Mit dem hochwirksamen wöchentlichen Review-Ritual in Trello Ziele erreichen

Diese Produktivitätsbegeisterten wollen doch echt alles, oder? Morgenrituale, Abendrituale und jetzt auch noch ein wöchentliches Review-Ritual?

Obwohl es übertrieben erscheint jede Woche eine Checkliste mit den zu erledigenden Aufgaben zu erstellen, spart diese Art von Gewohnheit Zeit und Energie und sorgt dafür, dass du nicht auf der Stelle trittst. Es gibt einen triftigen Grund, dass dies von Produktivitätsexperten wie David Allen, dem Autor von Getting Things Done empfohlen wird.

Aber warum ist es so wichtig jede Woche Zeit vermeintlich zu verplempern, Aufgaben zu überprüfen und für die nächste Woche zu planen?

Die 4 großen Gewinne eines wöchentlichen Überprüfungsprozesses

Bleib auf Kurs

Der Hauptvorteil eines wöchentlichen Überprüfungsrituals besteht darin, dass du auf dem besten Weg bist deine Ziele zu erreichen, und gleichzeitig das Gefühl vermeidest, überfordert zu sein. Wenn du deine Fortschritte nur einmal im Monat (oder weniger) überprüfst, dauert es zu lange, um festzustellen, ob du vom Kurs abgewichen bist. Möglicherweise arbeitest du an etwas, das nicht relevant ist, oder du verpasst die Tatsache, dass du gar nicht so weit kommst, wie geplant.

Wiederholen und verbessern

Laut dieser Harvard-Studie, ist es besser, über eine Aufgabe nachzudenken, als sie zu wiederholen. Im Wesentlichen macht bekanntlich Übung den Meister, aber nur, wenn du innehältst und darüber nachdenkst was du tust. Ein wöchentliches Überprüfungsritual gibt dir die Möglichkeit, deine Projekte zu unterbrechen und anzusehen, was evtl. verbesserungswürdig ist. Dies ist für das Wachstum von entscheidender Bedeutung. Wenn du dir Zeit zum Nachdenken nimmst, kannst du dich tatsächlich verbessern, was auch immer du jede Woche tust.

Impuls

Ein wöchentliches Review-Ritual hilft dir ebenfalls, die Woche gut organisiert und erfolgreich zu beginnen. Goals Infinite / Unbegrenzte Ziele erreichen, das bedeutet, dass du alles im Griff hast, dass du den Gewinn bereits in der Tasche hast, weil du dich organisierst und dich auf die Woche vorbereitest. Darüber hinaus erhältst du zusätzliche Impulse für neue Aufgaben und Projekte, wenn du einige Zeit damit verbringst, über das nachzudenken, was du in der vergangenen Woche erreicht hast.

Realistische Planung

Hast du deiner To-Do-Liste jemals mehr hinzugefügt, als du tatsächlich erreichen kannst? Es ist leicht sich mitreißen zu lassen und zu viele Dinge in den Tag (und Woche) zu stopfen. Mithilfe eines wöchentlichen Überprüfungsrituals kannst du deine Woche realistisch planen und sicherstellen, dass du genau die richtige Menge Arbeit in deinen Zeitplan packst.

Erarbeite dir dein eigenes wöchentliches Ritual

Du würdest diese Vorteile ja gerne erleben, aber wie implementiert man tatsächlich ein wöchentliches Review-Ritual? Eine angemessene wöchentliche Überprüfung enthält drei Elemente: Routine, Reflektieren und Planen. Hier sind einige praktische Möglichkeiten, um dein wöchentliches Überprüfungsritual zu strukturieren:

1. Steige in die Routine ein

Beginne jetzt mit der Routine deines wöchentlichen Überprüfungsrituals. Denn das bisherige einmal im Jahr oder einmal im Monat führt zu Nichts! Es hat schon seinen Grund es wöchentlich aufzurufen, mach es dir zur Gewohnheit.

• Beginne, indem du für jede Woche eine genaue Uhrzeit und einen Tag festlegst, an denen du den wöchentlichen Überprüfungsprozess durchführen wirst. Mike Vardy, Moderator der "Productivityist Show", plant seine wöchentlichen Termine jeden Sonntag. Ich persönlich bevorzuge meine Planung am Samstagmorgen. Wichtig, tue dies bevor du einen neuen Aufgaben-Zyklus startest. Es sollte nicht in der Wochenmitte sein, sondern besser dann, wenn du Dinge abhaken kannst und du dich auf die nächste Woche vorbereitest.

