Scrum und Agiles Projektmanagement für Anfänger

scrum projektmanagement

Was kann Dir dabei helfen, ein Auto zu bauen, Deine Ehe zu retten, Software zu programmieren, ein Buch zu schreiben oder sogar ein Haus zu renovieren?

Ein Whiteboard und ein Block Notizzettel (die analoge ODER die digitale Version!).

Und natürlich das Wissen, wie sie einzusetzen sind, klar.

Wenn Du im Technikbereich arbeitest (oder auch nur manchmal etwas Zeit mit Ingenieuren verbringst), hast du sicher schon von “Scrum” und “Agile” gehört. Es ist ein System, von dem Tech-Leute in ehrfürchtiger Stimme sprechen, und es scheint seine eigene seltsame Sprache zu haben. Seine Verfechter werfen mit Begriffen wie “Planungs-Poker”, “Standup” und “Sprint” um sich.

Auf den Laien kann das alles ein bisschen einschüchternd wirken.

Ich weiß das, weil ich selbst schon in dieser Situation war. In der ersten Woche meiner Tätigkeit für ein Technologieunternehmen wurde mir Scrum Projektmanagement von unserem Softwareentwicklungsteam vorgestellt, und ich war sofort begeistert. Die Art, wie sie es fertig brachten, komplexe Probleme anzugehen, sie in einzelne Aufgaben aufzuspalten und zu priorisieren, und diese Aufgaben dann an das am besten für deren jeweilige Lösung qualifizierte Teammitglied zu delegieren, war unglaublich.

Aber war sie nur für Ingenieure geeignet? Könnten wir Nicht-Code-Hexer wirklich von so etwas wie Scrum Projektmanagement profitieren? Und wenn ja, wo fängt man überhaupt an?

Schnall Dich an, denn wir werden jetzt durch eine Einführung in Scrum Projektmanagement “sprinten” (ich verspreche, bis zum Ende dieses Artikels wirst Du diesen Witz verstehen).

Was ist Scrum und Agiles Projektmanagement?

Die Nomenklatur kann für Neueinsteiger etwas verwirrend sein. Wenn Du zum ersten Mal in diese Welt eintrittst, scheinen “Scrum” und “Agile” untereinander austauschbar wie Synonyme genutzt zu werden, aber es gibt eine wichtige Unterscheidung.

Agile bezieht sich auf eine Reihe von “Methoden und Praktiken, die auf den Werten und Prinzipien basieren, welche im Agile Manifesto formuliert sind,” darunter Dinge wie Zusammenarbeit, Selbstorganisation und Funktionsübergreifen von Teams.

Scrum ist ein Framework (deutsch etwa: Rahmen, Vorgehensmodell), das zur Implementierung von Agiler Entwicklung genutzt wird.

Ein guter Vergleich wäre der Unterschied zwischen einem Rezept und einer Ernährungsweise. Eine vegetarische Ernährung ist eine Reihe von Methoden und Praktiken, die auf Prinzipien und Werten basieren. Ein Falafelrezept wäre ein Framework, das Du nutzen kannst, um Deine vegetarische Ernährungsweise umzusetzen.

So ähnlich verhält es sich zwischen Agile (der Ernährungsform) und Scrum (dem Rezept, das Du befolgst).

Agile entstand aus den Methoden heraus, die in den 70er- und 80er-Jahren von innovativen japanischen Firmen genutzt wurden (Firmen wie Toyota, Fuji und Honda).

Mitte der 90er Jahre sah sich ein Mann namens Jeff Sutherland frustriert von Firmen, welche ständig von Projekten geplagt wurden, die über dem Zeitplan und über dem Budget lagen. Er wollte einen besseren Weg finden.

Seine Suche führte ihn zu diesen japanischen Firmen mit ihren Agilen Methoden. Darauf basierend schuf Sutherland das Scrum-Framework. Nach einer Reihe von Erfolgen mit der Nutzung seiner neuen Methoden begann das Scrum Projektmanagement, sich in der Welt der Produktentwicklung rasch auszubreiten.

Wer kann von Scrum Projektmanagement profitieren?

Es sei Dir verziehen, wenn Du denkst, Scrum Projektmanagement wäre nur etwas für Ingenieure und Entwickler. Doch das Framework kann auch für andere Arten von Projekten hilfreich sein.

