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7 Zeitmanagement-Methoden für effizienteres, produktiveres Arbeiten

Videoanrufroboter, der mit jemandem auf einem Laptop spricht

Die Zeit, die wir heutzutage vor einem Bildschirm verbringen, hat sich im Zuge der Digitalisierung enorm gesteigert. Ist dieser Wandel auch bei dir bemerkbar? 

Da es kein "Verlassen des Arbeitsplatzes" gibt, wird es immer schwieriger, sich von der Arbeit zurückzuziehen. Schließlich ist er immer präsent und nur einen Finger-Touch entfernt. Aber, was sollen wir tun, wenn sich unsere Arbeit immer mehr auf Remote-Arbeit verlagert?

Aus diesem Grund ist es wichtiger denn je, Zeitmanagement-Methoden zu verwenden, um effizienter zu arbeiten und um die Bildschirmzeit im Auge zu behalten. Zu viel Arbeit kann zu Burnout führen und das stundenlange Starren auf den Bildschirm kann die Augen belasten. Ein guter Arbeitstag führt nicht immer zu einem guten Feierabend und guter Nachtruhe. Ob du es glaubst oder nicht — härter arbeiten und keine Pausen einlegen, kann deine Produktivität beeinträchtigen und sogar dazu führen, dass du weniger statt mehr erledigst.

Ich benutze Trello, um verschiedene Zeitmanagement-Methoden in die Tat umzusetzen, damit ich mein Pensum während des Arbeitstages erledige und zur richtigen Zeit abschalte. Auf diese Weise habe ich mehr Zeit, um meine Abende zu genießen. Ziehe deine Arbeit durch, aber gönne auch deinem Geist und deinen Augen eine verdiente Pause.

 

Die richtige Zeit und der richtige Ort für deine Leseliste

Weiterbildung, private Interessen, beruflicher Lesestoff, Hobbys, es gibt vieles, was ich gerne lesen möchte. Aber, wie behalte ich den Überblick bei den vielen Newslettern in meinem Posteingang, bis hin zu Artikeln, die mir von Leuten gesandt werden? Es wäre höchst unproduktiv, jedes Mal gleich einen Artikel zu lesen, wenn ich auf ihn stoße. (Dann käme ich ja zu nichts anderem mehr.)

Ich habe mir ein Trello-Board erstellt, auf das ich die Artikel sende, die ich mir ansehen möchte. Bei meinen Lesezeit-Fenstern, morgens und nachmittags, hole ich mir die Artikel dann von meinem Board. Ich setze Zeitblockierungen in meinen Terminplan, d.h. spezielle Zeitfenster, um Momente für mein Privatleben freizuschaufeln. Das klappt hervorragend mit der Trello Chrome-Erweiterung in meinem Browser, sowie mit der Handy-Freigabefunktion. So kann ich schnell alles, was mich interessiert, meinem Board hinzufügen. Du kannst auch deine E-Mail-Newsletter automatisch direkt an Trello weiterleiten.

Screenshot der Leseliste für gespeicherte Inhalte

Create Board From Template

 

Übernimm mit "Timeboxing" die Kontrolle über deinen Terminkalender

Viele haben Timeboxing für sich entdeckt, eine Zeitmanagement-Methode, mit der du bestimmte Stunden des Tages für bestimmte Aufgaben blockieren kannst. Du wirst erkennen, dass alles in deinen Zeitplan passt. Mit diesem Zeitmanagement-Tipp wirst du nicht mehr fragen, was als nächstes ansteht, was dringend ist. Ziele, Inhalte und Ressourcen werden in Zeitfenstern festgehalten. Jede Aufgabe erhält ihren eigenen Zeitrahmen. Wenn du dich das nächste Mal von deiner astronomisch langen To-Do-Liste bedrängt fühlst, springe auf den Timeboxing-Zug.

Das klappt super auf einem Trello-Board. Dort kannst du deine Zeitblöcke visualisieren und planen. Das Verschieben eines Zeitblocks ist so einfach wie das Ziehen und Ablegen einer Karte. Ich verwende auch gerne Label, Titelbilder und Farben, um jeden Zeitblock zu kategorisieren. Die Zeiten der einzelnen Kategorien sind damit leicht einsehbar. Das Verhältnis zwischen Arbeiten, Lernen und meinem Privatleben kann ich übersichtlich und ausgewogen gestalten.

