Hast du dich jemals gefragt, wie bedeutende Nachrichten-Websiten wie Mashable, ReadWrite und The Changelog ihre Content-Pipeline hinter den Kulissen verwalten?
Geistesblitz: es wird Trello benutzt.
Unabhängig davon, ob es sich um einen von einer Einzelperson geführten Blog handelt, oder um eine gigantische Website mit vielen Mitwirkenden. Trello ist nach wie vor eines der einfachsten Tools, um Blog-Inhalte zu planen, zu verwalten und zu veröffentlichen.
Wohl für niemanden überraschend, verwenden wir bei Trello selbst Trello, um unseren eigenen umfangreichen Redaktionsplan zu verwalten.
Wir begrüßen jeden Monat mehr als 750.000 einzigartige besondere Leser auf unserem Blog und arbeiten mit vielen internen und externen Superstars zusammen, um wöchentlich qualitativ hochwertige Inhalte zu erstellen.
Bei der Verwaltung eines Blog-Redaktionsplans gibt es viele bewegliche Elemente: Fälligkeitstermine, Autorenkommunikation, SEO-Strategie, Asset-Design und vieles mehr. Es ist daher von größter Wichtigkeit einen Workflow mit klarer Strategie zu entwickeln, um deinen Redaktionsplan vor Tohuwabohu und Chaos zu schützen.
In diesem Artikel geben wir dir einen Einblick in unseren Redaktionsplan-Workflow in Trello. In dieser Anleitung zeigen wir dir in wenigen einfachen Schritten, wie du einen eigenen benutzerdefinierten Redaktionsplan erstellst. So kannst du jede Idee umsetzen, vom potenziellen Match bis zum erfolgreich veröffentlichten stylischen Blog-Post.
Redaktionsplan-Workflow auf einen Blick
Bevor wir uns mit den Details befassen, lass uns zunächst den Redaktionplan-Workflow begutachten.
Unser Trello-Redaktionsplan-Board beruht auf einem Kanban Workflow. Blog-Post-Ideen werden als Karten zur Eingangsliste hinzugefügt und durchlaufen alle Entwicklungsphasen des Boards von links nach rechts, bis sie im Blog veröffentlicht werden.
Die Board-Listen und ihr Zweck:
- Information + Anleitung: Diese Liste enthält verschiedene Karten mit Anleitungen und wichtigen Informationen, die zur Umsetzung einzelner Aufgaben während des Bearbeitungsprozesses wichtig sind.
- Incoming - Eingang: Hier werden Ideen für Blog-Artikel von Teammitgliedern eingereicht und gesammelt.
- Forming - Gestaltung: Hier verbleiben die potenziell genehmigten Themen vorübergehend. Möglicherweise werden weitere Informationen und Nachforschungen erforderlich, bevor ein Fälligkeitsdatum zugewiesen werden kann.
- Writing - Schrift: Diese Liste zeigt die Blog-Beiträge, die zur Zeit geschrieben werden oder in Bearbeitung sind.
- Editing - Bearbeitung: Wenn ein Blog-Beitrag zur Überprüfung bereit ist, wird die Karte für die erste Bearbeitungsrunde in diese Liste verschoben.
- Letzter Schliff: Hier legt der Verfasser des Beitrags die endgültigen Änderungen für den Blog-Post, basierend auf dem Feedback des vorangegangenen Bearbeitungsprozesses, fest.
- Upload-Bereit: Ist der Blog-Post fertiggestellt, kann er auf deiner Website oder Blog-Tool hochgeladen werden. Trello verwendet Hubspot, um Blog-Inhalte zu hosten.
- SEO-Audit: Sobald der Blog-Beitrag hochgeladen ist, wird er auf SEO analysiert und aktualisiert. Dies gewährleistet einen hohen Online-Rang.
- Planmäßiger Termin: In dieser Liste werden die Blog-Posts erfasst, deren Veröffentlichung geplant sind.
- Veröffentlicht: unseren Glückwunsch! Dein Blog-Beitrag ist jetzt live in den Interwebs.
Nachdem nun der High-Level-Workflow unserer Content-Planung klar ist, wollen wir uns den Prozess und die Anforderungen zu jeder Prozessphase genauer ansehen.
