Unabhängig davon, ob du ein Remote-Meeting-Stammgast oder ein Homeoffice-Neuling bist, ist wahrscheinlich die Zeit reif, deine persönlichen Besprechungen durch virtuelle Meetings und Videokonferenzen zu ersetzen. Aber wann drückst du den Knopf, um ein Remote-Meeting per Online-Videokonferenz zu starten?
Wenn du vor der Entscheidung zwischen einem Video- oder Audio-Anruf stehst, greifst du vielleicht einfachheitshalber zu deinem Handy. Die "Best Practices" für Online-Videokonferenzen und Remote Meetings sind dir vielleicht noch fremd. In der Tat gibt es viele Videokonferenz-Tabus. Von unangemessener Kleidung bis hin zu chaotischer Unordnung des Arbeitsbereichs gibt es einige Fettnäpfchen, die du und dein Team vermeiden sollten, um bessere, produktivere Video-Meetings durchzuführen.
Wir möchten dir als Meeting-Experte zur Seite stehen und alle wichtigen Fragen zu Videokonferenzen beantworten, damit du sicherer mit deinem Team, deinem Chef und sogar mit deinen potenziellen Kunden Online-Videokonferenzen durchführen kannst. Es ist an der Zeit, alle Tabus ein für alle Mal aus dem Weg zu räumen und alle Hürden, die bessere Videokonferenzen verhindern.
6 Fragen zu Online-Videokonferenzen, die du möglicherweise aus Angst nicht zu stellen wagst
Das mit der Angst kannst du lassen — alle deine Fragen findest du weiter unten beantwortet. Deine nächsten Online-Videokonferenzen wirst du perfekt über die Bühne bringen.
Wann genau sollten Videokonferenzen verwendet werden?
Wann immer du besonders gut aussiehst? Nun ja, aber es gibt noch weitere Indikationen.
Eine Online-Videokonferenz bietet zahlreiche Vorteile: Du kannst dem Gespräch eine menschliche Note geben. Mimik, Tonfall, Gestik, durch diese nonverbalen Botschaften entsteht erst ein Gesamtbild.
Videokonferenzen können einer detaillierten Projektplanung oder einem bedeutungsvollen Gespräch mit deinem Chef mehr Leichtigkeit und Tiefe verleihen. Ein freundliches offenes Gesicht bei deinem Call baut außerdem eine gemeinsame Wellenlänge zu deinen Klienten und potentiellen Kunden auf.
Empfohlene Regeln, die einfach durchzuführen sind. Verwende Online-Videokonferenzen ......
- bei einem One-on-One-Meeting zwischen einem Teammitglied und seinem Vorgesetzten,
- bei positivem oder kritischem Feedback,
- bei Nachrichten, die per Chat ein ellenlanges Hin und Her benötigen würden, bis eine Antwort vorliegt,
- bei besonders wichtigen oder komplexen Besprechungsthemen und
- bei einem Vorstellungsgespräch, bei dem du dich oder ein Teammitglied vorstellen möchtest.
Welche Tools werden benötigt, um ein wirklich produktives Remote-Meeting durchzuführen?
Eine Webcam und ein Mikrofon
Für gute Videokonferenzen ist keine spezielle Ausrüstung und auch kein Anruf bei deiner IT-Abteilung erforderlich. Die Kommunikationsmittel, die du schon jetzt verwendest, verfügen höchstwahrscheinlich bereits über eine integrierte Video-Funktionalität. Also halte das, was du benötigst, immer griffbereit!
Viele PC- und Mac-Laptops verfügen über eine integrierte Webcam. Bist du dir nicht sicher? Keine Sorge, du kannst auch eine mobile Webcam problemlos verwenden!
Eine zuverlässige Videokonferenz-Plattform
All-in-One Video Hosting Plattformen wie Zoom, Google Hangouts und WebEx bieten viele Funktionen zur gemeinsamen weltweiten Remote-Team-Nutzung.
Mithilfe der Bildschirmfreigabe-Funktion (Screen-Sharing, Bildschirmübertragung oder Desktop-Sharing) können allen Team-Mitgliedern Einzelheiten zu Projekten und Arbeitsabläufen angezeigt werden. Schulungen und Team-Zusammenarbeit werden zum Kinderspiel.
Die Noise-Cancelling-App Krisp stellt sicher, dass Hintergrundgeräusche von Kindern, Hunden oder Außengeräusche von den Remote-Meeting-Teilnehmern nicht so leicht erkannt werden.
Gehe noch einen Schritt weiter und verwende ein Headset mit integriertem Mikrofon für Video- und Audioanrufe.
Eine solide Internetverbindung
Wenn du dich nicht 100-prozentig auf deine WILAN-Verbindung verlassen kannst, entscheide dich besser für eine Ethernet-Kabel-Verbindung. Öffentliche Wi-Fi-Netzverbindungen (denke an Flughäfen, Cafés) werden oft von vielen Usern gleichzeitig genutzt. Daher ist das Einrichten eines persönlichen Hotspots von deinem Mobilgerät oder deinem Laptop für wichtige Treffen die beste und sicherste Vorgehensweise.
Ist die Kleidung wichtig?
Bist du schon ein eingefleischter Remote-Arbeiter? Dann bist du möglicherweise nicht daran gewöhnt, dich für deinen Job extra umzuziehen. (Tatsächlich wird behauptet, dass viele es vorziehen, ihre Homeoffice-Tage im Pyjama zu verbringen.) Wenn du jedoch Online-Videokonferenzen in deine Remote-Meetings einbinden möchtest, solltest du dir Gedanken über deine Garderobe machen.
