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Selbstmanagement: Wie setze ich Prioritäten und werde produktiver?

Selbstmanagement-Tipps

Ende deines Tages. Du fühlst dich überlastet, gestresst und überfordert. All die Dinge, die du für deinen Job und für dein Privatleben erledigen musst, nehmen dir die Puste.

Du möchtest deinen Kopf entspannt auf dein Kissen legen, aber deine Aufgaben, vor allem die du nicht notiert hast, schwirren dir im Kopf herum und erinnern dich unsanft daran, dass morgen wieder ein langer arbeitsreicher Tag vor dir liegt. 

Aber keine Bange! Du bist nicht allein mit all diesen stressigen Gedanken.

Forscher zeigten, dass rund 60% der japanischen Bevölkerung unter ständigem Stress steht, 13,5 Millionen Arbeitstage jährlich in Europa aufgrund von Stress verloren gehen und 83% der US-amerikanischen Arbeitnehmer berichten unter erheblichem Stress zu stehen. (Mache jetzt eine kurze Pause und atme tief durch! Ich verspreche, dass dieser Artikel Besseres zu bieten hat)

tief einatmen

Wir haben das beständige, quälende Gefühl versuchen zu müssen unsere äußere Umgebung zu reparieren und zu verwalten, anstatt auch mal nach innen zu schauen.

Wie gut kennst du dich selbst? Was sind deine Werte? Was sind deine Stärken und Schwächen? 

Wenn ich dich heute frage: Wer ist die wichtigste Person in deinem Leben? Wie wäre deine (ehrliche) Antwort? 

Ich hoffe du hast dich selbst genannt. 

Jeden Tag wachen wir mit der gleichen Menge an Zeit auf, um irgendwelche Entscheidungen zu treffen. Die meisten dieser Entscheidungen werden jedoch getroffen, um jemand anderem zu gefallen. Und nach und nach fangen wir an uns selbst zu vergessen — die wichtigste Person in unserem Leben.

Denn, wenn wir mal ehrlich sind, können wir nicht für unsere Lieben sorgen, wenn wir nicht auf uns selbst achtgeben.  

Es ist an der Zeit, dass du die Kontrolle über dein Leben übernimmst und für deine Handlungen gerade stehst, ohne die Verantwortung auf andere oder auf externe Faktoren zu schieben. Befreie dich von Dingen, die du nicht kontrollieren kannst. Beginne festzustellen was du kannst. Lerne dich selbst besser kennen.

Eine einfache Möglichkeit dies zu erklären und deine Perspektive zu verändern, besteht darin zu prüfen, was du unter Zeit verstehst. Der Begriff „Zeitmanagement“ trifft nicht ganz den Kern des Problems, da es nicht darum geht Zeit zu managen.

Die Zeit können wir nicht ändern, aber du kannst dich ändern. Es geht darum eine Technik zu finden, die dir hilft, deine Art an dir selbst zu arbeiten zu perfektionieren. 

Das nennt man Selbstmanagement. 

Was ist Selbstmanagement und warum ist es wichtig?

Selbstmanagement ist die Kompetenz, die eigene persönliche und berufliche Entwicklung unabhängig von äußeren Einflüssen zu gestalten. Du bist für dein eigenes Schicksal verantwortlich. Das heißt, es liegt an dir deinen Platz in der Welt zu finden und zu wissen, wann du den Kurs ändern musst. 

Peter Drucker, der Autor des Buches "Managing Oneself" betont, dass wir in einer Zeit beispielloser Möglichkeiten leben. Diese Entscheidungen erfordern jedoch auch, Verantwortung für die eigene Entwicklung und die persönliche Reife zu übernehmen. So sagt er:

"Wissensarbeiter müssen, im Grunde genommen, ihre eigenen Geschäftsführer sein". 

Dies bedeutet, du bist dein Unternehmen und Manager zugleich. Dein Körper und dein Geist verkörpern das Unternehmen durch deine Überzeugungen und durch deine physiologischen Eigenschaften. Für deine Manager-Rolle steht dein Verhalten und die Art und Weise, wie du mit deinen Entscheidungen umgehst, um dieses Unternehmen zum Erfolg zu führen.

Aber warum ist das wichtig?

Ein großer Teil der erwerbstätigen Bevölkerung ist chronisch gestresst. Einige sind bereits am Ende ihrer Kräfte und leiden unter den Symptomen der Überlastung, wie z. B. unter dem Erschöpfungssyndrom Burnout.

Selbstmanagement hilft dir dabei selbstbewusster zu werden. Es ermöglicht dir das Leben zu erreichen, dass du dir wünschst und damit aufzuhören externe Faktoren für Probleme verantwortlich zu machen. Wenn du lernst, wie du mit dir selbst umgehst, wie du bei dir Selbstmanagement anwenden kannst, erkennst du den Einfluss deiner Emotionen und Gedanken bei einer bestimmten Handlung. Es macht dich verantwortlich und bringt dich in die Lage deine Arbeit zu bewerten und die Vorgehensweise zu bestimmen.