• Lege als Nächstes einen Ort fest, an dem du den wöchentlichen Überprüfungsprozess durchführen möchtest. Auch wenn du verreist und nicht immer am selben Ort bist, ist es dennoch hilfreich, routinemäßig einen bestimmten Ort für deine Wochenplanung vorzusehen. Es kann in deinem Büro sein, oder irgendwo in deinem Zuhause - wie wär's mit der Wohnzimmercouch oder dem Küchentisch. Für mich hat sich mein Lieblingscafé bewährt, ungefähr fünf Minuten von meinem Haus entfernt. Ich mag diesen Szenenwechsel und freue mich jede Woche darauf bei meinem Latte Macchiato die getane Arbeit abzuhaken.

• Schließlich musst du eine Checkliste und einen Plan für jede Woche erstellen. Es ist schwieriger an einer Routine festzuhalten, wenn du jede Woche aufs neue darüber nachdenken musst. Schreibe dir Dinge auf, die du in deine wöchentliche Überprüfung aufnehmen möchtest, und halte diese Checkliste bei deiner Wochenroutine bereit. Eine einfache Möglichkeit dies zu tun, ist das Erstellen einer Trello Karte „Wöchentliche Überprüfung“, die sich wiederholt und eine Checkliste wie die Folgende:

Du hast es dir nun zur Aufgabe gemacht, daraus eine Routine zu machen… jetzt erfährst du, wie diese Routine aussehen kann.

2. Denke über die vergangene Woche nach

Erinner dich an den Nutzen der Reflexion und der Wiederholung dessen, was getan wurde? Das heißt nimm dir Zeit zu überprüfen was getan wurde, nimm dir Zeit zum Nachdenken! Hier sind einige praktische Möglichkeiten, wie du dies verwirklichen kannst.

Überprüfungsaufgaben abgeschlossen

Überprüfe, an was du in der letzten Woche gearbeitet hast. Ich finde, das ist einfach zu bewerkstelligen, da ich meine wöchentlichen Aufgaben in einem Trello-Board organisiere.

Ich kann sehr leicht alles in der Spalte "Done" überprüfen. Es ist hilfreich, jedes Projekt "durchzusehen" und sich Notizen zu machen, wenn noch etwas zu bearbeiten ist oder was der nächste Schritt für dieses Projekt ist. Es ist auch wichtig, zu sehen, was noch nicht abgeschlossen wurde, und herauszufinden, warum dies nicht geschehen ist.

Habe ich vielleicht mehr geplant, als ich bewältigen konnte? Gab es etwas, das mich aufgehalten hat? Wenn ich dabei Trends bemerke (z. B. immer zu viel Arbeit einplane oder immer von derselben Person oder demselben Hindernis aufgehalten werde), ist dies ein guter Anhaltspunkt, um einige Anpassungen vorzunehmen.

Überprüfe den Mehrwert

Da es Teil des wöchentlichen Überprüfungsrituals ist, sicherzustellen, dass deine Arbeit erledigt wird, ist es hilfreich, jeder Aufgabe einen Wert zuzuweisen. Wenn ich meine Woche plane füge ich jeder Aufgabe eine abgeänderte Version von Story Points hinzu.

Hinweis: Ein Story Point ist ein Wert, der angibt, wie viel Aufwand benötigt wird. Ich habe jedoch festgestellt, dass es hilfreicher ist, eine Zahl zuzuweisen, die den Aufwand widerspiegelt. Dies hilft mir zu messen, wie viel Wert eine Aufgabe im Verhältnis zu anderen auf meiner Liste hat.

Am Ende der Woche kann ich ablesen wie viele Gesamtwertpunkte ich bekommen habe und welche Aufgaben einen geringen Wert haben. Manchmal nehme ich die Möglichkeit war, diese Aufgaben vollständig zu beseitigen. Oder wenn nicht, finde ich zumindest schnellere Möglichkeiten diese minderwertigen Aufgaben zu erledigen.

