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6 Wege, Trello zu deiner Selbstmanagement-Methode zu machen

Von | Veröffentlicht am | 7 geschätzte lesezeit
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Grafik - Katzenteam in einer Pyramide

Es sieht ja nun wirklich so aus, dass bis heute noch niemand seine To-Do-Liste vollständig abgeschlossen hat.

Alle Aufgaben einer To-Do-Liste als erledigt abzuhaken, scheint fast so unmöglich wie das Auffinden des sagenumwobenen Nibelungenschatzes. Immer, wenn du glaubst, alle Aufgaben erfolgreich bewältigt zu haben, häufen sich neue Tasks auf deinem Schreibtisch. Dir vergeht das Lachen, aber die nie enden wollenden Anforderungen scheinen sich eins ins Fäustchen zu lachen.

Gerade, weil das Erledigen aller Aufgaben eher einem entfernten Wunschbild als einem realistischen Ziel gleicht, gibt es bessere Möglichkeiten: Priorisiere deine Aufgaben in einer Trello-Liste. Verwalte deine Zeit und deine Arbeitsbelastung.

Definition: Selbstmanagement

Selbstmanagement bezeichnet die Kompetenz, die eigene persönliche und berufliche Entwicklung weitgehend unabhängig von äußeren Einflüssen zu gestalten, Kompetenzen, wie zum Beispiel Selbstmotivation, Zielsetzung, Planung, Zeitmanagement, Organisation, Lernfähigkeit und Erfolgskontrolle durch Feedback. Selbstmanagement ermöglicht es dir, Prioritäten zu setzen und Verantwortung zu übernehmen. Dies führt zu einem weniger gestressten und zu einem produktiveren und glücklicherem Team.

Laut den Wissenschaftlerinnen Dr. Nina Cristina Magpili (Ph.D. Maschinenbau-Management & Systemtechnik) und Dr. Pilar Pazos (Ph.D. Wirtschaftsingenieurwesen mit Schwerpunkt im Maschinenbau-Management) werden Unternehmen ein höheres Maß an Engagement, Motivation und Produktivität in ihren Teams feststellen, wenn sie die Mitarbeiter ermutigen, ihr tägliches Selbstmanagement zu erforschen und zu erweitern. Die Konzentration auf Selbstmanagement kann deinem Team helfen, zukünftige Führungskräfte zu identifizieren und zu fördern und eine Grundlage für ein Leistungsmanagement und eine individuelle Entwicklung schaffen.

Eine erfolgreiche Selbstmanagement-Methode bedeutet, dass du deine Emotionen, deinen Stress, deine Motivation, deine Ziele, sowie deine persönliche und berufliche Entwicklung steuern kannst. Dies ist definitiv eine große Aufgabe. Die Verantwortung für dein eigenes Schicksal liegt bei dir. Auch du kannst dich inspirieren lassen (Celine Dion) und Größe erreichen — alles, was du brauchst, ist Disziplin und Selbstbewusstsein.

GIF - Celine Dion

Peter Ferdinand Drucker, US-amerikanischer Ökonom österreichischer Herkunft, Pionier der modernen Managementlehre, Autor des Buches "Managing Oneself", sagt: "Wissensarbeiter müssen im Grunde ihre eigenen Geschäftsführer sein."

Du bist der Kapitän deines Schiffes und deiner wachsenden To-Do-Listen. Die Anstrengung, die du investierst, ist eine Veränderung — eine Veränderung, die dir Belohnung bringt. Aber warum ist das wichtig?

Methoden zur Verbesserung des Selbstmanagements und der Aufgaben-Priorisierung

Lass uns gemeinsam untersuchen, wie du diese Selbstmanagement Techniken tatsächlich einsetzen und wie du mit diesen Aufgaben deiner To-Do-Liste umgehen kannst.

Das GTD-Framework

Das von David Allen geprägte Framework "Getting Things Done" ist eine Selbstmanagement-Methode, die dir hilft, effizient und belastungsfrei zu arbeiten. Die Idee für den GTD-Ansatz ist einfach: Mache deinen Geist frei für wichtige Dinge, erfasse und organisiere alle Aufgaben in einem logischen System. Auf diese Weise übernimmst du die Kontrolle für das, was im Einzelnen getan werden muss. Bringe alle Dinge aus deinem Kopf an einen organisierten Ort. So vermeidest du mentale Ablenkung.

Das GTD-Framework basiert auf fünf Schritten:

  1. Sammeln: Erfasse alle Details und anstehende Tätigkeiten in einem Verwaltungssystem: alles, was auf dich einströmt, deine Ideen, alle wiederkehrende Aufgaben, lange E-Mail-Antworten, Notizen für kommende Besprechungen.
  2. Verarbeiten: Entscheide regelmäßig und diszipliniert, ob diese Aufgaben Maßnahmen erfordern oder nicht.
  3. Organisieren: Erfasse deine Aufgaben nach Priorität und Kategorie. Weise, wenn möglich, Fälligkeitsdaten zu.
  4. Durchsehen: Denke über deine To-Do-Liste nach. Regelmäßige Durchsicht stellt sicher, dass dein System auf dem aktuellen Stand ist. So erhältst du ein klares Bild, wie deine kommende Woche aussehen wird.
  5. Erledigen: In dieser Phase sind alle Aufgaben nach Priorität geordnet und nach Aktionen unterteilt. Entscheide basierend auf diesem Kontext und der verfügbaren Zeit, was du tun musst.

