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So nutzt du Trello Premium wie ein Profi

Von | Veröffentlicht am | 6 Minuten Lesedauer
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Bist du bereit, dein Team mit Trello Premium auf das nächste Level zu heben?

In diesem Artikel gehe ich auf alle Möglichkeiten ein, wie ihr euer Team noch effizienter machen und eure Investition in einen Premium-Tarif maximal ausschöpfen könnt. Von Workflow-Automatisierung über leistungsstarke neue Funktionen bis hin zu zusätzlicher Administrationssicherheit – euer Team wird nicht nur seine Produktivität und Zusammenarbeit verbessern, sondern auch von der Sorgenfreiheit profitieren, die mit besserer Organisation und Teamverwaltung einhergeht.

Beginne mit der: erweiterten Butler-Workflow-Automatisierung

Lästige Routineaufgaben und die mentale Belastung eines monotonen Arbeitsalltags rauben deinem Team die Zeit und die Ressourcen, die es braucht, um smarter zu arbeiten. Trello Premium ermöglicht euch eine Workflow-Automatisierung mit Butler und damit eine erhebliche Produktivitätssteigerung. Du kannst einen klar gegliederten Prozess definieren, der Aufgaben automatisch in die nächste Phase schiebt, eure Boards organisiert hält und sicherstellt, dass ihr nichts Wichtiges überseht – und all das, ohne eine einzige Zeile Code zu schreiben.

Butler in Trello Premium bietet mehr Automatisierungsfunktionen

Mit Butler können die Mitglieder deines Teams Regeln, Board- und Kartenschaltflächen sowie datumsbasierte Automatisierungen mit Befehlen in natürlicher Sprache erstellen. Stell es dir vor wie das Spiel "Onkel Otto sitzt in der Badewanne", nur dass es hier darum geht, die Produktivität zu steigern. Du wählst einfach Aufgaben aus, die Butler ausführen soll, und legst fest, durch welche Trigger die gewünschten Aktionen angestoßen werden sollen.

Du kannst beispielsweise eine Butler-Regel erstellen, die besagt, dass jedes Mal, wenn eine Karte in die Liste "Done" verschoben wird, alle Checklisten Elemente auf der Karte als vollendet markiert werden, dass das Fälligkeitsdatum angezeigt wird, dass alle Mitglieder von der Karte entfernt werden und dass jeder Stakeholder benachrichtigt wird.

Ein Butler-Beispiel in Trello Premium

Und das ist nur eine kleine Kostprobe der Produktivitätssteigerungen, die mit Butler möglich sind. Innerhalb weniger Minuten kannst du Automatisierungen einrichten, die dein Board zu Wochenbeginn optimal vorbereiten, einen narrensicheren Prozess zur Aufgabenverschiebung per Mausklick implementieren oder Karten mit Fristüberschreitungen hervorheben, damit Manager sie einfach identifizieren können. 

Organisiere deine Karten mit benutzerdefinierten Feldern

Hast du dir jemals gewünscht, dass du den Trello-Karten deines Teams mehr Struktur verleihen könntest? Bist du es leid, Kartenbeschreibungen und Kommentare durchzublättern, wenn du versuchst, wichtige Informationen zu finden?  

Jetzt kannst du wichtige Informationen auf Trello-Karten einheitlich organisieren und sie auf einen Blick mit benutzerdefinierten Feldern parat haben.

Benutzerdefinierte Felder in Trello Premium

Über benutzerdefinierte Felder kannst du Kontrollkästchen, Daten, Dropdown-Listen, Zahlenfelder und Textfelder zu Karten hinzufügen. Damit hat dein Team den nötigen Überblick und den nötigen Kontext, um euren Prozess zu verbessern. Ob Zahlenfelder zur Dimensionierung von Projekten und Aufgaben, zusätzliche Datumsfelder für wichtige Meilensteine, Zeitleisten für Marketingkampagnen oder Drop-down-Menüs mit Artikelnummern zur Verwaltung von Kundenbestellungen – mit den benutzerdefinierten Feldern hast du das alles und vieles mehr abgedeckt.

Außerdem können Felder in beliebiger Reihenfolge angeordnet und auf der Vorderseite einer Karte angezeigt werden.