Überprüfe die Zeiterfassung

Zeiterfassung: Auf diese Weise stellst du fest, ob du tatsächlich das tust, von dem du glaubst, dass du es tust. Lange Rede.. kurzer Sinn.. es ist einfach zu reden und zu behaupten, dass wir Unmengen arbeiten, studieren, schaffen, erledigen, aber tun wir das wirklich? Zeiterfassung ist der beste Weg das herauszubekommen. Und es ist einfacher als du denkst.

Du kannst ein Trello Power-Up wie z.B. Harvest verwenden, um die Zeiterfassung auf deinem wöchentlichen Board zu bearbeiten, ein Tool wie z.B. Toggl oder Timing App, oder sogar die gute alte Kalkulationstabelle. Definiere deinen Arbeitsbereich und überlege, wie viel Zeit du tatsächlich in jedes dieser Dinge steckst. Deine wöchentliche Überprüfung ist ein guter Zeitpunkt, um zu analysieren, wie viel Zeit du mit was verbringst. Und ist es das, was du dachtest? Oder liegst du vielleicht ein bisschen daneben?

Überprüfe dein Tagebuch

Dein wöchentliches Überprüfungsritual ist eine großartige Zeit um auch dein Protokoll - deine Tagebucheintragungen zu überprüfen. Es ist nicht ganz so einfach wie damals in der Mittelstufe … Aber es ist eine Möglichkeit deinen Verstand zu organisieren. Das Führen eines Tagebuchs hat viele Vorteile. Auch wenn du dich vielleicht nicht für kreativ hältst, lohnt es sich, es zu versuchen. Blättere einfach während deiner wöchentlichen Überprüfung durch deine Einträge aus der vorherigen Woche und reflektiere alle Trends.

Überprüfe deinen Ideen-Posteingang

Jede Woche fallen einem neue Ideen ein… aber was machst du damit? Die schlechteste Antwort ist: "überhaupt nichts" und die zweitschlechteste Antwort ist: "ich handle auf alle Ideen, sobald sie in meinem Kopf auftauchen!"

Eine bessere Möglichkeit deine Ideen zu sortieren ist, sie in einem so genannten "Ideen-Posteingang" zu sammeln. Du kannst das ganz einfach mit einem Trello-Board in die Tat umsetzen: Erstelle eine „Ideen“-Liste und füge Karten hinzu, wenn dir eine Idee kommt. Du musst dich nicht einmal zu diesem Zeitpunkt in einem Trello-Board befinden, sende einfach eine E-Mail an dein Trello-Board.

Hetze der Idee nicht hinterher - sondern zeichne sie lediglich erst einmal auf. Dadurch bewahrst du etwas Abstand zu deiner neuen Idee, sodass du sie später besser einschätzen und mit anderen Ideen vergleichen kannst. Überprüfe am Ende der Woche alles in deinem Ideen-Posteingang. Möglicherweise findest du einige Ideen, die nicht so aktuell sind; du kannst sie dann deinem Kalender, deiner Leseliste oder auch einer Liste für zukünftige Projekte hinzufügen.

3. Plane die nächste Woche

Nachdem du nun einige Zeit überlegt hast, bist du für die nächste Phase bereit: die Planung. Die Erkenntnisse, die du gerade aus deiner Reflexionszeit gelernt hast, bereiten dich nun auf den nächsten Schritt der kommenden Woche vor! Hier einige Punkte, die du bei der Planung beachten solltest.

Bereite deine Liste vor

Finde einen Ort, um alle Aufgaben für die nächste Woche aufzulisten. Für mich ist das ohne Frage Trello. Trello ist für mich der Ort um meine Erfolge zu sortieren, so ist er auch für mich ein großartiger Ort, um meine Aufgaben für die nächste Woche zu planen. Egal, ob du nun Papier, Trello oder ein anderes Programm verwendest, wichtig ist, dass du alles an einem Ort aufbewahrst.

Füge Aufgaben aus deinen Gesamtzielen hinzu

Wenn du diesen Blog-Beitrag liest, gehörst du wahrscheinlich zu den großen Planern und möchtest große Ziele erreichen. Bei deiner Planung musst du jede Woche deine Ziel-Liste überprüfen und sicherstellen, dass du deiner Wochenplanung Projekte hinzufügst, die dich diese Ziele erreichen lassen.