Das Eisenhower Prinzip

Bringe Klarheit in deine To-Do-Liste mit der Eisenhower-Matrix. Die vom 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten entwickelte Priorisierungs-Methode, die ihm schnelle und sichere Entscheidungen brachte über seine (seien wir mal ehrlich — wahrscheinlich viel wichtigeren) täglichen Aufgaben. Diese Matrix organisiert Aufgaben nach vier Kombinationsmöglichkeiten: Wichtigkeit (wichtig/nicht wichtig) und Dringlichkeit (dringend/nicht dringend). Diese Triage effektiv eingesetzt macht uns klar, was zuerst angegangen werden muss.

Grafik - Eisenhower Matrix

Jetzt, wo du ein aufgabenorientierter Priorisierungs-Profi bist, ist es an der Zeit, auch Trello-Boards anzusprechen. Mit Hilfe dieser Selbstmanagement-Methode und einigen wesentlichen Trello-Funktionen bist du und dein Team dem Projekt Crushing (Verdichtung / Verkürzung der Projektdauer) einen Schritt näher gekommen. 😱

Verwende Trello zur Selbstverwaltung und Priorisierung

Im Folgenden findest du vier Trello-Power-Ups und -Funktionen, die zusammen mit dem GTD-Framework und der Eisenhower-Matrix den Schalter für deine Team-Projekte und Workflows umlegen.

Beginnen wir mit der Anwendung des GTD-Frameworks und der Eisenhower-Matrix in deinen Trello-Workflows.

Die erste Aufgabe besteht darin, alle wichtigen Details zu erfassen, um ein vollständiges Bild davon zu erhalten, was zu tun ist. Erstelle für jede Aufgabe, egal ob komplex oder klein, eine Karte. Ordne dann die Karten in einer Liste an. Oft wird diese Liste "Incoming" oder "To Do" benannt. Anschließend können die Karten in eine Liste "In Bearbeitung" und schließlich in "Done" verschoben werden.

Dann ist es Zeit festzustellen, welche Aufgaben am wichtigsten und dringendsten sind. Sobald du deine Aufgaben in den entsprechenden Bereichen der Eisenhower-Matrix platziert hast, kannst du bestimmen, welche Tasks eine hohe, mittlere oder niedrige Priorität haben.

Hier ist eine einfache Möglichkeit einer effektiven Zeit- und Selbstmanagement-Technik:

  • Wichtig und dringend = hohe Priorität
  • Wichtig aber nicht dringend = mittlere Priorität
  • Nicht wichtig aber dringend = mittlere Priorität
  • Nicht wichtig und nicht dringend = niedrige Priorität

Anschließend können jeder Aufgabe Fälligkeitstermine zugewiesen werden. Mithilfe des Kalender-Power-Ups kannst du deine Woche und deinen Monat aus der Vogelperspektive betrachten.

1. Füge Label hinzu und mache Schwerpunkte sichtbar

Sobald du die Prioritätsstufe für deine Aufgaben festgelegt hast, kannst du Label verwenden, indem du auf eine beliebige Karte klickst. Sie werden dann in deinem Trello-Board angezeigt. Auch kannst du die Farben des selbst betitelten Labels wählen. Interessant ist, dass du einer Karte mehr als ein Label zuweisen kannst, z.B. "Hohe Priorität" und "Privat".

Trello Label - Screenshot
 
Trello Label an Bord - Screenshot

Wenn zu viele angezeigte Aufgabe dein Board unübersichtlich machen, kannst du es so filtern, dass nur Karten mit einem bestimmten Label angezeigt werden. Gehe dazu zum Menü, wähle "Karten suchen" und wähle die Label aus, nach denen du filtern möchtest.

GIF Trello-Label filtern

2. Verwende erweiterte Checklisten, um dich und dein Team unter Kontrolle zu halten

Den Trello-Business-Class und Enterprise-Benutzern stehen erweiterte Checklisten zur Verfügung, um den Teammitgliedern dabei zu helfen, sich während eines Projekts zu kontrollieren. Teammitglieder und Fälligkeitstermine können während der Erstellung der Checklisten dem Trello-Board hinzugefügt werden. Sie werden dann in deiner Kalenderansicht, sowie auf der Registerkarte "Ihre Elemente" auf deinem Trello-Startbildschirm angezeigt.

