Arbeit auf verschiedenen Boards und Abteilungen zu verwalten. Da Butler für alle Trello-Benutzer verfügbar ist (erforderlich ist lediglich ein freier Power-Up-Slot auf jedem Board), empfehle ich dir, richte es am besten heute ein, so verbesserst du die Prozessautomatisierung und die Produktivität deines Teams.

Und wenn du dir noch mehr Butler-Fähigkeiten wünschst, aktualisiere dein Team mit Business Class.


Übersetzung und Interpretation aus dem Englischen by Doret Pohl.

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Siehe auch: Neu! „Workflow-Automatisierung zu Ihren Diensten“ mit dem Butler-Power-Up von Trello