“Scrum Projektmanagement kann für jede Art von komplexen Projekten genutzt werden, mit der Einschränkung, dass es am besten funktioniert, wenn ein konkretes Produkt hergestellt wird,” sagt David Matthew, ein zertifizierter Scrum Master bei der Incentive Technology Group. “Wenn Du im Marketing arbeitest und einen Text für ein Projekt schreiben musst, kann es für Dein Team definitiv hilfreich sein.”

Vom FBI über Marketingagenturen bis hin zu Bautrupps wird Scrum Projektmanagement von allen genutzt. Wann immer Du ein beliebiges Produkt herstellst, sei es Software oder eine E-Mail-Kampagne, kann Scrum Projektmanagement Dir dabei helfen, Dein Team zu koordinieren und in weniger Zeit mehr Arbeit zu erledigen.

Die an Scrum beteiligten Leute und Teile

Die an Scrum beteiligten Leute

Um Scrum Projektmanagement zu verstehen musst Du die Leute und die Teile des Frameworks kennen. Das Gute daran ist, dass Du keine besondere Erfahrung oder Zertifizierungen brauchst, um anzufangen.

“Du brauchst nicht viel, um mit Scrum zu beginnen” sagt Matthew, “Du brauchst eigentlich nur einen Ort, um Deine Gedanken oder deinen Backlog zu organisieren. Das kann eine Software wie Trello sein, oder einfach nur ein Whiteboard. Du brauchst die verschiedenen Rollen, wie den Product Owner und den Scrum Master. Die tatsächliche Ausrüstung, die Du brauchst, ist nicht so wichtig wie die beteiligten Rollen.”

Lass uns die einzelnen Komponenten zusammenstellen, die Scrum Projektmanagement ermöglichen:

  • Scrum beginnt mit einem Product Owner. Das ist diejenige Person, die die Interessen des Endnutzers vertritt, und die die Befugnis hat, zu sagen, was zum endgültigen Produkt gehört.
  • Dieser Product Owner ist dafür zuständig, das Backlog anzulegen, eine Liste von für das Endprodukt nötigen Aufgaben und Anforderungen. Sehr wichtig dabei: Das Backlog MUSS nach Prioritäten geordnet sein. Das ist die Aufgabe des Produkt Owner.
    • Wenn ich Scrum Projektmanagement nutzen würde, um ein Auto zu bauen, wären Punkte wie “Es muss einen Motor haben” in meiner nach Prioritäten geordneten Liste ganz weit oben, da das Auto ohne einen Motor nicht funktionieren kann. “Es muss rot lackiert sein” wäre in meiner Prioritätenliste weiter unten; es mag für mich immer noch wichtig sein, aber es ist keine Voraussetzung dafür, dass das Auto fährt.
  • Als nächstes kommt der Sprint. Ein Sprint ist ein vorgegebener Zeitrahmen, innerhalb dessen das Team bestimmte Gruppen von Aufgaben aus dem Backlog erledigt. Der Zeitrahmen richtet sich nach den Bedürfnissen des Teams, üblich sind zwei Wochen.
  • Die Teams treffen sich jeden Tag, um einander im Täglichen Scrum über die Fortschritte auf dem Laufenden zu halten. Viele nennen dies auch “Daily Standup”.
  • Jeder Sprint endet mit einer Nachbesprechung, oder Retrospektive, in der das Team seine Arbeit überprüft und Möglichkeiten diskutiert, den nächsten Sprint zu verbessern.

Wie Du siehst brauchst Du wirklich keine besondere Ausrüstung oder Training, um zu starten. Der schwierigste Teil ist, das Fachjargon zu lernen sowie die Regeln und Richtlinien zu befolgen, nach denen Scrum Projektmanagement funktioniert.

“Scrum ist ein bisschen wie Poker; Du kannst die Regeln in 10 Minuten lernen, aber es dauert lange, bis Du wirklich gut darin wirst.”

Ein einfaches Scrum-Framework starten

Wenn Du Deine aktuellen Projektmanagementmethoden satt hast, warum probierst Du nicht mal Scrum aus?

