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Trello-Business-Class wie ein Profi benutzen

Trello-Business-Class Profi Tipps

Bist du bereit, dein Team mit Trello-Business-Class auf die nächste Stufe zu befördern?

In diesem Artikel gehe ich auf alle Möglichkeiten ein, wie du dich und dein Team aufrüsten und das Beste für dein Business-Class-Geld herausholen kannst. Von der Workflow-Automatisierung über leistungsstarke neue Funktionen bis hin zu zusätzlicher Administrationssicherheit kann dein Team nicht nur die Produktivität und Zusammenarbeit steigern, sondern auch die Sicherheit genießen, die mit einer besseren Organisation und Teamverwaltung einhergeht.

Beginne mit der: erweiterten Butler-Workflow-Automatisierung

Mühsame Aufgaben und der mentale Aufwand der täglichen Arbeit rauben deinem Team die Zeit und die Ressourcen, die es braucht, um smarter zu arbeiten. Trello-Business-Class steigert die Produktivität erheblich, wenn deine Arbeitsabläufe mit Butler automatisiert werden. Lege einen Prozess genau fest, um Aufgaben automatisch voranzutreiben, Boards zu organisieren und sicherzustellen, dass nichts Wichtiges unter den Tisch fällt; und all das ohne eine einzige Zeile zu kodieren.

Butler-Trello-Business-Class bietet mehr Automatisierungsfunktionen

Das Butler-Power-Up ermöglicht es den Teammitgliedern Regeln, Board- und Karten- Schaltflächen, sowie datums- und zeitbasierte Automatisierungen mit natürlichen Sprachbefehlen zu erstellen. Es ist wie die Produktivität und Ergiebigkeit des Party Spiels "Onkel Otto sitzt in der Badewanne." Wähle einfach die Aufgaben aus, die Butler für dich ausführen soll. So trickst du die Routine aus.

Du kannst beispielsweise eine Butler-Regel erstellen, die besagt, dass jedes Mal, wenn eine Karte in die Liste "Done" verschoben wird, alle Checklisten Elemente auf der Karte als vollendet markiert werden, dass das Fälligkeitsdatum angezeigt wird, dass alle Mitglieder von der Karte entfernt werden und dass jeder Stakeholder benachrichtigt wird.

Ein Butler-Beispiel in Trello-Business-Class

Dies ist nur die Spitze des Produktivitäts-Eisbergs, wenn es um Butler geht. In wenigen Minuten kannst du Automatisierungen einrichten, die dein Board auf den Beginn jeder neuen Woche vorbereitet. Es ist ein kinderleichter Prozess, deine Aufgaben auf Knopfdruck auf der ganzen Linie zu verschieben, oder auf einfache Weise Karten zu identifizieren, bei denen das Risiko besteht, dass Fristen überschritten werden. In diesem Blogbeitrag oder in den letzten Webinar Aufzeichnungen erfährst du alles, was Butler zu bieten hat. Du kannst aber auch gezielt direkt das Butler Power-Up hinzufügen.

Organisiere deine Karten mit benutzerdefinierten Feldern

Hast du dir jemals gewünscht, dass du den Trello-Karten deines Teams mehr Struktur verleihen könntest? Bist du es leid, Kartenbeschreibungen und Kommentare durchzublättern, wenn du versuchst, wichtige Informationen zu finden?  

Jetzt kannst du wichtige Informationen auf Trello-Karten einheitlich organisieren und sie auf einen Blick mit benutzerdefinierten Feldern parat haben.

Benutzerdefinierte Felder in Trello-Business-Class

Füge den Karten mit dem Power-Up der "Benutzerdefinierten Felder"Kontrollkästchen, Daten, Dropdown-Listen, Zahlenfelder und Textfelder hinzu, um die Klarheit und den Kontext zu schaffen, den dein Team zur Verbesserung eures Prozesses benötigt. Ob es sich um Zahlenfelder zur Größenanpassung von Projekten und Aufgaben handelt, oder ob es sich um zusätzliche Datumsfelder für wichtige Meilensteine dreht, um Zeitpläne für Marketingkampagnen, Dropdown-Menüs mit Artikelnummern zur Verwaltung von Kundenbestellungen; egal - mit den benutzerdefinierten Feldern hast du das alles und vieles mehr abgedeckt.

Außerdem können Felder in beliebiger Reihenfolge angeordnet und auf der Vorderseite einer Karte angezeigt werden.

Verbinde benutzerdefinierte Felder mit Butler-Trello-Business-Class

Trello-Business-Class-Teams können neben benutzerdefinierten Feldern auch die Möglichkeiten von Butler nutzen, um Karten nach benutzerdefinierten Felddaten zu sortieren, um Felder automatisch zu aktualisieren oder um auf einzelnen Feldern Basis-Regeln zu triggern. Wenn beispielsweise bei einem Kontrollkästchen "Hohe Priorität" angeklickt wird, kann eine Regel ausgelöst werden, die die Karte automatisch von "Incoming" zu "To Do" verschiebt. Das Fälligkeitsdatum kann festgelegt werden, sowie der Karte ein Mitglied zugewiesen werden.