Du kannst deine Karten erstellen oder die Power-Up "Karte wiederholen" verwenden, um regelmäßige Aufgaben automatisch erstellen zu lassen.

Screenshot des Trello-Zeitmanagement-Boards Timeboxing

Create Board From Template

 

Verwalte deine Projekte wie ein Profi

Effektives Zeitmanagement bedeutet, die Kommunikation auch effizient zu verwalten. Verschwende nicht zu viel Zeit damit, E-Mails und Slack-Nachrichten an mehrere Personen zu senden. Trello ist der richtige Ort, wo sich alle über deine Projekte informieren, sich auf dem Laufenden halten und alle Updates zeitnah mitteilen können. Ich bevorzuge das Scrum-Format, bei dem ich jede Woche eine Karte für jede Hauptaufgabe und jedes Hauptprojekt erstelle. Meine Listen sind unterteilt in "To-Do", "Doing" und "Done." Wenn jeder in deinem Team so vorgeht, können alle schnell den Status eines Projekts erkennen und sich eingehend mit den anstehenden Vorgängen befassen. Diese Zeitmanagement-Technik führt zu effizienterem und produktiverem Arbeiten und Kommunizieren.

Verwende Checklisten, um einer Aufgabe einen "Sub-Task" zuzuordnen und um anzuzeigen, welche dieser Aufgaben abgeschlossen wurde. Mit erweiterten Checklisten können den Unteraufgaben einzelne Teammitglieder zugewiesen und Fälligkeitstermine definiert werden. Dadurch wird die Projektplanung ein Kinderspiel. Auch können Teammitglieder in Kommentaren gekennzeichnet werden. Fortschritte eines Projekts oder etwas, was dir wichtig erscheint, kann so einfach und schnell mitgeteilt werden. Auf diese Weise kannst du asynchron, also zeitlich versetzt mit deinem Team kommunizieren.

Beispiel eines Marketing-Sprints

Die "Nimm-Drei-Methode"

Es gab eine Zeit, da ignorierte ich diesen Zeitmanagement-Tipp. Er schien nicht durchführbar und gleichzeitig doch so einfach. Wie soll ich morgens als erstes drei Aufgaben für den Tag auswählen? In einer Welt, in der To-Do-Listen mit der Länge eines Arznei-Beipackzettels konkurrieren, scheint es unproduktiv, nur drei Aufgaben täglich daraus auszuwählen.

Gif lange Quittung

Die Wahrheit ist, diese Zeitmanagement-Technik zwingt mich, Prioritäten zu setzen. Anstatt mich zu fragen, was ich heute tun möchte, frage ich mich, was auf meiner To-Do-Liste tatsächlich heute wichtig wäre. (Für mein Business oder für mein Leben.) Nach dieser Prioritäten-Diagnose wähle ich die Aufgaben aus, die am dringendsten sind und die die größte Wirkung erzielen. Wenn ich diese in der gewählten Zeit beende, super! Danach, sollte ich noch Zeit haben, gehe ich eine weitere Aufgabe an. Es ist ein großartiges Gefühl, das, was ich mir vorgenommen habe, erfolgreich abgeschlossen zu haben.

Mit Butler kannst du eine Regel festlegen, die dich daran erinnert, jeden Tag deine "3er Auswahl“ den wichtigsten Aufgaben auf deiner Checkliste hinzuzufügen. Nicht mehr und nicht weniger! Die Aufgaben dieser Kartenvorderseite solltest du ins Zentrum stellen und dich auf diese den ganzen Tag konzentrieren.

Screenshot des Butler-Zeitplanbefehls

Integriere gesunde Gewohnheiten in deine Tagesroutine

Wusstest du, dass du mit Trello deine Gewohnheiten verbessern kannst? Eine Checkliste und die Butler Automation, — mehr brauchst du nicht!

Erstelle einfach auf einer Karte eine Checkliste von Gewohnheiten zur Achtsamkeit mit dir selbst. Wenn du Meditation oder Aktivitäten an der frische Luft zu einem Teil deiner täglichen Routine machst, fällt es dir bald leichter, dich zu konzentrieren und produktiver zu arbeiten.

