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Wie beginne ich in meinem Mitarbeiterteam mit der Scrum Methode und mit Trello?

Scrum methode

Sind deine Team-Projekte in einer nicht enden wollenden Zwickmühle gefangen, viel zu tun – aber es wird nie ganz fertig? Möglicherweise hast du Schwierigkeiten sinnvolle Fortschritte bei deinen Aufgaben zu erzielen. Oder du und dein Team können sich nicht richtig auf das konzentrieren, worauf ihr euch konzentrieren müsst.

Vielleicht findest du bei Scrum die Antwort deiner Probleme. Es könnte deiner Arbeit mehr Orientierung geben und sicherstellen, dass du nur an Aufgaben arbeitest, die einen Mehrwert für dich bieten, und dir eine klare Möglichkeit bieten, deine Fortschritte Woche für Woche erkennbar zu machen.

Was ist Scrum?

Scrum.org definiert es als "einen komplexen Prozess – einen Rahmen, in dem Menschen adaptive Probleme angehen können, während sie produktive und kreative Produkte von höchstmöglichem Wert erstellen.“  Wenn man sich mit Projektmanagement-Theorien befasst, könnte man sagen, dass die Scrum-Methode eine Art Agilität-Methodik ist, die inkrementelle -also zunehmende- und Iterative -also sich wiederholende- Arbeitsabläufe verwendet.

Wenn du all diese Terminologien lösen möchtest, Scrum ist ein Prozess, der Menschen hilft, Probleme zu lösen und Projekte so produktiv wie möglich zu verwirklichen, während sichergestellt wird, dass die Projekte, an denen du arbeitest, so hochwertig wie möglich sind.

Scrum war zunächst ein Weg, der für Software-Verwaltung neuer Produkte verwendet wurde. Aber bald schon wurde es bei vielen Teams zu einer gängigen und nützlichen Arbeitsweise, von der Kundenbetreuung über Marketing, bis hin zur Abfertigung und vieles mehr.

Mit der Scrum-Methode hat dein Team in euren Projekten immer eine Echtzeitverarbeitung, indem diese Aufgaben in einzelne Kategorien  "To Do", "Doing" und "Done" unterteilt werden. Auf einen Blick können alle sehen, ob gerade an diesem Blogpost oder Feature gearbeitet wird oder ob er noch gar nicht gestartet wurde. Deine Projekte und Aufgaben werden während der Bearbeitungszeit auch Feedbacks berücksichtigen, das bedeutet, dass diejenigen, die nach "Done" wechseln, nicht nur produktiver sind, sondern auch erfolgreicher.

Viele Teams nutzen Scrum  um organisiert zu bleiben, und Trello hilft ihnen dabei. So erkennst du, ob die Scrum-Methode für dich geeignet ist und wie Trello dir helfen kann loszulegen:

Wie erkennst du, ob die Scrum-Methode für dein Team richtig ist?

Hier sind einige Kriterien, anhand derer du entscheiden kannst, ob sich das Ausprobieren des Scrum-Stils für dein Team lohnt:

  1. Du hast klar definierte Projekte. Scrum stützt sich auf das Konzept, dass es ein sehr spezifisches Endziel gibt, auf das das gesamte Team ausgerichtet ist. Von dort werden die einzelnen Teile des Endziels an Teammitglieder delegiert. Wenn die Probleme deines Teams darin bestehen, immer mehr Ziele zu haben, bist du vielleicht noch nicht richtig vorbereitet in die Scrum-Methode einzutauchen.

  2. Deine Projekte können in mundgerechte Stücke zerlegt werden. Manchmal birgt eine Aufgabe, von der du denkst, dass sie nur aus einer Einheit besteht, mehrere kleinere Segmente. Zum Beispiel denkst du möglicherweise "Content-Strategie" sei genau das, was du schon durchführst. In Wirklichkeit aber ist es eine Kombination aus mehreren Projekten: Erstelle einen redaktionellen Kalender, definiere SEO-Stichwörter, schreibe einen Blogeintrag, usw. Der Grund, warum Projekte in Scrum aufgeteilt werden müssen ist, dass du alle Bestandteile des Projekts in Abständen von ein oder zwei Wochen kontinuierlich bearbeitest. Somit arbeitest du stetig und konsequent auf das Endziel hin.

  3. Einen improvisierten Ad-hoc-Workflow wird es bei dir nicht geben. Die besondere Kraft der Scrum-Methode liegt in der Fähigkeit eine stetige Wochenplanung durchzuführen und nicht zeitraubend Tag für Tag. Scrum wurde tatsächlich so konzipiert, dass ein Ad-hoc-Arbeiten, und nicht zusammenhängende Initiativen, die nicht auf ein gemeinsames Ziel ausgerichtet sind in einer Gruppe verhindert werden.