Verbinde benutzerdefinierte Felder mit dem Butler in Trello Premium

Premium-Teams können neben benutzerdefinierten Feldern auch die leistungsstarken Funktionen von Butler nutzen. Die Lösung kann Karten nach Daten aus benutzerdefinierten Feldern sortieren, Felder automatisch aktualisieren oder auch Regeln feldbasiert auslösen lassen. Beispielsweise könnte durch das Anklicken eines Kontrollkästchens vom Typ "Hohe Priorität" eine Regel ausgelöst werden, die die Karte automatisch von "Eingehend" in "Noch zu erledigen" verschiebt, das Fälligkeitsdatum festlegt und der Karte ein Mitglied zuweist.

Quick Tip

Have searches you are doing on the regular and would love a better way to not have to remember them? Create saved searches for your most popular queries to save precious time and typing.

Kalender- und Map-Ansicht für Projekte

Bringe mit den Ansichten Kalender und Map eine neue Perspektive auf deine Boards und visualisiere deine Aufgaben auf völlig neue Weise anhand ihrer Fälligkeitsdaten und Standorte.

Kalenderansicht zeigen Trello-Karten nach Zeitangaben.

Da so viele Aufgaben zeitbasiert sind, wie z. B. Redaktionspläne oder Eventplanung, können Mitglieder mithilfe der Kalenderansicht sehen, wie sich Karten mit Fälligkeitsdaten über Tage, Wochen und Monate hinweg verhalten.

Map-Power-Ups zeigen Trello-Karten nach Standort

Teams, die im Außeneinsatz arbeiten oder Kunden an ihren Standorten besuchen müssen (z. B. im Bau- und Immobilienwesen oder im Vertrieb), können auf ihrem Board die Map-Ansicht aktivieren. Dann können alle Mitarbeiter einer Karte einen Standort hinzufügen und alle Karten auf einer Landkarte sehen.

Das Beste daran ist, dass beide Ansichten auf Mobilgeräten verfügbar sind. Unabhängig davon, ob du dich auf einer Tagung befindest und kurzfristig Aufgaben erledigen möchtest, bevor die Show beginnt, oder ob du dich über aktuelle To-Dos informieren möchtest. Alle wichtigen Aufgaben bleiben stets im Blickfeld.

Quick Tip

Working with external clients or stakeholders and you want to give them access to a board without editing rights? Add them as an Observer.

Nutze die Möglichkeiten von Power-Ups

Power-Ups bieten euch unzählige Möglichkeiten zur Erstellung von Workflows, die alle von eurem Team häufig genutzten Apps miteinander vernetzen.

Trello Premium bietet Teams unbegrenzte Power-Ups

Abgesehen von den oben genannten Power-Ups gibt es weitere beliebte wie Voting, Card Snooze, und Card Repeater – dazu kommen über 100 Integrationen von Drittanbietern mit Apps, auf die du dich bereits verlässt (sag bloß du hast dich noch nicht in sie verliebt).  

Zu der Integrations-Software gehören Slack, Google Drive, Salesforce, Jira und InVision, auch gibt es jede Menge Optionen, um Funktionen hinzuzufügen wie Zeiterfassung, Synchronisierung, Analyse, Berichterstellung und vieles mehr.

Wie können Power-Ups dein Board zum ultimativen Produktivitätsknoten für dein Team machen?

Stell dir vor du bist in einem Verkaufsteam und verwendest das Trello-Board, um Vertragsabschlüsse durch deine Rechtsabteilung überprüfen zu lassen. Eine Handvoll Power-Ups kann dies erheblich verbessern:

Power-Up-Board-Menu


  • Bringe wichtige Salesforce-Lead-Informationen direkt auf dein Board.

  • Erstelle über Butler einen Prozess, um Mitglieder der Rechtsabteilung automatisch mit den erforderlichen Aufgaben zu beauftragen.

  • Verwende benutzerdefinierte Felder, um alle rechtlichen Informationen an einem Ort zusammenzufassen.

  • Mit der Box-Power-Up kannst du die an Karten angehängten wichtigen Dokumente sicher verwalten und jederzeit darauf zugreifen .

  • Du kannst dich sofort in Slack benachrichtigen lassen, wenn Fragen auftauchen, Aufgaben abgeschlossen werden oder deine Teamkollegen einen Erfolg zu vermelden haben.