Da Du zum Starten kein besonderes Training brauchst, musst Du Dich wirklich nur selbst einarbeiten. Sutherland und sein Mitentwickler, Ken Schwaber, machen es Dir ganz leicht, indem sie das offizielle Handbuch unter ScrumGuides.org kostenlos zur Verfügung stellen.

Die Grundlagen für den Start zu lernen ist einfach. Die Technik zu meistern ist der schwierige Teil.

Hier ist nochmal Scrum Master David Matthew:

“Scrum ist ein bisschen wie Poker; Du kannst die Regeln in 10 Minuten lernen, aber es dauert lange, bis Du wirklich gut darin wirst.”

Lass Dich davon aber nicht abschrecken. Man muss kein Meister sein, um sein Arbeitsleben glücklicher und produktiver zu gestalten.

Hier sind ein paar grundlegende Tipps, um loszulegen:

  1. Lade das offizielle Scrum-Handbuchs als PDF-Datei herunter und drucke es aus: Lies es auf dem Weg zur Arbeit oder in Deiner Mittagspause mit einem Textmarker in der Hand. Markiere die Ausdrücke und Rollen, die Dir neu sind und arbeite zunächst daran, Dir einzuprägen, was es mit ihnen auf sich hat.
  2. Wählt Eure Rollen: Ihr braucht einen Product Owner (spricht im Namen des Nutzers, hat das letzte Wort zu den Eigenschaften des Produkts), einen Scrum Master (hilft dem Team basierend auf den Prinzipien des Scrum Projektmanagements dabei, weiterzukommen) und Teammitglieder. Denkt daran, bei Scrum gibt es keinen Platz für Egos. Scrum funktioniert nach dem Modell des “Dienenden Leiters.”
  3. Schreibt Euren Produkt-Backlog: Im Backlog listet Ihr alles, was für das Projekt benötigt wird, nach Wichtigkeit sortiert, auf. Denkt daran, dass das Backlog nie vollständig ist. Je mehr das Projekt Form annimmt und neue Bedürfnisse auftreten, ergänzt ihr diese. Der Product Owner ist vor allem hierfür verantwortlich.
  4. Plant Euren Sprint: Als nächstes gilt es, Aufgaben aus dem Backlog zu wählen, die in Eurem ersten Sprint zu erledigen sind. Sprints sind zeitlich begrenzt. Ihr könnt einen Zeitrahmen bestimmen, der für Euch passt, allerdings dauern Sprints immer weniger als einen Monat. Während der Sprint-Planung entscheidet das Team, welche Aufgaben in den aktuellen Sprint aufzunehmen sind und wer dafür verantwortlich ist.
  5. Macht Euch an die Arbeit! Zeit, die Arbeit an diesem Sprint anzugehen! Die Teammitglieder bearbeiten ihre Aufgaben, und alle berichten im täglichen Scrum Meeting über ihre Fortschritte. Dieses Meeting dauert nicht länger als 15 Minuten und beantwortet drei Fragen: Woran habt Ihr gestern gearbeitet? Woran werdet Ihr heute arbeiten? Gibt es irgendetwas, was Eure heutige Arbeit behindert und wobei Ihr Hilfe benötigt?
  6. Überprüft Eure Arbeit: Am Ende des Sprints überprüft das Team die geleistete Arbeit und präsentiert die erledigten Aufgaben.
  7. Überprüft Eure Vorgehensweise: Während des Retrospective Meetings prüft Ihr, wie die Arbeitsabläufe funktioniert haben, und Ihr plant, wie ihr beim nächsten Mal Eure Arbeit verbessern und effizienter sein könnt.
  8. Wiederholt das Ganze! Jetzt, wo Euer erster Sprint abgeschlossen ist, ist es Zeit, wieder von vorne zu beginnen. Wählt mehr Aufgaben aus dem Backlog und wiederholt den Prozess.

Visualisierung

Visualisierung scrum projektmanagement

Ein wichtiger Grundsatz von Scrum Projektmanagement ist die Idee der Transparenz. Alle beteiligten Teammitglieder sollten darüber Bescheid wissen, woran die anderen arbeiten, welche Fortschritte gemacht werden und was das Team erreichen will.

Deshalb ist es so wichtig die Dinge zu visualisieren, sodass alle sie sehen können.