In die Details eines Redaktionsplans eintauchen
Jeder Blogger wird zugeben, dass es nicht leicht ist, ständig und in regelmäßigen Abständen wertvolle Inhalte zu produzieren. Auch ist es manchmal wirklich schwierig, die richtigen Worte zu finden..., gegen Schreibblockaden oder Brain Fog vorzugehen. Dies erfordert eine organisierte Content-Marketing-Planung, um Autoren zur Rechenschaft zu ziehen, Ideen zu zentralisieren, zu konkretisieren und um einen stetigen Content-Rhythmus beizubehalten.
Das Erstellen eines Trello-Boards für einen Redaktionsplan ist eine intuitive und visuelle Methode um Inhalte zu speichern, den Überblick zu bewahren und um auch die kleinsten Details zu organisieren.
Diese Inhalte durchlaufen unzählige Listen von links nach rechts und werden schrittweise durch die Vorbereitungsphase geleitet, bis das endgültigen Ziel erreicht ist: die Liste „Veröffentlicht“. Wie oben beschrieben, sind unsere Redaktionsplan-Listen von links nach rechts wie folgt:
Incoming - Eingang
Diese Liste ist der Beginn unseres Blog-Redaktions-Workflows. Hier werden Ideen für Blog-Posts durch unsere Freiberufler und unsere Teammitglieder zur Prüfung eingereicht. Wir möchten alle ermutigen, kommt aufs Trello- Board und teilt uns eure Ideen mit!
Jede Idee ist eine eigene Karte, und auf der Rückseite befinden sich Beschreibungen möglicher Einfälle, Gedanken und Konzepte. In diesem Sektor werden auch ein (bis drei) Label hinzugefügt, um die Verschiedenheit der einzelnen Artikel-Inhalte zu unterscheiden und um sicherzustellen, dass wir jeden Monat eine ausgewogene Themen-Sammlung und Inhaltstypen haben.
✨Wissenswertes: Der Trello-Redaktionsplan war eines der ersten Boards, auf denen die Funktion der unbegrenzten Label-Anzahl getestet wurde.
Wir finden es außerdem äußerst hilfreich, Autoren, die eine Idee verwirklichen möchten, Richtlinien zur Verfügung zu stellen. In der Karte ganz oben in der Liste (die permanent dort bleibt) sind folgende Anweisungen für die Liste Incoming-Eingang aufgeführt:
Wir nutzen das Power-Up für Benutzerdefinierte Felder, um Informationen zu standardisieren, die für jeden Schritt benötigt werden, einschließlich Fälligkeitstermine, Schlüsselwörter für SEO und Informationen des Autors.
Forming - Gestaltung
Wird eine Karte eines Blog-Posts in diese Liste verschoben, bedeutet dies, dass sie genehmigt wurde und der Autor mit der Recherche und dem Schreiben des Blog-Posts beginnen kann (sofern dies nicht schon geschehen ist!)
In diesem Prozess-Stadium ist es erforderlich Schlüsselworte für den Blog-Beitrag zu definieren, bevor dieser in die nächste Phase der Inhaltserstellung verschoben werden kann.
✨ Profi Tipp: Erinnerst du dich an diese Benutzerdefinierten Felder ? Auf der Vorderseite der Karte findest du wichtige Informationen über den Autor, das Schlüsselwort, das Fälligkeitsdatum, das Bearbeitungsdatum und vieles mehr.
Writing - Schrift
In der Regel findest du auf diesen Karten ein Arbeitskonzept oder zumindest einen detaillierten Entwurf. Hier ist mit Sicherheit auch das Fälligkeitsdatum notiert, denn wir planen die Inhalte mindestens einen Monat im Voraus.
Sobald das Fälligkeitsdatum feststeht, kannst du die Inhaltskulisse dank des Kalender-Power-Ups ganz einfach in der Kalenderansicht visualisieren. Durch das Auswählen des "Kalendermodus" oben rechts auf unserem Board, sehen wir welche Karten bereits für welchen Tag geplant sind. Normalerweise planen wir 1-2 Posts pro Woche.
Sollte der Verfasser des Beitrags während der Artikel-Erstellung Fragen an unser Team haben, kann er dies mithilfe der Kommentarfunktion auf der Karte per Chat tun. Klasse oder? Alles an einem Ort.
Editing - Bearbeitung
Karten werden in diese Phase verschoben, wenn es an der Zeit ist, dass der beauftragte Grammatikprüfer (ahem, ich) über den Artikel schaut. Dank Google Drive können wir Artikelentwürfe unseren Karten anfügen.
Dies ist auch der Zeitpunkt, an dem wir den Autor dazu auffordern, für den Artikel mehrere Titel-Optionen zu verfassen und die Gestaltung der Blog-Illustration dem Designteam zuzuweisen.
