La metodología ágil sirve para optimizar el rendimiento. Un aspecto fundamental de la metodología ágil es el perfeccionamiento continuo de los procesos ya sea en el método para revisar los avances en la reunión diaria, para mantener la energía durante el sprint, o simplemente para tomarse el tiempo de reflexionar y reajustar parámetros durante una reunión de retrospectiva (reunión que se lleva a cabo al final de una iteración en desarrollo de software ágil).
Una manera de estimular ese crecimiento y contribuir al éxito en equipo es celebrando las victorias y los fracasos.
Celebrar las cosas que se hicieron bien e identificar los errores, los desafíos o contratiempos es una parte integral del proceso ágil. Pero, ¿qué tienen que ver las celebraciones de los logros en equipo con el proceso ágil? ¿Cómo celebrarlos? ¿Y cuáles son las acciones que puedes implementar para que esos momentos de celebración y de reflexión se conviertan en la columna vertebral del proceso ágil—y que además ayuden a todos en el equipo a dar lo mejor de si mismos?
Le preguntamos a tres expertos en la metodología ágil su opinión sobre el porqué y el cómo celebrar los logros en equipo en el contexto de la metodología ágil:
- Andrea Fryrear, coautor del plan de estudios de certificación profesional en ICAgile en marketing ágil, y autor de Mastering Marketing Agility: Transform Your Marketing Teams and Evolve Your Organization (Dominando la agilidad en el marketing: transforme sus equipos de marketing y revolucione su organización)
- Niall McShane, coach de liderazgo, consultor de gestión del cambio y autor del libro próximo a publicarse Responsive Agile Coaching: How to Accelerate Your Coaching Outcomes with Meaningful Conversations (Coaching ágil y receptivo: cómo acelerar tus resultados de coaching con conversaciones relevantes)
- Colleen Johnson, cofundadora y CEO del software para retrospectivas ágiles ScatterSpoke
Esto fue lo que nos dijeron.
¿Porqué es tan importante celebrar los logros en equipo?
Antes de adentrarnos en el tema de cómo celebrar las victorias y los errores al estilo ágil, primero veamos porqué identificas los errores y los aciertos es tan importante para la salud y el éxito del equipo.
Empecemos con lo más divertido, ¿porqué celebrar los logros en equipo es esencial?
"Las victorias son importantes por dos razones: uno, porque ayudan a subir la moral del equipo, que es justo lo que se necesita durante un sprint...[y que] es vital en un ambiente ágil, porque los equipos cambian rápidamente de un proyecto o sprint a otro," dice Fryrear.
"Si no hubiera retrospectivas o celebraciones, el equipo podría llegar a sentirse desmotivado. Y eso definitivamente no es el ambiente adecuado para crear equipos de alto rendimiento."
"Dos, permiten identificar los experimentos que salieron bien y que deberían ser considerados para las iteraciones futuras," continúa Fryrear. "Un éxito puede ser una victoria inesperada o un resultado positivo en un nuevo experimento, algo en lo que vale la pena invertir más esfuerzo para los siguientes proyectos. Sin las celebraciones, estas oportunidades podrían pasar desapercibidas y desperdiciarse."
Por esto, celebrar los logros en equipo no sólo sirve para subir la moral del equipo, también sirve para identificar los procesos que han funcionado bien y que deberían seguir implementándose.
Identificar los errores es importante justo por la razón opuesta; esto permite al equipo identificar qué es lo que no está funcionando, a nivel individual, de equipo y con el trabajo que están produciendo, e implementar los cambios necesarios para mejorar en el futuro.
"Casi siempre es la retroalimentación negativa lo que nos permite seguir creciendo; y es verdad tanto para el crecimiento personal como para el trabajo creativo," dice Fryrear. "Nada es perfecto y pretender que lo es, es perder oportunidades de optimización."
Cómo celebrar eficazmente las victorias e identificar los errores dentro de la metodología ágil (y más allá)
Creo que es claro que celebrar los logros del equipo es un requisito para lograr equipos ágiles exitosos. Pero las celebrar el éxito en equipo no es exclusivo de la metodología ágil; puedes cosechar los beneficios de hacer esto aún si tu equipo no está familiarizado con estos procesos.
Entonces la cuestión se resume a si es posible incorporar este tipo de celebración del éxito en equipo en los procesos empresariales, pero además hacerlo de manera que sirva para mejorar los procesos, al equipo y la productividad.
1. Crear un espacio seguro para la retroalimentación
No es posible incorporar conversaciones sobre las dificultades y las victorias en la cultura de equipo si tu equipo no siente la confianza para compartirlas. Por eso, el primer paso para incorporar la celebración de los logros en equipo en la metodología ágil es generando un ambiente que fomente la retroalimentación.
