Nahtlose Team Kommunikation ist kein Zufallsprodukt. Auch für die Manager mit strategischer Vision wird der Aufbau einer Infrastruktur zur Unterstützung der Teamarbeit zu einer Herausforderung. Eine gute Kommunikation innerhalb des Unternehmens unter den Mitgliedern des eigenen Teams ist für Manager eher ein Kunstwerk als eine einfache tägliche Aufgabe.
Es ist vergleichbar mit dem Entstehen einer Skulptur: Aus der Schwerfälligkeit eines Marmorblocks wird beispielsweise in den Händen eines erfahrenen Künstlers wie Michelangelo der biblische Held David.
Mit anderen Worten: Ein guter Manager erkennt das Potenzial seines Teams und setzt jeden so strategisch ein, dass er sein maximales Leistungsvermögen erreichen kann. Dies gilt umso mehr, wenn der Workflow sporadisch oder in Vollzeit aus Remote-Elementen besteht. Änderungen im Team können auch in Trägheit oder völliges Chaos ausarten. Es sei denn, du richtest ein System ein, das Einzelpersonen zu eigenständigen Handlungen befähigt, das die Kommunikation fördert und das den Wert der Arbeit erhöht.
Die Frage ist, wie macht ein Manager das? Wie hält man seine Leute auf dem Laufenden, wie spornt man sie an? Wie schafft man eine Infrastruktur und Prozesse, um die Kreativität innerhalb des Unternehmens anzuregen, ohne viele Anweisungen erteilen zu müssen? Hier sind einige Tipps, die ich durch Bildhauerei gelernt habe:
Hole dir die richtigen Werkzeuge
Um die Kommunikation zu erleichtern, muss dein Team einige grundlegende Tools auswählen:
- Synchrone Kommunikation: Die Kommunikation innerhalb der Unternehmen wurde durch die heutzutage üblichen Chats verändert. Hier stehen uns zahlreiche Optionen zur Auswahl, (viele Teams entscheiden sich für Slack). Richte zunächst ein synchrones Kommunikationstool ein, auf das alle Teammitglieder sofort zugreifen können. Hier können Ideen diskutiert werden und Fragen gestellt und beantwortet werden.
- Ein gemeinsamer Plan: Die Teams müssen sehen können, was jedes Mitglied vorhat und in welcher Phase sich die Projekte befinden. Ohne eine Roadmap oder ein Planungstool werden Manager in stundenlange Besprechungen hineingezogen. Dies kann durch eine jederzeit verfügbare und jederzeit aktualisierte Übersicht vermieden werden. Trello gibt Teams die Möglichkeit, Fortschritte zu erzielen, ohne diese schrecklichen Status-Aktualisierungs-Besprechungen.
- Video Meeting: Nichts erleichtert die Remote-Kommunikation und die Team-Verbundenheit mehr, als ein Videotreffen in Echtzeit. Verwende dazu einfach die am besten geeigneten Tools wie Skype, Zoom oder Join.me.
- Dokumentenspeicherung: Unabhängig, ob sich Teams für Dropbox, Box oder Google Drive entscheiden, benötigen sie ein Dokumentenspeicher-Tool. Ein Standardsystem zur Identifizierung der Dateien ist ebenfalls unerlässlich, damit jeder finden kann, wonach er sucht. Das Schlimmste, das in diesen Fällen mangelnder Kommunikation innerhalb des Unternehmens passieren kann, wäre, dass jemand Dateien in Drive speichert, während andere Dropbox verwenden. Datenverlust ist vorbestimmt, wenn jemand krank ist oder das Unternehmen verlässt.
- Ein gemeinsamer Kalender: Wenn alle das selbe Kalendertool verwenden, erleichtert dies die Planung von Besprechungen innerhalb eines Teams erheblich, egal, ob es sich um Google Kalender oder um einen anderen handelt. Wenn du deinen Teammitgliedern den Zugriff auf alle Kalender gewährst, werden endlose E-Mail-Threads und unnötige Diskussionen über Uhrzeiten und Zeitzonen gestoppt.