Eines der wichtigsten zeitkritischen Elemente des Content-Managements besteht darin, sicherzustellen, dass dem Designer für seine Grafik-Entwürfe genügend Zeit zur Verfügung steht.
Dies ist oft ein Wettlauf gegen die Zeit, da eine Menge Grafiken in kurzer Zeit fertiggestellt werden müssen. Deshalb ist es von entscheidender Bedeutung, einen spezifischen Ort zu haben, an dem die Designer zeitnah benachrichtigt werden, wenn ein Entwurf oder eine Gliederung zur Überprüfung bereitsteht. So stellen wir sicher, dass Grafiken durchdacht sind und den Text optimal ergänzen.
Mit anderen Worten: eine klare Kommunikation mit anderen Teammitgliedern, die in den Prozess involviert sind, ist entscheidend für seinen Erfolg. Gebe deinem Designteam also genügend Zeit, um ihre Kreativität auszuleben!
✨ Profi Tipp: Füge den Karten jetzt schon Screenshots, Bilder und GIFs hinzu, so sparst du Zeit und ein späteres Durcheinander wird vermieden, wenn dein Blog-Beitrag in das CMS-System hochgeladen wird.
Letzter Schliff
Sobald die Karte in diese Phase verschoben wird, wird der Autor darüber informiert, dass nun alle Änderungen vorliegen. Nachdem er alles gesichtet und akzeptiert hat ist der Entwurf fertiggestellt.
Stelle sicher, dass alle Bilder, Screenshots und GIFs an die Karte angehängt sind. Das Erscheinungsbild unseres Redaktionplans finden wir bei Trello besonders gelungen, wenn Blog-Illustrationen als Deckblatt verwendet werden. Mache die Blog-Illustration zum Titelbild deiner Karte.
Upload-Bereit
Der Blog-Post ist nun fertiggestellt (Yähhh!) Er kann jetzt auf deine Website oder auf dein CMS hochgeladen werden. Wir bei Trello verwenden Hubspot. Du kannst natürlich auch eine andere Plattform wie WordPress oder Medium benutzen.
Aber unabhängig von der Plattform die du verwendest empfehlen wir, klare Anweisungen für dein Team zu verfassen, die beim Hochladen von Blog-Beiträgen befolgt werden müssen.
✨ Profi Tipp: Klobige Bilder können das Laden der Seite verlangsamen und sich auch auf das Suchranking negativ auswirken. Verwende deshalb vor dem Anfügen deiner Blog-Post-Bilder www.tinyjpg.com um deren Größe zu komprimieren.
Wir verwenden Checklisten-Vorlagen, die dank einiger echt guter Butler-Regeln automatisch zur Karte hinzugefügt werden, immer dann wenn etwas dieser Liste hinzugefügt wird. Bevor wir Blog-Posts hochladen und veröffentlichen, stellen wir sicher, dass alle Elemente der Liste bearbeitet und erfüllt wurden.
SEO-Audit
Sobald ein Blog-Beitrag auf Hubspot hochgeladen ist, führen wir eine endgültige SEO-Überprüfung durch, bevor wir den Artikel veröffentlichen. Hier einige Details, die wir während unseres SEO-Audits überprüfen:
- Wichtige Informationen zum Thema werden inhaltlich mit einer angemessenen Keyword-Dichte übersichtlich dargestellt.
- Alle Untertitel im Blog-Beitrag sind H2-Tags. Das Schlüsselwort befindet sich mindestens in einem der H2-Überschriften.
- Alle Bilder sind komprimiert und haben einen klaren eindeutigen Alternativtext.
- Der Inhalt kann mit Bildern, Listen, Abständen und Blockzitaten gescannt werden und sieht sowohl auf dem Desktop als auch auf mobilen Bildschirmen gut aus.
Planmäßiger Termin
Diese Artikel sind nun mit dem letzten Schliff versehen und startbereit! Jetzt kannst du den Blog-Beitrag gemäß deines Redaktionsplans veröffentlichen.
Veröffentlicht
Konfetti Einsatz—Der Blogbeitrag ist veröffentlicht! 🎉Diese Liste wird dir weiterhin eine großartige Sammlung von Recherchen, Entwürfen, Dateien und Gesprächen sein, die sich hinter jedem Beitrag verbirgt, den du veröffentlicht hast und veröffentlichen wirst.