  4. Du konzentrierst dich darauf, Feedback zu erhalten und Verbesserungen vorzunehmen. Bei Scrum geht es um kleine Dinge, die Feedback brauchen, um dann in den Gesamtplan integriert zu werden. Wenn du nicht zusammenfasst, was deine Kunden, Kollegen oder deine Leads über deine Produkte oder Kampagnen denken, dann nutzt du nicht den gesamten Wert eines Scrum-Laufs, da sich deine Methode nicht mit konstanten Revisionen und Wiederholungen beschäftigt.

Denkst du nun dein Team ist fit genug? Dann kannst du jetzt loslegen.

Geh es langsam an: Rom ist auch nicht an einem Tag erbaut worden

Ein wichtiger Bestandteil der Scrum-Methode ist es kleine Schritte zu gehen, und sie dann zu wiederholen. Die Umsetzung des Scrum-Laufs in deinem Team macht da keine Ausnahme.

Anstatt damit anzufangen alles über Scrum und Agile zu lesen und alle Aspekte auf einmal umsetzen zu wollen und in dein Team zu integrieren, fange einfach klein an, steigere dich langsam und füge weitere Schritte peu à peu hinzu. Alles was du dafür brauchst, findest du hier:

  • Abstimmen eines großen Projektes: Bei Scrum geht es darum, dass jeder einzelne im Team an Teilen eines gemeinsamen großen Kuchens arbeitet. Sobald das Team den Gesamtplan kennt, ist es einfach kleinere Teile in ein- oder zweiwöchige Scrum-Sprints zu unterteilen.

  • Definiere deine Scrum-Sprints: Lege fest, wie lange du dich auf jede Aufgabengruppe konzentrieren möchtest. Sprints dauern normalerweise ein- bis zwei Wochen. Du hast dann einen genauen Überblick über die Anzahl der Sprints, die zum Abschluss des gesamten Projekts erforderlich sind. (Ja, du kannst in die Zukunft sehen und gleichzeitig deinen Chef beeindrucken!)

  • Entscheide, wie deine Listen aussehen sollen: üblich ist mit "To Do", "Doing" und "Done" zu beginnen. Später kannst du weiteres integrieren, beispielsweise "In Review" oder "Up Next", aber zunächst mach dir darüber keine Sorgen.

  • Richte Sprintplanung und Scrum-Retrospektiven ein: Erstelle jedes Mal, wenn du einen Scrum-Sprint abgeschlossen hast - jede Woche oder jede zweite Wochen - ein Kalenderereignis und überprüfe, wie alles in deinem Scrum-Sprint gelaufen ist. Plane dann, woran du als nächstes arbeiten möchtest.

  • Erstelle einen Backlog: dein Backlog ist eine Liste aller Aufgaben, an denen du arbeiten könntest. Halte zu Beginn alle Ideen in einem Brainstorming fest, alles was dein Team erarbeiten könnte: Recherchieren, neue Funktionen entwickeln, Kundenfragen beantworten usw.

Wähle einen Produkt-Backlog und einen Scrum Master: Erwähle jemanden im Team der dein Produkteigentümer sein wird. Diese Person wird bei den Aufgaben deines Backlogs Prioritäten setzen, um so zu bestimmen, welche für den Fokus deines Teams am wichtigsten sind. Der Scrum Master hingegen stellt sicher, dass jeder das Scrum-Protokoll befolgt.

Richte deine Trello-Listen ein

Und so bringt Trello die Magie zu Scrum:

scrum methode trello

Dein größeres Ziel hast du bereits definiert. Erstelle nun ein Trello-Board, um alle kleineren, aufgeschlüsselten und durchdachten Aufgaben hinzuzufügen!

Erstelle Karten der Aufgaben, die du bearbeiten möchtest. Denke immer daran, dass es nicht länger als eine Woche dauern sollte, um diese Aufgabe zu erledigen.

Erstelle zunächst deinen Backlog. Anschließend jeweils eine Liste für "To Do", "Doing" und "Done". (Du kannst sie nennen wie du willst. Vielleicht möchtest du es mir gleichtun, meine erste Liste "On Deck" bezeichne ich als "To Do".)

Das Hinzufügen einer "In Review"-Liste ist ein weiterer hilfreicher Aufbewahrungsort, wenn du viele Elemente überprüfen musst. “Übertrag zur nächsten Woche" ist eine weitere Liste, die es wert ist hinzugefügt zu werden, diese fungiert für alles, was du nicht innerhalb des Sprints abschließen konntest. Dies sollte nicht häufig vorkommen. Wenn dies dennoch der Fall ist, solltest du nach Trends suchen, um zu verstehen wo der Auslöser hierfür liegt.