Die Aufgabe eines Managers besteht darin, sicherzustellen, dass jeder im Team die grundlegenden Tools kennt. Die Auswahl dieser Werkzeuge kannst du mit deinem Team bestimmen und zusammenstellen. Wenn du darauf achtest, dass jeder die gleichen Tools innerhalb der Teamarbeit verwendet, vermeidest du ein chaotisches Silodenken, (Abteilungsdenken und -handeln). Damit wird an einem Strang gezogen, an einer gemeinsamen Lösung gearbeitet und gemeinsame Unternehmensziele erreicht.
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Wir haben alle Tipps aus diesem Artikel und einiges mehr für alle, die Remote-Arbeit praktizieren wollen, in einen umfassenden (und kostenlosen!) Leitfaden zusammengestellt. Zugang hier:
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Grundlegende Richtlinien für die Verwendung dieser Tools
Nachdem dein Team das Toolset ausgewählt hat, ist es an der Zeit, ein klares Gespräch über die Verwendung der Tools zu führen. Dies mag übertrieben erscheinen. Es kann jedoch nicht davon ausgegangen werden, dass jeder die Tools auf gleiche Weise verwendet, insbesondere bei verschiedenen Aufgaben der Teammitglieder.
Beispielsweise haben Remote-Mitarbeiter anfangs häufig das Gefühl, dass Slack ständig geöffnet sein muss, um sichtbar zu machen, "dass sie von zu Hause auch arbeiten". Dies kann aber auch zu großer Ablenkung führen. Schreiben, Codieren oder Entwerfen erfordert Stunden der ungeteilten Konzentration.
Entwerft gemeinsam einen Plan über die Verwendung der einzelnen Tools und notiert eure Richtlinien in einem Dokument, auf das das Team dann jederzeit zugreifen kann. Dies ist auch eine hervorragende Quelle für die Schulung neuer Mitarbeiter.
Eine unserer Roadmaps für das Kernteam ist beispielsweise ein Trello-Board für "eingehende Marketing Anfragen". Dies wird unternehmensweit geteilt, damit jeder eine Anfrage an das Marketingteam stellen kann. In der ersten Spalte befindet sich eine Karte mit dem Titel "Verwendung dieses Boards", dort wird der gesamten Prozess beschrieben: z.B., dass jeder Anfrage ein bestimmtes Fälligkeitsdatum, eine bestimmte Beschreibung und ein bestimmtes Teammitglied zugewiesen werden sollte.
Der Prozess macht den Meister. Wenn ihr eine schriftliche Abhandlung über die Verwendung der Kommunikationstools erstellt, arbeitet jeder effizienter und in Übereinstimmung mit den Richtlinien. Das erleichtert die gesamte interne Team-Kommunikation.
Modelliere (produziere) wirklich aussagekräftige Meetings
Besprechungen haben einen schlechten Ruf. Aber nichts ist effizienter als ein effektives Team-Meeting, hauptsächlich, bei dem jeder auf das Thema und seine Dauer vorbereitet ist. Damit schafft ihr die Voraussetzung für zukünftige, gezielte, aber weniger häufige Meetings. Und wie erreichst du das?
Ähnlich wie bei der Festlegung von Richtlinien müssen die Teammitglieder die Struktur, den Ablauf und die Erwartungen einer Teambesprechung kennen. Bei Trello zum Beispiel trifft sich das Marketing-Team einmal wöchentlich. Vor unserem Meeting aktualisiert jedes Team ein „Marketing-Überblick-Board" mit wöchentlichen Updates zu den Projekten. Schon vor der Besprechung informieren sich die Teammitglieder über den neusten Stand und stellen Fragen dazu. So werden lange Monologe zu Statusaktualisierungen vermieden.
Während der Teambesprechung geht der zuvor ernannte „Meetings-Leiter“ die Karten durch, die im Laufe der Woche als Diskussionspunkte dem Board hinzugefügt wurden. Der„Schriftführer“ ist während des Meetings für das Festhalten der Notizen zuständig. Um mehr zu erfahren, wie wir Meetings mit Trello abhalten, lies diesen Artikel (in Englisch).
Zusammenfassend: Damit Besprechungen effizient werden, konzentriert euch auf eine Agenda, auf die jeder im Vorfeld Zugriff hat. Damit das Resultat auch Spaß macht, sorgen wir bei Trello beispielsweise auch für positives Feedback. In der Spalte „Team Bravos“ können die Teammitglieder anschließend Highlights und Beiträge kommentieren und hervorheben.
