Vermeide eine Cat-Astrophe: erstelle ein Team-Wissensmanagement-Trello-Board

Das "Wissensmanagement-System."

Auch wenn diese Formulierung wie ein lustiges Aneinanderreihen von Geschäftswortjargon zu sein scheint, gibt es dies in jedem Team (ja, auch wenn es nur ein alter E-Mail-Thread ist). In einfachen Worten, Wissensbasen im Unternehmen sind Informationsquellen, die zu bestimmten Themen gesammelt werden.

Wenn Teams von der Anfangsphase an gemeinsam wachsen, werden sie genau wissen wie oder was sie brauchen, um wie eine gut geölte Maschine zu funktionieren, und wie sie neue Prozesse, angemessene Recherchen und Regeln in ihrem Team anpacken können. Auf all dieses nützliche Wissen muss zugegriffen werden können, und es ist essentiell, dass Teams diese Informationen in zugänglichen Wissensmanagement-Methoden organisiert.

Arbeitnehmer verbringen rund 20% ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach internen Informationen oder mit der Suche nach Kollegen, die bei bestimmten Aufgaben helfen könnten (in welchem Google-Drive-Ordner befand sich das nochmal ?!) Die mangelnde Deutlichkeit in Bezug auf Verantwortlichkeiten der Teamkollegen und die Organisation der Wissensmanagement-Methode, verursacht große Frustration in jedem Team, insbesondere innerhalb großer Teams. Wenn es keine Struktur für die Speicherung von Informationen, kein Dokumentenmanagement gibt, werden wichtige Daten unter den Teammitgliedern abgeschottet, also leider nicht kommunikativ oder kooperativ genutzt.

Wenn dein Team wächst, kommt ihr irgendwann an einen Scheideweg und erkennt, dass Änderungen im eurem Wissensmanagement-Konzept vorgenommen werden müssen, damit euer Arbeitstag nicht nur mit der Suche nach Dokumenten, Präsentationen und Tabellenkalkulationen verbraucht wird.

Das Trello-Team-Resourcen-Board steht als Wissensmanagement-Software bereit, um das organisatorische Chaos in den Griff zu bekommen.

Auch wenn dein Team kein offizielles "System“ hat, ist dieses Trello-Board eine sehr einfache Möglichkeit, um dein Team auf die richtige Spur zu bringen.  Du kannst es als Anlaufstelle für alles verwenden, was dein Team betrifft.

Schließlich gibt es die Source of Truth (SSOT), die zentrale Datenplattform für neue und für alte Teammitglieder.

Teamkollegen zu bitten eine Wissensbasis anzulegen, erscheint schlimmer als das Hüten eines Sackes voller Flöhe, oder einer Herde wilder Katzen.

Verstehe mich nicht falsch— ich habe grundsätzlich nichts gegen diese kleinen Tierchen, aber es soll uns vor Augen führen, wie entmutigend diese Aufgabe ist, wenn nun alle, die am Erfassungsprozess beteiligt sind, Änderungen im Wissensmanagements eures Unternehmens einführen müssen.

Dieses Board löst zwar nicht alle Probleme deines Teams (z. B. wer ständig von deinem Proviant im Kühlschrank nascht - dem wird nicht auf die Finger gehauen) — aber es gibt drei einfache Möglichkeiten, um Wissensmanagement Modelle, Projekte und Ziele deines Teams an nur einem Ort besser zu organisieren. Möglichkeiten um bessere Ergebnisse und Arbeitsabläufe zu garantieren und wer weiß auch glücklichere Teamkollegen. Jetzt ein "Yippiiii", das wär' cool!

Halte deine Prioritäten und dein Wissensmanagement-Modell im Fokus

Prioritäten ändern sich, Projekte verschieben sich, man dreht sich im Kreis, wie auch immer du es nennen möchtest - ein schwerwiegender Punkt im Team ist, wenn Mitglieder das Gefühl haben, dass es keine klare Richtung oder Priorisierung für eure Projekte gibt.

Teammitglieder, die in der Lage sind effektiv Prioritäten zu setzen, gaben an, 48% engagierter zu sein und 89% häufiger ihrer Organisation erhalten bleiben.

Diese drei Listen in deinem Trello-Team-Resourcen-Board helfen deinem Team, auf einfache Weise, das Dokumentenmanagement organisiert und informiert zu führen:

1. Team-Zeitpläne für diese Woche: Diese Liste hilft, die ausstehenden Aufgaben eines Teams in eine wöchentliche Checkliste zu unterteilen. Sollte ein Teammitglied abwesend sein, ist das gesamte Team im gleichen Moment darüber informiert und kann sich so darauf vorbereiten.