Plane deinen ersten Sprint

Nun hast du deine Listen eingerichtet und mehrere Aufgaben in deinem Backlog. Jetzt ist es an der Zeit deinen ersten Scrum-Sprint zu planen!

Dein „Product Owner“ Produkteigentümer sollte in Vorlage gehen, bevor sich alle treffen. Diese Person wird den Backlog examinieren und jede Karte sorgfältig prüfen, um zu ermitteln, wie viel Aufwand jeweils erforderlich ist, welchen möglichen Wert dies haben könnte, welche Fristen damit verbunden sind, und welche allgemeinen Prioritäten das Team hat.

Beim ersten Sprint-Planungsmeeting entscheidet dein Product-Owner welche Aufgaben tatsächlich im Sprint platziert werden. Natürlich sollte es einige Debatten mit dem Team geben, damit alle eingeführt werden und sich mit diesen Initiativen bekannt machen können. Obwohl der Produkteigentümer die Entscheidung trifft und das letzte Wort hat, handelt es sich nicht um eine Diktatur, und das Feedback aller sollte berücksichtigt werden.

Wenn du dich entschieden hast, welche Teile zum Scrum-Sprint hinzugefügt werden sollen, musst du Story-Punkte ergänzen. Story-Punkte ist der Schwierigkeitsgrad, der mit einer Aufgabe verbunden ist, diese geben Hinweis darauf, wie viel Aufwand erforderlich ist. Einige Teams verwenden keine Zahlen, sondern verwenden ein Framework, ein Rahmenkonzept wie wir es von “T-Shirt-Größen“ kennen (XS, S, M, L, XL). Dies ist nicht dazu gedacht, die genaue Anzahl der Arbeitsstunden einer Aufgabe zu messen. Es soll lediglich helfen, den nötigen Aufwand im Vergleich zu anderen Aufgaben zu verstehen.

Beispielsweise könnte dein “Eintrag im Blog Post” einen Schwierigkeitsgrad “5“ erhalten; dein “Facebook Post“ lediglich eine “1“. Der eine erfordert viel mehr Arbeit als der andere. (Oder denke in T-Shirt-Grössen - XL im Vergleich zu XS)

Frage im Team, um die Story-Punkte oder die T-Shirt-Größe zu bestimmen. Dies entscheidet nicht der Product-Owner, sondern das Team erarbeitet dies gemeinsam. Jeder kann eine Zahl definieren und diese dann mit dem Team besprechen, bis eine Einigung über den Aufwand besteht. Du möchtest ja nicht, dass einer deines Teams denkt, es sei nur sehr wenig Mühe, und ein anderer meint, um diese Aufgabe zu bewältigen sei eine ganze Woche nötig! Es ist sehr wichtig, dass hier alle im Einklang sind.

Sobald du deine Aufgaben aufgeschlüsselt hast, kannst du mit deinem Sprint beginnen!

Mache deinen Sprint stark

Wenn du gerade erst angefangen hast, versuche nicht zu viel auf einmal in deine Scrum-Lauf einzubauen. Bespreche stattdessen jede Woche, wenn du deinen nächsten Scrum-Sprint planst, über den vorherigen Sprint und über mögliche Verbesserungen. Versuche einen Weg zu finden, um jede Woche etwas zu verbessern. Profi-Tipp: Verwende diese Funktionen nicht, nur um neue Dinge auszuprobieren. Suche nach Ressourcen, mit denen du ein aufgetretenes Problem lösen kannst.

Labels

trello labels

Du kannst auf verschiedene Arten Labels verwenden. Benutze diese immer dann, wenn du Projekten mehr Klarheit verschaffen möchtest. Beispielsweise kannst du Labels als Projektkategorien verwenden. Wenn du dich mit Marketing beschäftigst, verwendest du möglicherweise "Content/Inhalte" oder  “Sales-Materials/Vertriebsmaterialien". Wenn du im Kundendienst bist, verwendest du wahrscheinlich "Case-Study/Fallstudien" oder "Onboarding" usw.

Du kannst Labels auch verwenden, um weitere Details einer Aufgabe zu kennzeichnen, wenn sich diese innerhalb einer Liste befinden. Bevor wir unserem Marketing Sprint-Board eine "In Review"-Liste hinzufügen, benutzen wir einfach ein Label mit gleichem Namen.Das Label kennzeichnet die Dinge, die sich in "Doing" befinden, und die überprüft werden müssen, bevor sie zu "Done" wechseln können. Dies ist hilfreich, wenn nur eine Person, z. B. ein Manager, die Initiativen überprüft.

