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Effizienter und einfacher: Zoom-Videokonferenzen mit Trello

wie man Trello und Zoom benutzt

Remote-Arbeit: Ob es gefällt oder nicht, sie ist bei jedermann gelandet und hat sich breit gemacht. Damit diese Veränderung auch unter den besten Bedingungen stattfinden kann, sollten wir uns mit der richtigen Tool-Auswahl befassen. Wenn du dich noch im Aufbau deiner Remote-Arbeit befindest, nutzt du die dir zur Verfügung stehende Videokonferenz-Software eventuell noch nicht optimal. 

Obwohl viele Tools (wie Trello!) Remote-Teams bei der täglichen Arbeit unterstützen, ist es dennoch selten, dass sie die gesamte Funktions-Spannbreite nutzen. Zoom ist beispielsweise ein Online-Konferenztool, mit dem Familien, Freunde und professionelle Teams in Verbindung bleiben können. Trello hilft genau diesen Zielgruppen, effizient zu arbeiten. Teams auf der ganzen Welt erkennen den Tandem-Effekt, da beide Tools erfolgreich zusammen verwendet werden können. 

Im Folgenden erfährst du, wie du Trello und Zoom mit deinem Remote-Team verwenden kannst.

Remote-Team-Kommunikation

Wer "Remote Worker" sagt, meint "innovativer Kommunikationsstil". In einem Unternehmen passt man die Kommunikation an die Umstände an. Bei Online-Videokonferenzen ist es das gleiche. 

Remote Kommunikation per Zoom und Trello

Für jede Art der Kommunikation gibt es ein geeignetes Tool:

Schnelle Kommunikation: Wenn du eine einfache Frage hast, die nur eine kurze Antwort erfordert, verwende ein Chat-Tool. Es ist das geeignete Kommunikationsmittel für schnelle Gespräche und schnelle Antworten. 

Status Updates: Wenn du für eine bestimmte Aufgabe eine Statusaktualisierung benötigst, rufe die entsprechende Trello-Karte auf und kommuniziere dort. Dies erleichtert es für alle, den Überblick zu behalten und auf diesen Datensatz kann jederzeit verwiesen werden. Über die Trello-Kommentar-Aktivität kann jeder, der Informationen benötigt, leicht zur entsprechenden Karte springen und die Frage und ihre Antwort dort sehen. 

Und nun die wahrscheinlich wichtigste Online-Kommunikation:

Lange oder sensible Gespräche: Wenn du eine heikle oder komplizierte Frage hast oder über ein sensibles Thema sprechen musst, zögere nicht. Starte eine Online-Videokonferenz! Wie wär's mit Zoom? Chatten mag schneller sein, allerdings gehen beim Schreiben viele Nuancen und Zwischentöne verloren. 

Es fällt uns möglicherweise schwer, die genaue Botschaft eines Gespräches zu verstehen, wenn wir das Gesicht nicht sehen, die Gesichtszüge nicht interpretieren und nonverbale Hinweise nicht erkennen können. Daher kann es wichtig sein, eine Kommunikation "von Angesicht zu Angesicht" zu führen.

Trello und Zoom für Updates und Team-Bonding

Eine beliebte Trello-Anwendung ist das Team-Meeting-Board.

Remote-Team-Meeting-Board
Board kopieren

Hier befindet sich unter anderem die wöchentliche Besprechungstabelle. Für jede Woche wird eine Vorlagen-Liste kopiert und die so erstellte neue Liste mit dem Datum der neuen Besprechung umbenannt. 

Wenn es Zeit für die Besprechung ist und sich alle zu einer Zoom-Videokonferenz versammelt haben, geht der Besprechungsleiter die einzelnen Karten der Liste dieser Woche durch und stellt sie zur Diskussion. 

  • Jedes Teammitglied kann eine Karte mit Erinnerungen und Gesprächsvorschlägen zur Diskussion hinzufügen. Dies ist ein hervorragender asynchroner Prozess für bevorstehende Online-Videokonferenzen.
  • Verwende wiederkehrende Karten in deinen Listen-Vorlagen. Hier können Team-Erfolge gefeiert und Rückschläge transparent diskutiert werden. 

 

Beliebte Zoom- und Trello-Workflows verwenden das oben genannte Team-Meeting-Board und gehen sogar noch einen Schritt weiter. Sie sind Bestandteil vieler Team-Bonding-Momente. Für größere Besprechungen wird gerne die Zoom-Breakout-Funktion verwendet, sehr gut zu nutzen bei großen Meetings in großen Unternehmen.

In der Regel trifft sich das gesamte Unternehmen einmal im Monat zu einem "Town-Hall-Business-Meeting", ein organisationsweites Geschäftstreffen. Dies ist der perfekte Zeitpunkt, an den verschiedensten Themen auch anderer Teams teilzuhaben und den umfassenden Unternehmenszielen der Führungskräfte zuzuhören. Da jeder im Unternehmen teilnimmt, ist es auch ein Ort, der sich für Remote-Bonding anbietet. 

