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Cómo crear el calendario editorial ideal con Trello

Cómo usar Trello para gestionar tu calendario editorial

¿Te has preguntado por qué algunos de los principales sitios de noticias como Mashable, ReadWrite o The Changelog pueden generar contenido en todas las etapas del embudo de manera constante? 

¡Adivinaste!: es porque usan Trello. 

Trello se puede utilizar para administrar un blog de una sola persona o para administrar un sitio enorme que involucra la colaboración entre muchas personas. Esto es porque Trello es una de esas herramientas a la que sabes que puedes acudir para idear estrategias, planear, crear horarios y publicar contenidos para blogs. 

Así que supongo que no le sorprenderá a nadie saber que en Trello gestionamos nuestro extenso calendario editorial con Trello.

Cada mes, tenemos el gusto de recibir a más de 750.000 lectores en nuestro blog y colaboramos con muchos expertos, internos y externos, para producir contenido de calidad todas las semanas. 

Cuando se gestiona el calendario editorial de un blog hay muchas variables involucradas: fechas de entrega, comunicación con el autor, estrategia del SEO (optimización de motores de búsqueda), diseño y más. Es por eso que es de extrema importancia desarrollar una estrategia y un flujo de trabajo que permitan proteger al calendario editorial de los problemas y el caos que podrían surgir en cualquier momento. 

En este artículo, te enseñamos cómo está diseñado el flujo de trabajo de nuestro calendario editorial en Trello. Sigue este ejemplo de calendario editorial para crear el tuyo y verás cómo en pocos pasos, esas ideas en tu cabeza se convierten en publicaciones reales en tu blog.

Las listas del flujo de trabajo de nuestro calendario editorial

Tablero de Trello calendario editorial

Copiar Tablero

Antes de adentrarnos en detalles, vamos a ver cómo funciona nuestro flujo de trabajo para el calendario editorial. 

El tablero de Trello para el calendario editorial está construido de acuerdo a un flujo de trabajo kanban. Cuando tienes un idea para una publicación en el blog, se escribe en una tarjeta en el tablero y se coloca en la lista "Entrantes". Luego, las tarjetas/ideas van avanzando hacia la derecha a través de las distintas etapas de desarrollo, hasta que finalmente se publican en el blog. 

Estas son las listas del tablero y sus respectivas funciones:

  1. Información + instrucciones: esta lista contiene instrucciones importantes que te guiarán durante el proceso de edición del calendario editorial. 
  2. Entrantes: aquí es donde las personas del equipo colocan los temas sobre los que les gustaría escribir y que se pondrán a consideración para el blog.
  3. En formación: en esta lista se colocan temporalmente los temas que están casi aprobados pero que necesitan especificarse con mayor información para poder asignarles una fecha de vencimiento.
  4. Escribiendo: aquí se muestran las publicaciones del blog que están siendo escritas en ese momentos.
  5. Editando: una vez que el artículo está listo para que lo revisen, la tarjeta se mueve a esta lista para una primera ronda de edición. 
  6. Edición final: el autor hace las ediciones finales del artículo basándose en la retroalimentación del proceso de edición.
  7. Listo para publicar: Cuando termina el proceso de escritura y corrección del artículo, finalmente se sube al sitio web o a la herramienta del blog. Nosotros usamos Hubspot para alojar nuestros contenidos del blog (como un web host). 
  8. Auditoría del SEO: una vez el artículo está listo para publicar, se analiza para su posicionamiento en buscadores (SEO) y se hacen optimizaciones para que aparezca en los primeros resultados de los buscadores.  
  9. Programados: en esta lista se encuentran los artículos que ya tienen una fecha programada para su publicación.
  10. Publicado: ¡Felicidades! !El blog post ya está disponible en internet!

Bueno, ahora que ya vimos cómo funciona el flujo de trabajo para nuestro calendario editorial, veamos más a fondo el proceso y los requerimientos para cada paso del proceso. 

Detalles del calendario editorial 

Cualquier blogger te dirá que crear contenido interesante de manera regular es difícil. A veces simplemente no podemos encontrar la inspiración para escribir. Para evitar este tipo de bloqueo mental es necesario crear un plan de organización que pida a los escritores asumir sus responsabilidades, pero también que permita centralizar, desarrollar ideas y mantener un ritmo constante en la escritura de contenidos. 

Usar un tablero de Trello para tu calendario editorial te permite almacenar, resumir y organizar de manera visual e intuitiva el contenido.

El contenido avanza a través del embudo de izquierda a derecha pasando por muchas listas/etapas mientras se revisa y modifica, hasta que llega a su destino final: la lista de "Publicación". Como ya lo mencionamos anteriormente, las listas del calendario editorial empezando desde la izquierda, son:

Entrantes

El flujo de trabajo del blog editorial empieza con esta lista, es donde se ponen a consideración de los freelancers y miembros del equipo las ideas para las publicaciones. ¡En Trello nos gusta que todos participen y los alentamos a que pongan sus ideas en el tablero! 

