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Was ist ein Workflow und warum brauchen wir ihn?

Was ist ein Workflow?

Der Tag ist endlich gekommen! Du erhältst Ordnung in deiner Produktivität. Du wirst endlich alle deine To-Do-Listen durchforsten. Du wirst alles mit Leichtigkeit entfernen was deiner Sache nicht hilft; alles wird in der richtigen Reihenfolge sortiert, und so wird deine Zeit maximiert. Dennoch bleibt alles das in Erinnerung, was du von deiner Liste gestrichen hast.

So setzt du dich also hin, um die besten Produktivitäts Methoden zu erforschen. Welche auch immer diese Methode sein wird ---du wirst ES tun. Es wird dir ins Auge stechen, jeder sagt dir das gleiche: "Richte ein Workflow-Management ein."

Uuh? Und was ist ein Workflow?

Keine Angst. Nehmen wir uns einen Moment Zeit, um die Grundlagen eines Online-Workflows aufzuschlüsseln und zu erkennen warum du ihn brauchst. Anschließend kannst du dir einige Beispiele betrachten und selber entscheiden, was für dich am besten funktioniert:

Was ist ein Workflow?

Ein Workflow ist, ....ähm, „die Abfolge von Prozessen, durch die eine Arbeit von der Initiierung an bis zu seinem Abschluss durchläuft. Um es einfacher auszudrücken, “es ist die Methode, mit der du dein Zeug, deine Aufgaben erledigst.”

Dein “Zeug“ ... das kann alles sein: von einer wöchentlichen To-Do-Liste bis zu einem ausführlicheren Projekt, wie das Verfassen eines Buches oder dem Einrichten eines Rechnungssystems für deine Kunden.

Wahrscheinlich führst du schon täglich echte Workflows durch, ohne es zu merken. Nehmen wir zum Beispiel an, der Laden deiner Chemischen Reinigung ist auf dem Weg zum Fußballtraining deiner Tochter, und das ist auch die Route, auf der eure Lieblings-Eisdiele liegt. Jeden Mittwoch, wenn du dein Kind zum Fußballplatz bringst, haltet ihr kurz an der Reinigung und gebt oder holt eure Sachen ab. Und auf dem Heimweg verwöhnt ihr euch mit einem unterhaltsamen Eisbecher Stracciatella. Diese Route-to-Experience-Optimierung ist im Wesentlichen ein Workflow in seiner einfachsten Form.

Wenn es um die tägliche Produktivität geht, weisst du möglicherweise nicht einmal, wie viel einfacher dein Leben wäre, wenn du ein Workflow-Management hättest. Das ewige Durchsuchen von E-Mails oder einen Stapel Dokumente um Informationen zu erhalten ist reine Zeitverschwendung. Es gibt einen einfacheren Weg!

Top-Workflows und Workflow-Beispiele die du kennen solltest

Hier findest Du eine Zusammenstellung verschiedener Arten von gängigen Workflow-Beispielen, mit "Aha!"-Moment:

Deine persönliche Produktivität mit einfachen To Dos

Hier ist einer der grundlegendsten Online-Workflows in Form eines Trello-Boards: To Do - Doing - Done (Aufgaben -in Bearbeitung– erledigt). Die einzelnen Karten werden während sie sich in Bearbeitung befinden, innerhalb dieser Listen verschoben.

Workflow-Management

Du kannst den Titel deiner Listen beliebig ändern. Zusätzlich zu Aufgaben, die du gerade erledigst, kann man Listen wie "Langfristige Aufgaben" oder "Warteschleife" erstellen, um Initiativen aufrechtzuerhalten, an denen du z.Zt. nicht aktiv arbeitest, die aber nicht in Vergessenheit geraten sollen.

Um einen fortschrittlichen Online-Workflow für deine persönliche Produktivität zu finden, der alles an einem Ort zusammenbringt, solltest du dir dieses großartigen Play-by-Play-Workflow-Beispiel ansehen, verfasst von einem der Trello-Mitbegründern.

Workflows der Scrum- und Agile Methodik

Viele Geschäfts Teams verwenden eine Workflow-Methode namens Agile, die im Wesentlichen die Projektaufgaben in überschaubare Einheiten / Bursts (ein oder zwei Wochen) strukturiert. Diese Bursts werden als Current Sprints bezeichnet. Vor dem Start des Sprint-Zeitraums werden alle Aufgaben-Karten in einem Wartebereich (Backlog-Liste) in die Warteschlange gestellt.

Während das Projekt fortschreitet, werden Karten vom Backlog in die Liste der Current Sprints, der aktuellen Sprints verschoben, um dort bearbeitet zu werden, bis die zugewiesene Zeit abgelaufen ist.