Ein wichtiger Baustein hierfür ist das Scrum Board. Das ist ein Ort, an dem Ihr Euren Backlog ebenso organisieren könnt, wie die im aktuellen Sprint zu bearbeitenden Aufgaben und ihren Fortschritt.

Scrum Boards können ganz simpel sein, wie etwa ein Whiteboard mit Notizzetteln für jede Aufgabe, oder aufwändig, wie spezielle Computerprogramme mit Grafiken und Funktionen zur Aufgabenverwaltung.

Ich benutze für mein persönliches Scrum Board Trello.

Mein Trello Scrum Board ist in sieben Listen aufgeteilt (inspiriert durch diesen Blogbeitrag), die die Arbeitsabläufe meiner Aufgaben widerspiegeln.

  • Ressourcen: In dieser Liste stehen alle wiederkehrenden Aufgaben. Auf diese Weise muss ich nicht jedes Mal, wenn ich eine Landing Page für ein Webinar erstellen will, eine neue Karte anlegen. Ich kopiere einfach diese Karte aus der Ressourcenliste.
  • Backlog: Hier steht mein Backlog von Aufgaben, die ich zu bearbeiten habe. Wenn mein Chef mir sagt, dass er bei irgend etwas meine Hilfe braucht, kommt das in meine Backlog-Liste.
  • To Do: Wenn ich meinen Sprint plane, ziehe ich Aufgaben aus dem Backlog in diese Liste. Dies ist der Sprint, an dem ich gerade arbeite.
  • In Arbeit: Wenn eine Aufgabe begonnen wurde, kommt sie hier hinein.
  • QC: Qualitäts-Check. Wenn Aufgaben erledigt sind, werden sie nach “QC” verschoben. Am Ende der Woche überprüfe ich diese Liste und sehe zu, dass alles in Ordnung ist.
  • Erledigt: Qualitäts-Check bestanden, fertig zum Versand! Keine Änderungen oder Überprüfungen mehr erforderlich, im Zeitplan und einsatzbereit.
  • Behindert: Wenn mich etwas davon abhält, eine Aufgabe zu erledigen (vielleicht muss ich dafür zuerst etwas kaufen und benötige dafür die Zustimmung von meinem Chef), verschiebe ich es in die “Behindert”-Liste, mit einer Anmerkung dazu, worin die Behinderung besteht.

Trello ist hierfür ein effektives Instrument, denn ich kann mein Board auf einem für jeden sichtbaren Bildschirm anzeigen lassen, mein ganzes Team darauf zugreifen lassen und jedes notwendige Detail zu jeder einzelnen Aufgabe in Form von Kommentaren, Checklisten, Fälligkeitsterminen und Anhängen einfügen.

Ich kann diese Aufgaben verschiedenen Teammitgliedern zuweisen und kann es sogar in unseren Marketing-Slack-Kanal einbinden. Auf diese Weise weiß ich, dass ein Teammitglied bereit ist, die nächste Aufgabe anzugehen, sobald es eine Aufgabe von “In Arbeit” nach “QC” verschiebt.

Mein Ziel ist es hier, dass letztendlich jeder, dem eine Aufgabe zugeteilt ist, alles hat, was er oder sie braucht, um sie zu erledigen. Niemand sollte einen Grund haben, mit Fragen zu mir zu kommen oder darauf warten müssen, dass ich ihm oder ihr etwas gebe. Wenn Aufgaben vor ihrer Aufteilung klar definiert sind, geht die Arbeit deutlich schneller.

Trello Scrum Board

Die Bedeutung von Iteration und Verbesserung

Die Idee von Iteration und Verbesserung ist eine der Kernfunktionen von Scrum Projektmanagement, die es zu so einem mächtigen Instrument machen. Sie betrifft sowohl das Produkt, an dem gearbeitet wird, als auch die Effizienz des Teams selbst.

Am Ende von jedem Sprint sollte die abgegebene Arbeit soweit sein, dass sie einem Klienten übergeben werden könnte. Das bedeutet nicht, dass es ein fertiges, vollständiges Projekt ist. Im Gegenteil. Es bedeutet vielmehr, dass die Arbeit vollständig genug sein soll, um eine Art von Minimum Viable Product (im Start-Up-Jargon MVP, auf deutsch etwa “ein Produkt mit den minimalen Anforderungen und Eigenschaften”) vorzeigen zu können.