Du kannst die Trello App sogar für Slack verwenden. Dann wird eine Benachrichtigung an dein Redaktionsteam gesendet, sobald das Fälligkeitsdatum als erledigt markiert wurde. Damit weiß dann dein gesamtes Team, dass der Beitrag jetzt live ist.
Da haben wir sie: Eine äußerst einfache, visuelle Methode, übermäßige Mengen an Inhalten optimal zu organisieren.
Ein Redaktionsplan kann Hunderte von Karten enthalten. Aber Listen für jede Phase des Blog-Schreibprozesses zu haben, wirken Überlastung entgegen und verhindern, dass Inhalte innerhalb einer überfüllten E-Mail-Korrespondenz verloren gehen.
Die Kalenderansicht bietet einen visuellen Überblick über die Inhalts-Zeitleiste, sodass jedes Stück der Content-Management-Pipeline vollständig auf einem Trello-Board gespeichert werden kann.
Ein paar weitere Trello-Funktionen und Tricks, die dir gefallen werden
In diesem Artikel findest du einige Profi-Tipps, mit denen du deinen Trello-Redaktionsplan aufregender und einfacher gestalten kannst. Du kannst sie deinem Board hinzufügen:
- Erstelle Vorlagen für Checklisten zum einfachen Nachschlagen. Diese Vorlagen kannst du in bestimmten Phasen des Bearbeitungsprozesses deinen Karten hinzufügen. Dein gesamtes Team wird anhand der Checkliste in jeder Phase wissen, dass für jeden Post jedem kleinen Detail große Aufmerksamkeit geschenkt wurde. Speichere diese Checklisten in einer Karte deines Boards unter der Liste "Informationen".
- Verschönere dein Board mit Karten-Titelbildern. Möchtest du jemanden auf dich aufmerksam machen oder einfach nur ein paar Effekte auf dein Board bringen? Dann benutze Karten-Titelbilder! Füge der Karte einfach ein Bild oder ein GIF hinzu und definiere es als Titelbild.
- Trello-Abstimmungs-Power-up für die Incoming-Eingangsliste. Vereinfacht die Entscheidungsfindung, besprecht welche Diskussionen mit dem Abstimmungs-Power-Up durchgeführt werden sollen. Rechts auf der Kartenvorderseite siehst du, welche Themen deinem Team am besten gefallen. Damit liegst du also immer richtig!
- Mit Filtern das Durcheinander bezwingen. Wähle im Menü > Karten anzeigen > und gebe den gesuchten Namen ein. Diese Filterfunktion zeigt nur die Karten an, die dir zugewiesen sind und / oder an denen du arbeitest!
- Organisiere dich und halte dich mit einem wöchentlichen Redaktionsplan-Treffen vorzeitig auf dem Laufenden. Solltest du zu einem Team gehören, das Blog-Content-Planung verwaltet, dann richte ein wöchentliches Meeting ein, um Workflow und Redaktionsplan ständig zu überprüfen. Auf diese Weise bekommt euer Team von der Begutachtung und der Überprüfung, bis zur Beseitigung von Engpässen verantwortlich alles in den Griff. Auch wenn dein Redaktionsteam nur aus einer Person bestehen sollte - plane trotzdem wöchentlich die Zeit ein, um deinen Redaktionsplan zu überprüfen, neue Beiträge zu planen, mit Autoren Kontakt aufzunehmen und deine Aufgabenliste so zu organisieren, dass diese Beiträge bald veröffentlicht werden können.
- Finde Fehler im Ablauf? Ändere sie! Unser Redaktionsplan ist gewachsen und hat sich im Laufe der Jahre genauso verändert wie Trello. Das Beste daran ist, dass wir auf einfache Weise Listen erstellen oder wieder entfernen können, verschiedene Phasen ausprobieren, weitere Checklisten hinzufügen und diese entsprechend unseren Anforderungen weiterentwickeln können. Egal was passiert, unser Team ist immer up to date, und genau an der Stelle, die gerade bearbeitet wird.
Hier kannst du dir jetzt einen Einblick verschaffen, komm doch auf einen Sprung vorbei und sehe selbst wie Blog-Posts hier bei Trello erstellt und produziert werden. Kopiere dir das Board, es ist deins und nutze es für deinen Workflow:
Anmerkung der Redaktion: Dieser Artikel wurde ursprünglich im Januar 2015 veröffentlicht, und wurde jetzt mit einer Menge neuer Informationen und Ideen aktualisiert.
Übersetzung und Interpretation aus dem Englischen by Doret Pohl.
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