Workflow-Beispiel

Sobald der aktuelle Sprint endet, wird der Fortschritt aufgezeichnet und überprüft. Gemeinsam überlegt das Team, was gut gelaufen ist und was verbessert werden könnte (diese Übung wird Retrospektive genannt). Retrospektive Ideen werden umgesetzt und der nächste Prozess beginnt mit einem neuen Sprint.

Dies ist ein großartiges Workflow-Beispiel für eine Personengruppe mit jeweils unterschiedlichen Aufgaben aber auf ein gemeinsames Ziel ausgerichtet. Die regelmäßige Möglichkeit des Eincheckens ermöglicht einen reibungslosen Ablauf des Prozesses.

In diesem vollständigen Beitrag erfährst du, wie du dein Team mit Scrum und Trello zum Laufen bringst.

Workflows: Verwalten von eingehenden Anfragen

Ein weiteres beliebtes Workflow-Beispiel ist der, bei dem du zwar häufig auf eingehende Anfragen eingehen musst, die aber an verschiedene Personen gefiltert werden können oder in einer organisierten Reihenfolge bearbeitet werden.

Nehmen wir beispielsweise an, dein Unternehmen ist ein beliebter Blumenladen und die Bestellungen schneien in Massen rein. Der beste Weg, dies zu bewältigen ist, alle Aufträge an derselben Stelle zu sammeln, und sie dann dorthin zu verschieben, wo sie als nächstes bearbeitet werden müssen.

Workflow-Methode

Unabhängig davon, ob es sich bei den Aufforderungen um E-Mail-Anfragen, Online-Bestellformulare oder sogar Voicemails handelt, alle werden automatisch zu einer Karte in der Liste ganz links eines Trello-Boards hinzugefügt. Von dort wird sie je nach Bedarf der Bestellung in eine andere Liste geleitet.

Das Workflow-Management für eingehende Anfragen kann auf alle Arten von Anwendungsfällen bezogen werden: Verwalten deines E-Mail-Posteingangs, Leads erzeugen, Bearbeitung der Anfragen von Managern, anderer Teams oder eingehende Ticketsysteme.

In diesem Artikel erfährst du, wie du verschiedene Aufgaben automatisch auf ein Trello-Board überträgst.

Handoff-Workflows

Ein weiterer gemeinschaftlicher Online-Workflow ist der, bei dem du nach Abschluss deines Arbeitsteils den nächsten Part an einen anderen Benutzer weiterleiten kannst. Wenn derjenige dann seinen Teil erledigt hat, gibt er ihn an den nächsten Bearbeiter weiter, u.s.w.

Nehmen wir zum Beispiel an, du und deine Mitarbeiter arbeiten an der neuen Website des Unternehmens. Die erste Person ist dafür verantwortlich, den Text für die Site zu schreiben. Dann übergibt diese an eine andere Person weiter, die für die Grammatik zuständig ist, und die die Tippfehler ausmerzt. Diese wiederum sendet nach Erledigung den Auftrag an einen Designer weiter, um ein Modell zu erstellen, usw…

Handoff-Workflow

Jede dieser Anweisungen kann auf einem Trello-Board in eine weitere Liste unterteilt werden. Wenn diese Karte in der Liste aufgenommen wird, für die du verantwortlich bist, erledige das, was von dir durchgeführt werden muss, kommentiere es, verknüpfe die entsprechende Kommunikation auf dieser Karte und ziehen sie dann für den nächsten Bearbeitungsschritt zur nächsten Person.

Um sicherzustellen, dass die nächste Person weiß, dass sie an der Reihe ist, kannst du dich auch als Mitglied auf der Karte entfernen und diese nächste Person hinzufügen. Sobald dies geschehen ist, erhält sie eine Benachrichtigung. Mit Kommentar wenn du möchtest, der so lauten könnte: “Hey @erika, ich habe meine Bearbeitungen abgeschlossen. Diese Karte ist also bereit für deine Design Brillanz!”

Handoff-Workflows sorgen für ein reibungsloses Projektmanagement. Es verringert die Notwendigkeit, dass jemand den Arbeitsfluss überwachen muss; außerdem wird Verwirrung vermieden, sollten zwei Personen die gleichen Aufgaben übernehmen. Ein beliebtes Handoff-Workflow-Beispiel verwaltet einen Redaktions-Kalender. Lies hier mehr darüber.

Hoffentlich bietet dir dieser Crash-Kurs einen Rahmen, um darüber nachzudenken, welche Art von Workflow-Management für deine Aufgaben am besten geeignet ist. Denke daran: Alle Workflow-Beispiele sind flexibel und sollten deinen Bedürfnissen angepasst werden. Der wichtigste Aspekt eines Online-Workflows ist, wie effektiv er dich macht. Viel Glück!

Siehe auch: Nutze Agile Arbeitsmethoden, um deine Aufgaben flexibel zu organisieren