💡Heißer Tipp: Hast du Suchanfragen, die du immer wieder durchführst und möchtest dich einfach und jederzeit an sie erinnern? Erstelle gespeicherte Suchanfragen für deine beliebtesten Anfragen, so sparst du wertvolle Zeit und Tipparbeit.


Projekte in Kalender- und Kartenansichten anzeigen

Bringe mit den Power-Ups Kalender und Map eine neue Perspektive auf deine Boards und visualisiere auf völlig neue Weise deine Aufgaben anhand der Fälligkeitstermine und Standorte.

Kalender-Power-Ups zeigen Trello-Karten nach Zeitangaben.

Da so viele Aufgaben zeitbasiert sind, wie z.B. Editorial Kalender oder Event Planung, können Mitglieder mit dem Kalender-Power-Up sehen, wie sich Karten mit Fälligkeitsterminen über Tage, Wochen und Monate hinweg verhalten.

Map-Power-Ups zeigen Trello-Karten nach Standort

Teams, die vor Ort arbeiten oder mit Kunden an verschiedenen Standorten sein müssen, wie z.B. Bauunternehmer, Immobilienmakler oder auch im Verkauf tätigende Teams, jeder kann seinen Standort hinzufügen, indem er Map Power-Up auf seinem Board aktiviert. Alle Karten werden für alle im Team sichtbar auf einer Übersichtkarte angezeigt.

Das Beste daran ist, dass beide Ansichten auf Mobilgeräten verfügbar sind. Unabhängig davon, ob du dich auf einer Tagung befindest und kurzfristig Aufgaben erledigen möchtest, bevor die Show beginnt, oder ob du dich über aktuelle To-Dos informieren möchtest. Alle wichtigen Aufgaben bleiben stets im Blickfeld.

💡Heißer Tipp: Arbeitest du mit externen Kunden oder mit Stakeholdern zusammen und möchtest ihnen einen Zugriff auf ein Board gewähren, ohne ihnen Bearbeitungsrechte zu geben? Dann füge sie als Beobachter hinzu.

 
Nutze die Möglichkeiten unbegrenzter Power-Ups

Möglicherweise hast du bemerkt, dass es sich bei Butler, bei den benutzerdefinierten Feldern, bei Kalendern und Maps um Power-Ups handelt. Alles das sind Funktionen und Integrationen, die deinen Boards hinzugefügt werden können, um sie für jedes Projekt anzupassen. Trello-Business-Class-Teams können ihren Boards unbegrenzte Power-Ups hinzufügen und so unzählige Möglichkeiten zur Erstellung von Workflows freischalten, die die Apps verbinden, und die am häufigsten verwendet werden.

Trello-Business-Class bietet Teams unbegrenzte Power-Ups

Abgesehen von den oben genannten Power-Ups gibt es weitere beliebte wie Voting, Card Snooze, und Card Repeater—dazu kommen über 100 Integrationen von Drittanbietern mit Apps, auf die du dich bereits verlassen kannst (sag bloß du hast dich noch nicht in sie verliebt).  

Zu der Integrations-Software gehören Slack, Google Drive, Salesforce, Jira, und InVision, auch gibt es jede Menge Optionen um Funktionen hinzuzufügen wie Zeiterfassung, Synchronisierung, Analyse, Berichterstellung und vieles mehr.

Wie können Power-Ups dein Board zum ultimativen Produktivitätsknoten für dein Team machen?

Stell dir vor du bist in einem Verkaufsteam und verwendest das Trello-Board, um Vertragsabschlüsse durch deine Rechtsabteilung überprüfen zu lassen. Eine Handvoll Power-Ups kann dies erheblich verbessern:

Power-Up-Board-Menu

  • Bringe wichtige Salesforce-Lead-Informationen direkt auf dein Board.

  • Erstelle über Butler einen Prozess, um Mitglieder der Rechtsabteilung automatisch mit den erforderlichen Aufgaben zu beauftragen.

  • Verwende benutzerdefinierte Felder, um alle rechtlichen Informationen an einem Ort zusammenzufassen.

  • Mit der Box-Power-Up kannst du die an Karten angehängten wichtigen Dokumente sicher verwalten und jederzeit darauf zugreifen .

  • Lasse dich über Slack benachrichtigen, sollten Fragen auftauchen, oder Aufgaben anstehen, aber auch wenn es Abschlüsse und Siege zu feiern gibt.

Wenn du diese Prozesse so einrichtest, kannst du das ständige Wechseln zwischen mehreren Apps minimieren und so Zeit sparen und Fehlerquoten oder Info-Misswirtschaft verringern. Solltest du es noch nicht angesehen haben, hier ist unser Power-Ups directory.