GIF - erweiterte Trello Checkliste

Erweiterte Checklisten sind auch ein praktisches Werkzeug für Team-Meetings. Während einzelne Themen besprochen werden, können Manager Checklisten-Elemente hinzufügen, sowie Teammitglieder und Fälligkeitstermine dem Board zuweisen. So kann jedes Teammitglied das Meeting mit klaren Angaben verlassen.

Sollte das Checklisten-Element zu unruhig und unübersichtlich durch Unteraufgaben werden, kannst du es in eine Karte umwandeln. Die Informationen der zugewiesenen Mitglieder und die Fälligkeitsdaten werden auf die neue Karte übertragen.

3. Lass Butler für dich arbeiten, verteile deine Arbeitslast

Belaste dich nicht mit wiederholenden Verwaltungsaufgaben! Benutze Butler, Trellos gehorsamer Automatisierungsroboter! Befehle, welche Aktionen er für dich ausführen soll!

Es gibt 4 verschiedene Butler-Befehle:

  • Schaltflächen, mit denen du mit einem einzigen Klick eine Aktion auf einer Karte oder auf dem gesamten Board ausführen kannst.
  • Regeln, die sofort durch eine festgelegte Aktion ausgelöst werden.
  • Kalenderbefehle, die in festgelegten Zeitintervallen, an bestimmten Wochentagen, Monaten oder Jahren, ausgeführt werden.
  • Fälligkeitsdaten, Befehle, die ausgeführt werden, wenn sich der Fälligkeitstermin nähert.

Butler reagiert automatisch auf die Aktionen deines Boards. So werden dir viele Klicks, Kartenverschiebungen und eine ganze Reihe anderer mühsamer Arbeiten erspart. Hier ein einfaches Beispiel eines Befehls zur Standardisierung und Automatisierung. Ein Fälligkeitsdatum stellt sicher, dass eine bevorstehende Frist niemals vergessen wird:

Trello Butler Befehl - Fälligkeitsdatum - Screenshot

Mit diesem Befehl fügt Butler zwei Tage vor dem Ablauf einer Frist der Karte ein rotes Label (hohe Priorität) hinzu und die Karte wird z.B. auf die Liste "Muss bearbeitet werden" verschoben.

Mit Trello gibt es viel über Butler zu entdecken — es lohnt sich auf jeden Fall, es für dich zu erkunden, zu testen und dann deine Befehle zu automatisieren. Je häufiger du Butler verwendest, desto mehr stimmt er sich auf dein Verhalten ein. Dank der Fähigkeiten seiner künstlichen Intelligenz hält er maßgeschneiderte Empfehlungen für dich bereit.

Allen Trello-Benutzern steht Butler zur Verfügung. Business Class und Enterprise bieten jedoch erweiterte Butler-Funktionen und Automatisierungs-Ressourcen.

4. Mit benutzerdefinierten Feldern rückst du Organisation in den Fokus und gibst deinen Karten mehr Inhalte

Das Power-Up für benutzerdefinierte Felder bringt Kontext in deine Karten. Text- und Zahlenfelder, Dropdown-Listen, Kontrollkästchen und Datumsangaben werden angezeigt.

Eine gute Möglichkeit, deine Zeit zu verwalten, besteht darin, jeder Karte ein benutzerdefiniertes Feld hinzuzufügen, auf dem die Idealzeit genannt wird. Auf diese Weise können die zeitaufwändigsten Aufgaben mit der höchsten Priorität identifiziert werden. Sie nehmen wahrscheinlich den größten Teil deines Arbeitstages in Anspruch.

GIF - Trello Benutzerdefinierte Felder
 
Trello - Benutzerdefinierte Felder - Screenshot

Dies als Beispiel der Vielfältigkeit dieser überaus anpassungsfähigen Trello-Funktion. Auf deinen Karten können jegliche, von dir gewünschten hilfreichen Informationen angezeigt werden.

Nimm dir Zeit und entdecke weitere Trello-Schätze

Trello hält noch viele für dich und für dein Zeit- und Selbstmanagement bereit. Wenn diese Maßnahmen es dir tatsächlich ermöglichen, diesen Schatz "das Ende deiner To-Do-Liste" zu bergen, hast du das vermeintlich Unmögliche möglich gemacht.

Trello-Kräfte nutzen heißt, dein Zeit- und dein Selbstmanagement verbessern, Aufgaben priorisieren und dein Team dazu ermutigen, dasselbe zu tun. Dann sind deinen Produktivitäts-Möglichkeiten keine Grenzen gesetzt. Ein Prosit auf das Ziel "Weiterkommen"! Ein Prosit, auf dass du deine überfüllten To-Do-Listen im Staub hinter dir lässt!


Lass uns deine Meinung wissen. Es wäre gut von dir zu hören. Du findest uns auf Twitter (@trello)!

Siehe auch: Beherrsche die Kunst der Remote-Arbeits-Kommunikation

Verwandle deine Teamproduktivität

Entdecke die flexiblen Trello-Funktionen und -Integrationen und setze mit deinem Team zum Höhenflug der Produktivität an.

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