Checklisten

 

checklisten-scrum

Checklisten sind großartig, um Aufgaben noch mehr aufzuteilen. In Situationen, in denen du eine Aufgabe mit mehreren Bestandteilen hast, ist die Checkliste eine erstaunliche Möglichkeit, um diese zu organisieren und um sicherzustellen, dass keine dieser Aufgaben in Vergessenheit gerät. Es ist auch sehr hilfreich für Teammitglieder zu sehen, wo genau diese bestimmte Aufgabe sich befindet und wie viel noch anliegt um sie zu bewältigen.

Eigentümer

Eigentümer

Jedes Team macht es ein bisschen anders. In einigen Teams startet man den Sprint möglicherweise erst, wenn für jede Aufgabe ein eindeutiger Eigentümer festgelegt wurde. In anderen Teams beginnt man eventuell ohne Besitzer, und Einzelpersonen wählen eine Aufgabe aus und werden beim Start dieser zum Eigentümer. Wie auch immer du dich entscheidest, Trello macht es dir leicht. Du kannst jeder Karte einen Eigentümer oder sogar mehrere Eigentümer zuweisen. Du kannst den Besitzer dann ändern, wenn die Karte in eine andere Phase verschoben wird.

Fälligkeitsdaten

Im Idealfall müssen die meisten Aufgaben bis zum Ende ihres entsprechenden Sprints erledigt sein. In einigen Fällen aber könnte es weitere besondere Fristen geben, bevor der Sprint endet. Wenn dies der Fall ist, kannst du der Trello-Karte ein Fälligkeitsdatum zuweisen, um deutlich zu machen, wann eine Frist bevorsteht. Damit nichts übersehen wird, werden durch das Setzen des Fälligkeitsdatums Erinnerungen und Benachrichtigungen ausgelöst. Wenn du mehrere Aufgaben wie diese haben solltest, kannst du das Kalender Power-Up aktivieren, um alles in der Kalenderansicht anzuzeigen.

Fälligkeitsdaten

Sehe dir dein Trello-Board in der Kalenderansicht an, um zu sehen, wann jede Aufgabe im Sprint abgeschlossen sein sollte.

Power-Ups

Wenn du noch fortgeschrittener werden möchtest, gibt es mehrere Power-Ups und Chrome-Erweiterungen, mit denen du Scrum und Trello noch besser nutzen kannst. Eine meiner beliebtesten Chrome-Erweiterungen ist Scrum für Trello, sie addiert automatisch die Anzahl der Story-Punkte auf einer Karte. So ist es einfach festzustellen wie viele Gesamtpunkte in einer Liste enthalten sind. Der Trello Karten Zähler zählt die Anzahl der Karten auf dem Board.

Es gibt Dutzende verschiedener Power-Ups im Trello-Verzeichnis. Hier sind ein paar meiner Favoriten und wie ich sie benutze:

Google Drive: Hängt Dateien und sogar ganze Ordner an jedes Projekt an. Anhangs Vorschauen sind auf der Karte eingebettet und zeigen auch an, wann und von wem sie zuletzt bearbeitet wurden.

Slack: Halte dein Team auf dem neuesten Stand, wenn eine Initiative in eine andere Phase übergeht, indem du Trello-Updates in relevante Slack-Kanäle leitest. Du kannst Trello-Karten auch direkt in Slack kommentieren und verschieben.

Benutzerdefinierte Felder: Wenn du für jede Aufgabe etwas aktualisieren möchtest und die Beschriftungen nicht richtig funktionieren, setze die benutzerdefinierten Felder ein, sie sind wirklich erstaunlich. Sie ermöglichen eine zusätzliche Karten Anpassung für durchsuchbare Details.

Hello Epics: Damit kannst du eine besondere fast familiäre Beziehungen zu deinen Karten herstellen. Ich finde das hilfreich, wenn ich ein großes Projekt habe, das in mehrere große Aufgaben aufgeteilt werden muss.

Weitere großartige agile Power-Ups sind  Burndown, Planning Poker, und Agile Karten.

Bist du nun bereit Scrum und Trello auszuprobieren?

Worauf wartest du noch? Dein Arbeitsteam kann bereits jetzt von Scrum profitieren! Kopiere dieses Beispiel “Marketing Sprint Board”  und beginne mit deinem Team Scrum zu entdecken.

Siehe auch: Scrum und Agiles Projektmanagement für Anfänger