4 Selbstmanagement-Techniken, mit denen du dich in den Mittelpunkt deines Lebens rückst

Nachdem du nun gelernt hast was Selbstmanagement ist, wollen wir untersuchen wie du beginnen kannst mit diesen Selbstmanagement-Methoden dein Leben zu managen. Drei wichtige Dinge sind zu beachten: 

  • Beginne mit einem Ziel. Lebe kein unruhiges und hektisches Leben. Wenn du nicht weißt, wo deine Ziele sind, ist es unwahrscheinlich, dass du ein sinnvolles effektives Selbstmanagement zustande bringst. Definiere deine Zielsetzungen und setze dir Ziele auf allen Ebenen. 

  • Es ist kein 40-Stunden-Job, sondern eine tägliche Entscheidung. Es ist eine stete Denkweise und nicht etwas, was du nach der Arbeit ausschalten kannst. Manchmal glaubst du vielleicht, dass wöchentliche Entscheidungen zum Erfolg führen. Das ist OK! Es braucht seine Zeit, um diese Methode des Selbstmanagements aufzubauen. 

  • Erstelle einen Plan. Plane eine Strategie, um das Ziel zu erreichen und setze sie um. 

Es gibt viele Wege, das Leben, das du leben möchtest, in die Tat umzusetzen. Am besten testest du zunächst einige Selbstmanagement-Techniken aus. Sei dir dabei der Entscheidungen, die du während des Prozesses getroffen hast bewusst. 

1. Wende das Rahmenkonzept „Getting Things Done“ an, so bleibst du organisiert

Laut David Allen, dem Erfinder der "Getting Things Done"-Methode:

"Bei Selbstmanagement geht es darum zu wissen, welche Handlung zu einem bestimmten Zeitpunkt anliegt"

Das GTD-Framework hilft dir dabei. Die Idee ist einfach: halte deinen Kopf für wichtige Dinge frei, erfasse alle deine Aufgaben und organisiere sie in einem logischen System. Auf diese Weise übernimmst du die Kontrolle. Du vermeidest geistige Ablenkung, sodass du dich auf die Ausführung der Task konzentrieren kannst. 

Das GTD-Rahmenkonzept basiert auf fünf Schritten: 

  1. Erfasse alles! Deine Ideen, alle wiederkehrenden Aufgaben, lange E-Mail-Antworten, Besprechungen, einfach alles. 
  2. Kläre ab welche Dinge du erledigen musst. Dies ist der Zeitpunkt, bei dem du entscheidest ob diese Aufgabe eine Maßnahme erfordert oder nicht.
  3. Ordne die Maßnahmen/Aktionen nach Priorität und Kategorie. Wenn möglich, füge Fälligkeitstermine hinzu. 
  4. Reflektiere jetzt noch einmal die einzelnen Punkte deiner To-Do-Liste. Dies ist der Zeitpunkt, an dem du das gesamte System noch einmal überarbeiten und deine Aufgabe auswählen kannst.
  5. In die Praxis umsetzen und an die Arbeit gehen. In dieser Phase sind alle deine Aufgaben nach Prioritäten geordnet und in Aktionen unterteilt. Du weißt nun genau, was zu tun ist. 

Profi-Tipp: Wenn du darüber nachdenkst, welche Aufgaben erledigt werden müssen, dann denke auch über das emotionale Ergebnis dieser Aktion nach. Wie wirst du dich bei der Erledigung oder bei Abschluss der Aufgabe fühlen? Versuche deine Liste folgendermaßen zu kategorisieren, wende dich erst einer Aufgabe zu, die dir liegt, und dann einer Aufgabe, die eher nicht so dein Fall ist. Ein solches Gleichgewicht kann die helfen, motiviert zu bleiben. Ein weiterer Task, bei der du dich womögliche genervt fühlst, aber weißt, dass dies nun mal erledigt werden muss ist (z.B. deine Steuererklärung).

Auf diese Weise hörst du auf nach wertvollen To-Dos zu fanden und beginnst den Wert in den Dingen zu sehen, die du bereits ausführst. 

2. Betreibe die Pomodoro-Technik, um deinen Fokus zu steigern

Vermeide "Task-Hopping" und nutze die Pomodoro-Technik. Die Idee ist, eine Aufgabe zu wählen und sich 25 Minuten lang komplett darauf zu konzentrieren, gefolgt von einer kurzen 5-Minuten-Pause. Nach vier aufeinander folgenden Zyklen gönne dir eine Pause von 30 Minuten.

Diese Technik funktioniert nur, wenn du Unterbrechungen in deiner Umgebung vermeiden kannst, seien sie externer Natur wie z.B. ständige Slack-Pings oder interner Natur wie deine eigenen Gedanken und Emotionen. Ich möchte den Akzent auf Letzteres legen, da es viel einfacher ist, eine App herunterzufahren, als Gedanken zu verbannen und den Kopf zu beruhigen. 

Bevor du in deinen Deep-Work-Modus wechselst, atme ein paar Mal tief durch und prüfe, ob diese Aufgabe Unbehagen bei dir auslöst. 