Wenn du diese Prozesse so einrichtest, kannst du das ständige Wechseln zwischen mehreren Apps minimieren und so Zeit sparen und Fehlerquoten oder Info-Misswirtschaft verringern. Solltest du es noch nicht angesehen haben, hier ist unser Power-Ups-Verzeichnis.

Bitte beachte aber, dass einige Power-Up-Partner für den angebotenen Service ein separates Abonnement benötigen.

Organisiere Team-Boards mit Board-Sammlungen

Mit unbegrenzten Team-Boards in Premium kann dein Team unbegrenzte Projekte erstellen und bearbeiten, aber auch eine Menge administrativer Verwirrungen verursachen. Aus diesem Grund haben wir für Premium-Teams Sammlungen eingeführt.

Board-Sammlungen in Trello Premium

Mit Board-Sammlungen kannst du Boards innerhalb deines Teams einfach nach Abteilung, Initiative, Projekt usw. organisieren. Dies macht es für jeden einfach, schnell seine fachrelevanten Boards zu öffnen. Zum Beispiel für die Teammitglieder, die an einem „Secret Project X“ arbeiten, sind alle Boards leicht zu öffnen, die sich auf das Projekt beziehen.

So greifst du auf die Board-Sammlungen zu:

  • Wechsel zur Registerkarte "Boards" auf deiner Team-Seite.
  • Klicke auf „Sammlung erstellen“, um eine neue Board-Sammlung hinzuzufügen.
  • Klicke auf das +Zeichen unter einem beliebigen Board und wähle die Sammlung aus, der du das Board hinzufügen möchtest.

Boards können zu beliebig vielen Sammlungen hinzugefügt werden, und du kannst jederzeit Board-Sammlungen im linken Bereich deiner Seite filtern und sortieren. Boards können ebenfalls den Sammlungen über das Board-Menü hinzugefügt werden. Klicke auf "mehr" und dann auf "Sammlungen", um ein Board einer Sammlung hinzuzufügen, oder um eine neue Sammlung zu erstellen. Hurra, ab jetzt geht's echt organisiert weiter!

Quick Tip

Worried about bottlenecks in your workflow or lists getting too long? Enable the List Limits Power-Up to get a visual cue when lists are going over their threshold.

Administrationsfunktionen für mehr Sicherheit

Admin-Einstellungen in Trello Premium

Wenn dein Team wächst, musst du sicherstellen, dass alle Voraussetzungen für euren gemeinsamen Erfolg vorhanden sind. Aber auch das Thema Sicherheit ist dann essenziell. Premium bietet eine Vielzahl von Funktionen, mit denen du dafür sorgen kannst, dass die richtigen Personen den richtigen Zugriff auf eure Team-Boards haben. Es lohnt sich, dir ein paar Minuten Zeit zu nehmen und dich zu vergewissern, dass alles wie gewünscht konfiguriert ist:

  • Team-Mitgliedschaft-Beschränkungen: Stelle sicher, dass niemand außerhalb deines Unternehmens zu deinem Team hinzugefügt wird, indem Beschränkungen für die Team-Mitgliedschaft nach E-Mail-Domäne festgelegt wird.
  • Board-Erstellungs-Beschränkung: Lege fest, wer private, im Team sichtbare und öffentliche Boards erstellen darf. Dies kann variabel eingestellt werden, sodass jedes Teammitglied oder nur die Administratoren oder auch niemand zugelassen wird. Dies ist immens wichtig, solltest du dir Sorgen machen, wenn Teammitglieder öffentliche Boards erstellen.
  • Board-Lösch-Restriktionen: Das Letzte, das man sich wünscht, ist ein wichtiges Board aus Versehen zu löschen. Lege fest, welche Teammitglieder Boards löschen dürfen, sei es private, für Teams sichtbare und/oder öffentliche Boards.
  • Einladen von Gästen in deine Boards: Hier findest du eine einfache Möglichkeit sicherzustellen, dass niemand außerhalb deines Teams in dein Team-Board aufgenommen wird.

Quick Tip

Have a team member leaving but don’t want to lose the history of the cards they are on? Deactivate them from the Members tab and make it easier to reassign the work.

Mehr über Trello Premium

Bist du bereit, dein Team auf das nächste Level zu heben? Unter trello.com/premium erklären wir dir, wie du das Potenzial deines Teams maximal ausschöpfen kannst.


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