Checkliste gesunder Gewohnheiten

 

Sobald du eine Checkliste mit deiner täglichen Achtsamkeits-Routine erstellt hast, richte einfach eine Butler-Regel ein, um diese Karte jeden Tag aufzurufen. (Vielleicht gehört sie ja sogar zu deinen Prioritäten und schafft es auf deine 3-er Auswahl.)

Verwende die Pomodoro-Technik

Könnte es sein, dass du den ganzen Tag an deinem Laptop klebst und dennoch deine Arbeit nicht schaffst? Genau, dann sind wir schon zu zweit mit diesem Problem. Es ist leicht, sich von E-Mails ablenken zu lassen und "nur eine Minute" bei Facebook vorbeizuschauen. Aber all diese Ablenkungen summieren sich. Die Verwendung der Pomodoro-Technik hilft mir, mich zu konzentrieren, insbesondere, wenn ich schon Schwierigkeiten habe, überhaupt anzufangen.

Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagement-Methode, die auf dem Prinzip basiert, dass deine Energie auf eine einzige Sache fokussiert wird, da wir nur über begrenzte Ressourcen verfügen. Wenn du dir eine klar abgesteckte Zeit gibst, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen, gestaltest du dein Leben ausgewogener und wirst leistungsfähiger. Stelle einen Timer auf 25 Minuten und konzentriere dich auf eine Aufgabe! Danach mache eine fünfminütige Pause! Die Angst im Nacken, sich 6 Stunden auf ein Projekt konzentrieren zu müssen, weicht, denn es sind ja immer nur 25 Minuten ununterbrochener Konzentration. Während dieser abgesteckten Pomodore-Zeit musst du dich nur auf deine Aufgabe konzentrieren, das bedeutet aber auch, dass du keine E-Mails abrufst, nicht mit deinem Hund spielst oder durch Twitter scrollst.

 

 

Du kannst diese Zeitmanagement-Methode sogar in Trello verwenden, indem du die Pomorello-Power-Up aktivierst. Pomorello ist ein in sich geschlossener Timer für Pomodoro-Sets. Wähle es aus dem Power-Up-Menü auf einer Trello-Karte aus und beginne. Das Trello Board bietet dir auch eine visuelle Übersicht darüber, wie viele Pomodoros du schon abgeschlossen hast und wie viele noch vor dir liegen. Dies ist eine gute Möglichkeit, bei deinen täglichen Aufgaben diszipliniert zu bleiben und dich streng an eine Zeitmanagement-Struktur zu halten.

Zeitmanagement Methode Pomodoro

 

Verwalten deine Benachrichtigungen

Wenn du optimal und ohne Ablenkung, produktiv und effizient arbeiten möchtest, musst du mit Bedacht deine ständigen Benachrichtigungen kontrollieren.

Warst du schon mal in einem Projekt versunken und *pling!*... wo war ich stehen geblieben? Wir werden ständig mit E-Mails, Texten, Slack DMs und Trello-Board-Benachrichtigungen bombardiert — die Liste ist sicher hier nicht zu Ende. Dann ist es wohl kein Wunder, dass es so schwer fällt, etwas konzentriert zu erledigen.

Eine schnelle Lösung: Stelle dein Telefon in den "Nicht-Stören-Modus"! (Auf den meisten Handys können Regeln festgelegt werden, dass nur bestimmte Personen oder nach dreimaligem Anruf zu dir durchkommen. Damit verpasst du nichts wirklich Wichtiges)

Auch die Benachrichtigungseinstellungen einzelner Apps kannst du bereinigen. Aktiviere nur diejenigen, die dir wichtig sind.

Arbeite schlauer, nicht härter

Bist du in einen Schlendrian mit geringer Produktivität geraten, aber deinen Laptop verlässt du scheinbar dennoch nie? Dann ist es an der Zeit, effektive Zeitmanagement-Techniken einzusetzen. Wenn du deine Aufgaben priorisierst, deine Zeit planst und einteilst, dich auf konzentrierte und effizientere Arbeitssitzungen einlässt, kannst du deine To-Do-Liste schneller abhaken. Schneller, als du sagen kannst: "Trello hat meinen Tag gerettet!"


Lass uns deine Meinung wissen. Es wäre gut, von dir zu hören. Du findest uns auf Twitter (@trello)!

Siehe auch: Ein Leitfaden mit 6 wertvollen Tipps für dein Homeoffice mit Kind