Halte die Kunst der Kommunikation dynamisch
Okay, jetzt sind die Tools in eurem Toolset ausgewählt, Richtlinien für die Verwendung der Tools festgelegt und der Prozess eurer Besprechungen ist gut durchdacht. Was ist der nächste Schritt? Teams sind nicht statisch sondern entwickeln sich ständig weiter, sei es aufgrund von Strategie-Entscheidungen, Produkteinführungen oder Einstellungsänderungen. Daher ist es wichtig, dass eure Team-Infrastruktur auch dynamisch. bleibt.
Überprüfe regelmäßig, ob alle Prozesse und Richtlinien relevant bleiben. Aktualisiere den Ablauf immer dann, wenn Lücken auftauchen. Beispiel: Früher traf sich das Marketing-Team von Trello zweimal pro Woche. Im Laufe der Zeit wurde allen klar, dass ein wöchentliches Meeting ausreichend war. Dies wurde in einer gemeinsamen Entscheidung durch Abstimmen entschieden. Wenn unser Team noch größer werden sollte, wechseln wir möglicherweise zu zweiwöchentlichen oder monatlichen Teambesprechungen. Eine solche Änderung muss jedoch mit Sensibilität vom Manager ausgehen; er muss erkennen, welche Änderung von Vorteil ist.
Durch die Flexibilität, die Trello bietet, funktioniert die Zusammenarbeit im Team. In unseren Team-Boards aktualisieren wir ständig Prozesse, von denen wir glauben, dass sie das Team effizienter machen. Mit anderen Worten: Bringe neue Idee ein! Wenn das Team zustimmt, werden die entsprechenden Änderungen vorgenommen und dokumentiert. Für Manager ist dies eine erstaunliche Möglichkeit, alle in den Team-Prozess einzubeziehen.
Und es sollte Spaß machen
Damit sich alle Mitarbeiter näher kommen, einschließlich der Remote-Fachleute und der Kollegen, die von zu Hause aus arbeiten, ist eine angenehme Arbeitsatmosphäre wichtig. GIFs und Emojis können die Unternehmensroutine etwas unterhaltsamer machen. Wir bei Trello haben die "Mr. Rogers Initiative", bei der regelmäßig Personen aus verschiedenen Teams zusammenkommen, um über nicht arbeitsbezogene Themen zu diskutieren.
Im Marketing-Team gibt es eine monatliche „Jam-Session“, bei der durch Bonding-Aktivitäten ein Umfeld geschaffen wird, in dem die Teammitglieder in einer entspannten, informellen Umgebung Spaß miteinander haben. Mitarbeiter sind produktiver, wenn sie ihre Arbeit lieben, und, wenn sich Teammitglieder näher kennenlernen, stärkt das die Moral des Teams.
Erschaffe deine Team-Skulptur - deinen David
Wie bei jedem dauerhaften Meisterwerk sind viele Überlegungen, Prozesse und Planungen erforderlich, um eine dauerhafte Infrastruktur einzurichten und um dein Team zu synchronisieren. Ein großer Teil des Kommunikations-Erfolgs wird durch die Teilnahme deines Teams erzielt. Dies bedeutet weniger Arbeit für dich und mehr Engagement deiner Teammitglieder. Hier ist ein letzter Blick auf deinen kreativen Kommunikationsplan:
- Wähle deine Tools! Innerhalb der Team-Zusammenarbeit sollten alle die selben verwenden.
- Lege die Richtlinien für die Verwendung der Tools fest, veröffentliche sie und weise die Teammitglieder ein.
- Gestalte eure Meetings effektiv, effizient und fördere mit einem Trello-Board (oder einem anderen Tool) ein produktives Zeitmanagement.
- Überprüfe die Prozesse regelmäßig und habe keine Angst, Änderungen vorzunehmen.
- Schafft strukturierte Möglichkeiten für digitale Veranstaltungen und Remote-Work oder trefft euch einfach einmal unbeschwert am Kaffeeautomaten.
Richte dein Team so ein, dass es produktiv ist und dass es allen Spaß macht. Mit anderen Worten, mache dein Team zu einem Meisterwerk.
Siehe auch: Die besten Homeoffice-Tipps für deinen Erfolg von 10 innovativen Unternehmen [Kostenloser Leitfaden]
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