Tarjetas en las lista "Entrantes"

Cada idea tiene su propia tarjeta con una descripción en el reverso. Se pueden agregar una etiqueta (o más) que permita clasificar el artículo en alguna categoría. Esto nos ayuda a determinar si nuestra compilación de temas y tipos de contenido está equilibrada mes con mes.

✨Dato curioso: el calendario editorial de Trello fue de los primeros tableros en poner a prueba la herramienta de etiquetas infinitas.

 

 

 

También usamos esta lista para proporcionar lineamientos a los autores que quieran proponer su idea. En la primera tarjeta de esta lista "Entrantes"(que se debe quedar ahí permanentemente) viene las siguientes instrucciones: 

Instrucciones del calendario editorial

Aprovechamos la función del Power-Up Campos personalizados para homogeneizar la información que se necesitará para cada propuesta, incluyendo las fechas de vencimiento, las palabras clave y el autor.

En formación 

Cuando una idea de publicación se mueve a esta lista, significa que ha sido aprobada y que el autor puede empezar a investigar y a escribir (¡si es que todavía no lo ha hecho!). 

En este paso del proceso, se debe elegir una palabra clave para la publicación antes de moverla a través del embudo de creación de contenido. 

Ejemplo de tarjeta en la lista "En formación"

✨ Consejo profesional: ¿recuerdas los Campos personalizados? Te dan información importante sobre el autor, la palabra clave, fecha de edición, fecha de publicación y más. 

 

Escribiendo

Normalmente estas tarjetas traen un archivo adjunto con un borrador o por lo menos una idea general del escrito. Seguramente también ya tienen una fecha de entrega ya que el contenido se planea, por lo menos, con un mes de anticipación.

Cuando se quiere determinar alguna fecha de entrega, es más fácil hacerlo visualizando todo el contenido en vista de calendario con el Power-Up Calendario. Si seleccionas "Calendario" en la parte superior derecha del tablero, podrás ver un desglose de las tarjetas que ya están programadas y el día para el que están programadas. Normalmente tratamos de programar 2 o 3 publicaciones por semana.

Calendario editorial en vista calendario

Si mientras está escribiendo, al autor del artículo le surge una pregunta, se puede comunicar con el equipo mediante la función de "comentario" que viene en todas las tarjetas. Podrán hablar sobre el artículo y todo quedará almacenado ahí mismo. 

Editando

Cuando llega el temido momento de que el residente perfeccionista (yo) revise el documento, las tarjetas se deben colocar aquí. Para eso, utilizamos una integración con Google Drive que adjunta los borradores de los artículos a nuestras tarjetas.

archivos adjuntos en una tarjeta de Trello

En este punto del proceso, le pedimos al autor que escriba varias opciones para el título y que asigne la ilustración del blog al equipo de diseño. 

Una cuestión muy importante en la gestión de contenido, es darle suficiente tiempo al diseñador para crear las imágenes que irán en el contenido.

Esto es más difícil de lo que parece porque hay muchas más solicitudes de gráficos que tiempo para hacerlos. Para tener imágenes que complementen adecuadamente el texto, es crucial tener un lugar que se utilice exclusivamente para notificar a los diseñadores que los borradores están listos para que los revisen.

En otras palabras, debe haber una comunicación clara entre los equipos involucrados para que el proceso sea exitoso. Así que dale suficiente tiempo al equipo de Diseño para que puedan inspirarse y hacer un buen trabajo. 

✨ Consejo profesional: Si quieres ahorrarte tiempo y evitar confusiones cuando estés subiendo la publicación a tu sistema CMS (sistema de gestión de contenidos), puedes agregar capturas de pantalla, imágenes y GIFs a las tarjetas como archivos adjuntos. 

Edición final 

Cuando se mueve una tarjeta a esta lista, se debe notificar al autor que se puede proceder con las ediciones finales para terminar con ese borrador. 

Revisa que todas las imágenes, capturas de pantalla y GIFs se hayan adjuntado a la tarjeta. Nos gusta como se ve el calendario editorial cuando las ilustraciones del blog quedan como portada de tarjeta.  Anímate a usar la ilustración del blog como la portada de tu tarjeta.

Listo para publicar 

Cuando finalizamos el proceso de escritura y edición del artículo (!lo logramos!), ya sólo queda subirlo a tu sitio web o CMS. En Trello usamos Hubspot pero puedes usar cualquier plataforma que te acomode, como WordPress o Medium. 

Independientemente de la plataforma que utilices, te recomendamos que escribas un pequeño manual de instrucciones para subir los artículos y que tu equipo lo pueda hacer sin problemas. 

Consejo profesional: las imágenes muy pesadas pueden reducir la velocidad de carga de tu página y eso genera un impacto negativo en tu posicionamiento SEO. Antes de añadir imágenes a tu publicación del blog utiliza www.tinyjpg.com para comprimirlas.

Cuando agregas tarjetas a esta lista, automáticamente se añaden checklists predeterminadas en las tarjetas gracias a las reglas de Butler. Así nos aseguramos que no falte ningún elemento de la checklist antes de publicar los artículos.