Bitte beachte aber, dass einige Power-Up-Partner für den angebotenen Service ein separates Abonnement benötigen.

Organisiere Team-Boards mit Board-Sammlungen

Mit unbegrenzten Team-Boards in der Trello-Business-Class kann dein Team unbegrenzte Projekte erstellen und bearbeiten, aber auch eine Menge administrativer Verwirrungen verursachen. Aus diesem Grund haben wir Board-Sammlungen für Trello-Business-Class-Teams erstellt.

Board-Sammlungen in Trello-Business-Class

Mit Board-Sammlungen kannst du Boards innerhalb deines Teams einfach nach Abteilung, Initiative, Projekt usw. organisieren. Dies macht es für jeden einfach, schnell seine fachrelevanten Boards zu öffnen. Zum Beispiel für die Teammitglieder, die an einem „Secret Project X“ arbeiten, sind alle Boards leicht zu öffnen, die sich auf sein Projekt beziehen.

So greifst du auf die Board-Sammlungen zu:

  • Wechsel zur Registerkarte "Boards" auf deiner Team-Page.
  • Klicke auf „Sammlung erstellen“, um eine neue Board-Sammlung hinzuzufügen.
  • Klicke auf das +Zeichen unter einem beliebigen Board und wähle die Sammlung aus, der du das Board hinzufügen möchtest.

Boards können zu beliebig vielen Sammlungen hinzugefügt werden, und du kannst jederzeit Board-Sammlungen im linken Bereich deiner Page filtern und sortieren. Boards können ebenfalls den Sammlungen über das Board-Menü hinzugefügt werden. Klicke auf "mehr" und dann auf "Sammlungen", um ein Board einer Sammlung hinzuzufügen, oder um eine neue Sammlung zu erstellen. Hurra, ab jetzt geht's echt organisiert weiter!

💡Heißer Tipp: Befürchtest du Engpässe in deinem Workflow oder zu lange Listen? Aktiviere das Power-Up der Listen Limits, so erhältst du einen visuellen Hinweis, immer dann wenn Listen ihren Schwellenwert überschreiten.


Admin Kontrolle für mehr Sicherheit

Trello-Business-Class Admin-Einstellungen

Wenn dein Team wächst, musst du sicherstellen, dass du nicht nur auf Erfolg, sondern auch auf Sicherheit setzt. Die Trello-Business-Class bietet eine Vielzahl von Funktionen, mit denen sichergestellt wird, dass die richtigen Personen den richtigen Zugriff auf deine Team-Boards haben. Es lohnt sich echt, sich ein paar Minuten Zeit zu nehmen, um sich zu vergewissern, dass alles seine Ordnung hat:

  • Team-Mitgliedsschaft-Beschränkungen: Stelle sicher, dass niemand außerhalb deines Unternehmens zu deinem Team hinzugefügt wird, indem Beschränkungen für die Team-Mitgliedschaft nach E-Mail-Domäne festgelegt wird.
  • Board-Erstellungs-Beschränkung: Lege fest, wer private, im Team sichtbare und öffentliche Boards erstellen darf. Dies kann variabel eingestellt werden, dass jedes Teammitglied, oder nur die Administratoren oder auch niemand zugelassen wird. Dies ist immens wichtig, solltest du dir Sorgen machen, wenn Teammitglieder öffentliche Boards erstellen.
  • Board-Lösch-Restriktionen: Das letzte das man sich wünscht, ist ein wichtiges Board aus Versehen zu löschen. Lege fest welche Teammitglieder Boards löschen dürfen, sei es private, sichtbare und/oder öffentliche Boards.
  • Einladen von Gästen in deine Boards: Hier findest du eine einfache Möglichkeit sicherzustellen, dass niemand außerhalb deines Teams in dein Team-Board aufgenommen wird.

💡Heißer Tipp: Was tun, wenn ein Teammitglied das Board verlässt, aber die Chronik der Karte nicht verloren gehen soll? Deaktiviere diese Person auf der Mitglieder-Registerkarte; so vereinfachst du ebenfalls die Zuweisung einer neuen Aufgabe.


Erfahre mehr über die Trello-Business-Class

Bist du bereit, dein Team auf die nächste Stufe zu befördern? Gehe zu Trello.com/Business-Class und schöpfe das Potential deines Teams aus.

Want to learn more about Business Class and see these features in action? Join our free Business Class webinar Wednesday, May 15 at 2 PM EDT - Register here!


Lass uns deine Meinung wissen. Es wäre gut von dir zu hören. Du findest uns auf Twitter (@trello) oder schreibe uns support@trello.com.

Siehe auch: Änderungen bei Trello-Teams, Automatisierung mit der Butler-Power-Up, Map View und 13 Enterprise-Funktionen