Die letzten 15 Minuten dieser Symposien sind für Zoom-Breakout-Rooms reserviert. Der Zoom-Meeting-Host hat die Möglichkeit, die Treffen in kleinere Gruppen aufzuteilen. Sie werden nach dem Zufallsprinzip zusammengestellt, sodass du wahrscheinlich in einer Personengruppe landest, mit der du innerhalb des Unternehmens nicht so oft eng zusammenarbeitest. 15 wertvolle Minuten, — in denen man über das Leben, über Hobbys und Familie plaudern und sich kennenlernen kann. 

Chat Trello Board

Board kopieren

Mache nach Beendigung des Meetings einen Screenshot deiner Gruppe und veröffentliche ihn auf einer Karte im Team-Bonding-Board unter der Liste des Wochen-Meetings. Vielleicht möchten die Gruppenmitglieder etwas über die geführten Gespräche hinzufügen, dann ist hier genau der richtige Platz, um alle Beteiligten zu erreichen. 

So können alle Mitglieder durch das Aktivitäten-Feed auf dem Trello-Board scrollen und gemeinsame Interessen entdecken. Wäre doch cool, wenn man beispielsweise auf jemanden in der eigenen oder in einer anderen Gruppe aufmerksam wird, der kürzlich an dem Ort war, an den du eine Reise planst! Voila! "Sightseeing" in Hülle und Fülle. 

Zoom-Profi-Tipps:

Wenn deine Zoom-Videokonferenzen mit deinen Kollegen noch in den Kinderschuhen stecken, findest du hier einige Tipps:

  • Hardware: Funk-Kopfhörer, In-Ear-Kopfhörer, Noise-Cancelling-Kopfhörer, Surround-Kopfhörer, all dies verbessert die Qualität deiner Online Meetings. Investiere in einen guten Sound-Audio-Empfang.

  • Remote-Meeting: Wenn möglich, lass deine Kamera und dein Mikrofon immer eingeschaltet. Dies macht das Meeting interaktiver und ist einem persönlichen Gespräch vergleichbar. Natürlich kann bei Hintergrundgeräuschen der Ton ausschaltet werden, da dies deine Kollegen ablenken könnte. Ein Mikrofon eignet sich für Online-Videokonferenzen bis maximal 40 Personen.

  • Telefon-Verbindung: Eine Zoom-Videokonferenz kann natürlich wie eine herkömmliche Telefonkonferenz über Mobiltelefon gehandhabt werden. Da die Qualität jedoch geringer ist, sollte dies so weit wie möglich vermieden werden.

  • Konnektivität: Wenn deine Internetverbindung instabil ist, versuche deine Kamera zu deaktivieren. Dies kann die Netzwerklatenz verringern. Verwende in dem Fall besser einen Computer mit Internetkabel.

  • Chat: Nicht jeder fühlt sich wohl, wenn er während einer Zoom-Videokonferenz laut sprechen muss. Die Verwendung des Chats kann eine gute Möglichkeit sein, Kommentare abzugeben und Fragen zu stellen. Eine Nachricht zu schreiben, während ein anderer spricht, ist nicht unhöflich und absolut legitim. Während einer Präsentation kann ein Teilnehmer ernannt werden, der die Chat-Fragen verwaltet.

  • Zoom-Account: Ein kostenloses Zoom-Konto bietet einer unbegrenzten Teilnehmerzahl eine maximal 40-minütige Online-Videokonferenz. In den letzten Minuten findet ein Countdown statt, sodass man über das bevorstehende Ende der Zoom-Videokonferenz informiert wird.

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Wir haben alle Tipps aus diesem Artikel und einiges mehr für alle, die Remote-Arbeit praktizieren wollen, in einen umfassenden (und kostenlosen!) Leitfaden zusammengestellt. Zugang hier: 

Leitfaden online

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Werde ein Profi bei deinen Remote-Team-Calls 

Wir hoffen, dass dieser Zoom+Trello-Crashkurs dir bei dem Aufbau deiner Remote-Arbeit hilft.

Auf den ersten Blick mag diese neue Art der Kommunikation unnatürlich erscheinen. Aber mit ein wenig Übung wirst du feststellen, dass Remote-Arbeit reibungslos durchgeführt werden kann. Die Gespräche und somit die getroffenen Entscheidungen können aufgezeichnet werden. Die Zoom-Videokonferenzen lassen sich genau so benutzerfreundlich gestalten wie ein informelles Gespräch in einer Fika-Kaffee-Runde.


Lass uns deine Meinung wissen. Es wäre gut, von dir zu hören. Du findest uns auf Twitter (@trello).

Siehe auch: Ein Leitfaden mit 6 wertvollen Tipps für dein Homeoffice mit Kind