Plantilla de checklist

Auditoría del SEO

Una vez que el artículo se ha subido a Hubspot (o a tu CMS), se lleva a cabo un revisión del SEO antes de programar y publicar el artículo. Estas son algunas de las cosas que se revisan durante la auditoría: 

  • Que la información clave del tema se haya cubierto claramente en el contenido, con una cantidad apropiada de palabras clave.
  • Todos los subtítulos en las publicaciones del blog deben utilizar etiquetas de encabezado H2 y la palabra clave debe ir en por lo menos una de estas etiqueta H2. 
  • Todas las imágenes deben ir comprimidas y tener un texto alternativo (alt text) claro.
  • El contenido debe ser visualmente claro gracias al uso de imágenes, listas, interlineado y elementos de cita y tener una buena presentación en pantallas de escritorio y en pantallas móviles.

Programados

Estos artículos ya se han perfeccionado y están listos para publicarse. Programa la publicación de acuerdo a tu calendario editorial.  

Publicado

¡Felicidades! ¡El artículo del blog se ha publicado! 🎉Esta lista se convierte en un almacén de todos los borradores, investigaciones, archivos y conversaciones, en fin, de todo el trabajo detrás de cada uno de los artículos publicados. 

Incluso puedes utilizar la app de Trello para Slack y mandar una notificación al canal editorial de que se ha cumplido con la fecha de entrega y que todos sepan que la publicación ya está disponible en linea.

Como puedes ver, usar Trello tiene la ventaja de que puedes organizar cantidades exorbitantes de contenido de una manera sencilla y visual. 

Puedes tener cientos de tarjetas en el calendario editorial pero si cada fase del proceso de escritura tiene asignada su propia lista, entonces será más difícil que las cosas se salgan de control. Además el contenido tampoco suele perderse como suceder cuando la información se manda por cadenas infinitas de correo.

La vista de calendario permite generar una vista general de la línea de tiempo del contenido, lo que significa que todas las partes del embudo de gestión de contenido pueden estar en un tablero de Trello.

Mejorando tu calendario editorial con algunos trucos y funciones de Trello 

A lo largo de este artículo, escribimos algunos consejos para que le des un toque de emoción y de ligereza a tu calendario editorial en Trello. Pero tenemos más trucos bajo la manga para tus tableros: 

  • Ten a la mano plantillas de tus checklists para referencias rápidas. Seguramente utilizarás las mismas checklists para algunos pasos del proceso de edición, así que te convendría tener plantillas de estas checklists para ponerlas en las tarjetas en el momento en que sean necesarias. Con estas checklists, tu equipo nunca volverá a olvidar los pasos a seguir durante el proceso editorial. Guarda estas checklists en la lista "Información".

  • Dale un toque de diversión a tu tablero con portadas para las tarjetas. ¿Quieres llamar la atención de alguien o simplemente darle más personalidad a tu tablero? Utiliza portadas para las tarjetas. Sólo agrega una imagen o un GIF a la tarjeta como si fuera un archivo adjunto y configúralo como portada de tarjeta.

  • El Power-Up Votar es muy útil para la lista "Entrantes". Cuando sea tiempo de decidir qué es lo que va a pasar por el embudo, lo más fácil es utilizar el Power-Up Votar. Con este Power-Up se puede ver directamente en el frente de la tarjeta, cuáles son los temas que más le gustan a tu equipo. ¡Ahora ya sólo queda escribir!

  • Ordena el desorden con Filtros. Ve al menú Mostrar > Buscar Tarjetas > Selecciona tu nombre. Con la herramienta de filtro sólo aparecen las tarjetas que tienes asignadas o en las que estás trabajando.

  • Organiza una reunión semanal para revisar el calendario editorial y mantener el ritmo de publicación. Si estás trabajando en equipo para gestionar el calendario del contenido, organiza una reunión semanal para revisar el flujo de trabajo y el calendario. Con esto, tu equipo sentirá lo obligación de revisar las propuestas y de resolver los problemas que surjan durante el proceso. Aunque estés tú solo, aparta un tiempo cada semana para revisar el calendario, planear nuevas ideas, hacer un seguimiento de los escritores y organizar tu lista de tareas. Así será más fácil seguir avanzando con esos artículos para que se puedan publicar. 

  • ¿Hay cosas que a ti no te funcionan en el flujo? ¡Pues cámbialas! Nuestro calendario editorial ha ido creciendo y cambiando tanto como lo ha hecho Trello a lo largo de los años. La mejor parte de esto es que puedes crear o eliminar listas, agregar pasos, hacer más checklists, en fin, seguir evolucionando para adaptarlo a lo que tú necesitas. Al final, lo que importa es que todas las personas en el equipo estén de acuerdo y todos sepan el trabajo que se está llevando a cabo. 

Hemos levantado el telón para que veas cómo producimos y creamos nuestras publicaciones del blog aquí en Trello. Usa esta plantilla de calendario editorial para construir tu propio flujo de trabajo: 

Copiar Tablero


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