2. In Arbeit befindliche Projekte: Diese Liste ist nützlich für Projekte, die mehrere Teammitglieder umfassen oder sich über mehrere Wochen erstrecken. Du hast den größeren Überblick aller wichtigen Fakten und Situationen und kannst andere relevante Dateien oder Trello-Boards verlinken.

3. Als Nächstes: Ziele sollten nicht nur auf einen Planungszyklus von 12 Monaten beschränkt bleiben. Es ist wichtig, dass dein Team jede Woche die anstehenden Initiativen priorisiert, um eine eventuelle Unsicherheit bei der Zielsetzung zu verringern.

Als Team solltest du deine Projekte nicht nur jede Woche priorisieren, sondern es ist wichtig, das Gesamtbild im Auge zu behalten, um sicherzustellen, dass alle auf ein und dasselbe Ziel hinarbeiten. Unterteile deine Projekte in wöchentliche Schritte, damit du den Fortschritt pro Teammitglied wirklich verfolgen kannst.

Behalte FAQs an einem bestimmten Ort im Auge

Gut ist die häufig auftretenden Fragen und die häufigen Aufgaben, die Mitarbeiter rund um das Team haben, vorauszusehen. Es kann sich bei diesen Fragen um IT-Hilfe handeln, oder auch um Urlaubsrichtlinien, Teammissionen usw. Die Möglichkeiten sind endlos und hängen von dir und deinem Team ab.

Wissensmanagement in deinem Unternehmen: Betrachte es als den allumfassenden Begriff für alle neuen relevanten Informationen, die das Team zusammenträgt. Teile deinem Team mit, dass dies immer die erste Anlaufstelle für Informationen ist, und füge ebenfalls Infos hinzu, sollte etwas fehlen.

FAQ: Hast du oder dein Team vielleicht immer und immer wieder in eurer Wissensmanagement Software die gleichen Fragen? Erstelle eine Liste, um die wichtigsten Antworten festzuhalten.

Die Persönlichkeit deines Teams spiegelt sich in eurer Wissensmanagement-Methode wider.

Jedes Arbeitsteam ist anders, aber Studien zeigen, dass es die profitabelsten Unternehmen sind, die meisten engagierten Mitarbeiter haben. Kann man das Engagement verbessern, indem man über außerberufliche Vorlieben und Passionen spricht? Wie wirst du erfahren, was du mit jemand anderem gemeinsam hast? Es bringt einen näher zusammen und hilft, mehr Vertrauen unter den Teammitgliedern zu schaffen.  

Lasse jedes Teammitglied eine Karte erstellen, auf der seine Rolle innerhalb des Teams hervorgeht. Auf der Rückseite dieser Karten können alle relevanten Job-Informationen, wie z.B. bevorzugte Kommunikationskanäle aufgeführt werden; aber auch Hobbys, Vorlieben, Sprachen und andere besondere Fähigkeiten sind hier richtig am Platz.

Es sind nicht nur deine Teamkameraden, die etwas Besonderes sind. Auch dein Team hat einzigartige Ziele, die erreicht werden müssen. Stelle sicher, dass du und dein Team mit klaren, erreichbaren Zielen und Projekten auf dem richtigen Weg seid.

Erstelle eine Karte, die deine 12-Monats-Strategie zeigt, und bitte um Inputs deiner Teamkollegen. Wenn du diese Jahres-Ziele in Schach hältst, verliert dein Team nicht den Fokus, was wiederum dazu führt, dass Prioritäten gesetzt werden!

Beginne noch heute mit dem Zusammenstellen der Team Informationen (wirklich ... heute!)  

Nun hast du die Statistiken gelesen, hast über die Katzen-GIFs geschmunzelt und nun kannst du deine eigene offizielle Team-Wissensdatenbank starten. Sobald dein Team weiß, wie einfach es ist, alle wichtigen Informationen an einem Ort aufzubewahren, wird es ein Kinderspiel sein, alles aufzuzeichnen!

Gut oder schlecht, wir würden gerne deine Meinung hören. Du findest uns auf Twitter (@trello) oder schreibe an support@trello.com.

Siehe auch:  Achtung an alle Teams: Zeitraubende Meeting-Vorbereitungen sind endgültig vorbei