Trello ist ein Organisationstalent. Du gehörst vielleicht zu den Glücklichen mit zahlreichen produktiven Trello-Boards. Es gibt aber immer Möglichkeiten, das Umfeld zu verbessern und aufzuwerten, einen noch besseren Ablauf und weniger Unordnung in deiner Arbeit und in deinem Leben zu erreichen.
Hier sind vier Wege (💫plus ein Trello-Bonus-Tipp), die dein Trello-Konto auf den neuesten Stand bringen, egal wie geschäftig dein Leben ist. Nach den weisen Worten der DIY-Akteure von Wohn- und Heimwerker-Sendungen zahlen sich Investitionen später aus — und vielleicht führen diese Trello Tipps und Tricks bei dir zu einem Tapetenwechsel.
Trello-Tipp 1: Halte deine Arbeits-Boards und persönlichen Trello-Boards getrennt
In der Vergangenheit hat Trello die Zuordnung mehrerer E-Mails bei einem Konto zugelassen. Dies bedeutet, dass einige Personen ihre geschäftliche E-Mail-Adresse und ihre persönliche E-Mail-Adresse mit einem Trello-Account verknüpft haben. Die Informations-Verflechtung zwischen dem Privatleben und der Arbeit hat sich jedoch im letzten Jahrzehnt zu einer Praxis entwickelt, die im Allgemeinen weder förderlich noch sicher ist. Du möchtest beispielsweise nicht, dass etwas so Wichtiges wie deine Hochzeitspläne in das Website-Redesign-Projekt deines Unternehmens einbezogen werden.
Wenn dein Unternehmen über ein Trello Business- Class- oder Enterprise-Abonnement verfügt, genießt es erhöhte Sicherheitsmaßnahmen für Konten-Einstellungen, die mit Unternehmens-E-Mail-Adressen erstellt wurden. Wenn also sowohl deine persönlichen als auch deine geschäftlichen E-Mail-Adressen mit demselben Trello-Konto verknüpft sind, können sich die Grenzen zwischen beiden verwischen.
Was bedeutet das für dich? Ab dem 01.Juni 2020 wirst du automatisch aufgefordert deine E-Mail-Adresse für dein Trello + Atlassian-Konto zu bestätigen. Dies sollte schnell und problemlos durchgeführt werden können, dann geht es wieder wie gewohnt zum Trello-Business!
Für die Bestätigung deiner E-Mail-Adresse erhältst du folgenden zusätzlichen Bonus. Wenn du andere Atlassian-Tools wie Jira oder Confluence verwendest, kannst du dich jetzt über ein einziges Konto in allen diesen Tools anmelden. Wir verwenden Confluence bei Trello, um Inhalte, Dokumente und ausführliche Artikel zu organisieren und sie dann mithilfe des Confluence-Power-Ups mit unseren Boards zu verbinden. Wenn du noch keine weiteren Atlassian-Tools verwendest, diese aber gerne ausprobieren möchtest, bietet Atlassian jetzt auch kostenlose Versionen.
Wenn du Trello sowohl für deine Arbeits- sowie auch für deine privaten Projekte verwendest, empfehlen wir, separate Trello-Accounts anzulegen. Belasse also alle deine persönlichen Boards auf deinem persönlichen Account.
Auf diese Weise minimierst du ein mögliches zukünftiges Risiko, den Zugriff auf deine persönlichen Inhalte zu verlieren, wenn du beispielsweise den Arbeitgeber wechselst. Sicher möchtest du nicht, dass ein ehemaliger Arbeitgeber Administrator-Verbindungen zu deinen privaten Boards erhält, nur weil deinem Trello-Account noch eine alte Geschäfts-E-Mail-Adresse zugeordnet ist.
Das Erstellen eines neuen Trello-Accounts ist schnell gemacht und stellt sicher, dass du deine Trello-Boards sehr gut organisieren und einfach warten kannst. Befolge die Schritte dieses Leitfadens!
Wir haben einen schnellen Wechsel zwischen geschäftlichen und nicht geschäftlichen Trello-Accounts vereinfacht. (Es ist nicht nötig, sich jedes Mal an- und abzumelden.) Derzeit entwickeln wir einen robusteren Account-Switcher für Mobilgeräte und fürs Internet!
Trello-Tipp 2: Zeige deinen Benachrichtigungen, wer der Chef ist
Pings, Dings, Rings ... manchmal ist es schwierig herauszubekommen, von welchem Gerät oder von welcher App die Benachrichtigungs-Geräusche stammen. Nimm dir einige Minuten Zeit, um deine Einstellungen in der Trello-Benachrichtigungs-Übersicht festzulegen, dann bringst du deine Board-Aktivitäts-Benachrichtigungen unter Kontrolle.
Suche einfach in der oberen rechten Ecke deines Boards im Trello-Benachrichtigungsfeld nach der kleinen roten Glocke. Dann kannst du Folgendes tun:
- Bearbeite deine Benachrichtigungen dann, wenn du bereit dazu bist. Markiere sie als gelesen oder als ungelesen. Dann kannst du später darauf zurückgreifen, je nachdem, wenn du sie im Auge behalten möchtest. Du kannst dann "Ungelesene Nachrichten filtern" auswählen. Damit kehrst du zu den Karten zurück, die für später vorgesehen sind.
- Passe Fälligkeitstermine an und markieren die Karten als erledigt, ohne zur vollständigen Kartenansicht springen zu müssen.