Im Falle eines Autos sollte es zum Beispiel möglich sein, damit zu fahren. Es mag kein Radio und keine Klimaanlage haben, aber es fährt.

Warum ist das so wichtig?

Weil Du dadurch schon früh Rückmeldungen von Nutzern sammeln kannst, was wiederum dabei hilft, die Entwicklung des Produkts so zu lenken, dass dem Nutzer das Endergebnis gefällt.

Ich denke, jeder hat schonmal die Situation erlebt, stundenlang an einem Projekt gearbeitet zu haben, nur um bei der Abgabe herauszufinden, dass der Auftraggeber etwas völlig anderes im Sinne hatte.

Stell Dir vor, Tausende Dollar und viele Monate Arbeitszeit in die Entwicklung eines Produkts zu stecken, nur um am Ende festzustellen, dass es das Problem des Nutzers nicht löst.

Nicht gut.

Zurück zu unserem Autobeispiel: Wenn wir unserem Nutzer das Auto in kleinen, iterativen Stücken liefern, ist es kein großes Problem, wenn er sagt: “Hey, weißt Du was? Nachdem ich ein bisschen damit gefahren bin glaube ich, dass ich doch lieber ein Cabrio will.” Wenn man das dagegen erst erfährt, nachdem das Endprodukt geliefert wurde, ist das ein riesiges Problem.

Scrum basiert auf iterativen Lieferungen Deines Produkts. Statt mit der Auslieferung zu warten, bis das Projekt zu 100% fertig ist, lieferst Du mit der Zeit immer wieder nutzbare Teilstücke. Das hilft dabei, weniger Arbeit zu verschwenden, wenn sich Anforderungen ändern oder Missverständnisse auftreten.

Doch jenseits der Bedeutung von Iterationen und Verbesserungen für das Produkt legt Scrum auch Wert darauf, das Verfahren selbst mit jeder neuen Runde zu verbessern.

Während des Retrospective-Meetings erörtern die Teammitglieder Bereiche, in denen ihre Effizienz erhöht werden könnte. Vielleicht gibt es eine technische Einschränkung, die sie aufhält. Vielleicht ist ein Teammitglied mit seinen Aufgaben überlastet. Das Team entscheidet, wie es diese Probleme löst, um seine Effizienz im nächsten Sprint zu steigern. Theoretisch sollte das Team mit jeder neuen Runde effizienter werden und mehr Arbeit erledigen.

Moment mal… MEHR ARBEIT?

Als ich angefangen habe, mir Scrum Projektmanagement näher anzusehen, gab es etwas, das mich ein bisschen abgeschreckt hat: dieser ganze Gedanke, mehr Arbeit zu erledigen.

Mehr Arbeit? Ich bin doch jetzt schon überarbeitet!

Aber der Gedanke hinter Scrum ist nicht “mehr zu arbeiten,” sondern klüger zu arbeiten und dadurch mehr zu schaffen.

Es gibt dazu ein tolles Zitat von Sutherland in seinem Buch Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time (auf deutsch: Scrum: Die Kunst, die doppelte Arbeit in der halben Zeit zu erledigen):

“Denk über deine Arbeit nach. Wie viel Zeit wird verschwendet, weil Du darauf wartest, dass jemand anderes seine Arbeit erledigt, oder dass Du Informationen bekommst, oder weil Du versuchst, zu viele Dinge auf einmal zu tun? Vielleicht wärst Du lieber den ganzen Tag bei der Arbeit - ich würde viel lieber surfen gehen.”

Scrum Projektmanagement misst Dich nicht an den Stunden, die Du anwesend bist, sondern an den Aufgaben, die Du erledigst. Wen interessiert, wie lange Du für eine Aufgabe gebraucht hast, wenn das Ergebnis dasselbe ist?

Mit Scrum schaffst Du Dir selbst nicht noch mehr Arbeit; Du gehst effizienter mit Deiner Zeit um, sodass Du weniger davon im Büro verbringen kannst, und mehr mit den Menschen und Dingen, die Du gerne hast.

Ist das nicht mal eine Work-Life-Balance?

Weitere Quellen

Es ist schwer, Scrum Projektmanagement in einen einzigen Blogbeitrag zu packen, deshalb empfehle ich, mehr darüber zu lesen, wenn es Dich interessiert:


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