 

 

Während du beispielsweise an einer Präsentation für deine Chefs arbeitest, pocht eine ausdauernde Stimme in deinem Hinterkopf, die sagt: "Ich kann das nicht gut". Laut einer Studie kann dieser Gedanke, wenn wir ihm nicht objektives Feedback entgegen setzen, schlechte Laune, Aufschub und / oder Selbstzweifel hervorrufen - ein Gefühl, das mit den Merkmalen des Hochstapler-Syndroms verbunden ist.

Nehme dir einen Moment Zeit, um deine Gefühle oder Gedanken zu erkennen und halte sie schriftlich fest. Danach kannst du entscheiden, ob du lieber zum Abschluss kommst oder es vorerst liegen lässt und deine Aufmerksamkeit wieder auf deinen Fokus (den JETZT-Task) lenkst.

Profi Tipp: Führe ein Tagebuch (analog oder digital!) Schreibe alle Gedanken oder Gefühle auf, die dir während einer Aufgabe durch den Kopf schwirren. Dies wird dir helfen dein Selbstbewusstsein zu stärken und zu verstehen, was im Einzelnen Unbehagen auslöst und was dich motiviert.

3. Verwende die Eisenhower-Matrix um Prioritäten zu setzen und zu delegieren 

Eine Möglichkeit zur Verbesserung des Selbstmanagements besteht darin, deine dringenden und wichtigen Aufgaben zu priorisieren. Die Eisenhower-Matrix kann dir dabei helfen dies zu schaffen und zu verstehen, was delegiert werden kann. Dieses Prinzip ist in vier Kategorien aufgeteilt:  

  • Wichtige / dringende Aufgaben 
  • Wichtige / nicht dringende Aufgaben 
  • Nicht wichtige / dringende Aufgaben 
  • Nicht wichtige / nicht dringende Aufgaben

Nachfolgend ein Beispiel für die Verwendung:

Eisenhower-Matrix-Chart

Der Verwendungsschlüssel dieser Technik besteht darin, zu reflektieren und zu identifizieren welchem der vier Quadranten du die meiste Zeit widmest. Wenn du verhältnismäßig viel Zeit für dringende und wichtige Aufgaben aufwendest, wirst du bald ausgebrannt sein. Gestresst und ständig Feuer löschen müssen ist alles andere als proaktiv.

Wenn du andererseits die meiste Zeit mit nicht dringenden und nicht wichtigen Aufgaben verbringst, bedeutet dies, dass du nicht im Mittelpunkt deines Lebens stehst /dein Leben nicht kontrollierst. Dies wäre ein großes Priorisierungsproblem, das ernsthafte Probleme in deinem persönlichen und beruflichen Leben verursachen kann. Am wichtigsten ist es, dass diese Zeitmanagement-Methode dir dabei helfen kann, dich auf deine langfristigen Ziele zu konzentrieren, und dich vor der ablenkenden Shallow Work zu schützen. 

Profi-Tipp: Nehme dir am Ende der Woche eine Stunde Zeit und bewerte, wie dieser Priorisierungsprozess für dich funktioniert hat. Idealerweise arbeitet man an Aufgaben, die sich im Quadranten wichtig/ nicht dringend befinden. Das bedeutet, dass du dich auf deine Vision, Mission und auf Dinge konzentrierst, die du steuern kannst. Hier befinden sich langfristige Ziele und Aufgaben, die für deine persönliche und berufliche Entwicklung wichtig sind. 

4. Lerne nein zu sagen, um deinen Zielen treu zu bleiben

Wenn du einem Kollegen "schnell" bei einem anderen Projekt hilfst, oder den Aufgaben anderer mehr Bedeutung einräumst, bedeutet dies allerdings, dass du deinen Aufgaben die Priorität entziehst. Nimm dir Zeit, bevor du eine weitere Aufgabe angehst. Die Worte: "Kann ich mich dazu bei Ihnen melden?" geben uns manchmal die Möglichkeit zu delegieren, mehr über eine neue Aufgabe zu erfahren oder Experten um weitere Informationen zu bitten. 

Profi Tipp: Verbessere dein Selbstwertgefühl und dein Selbstvertrauen. Bleibe deinen Werten treu und lerne, unter bestimmten Umständen, „Nein“ zu sagen. 

Selbstmanagement ist ständige Arbeit

Eine erfolgreiche Selbstmanagementstrategie ist ein mehrjähriger Prozess, der sich ständig weiterentwickelt. Es dauert einige Zeit, bis du herausgefunden hast, welche Priorisierungs- und Produktivitätsstile für dich am geeignetsten sind und welche mehr Zeit bis zum Erfolg benötigen.  

Fange klein an, probiere ab heute einen Monat lang eine der Techniken aus. Diese Tipps helfen dir mehr zu erledigen, und zu erkennen, was genau du erledigst. Korrigiere nach Bedarf deinen Kurs und erhalte so eine ausgewogene Work-Life Balance. 


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Siehe auch: Erreiche mit einer 4-Tage-Woche mehr Produktivität?