- Um eine Überlastung der Updates zu verringern, solltest du dich fragen, ob du besonders aktive Karten besser nicht verfolgst. Am besten stellst du sie schon bei der ersten Benachrichtigung ab.
Weitere Trello Tipps und Tricks für die Einstellungen deiner Trello-Benachrichtigungen, einschließlich eines Trello-Tutorials, findest du hier. In diesem Trello-Tutorial erfährst du auch, wie du deine Push-Benachrichtigungen der Mobile-Apps für iOS und Android verwalten kannst.
Trello-Tipp 3: Verwende für einen übersichtlichen Workflow mehrere Trello-Boards
Du hast wahrscheinlich mit einem Trello-Board begonnen und es für alle möglichen Zwecke verwendet. Möglicherweise hast du Projekte verwaltet, Informationen katalogisiert und deine täglichen Aufgaben absolviert. Vielleicht erscheint es einfacher, all diese Anwendungsfälle in einem einzigen Board zusammenzufassen. Jedoch kann dies am Ende in ein riesiges, außer Kontrolle geratenes Board mit zu vielen Listen ohne Organisation ausarten.
Plane stattdessen einen Workflow, der mehrere Boards umfasst! Dieses Diagramm ist vielleicht genau die richtige Trello-Anleitung für dich:
Alle deine Boards miteinander zu verbinden, vereint deine gesamte Arbeit und hält gleichzeitig die verschiedenen Workflows getrennt. In diesem praktischen Trello-Tutorial wird ausführlich beschrieben, wie du jeden dieser drei Workflows einrichten kannst, einschließlich der Informationsfluss-Automatisierung mit Butler.
Trello-Tipp 4: Erweiterte Checklisten für Super-Köpfe
Checklisten gehören zu den beliebtesten Funktionen bei Trello. Durch sie werden jeder Aufgabe oder jeder Karte eine weitere Organisationsebene hinzugefügt. Sie wirken sich auch psychologisch positiv auf unser Gehirn aus. Fortschritte machen uns zufriedener. Wenn du noch keine Checklisten verwendest, um deine Arbeit in kleinere, übersichtlichere Schritte zu unterteilen, ist dies der richtige Weg. Füge deinen Trello-Karten Checklisten hinzu! ✅
Sobald du dies gemeistert hast und für das nächste Level bereit bist, lies mehr über erweiterte Checklisten. Checklisten sind in jedem Trello-Business-Class-Abonnement enthalten (einschließlich der 14-tägigen kostenlosen Testversion) und ermöglichen es dir, jedem Checklisten-Element Teammitglieder und Fälligkeitstermine zuzuweisen. Füge beim Erstellen eines Checklisten-Elements Mitglieder und Fälligkeitstermine hinzu, die dann in deiner Kalenderansicht, sowie auf der Registerkarte deiner Elemente auf deinem Trello-Startbildschirm angezeigt werden.
Sollte das Checklisten-Element zu unruhig und unübersichtlich durch Unteraufgaben werden, kannst du es in eine Karte umwandeln. Die Informationen der zugewiesenen Mitglieder und der Fälligkeitsdaten werden auf die neue Karte übertragen. Das Beste daran ist, dass Checklisten-Elemente mit ihren Fälligkeitsdaten in der Kalenderansicht angezeigt werden. Die visuelle Abgrenzung zwischen Checklisten und Karten erleichtert es, sie zu unterscheiden:
Weitere Informationen zu erweiterten Checklisten findest du in dieser Trello-Anleitung, einschließlich Trello-User-Referenzen, die erklären, wie die Funktionen verwendet werden. Das vereinfacht deine Arbeit.
Trello-Bonus-Tipp: Keine Angst vor dem Archiv
Wenn deine Boards zu unübersichtlich und überladen werden, mache einen Schnitt und versuche diesen Trello-Tipp? Die Funktion "Archivieren" ist auf jeder Trello-Karte und jedem Trello-Board verfügbar. Und hier das Beste daran: Im Gegensatz zur Funktion "Löschen", mit der jede Spur einer Karte von deinem Board entfernt wird, ist das Archiv im Hintergrund ein praktischer, geheimer Ort mit versteckten Inhalten, auf die du jederzeit zugreifen kannst. Du kannst jede archivierte Karte oder jedes archivierte Board zu jederzeit wieder aktivieren, sodass du ohne dauerhafte Konsequenzen aufräumen kannst.
Dein Trello-Archiv wird optimal organisiert sein und nicht etwa wie das heillose Durcheinander bei der Sitcom... "Friends".
Mit dem Karten-Zurückstell-Power-Up kannst du sogar die Wiedervorlage automatisieren . Wenn du es auf deinem Board aktivierst, kannst du ein Datum und eine Uhrzeit festlegen und per "Snooze-Funktion" die Karte bis zu einem für dich geeigneten Zeitpunkt einfrieren. Nachdem deine Karte wiederbelebt wurde, erscheint sie zur weiteren Bearbeitung auf deinem Board.
Damit du dich bei Trello wie zu Hause fühlst
Trello bietet viele Funktionen und Optionen. Erkunde sie und passe sie deinen Produktivitäts-Anforderungen und -Wünschen an. Dies sind einige grundlegende Schritte, um eine solide Basis für deine Trello-Boards zu schaffen.
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Siehe auch: Kalender für deine Trello-Boards, so organisierst du deine Online-Projektplanung Trello Boards
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