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¡Checklists Avanzadas! Presentamos la nueva actualización que hará la diferencia

Checklist avanzada en Home de Trello

En este resurgimiento del trabajo remoto, uno de los desafíos es adaptarse a la digitalización del trabajo. Las expectativas de los equipos aumentan: se les pide asistir a más reuniones, hacer actualizaciones de estado más seguido y revisar un gran número de tareas para priorizar lo más urgente. 

Y no existe una mejor manera de desglosar un proyecto importante que usando una checklist. Citando a Atul Gawande, autor del libro El efecto Checklist:

"[Los expertos en hacer checklists]...no intentan explicarlo todo, por más detalles que escriban, una checklist no podrá pilotear un avión jamás. No, lo que hacen es más bien proporcionar recordatorios de los pasos críticos del proceso, lo más importante, los pasos que incluso los profesionales más experimentados podrían olvidar. Una checklist bien planteada es una checklist práctica".

Ustedes nos estaban pidiendo más de las checklists de Trello. Y nosotros los escuchamos. Por eso nos emociona anunciarles la presentación de las Checklists Avanzadas, disponibles sólo para las versiones Trello Business Class y Trello Enterprise.

Las checklists favorecen la autoresponsabilidad

Asignar integrantes y fechas de vencimiento a los elementos de las checklists ahora es más fácil. Cuando agregas un elemento a la checklist, puedes asignarle integrantes del equipo y fechas de vencimiento. Estos elementos serán visibles en la vista de calendario y en la lista llamada "Tus Elementos", que aparece cuando vas a la pestaña Inicio en Trello. 

Agregando elementos a la checklist avanzada

Uno de los principales beneficios de esta nueva vista es la autoresponsabilidad. Cuando estás revisando proyectos grandes con ayuda de muchas personas trabajando remotamente, algunas tareas menores pueden pasar desapercibidas. 

Las checklists avanzadas también son muy útiles para las reuniones de grupo. Mientras se discuten los elementos de las checklists durante las reuniones, los managers pueden ir agregando más elementos, asignarles integrantes y fechas de entrega para que cuando termine la reunión, todos hayan entendido claramente las tareas en las que deben trabajar.

Bono: si el tamaño de la checklist empieza a salirse de control y se están agregando tareas secundarias, es muy fácil convertir esa checklist en una tarjeta. No te preocupes, los integrantes del equipo y las fechas de entrega asignados a los elementos se traspasan a la tarjeta.

 
"Te facilita ser autoresponsable y evita que te sientas ansioso por querer hacer todo al mismo tiempo. Yo estoy en el área de diseño gráfico y cuando estoy trabajando en un proyecto, las checklists me permiten planear mi itinerario: de dónde proviene la solicitud, terminar el borrador, enviar el producto final, terminar de imprimir y entregar al cliente, sin la necesidad de hacer muchas tarjetas. Es como un centro de control para el proyecto."
 
- Ruth-Ann Brown, Coordinadora de Medios Digitales.
 

Elementos de la Checklist en tu Calendario

Con las checklists avanzadas puedes ver los elementos y fechas de vencimiento en vista de calendario. La diferencia de estilo entre las checklists y las tarjetas te permite distinguir entre una y otra:

Vista de calendario

 
"Estas checklists avanzadas han significado un cambio radical en cómo llevo la organización a distancia de la gestión de mis proyectos entre varios equipos. Ahora todos saben lo que les toca hacer y cuándo deben entregarlo, todo en el contexto de un plan a futuro."
 
- Chava Tzemach, Manager de Comunicaciones y Marketing
 

Todas tus tareas en un mismo sitio

Puedes ver todos los elementos de las checklists que se te han asignado en una nueva vista llamada "Tus Elementos". Para acceder a esta vista cuando estés en Trello, haz clic en el ícono de casita (Inicio) que se encuentra en la esquina superior izquierda. Ahí podrás ver todos los elementos de las checklists que tienes asignados en todos los tableros, por orden de fecha de vencimiento:

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Esto también le ayuda al personal de alto nivel encargado de aprobar las tareas.

 
"Esto era LITERALMENTE lo único que quería que Trello implementara. Como manager creativo de una productora de cine, requiero que mis empleados ME asignen comentarios con retroalimentación y revisiones y que fijen las fechas en las que idealmente les gustaría terminarlas. De verdad quería un lista ordenada por fecha de entrega en la que sólo señalo lo que ya hice y continúo con lo que sigue.
 
- Scott Brown
 

Además, tienes acceso a las checklists avanzadas desde tu app móvil para que puedas utilizar esta herramienta desde cualquier sitio. 

Automatiza elementos con Butler

La automatización de Butler se puede aplicar a los integrantes y fechas de entrega designados en las checklists avanzadas. Como cualquier acción en Trello, se activan mediante reglas, botones de tarjeta y comandos de fechas de vencimiento. 

Por ejemplo, si eres parte del equipo de ventas y utilizas Trello para organizar las solicitudes de demos, puedes hacer una regla que haga lo siguiente en cuanto se agregue una nueva tarjeta al tablero:

  • Agregar una nueva checklist llamada "Preparación del Demo" a la tarjeta
  • Agregar el elemento "Confirmar fecha del demo" a la checklist
  • Asignar un miembro del equipo a este elemento de la checklist
  • Asignar dos días como fecha de vencimiento

Esto se repite para cada paso en el proceso de preparación del demo. Cuando integras a Butler en los elementos que conforman tu proceso, todos están al tanto de cada paso de la situación de manera automática.

 
"Soy administrador de zonificación para el gobierno de mi ciudad, así que todos los días dependo de las fechas de entrega para hacer mi trabajo. En lugar de hacer 1000 tarjeta adicionales en otro tablero de Trello, las checklists han resuelto mi problema y ahora tengo todo ordenado, conciso y en un mismo tablero. Las checklists avanzadas definitivamente han sido mi actualización preferida en Trello desde hace un buen rato. ¡Gracias por hacerlo posible!"
 
- John Renfroe, Arquitecto de paisajes
 

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Las checklists avanzadas sólo están disponibles en Trello Business Class, y en estos momentos está disponible de forma gratuita por 14 días:

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