Tatsächlich sollten NUR Aufgaben auf deiner Aufgabenliste stehen, die sich auf diese großen Ziele beziehen… alles andere ist Ablenkung!

Aufgaben-Zufügen aus deinem Kalender

Das wöchentliche Überprüfungsritual ist eine gute Gelegenheit deinen Kalender für die Woche zu überprüfen. Gibt es etwas, das du für Veranstaltungen oder Besprechungen vorbereiten musst? Ich finde es gut Kalenderereignisse als Karten auf mein Trello-Board zu legen, damit ich sie während der Woche nachverfolgen und bearbeiten kann. Ich kann auch mein Trello-Board ganz einfach als Kalender verwenden, es muss nur das Kalender Power-Up aktiviert werden. Ich kann in meinen Karten Besprechungen und andere Ereignisse darstellen, Termine und Daten hinzufügen und den Wochenplan problemlos anzeigen — ohne Trello jemals verlassen zu müssen!

Stelle sicher, dass alles klar definiert ist

Die Aufgaben deiner Wochenliste sollten auf deinem Kalender basieren und darauf wie du deine Ziele erreichen kannst. Versichere dich, dass jede Aufgabe klar definiert ist.

Eine Aufgabe klar definieren...

• Wie “Done” aussieht, weißt du ja: Du bist dir doch sicher, wann ein Projekt fertig ist,
• Man kann es messen: Der Unterschied wird klar wenn man sich diese beiden Aufgaben anschaut. "Schreibe einen Teil meines Buches" und "Schreibe 10.000 Wörter".
• Konkret: Eine Aufgabe sollte man nicht mehrmals lesen müssen, um herauszufinden, was zu tun ist.

Ich verwende sehr gern die Checklisten-Funktion von Trello, hier kann ich Aufgaben definieren und in kleinere Abschnitte aufteile. Es ist einfach großartig wie bei jedem Abhaken (mag die Aufgabe noch so klein sein), der Fortschritt sichtbar wird.

Reserviere Zeit für deine Aufgaben

Deine Aufgaben sind dir bekannt. Nimm dir jetzt ein paar Minuten Zeit, um diese Aufgaben zu planen. Trage sie am Besten sofort in deinen Kalender ein. Viele Produktivitätsexperten schwören auf dieses Mantra: "Steht es nicht im Kalender, wird es nicht stattfinden."

Ein guter Weg sicherzustellen, ob deine geplanten Arbeiten und Termine realistisch sind, trage sie in deinen Kalender ein.…Du siehst gleich wie und ob alles passt und durchführbar ist! Gehe auf Nummer sicher, und plane einen gewissen Spielraum ein - fülle nicht jede Minute deines Kalenders aus, sonst kippst du noch aus den Latschen!

Während die einen darauf schwören, Zeitabschnitte im Kalender zu blockieren, ist dies jedoch nicht jedermanns Sache. Ich persönlich bevorzuge ein wenig mehr Flexibilität und Pufferzonen in meinem Zeitplan, damit ich ausgiebig an einem Projekt arbeiten kann. Versuche Zeit einzusparen, aber halte dich nicht mit aller Gewalt daran fest. Sollte es dich stressen, anstatt zu helfen - gehe es mit Ruhe an!

Und kriegst du deine Routine geschaukelt?

Ein wöchentliches Überprüfungsritual muss nicht kompliziert sein und auch nicht viel Zeit in Anspruch nehmen. Du musst nur eine Pause einlegen und dir ein paar Minuten Zeit nehmen, um über die vergangene Woche nachzudenken und für die nächste zu planen.

Sobald du dich daran gewöhnt hast, wird es zu etwas, das dir Spaß macht und auf das du dich freust. Bald wirst du feststellen, dass die Vorteile überwiegen, mehr als die Zeit die du dafür einsetzt.

Übersetzung und Interpretation aus dem Englischen by Doret Pohl.

Wie sind deine Ideen für ein wöchentliches Überprüfungsritual? Poste es doch in den Kommentaren. Wäre toll!

Siehe auch: Werde Herr deiner Zeit: Zeitmanagement-Techniken zum Ausprobieren