Kleide dich nach bestem Ermessen, genau so, wie du es normalerweise tun würdest, wenn du ins Büro gehst. Vor allem, wenn du zum ersten Mal einen Interessenten oder Kunden triffst, überlege dir, welchen Eindruck du hinterlassen möchtest.
Profi-Videokonferenz-Tipp: Reserviere 15 Minuten vor deinem Remote-Meeting, um vor dem Spiegel dein Outfit zu überprüfen und um eventuell Anpassungen vorzunehmen.
Wo und wie sollte dein Arbeitsplatz für ein Remote-Meeting sein?
Remote-Arbeit kann buchstäblich von überall aus durchgeführt werden — auch brauchst du keine perfekte Büroausstattung, um Online-Videokonferenzen professionell umzusetzen. Allerdings solltest du deine Umgebung untersuchen, bevor du eine Online-Videokonferenz startest.
Sorge dafür, dass dein Umfeld dich und deine Remote-Meeting-Partner nicht ablenkt. Wähle einen Ort, (der kann bei dir zu Hause sein) an dem du deinen Video-Konferenz-Teilnehmern auf dem Bildschirm die volle Aufmerksamkeit schenken kannst. (Ein neutraler Hintergrund, kein zu helles oder blendendes Licht oder Sonnenlicht, keine zufälligen Passanten).
Bei deiner monatlichen Kundenbesprechung sollte wirklich keine Unordnung und kein Stapel Geschirr auf deinem Schreibtisch im Blickfeld sein. Frage dich, welch allzu Persönliches sichtbar bei deinem Remote-Meeting sein darf. Bereite dich vor. Sorge für Notizmöglichkeiten und stelle deine Karaffe Wasser bereit. Überprüfe mit deiner Kameraeinstellung, welche Sicht dein Konferenz-Partner auf dein Homeoffice hat.
Was genau so wichtig ist: Gehe an einen Ort, an dem du nicht abgelenkt werden kannst, damit du beim gesamten Remote-Meeting Augenkontakt mit deinen Videokonferenz-Teilnehmern halten kannst. Ablenkung kann dazu führen, dass du als gelangweilt, unprofessionell, uninteressiert und unhöflich interpretiert wirst.
Wie gestaltet man Online-Videokonferenzen in großen Gruppen?
Bei einer Videokonferenz mit einer großen Gruppe sprich die Teilnehmer bei gezielten Fragen mit Namen an. Dies legt fest, wer die Frage beantworten soll. Folgende Anweisungen werden somit vermieden: "Nein, machen Sie bitte weiter! Nein, jetzt bist bitte Du dran!"
Ungeschickt, peinlich und ablenkend sind auch Laute wie Niesen oder ein geräuschvoll benutzter Trinkhalm. Schalte dein Mikrofon auf stumm, wenn du nicht sprichst. So wird bei allen der Audiokomfort verbessert. Wenn du die Videokonferenz kurz verlassen musst, um dich z.B. um einen bellenden Hund oder die Türklingel zu kümmern, schalte für diese Zeit Mikrofon und Kamera aus. Benachrichtige deine Teamkollegen per Chat, dass du gleich zurück sein wirst. Dies ist eine höfliche Art, sich für die Abwesenheit zu entschuldigen, ohne eine unnötige Videokonferenz-Unterbrechung zu verursachen.
Wann und wie sollte ein Last-Minute-Remote-Meeting einberufen werden?
Das Einberufen einer Online-Videokonferenz muss nicht kompliziert sein. Das Einrichten einer Teamkommunikations-Strategie kann dazu beitragen, dass Videokonferenzen spontan, schnell und einfach veranstaltet werden können.
Wenn du einen Remote-Meeting-Anbieter wie z.B. Zoom ausgewählt hast, wird der Online-Videokonferenz-Prozess rationalisiert. So ist es nicht jedes Mal ein großer Aufwand, und du kannst auf einfache Weise auf den Videokonferenz-Link mit deinem Team zugreifen. Die Slack-Zoom Integration macht es sehr einfach, in weniger als einer Sekunde einen privaten Besprechungslink an ein Teammitglied zu senden.
Ein für alle Mal: das Ende aller Videokonferenz-Tabus
Slack, Trello, Instant-Messaging, Content-Sharing, E-Mails, Telefonanrufe, Videokonferenzen — die Möglichkeiten, mit Menschen in einem professionellen Rahmen in Kontakt zu treten, werden immer vielseitiger und komplizierter. Also beachte die Benimmregeln für Online-Videokonferenzen und Co!
Du musst nicht viel beachten. Für bessere Remote-Meeting und Online-Videokonferenzen beachte nur diese sechs goldenen Regeln. Dann bist du vor Lapsus, Malheur und Fauxpas gefeit:
- Verwende Online-Videokonferenzen zur Stärkung der Team-Beziehungen
- Lege Wert auf eine funktionelle Ausrüstung
- Achte auf einen professionellen Dresscode
- Stelle sicher, dass sich alle im Team einbezogen fühlen
- Überprüfe deinen Onlinezugang
- Stelle Team-Regeln auf, um deine Remote-Meetings übersichtlicher zu gestalten
Setze diese Online-Videokonferenz-Tipps um, und du wirst überrascht sein, wie positiv die Resonanz sein wird!
Suchst du nach einem Teammeeting-Board, um deine nächsten Remote-Meetings zu organisieren? Dann wirst du hier und jetzt fündig. Unser Trello-Remote-Teammeeting-Board steht dir zur Verfügung. Kopiere es dir und passe es deinen Bedürfnissen an.
Siehe auch: Die besten Homeoffice-Tipps für deinen Erfolg von 10 innovativen Unternehmen [Kostenloser Leitfaden]
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