"Agile trata sobre construir un equipo de alto rendimiento basado en una cultura sostenible", dice McShane. "[Y esto se logra] estando dispuestos a mostrar vulnerabilidad frente a los demás porque sabes que no habrá repercusiones."
Para lograr que tu equipo se sienta cómodo expresando vulnerabilidad hay que entender el concepto de seguridad psicológica. Adquirir este tipo de seguridad le permitirá a tu equipo tomar riesgos y equivocarse sin miedo a las represalias, a las burlas o a ser marginados. En un estudio desarrollado por Google que duró dos años, se encontró que la seguridad psicológica es un elemento clave en los equipos de alto rendimiento, y que crear esa sensación de seguridad es indispensable para lograr incorporar la retroalimentación en tus procesos (y claro, lograr cosechar los éxitos del equipo).
Existen varias maneras en las que puedes generar ese ambiente de seguridad psicológica en el equipo:
- Solicita retroalimentación y aprende a aceptarla de buena gana. En realidad, los errores y las victorias son un tipo de retroalimentación. Y si lo que quieres es que tu equipo se sienta lo suficientemente seguro como para dar y recibir retroalimentación, debes predicar con el ejemplo. Solicita retroalimentación, acéptala con dignidad y utilízala para seguir mejorando, aunque a veces sea difícil aceptarla.
- Prohíbe señalar a los compañeros. Si algo sale mal, no lo uses como excusa para dar nombres. Si los miembros del equipo tienen miedo de que los acusen o de que los regañen cuando cometen algún error, probablemente no se animen a tomar riesgos. Mejor asocia "los errores" a "oportunidades de aprendizaje". Que tu equipo vea que tu visión no es "los errores se toleran" sino más bien "las oportunidades de aprendizaje se celebran".
- Identifica las amenazas a la seguridad psicológica y deshazte de ellas inmediatamente. Una sola persona puede crear un ambiente hostil e incierto para el resto del equipo. Si uno de tus empleados o líderes está amenazando la seguridad psicológica del equipo (por ejemplo, gritando o denigrando a las personas cuando se equivocan), es muy importante lidiar con esto inmediatamente, y si no mejora, considera sacar a esa persona del equipo.
2. Apunta las fechas en calendario y celebra con regularidad
¿Cuál es la clave para cosechar los beneficios de la celebración de los logros en equipo? Celebrar frecuentemente.
"Entre más pasa el tiempo, más difícil se hace recordar", dice Johnson. Y por eso es importante celebrar las victorias y los errores de manera regular como parte de tu proceso ágil.
La pregunta es, ¿qué tan regulares deben ser estas celebraciones dentro de tu proceso?
Ciertamente puedes incorporar las celebraciones e indicar los errores durante las reuniones diarias, pero como estas pueden ser tan cortas no te dará tiempo de tratar a fondo los logros en equipo o los desafíos encontrados. Por lo tanto, reserva tiempo suficiente para revisar los logros en equipo durante las retrospectivas que se realizan cada par de semanas.
"Yo recomiendo dejar pasar a lo más tres semanas entre las retrospectivas," opina Fyrear. "Si pasa más tiempo, las personas empiezan a olvidar la realidad de la situación, y lo que resulta son recuerdos vagos en vez de ideas prácticas."
Si los compañeros de equipo tienen poco tiempo trabajando juntos, tal vez deberías considerar reuniones más frecuentes para celebrar los éxitos de tu equipo. Como los equipos nuevos apenas empiezan a acoplarse, las reuniones regulares para celebrar los logros en equipo e identificar las áreas a mejorar, pueden ayudar a aclimatarse más rápido.
"Los equipos ágiles que recién empiezan a trabajar juntos son los que obtienen más beneficios de las reuniones más frecuentes," dice Fryrear. "Las celebraciones semanales pueden ser una gran ventaja para un nuevo equipo."
3. Estar orgulloso de los logros y celebrar con todos
Bueno, ya empezaste a celebrar los logros del equipo, ¡perfecto! Ahora, para sacarle el mayor provecho posible puedes implementar esas celebraciones para toda la empresa, incluyendo los logros y los desafíos.
Compartir con otros equipos, colegas y compañeros de trabajo le da la oportunidad a tu equipo para lucirse a un nivel más alto. Esto aumenta la moral del equipo y le da el reconocimiento que merece (y potencialmente, los recursos).
Johnson recomienda un tablero público de "felicitaciones" en donde todo el personal de la empresa pueda publicar frases de logros en equipo, logros personales o etiquetar a sus compañeros para mostrar sus éxitos, su respaldo y su esfuerzo.
"[El tablero de felicitaciones] puede ser una experiencia visual muy buena para el equipo y para la organización porque todos pueden participar y publicar sus palabras de aliento y sus agradecimientos para que las personas fuera del equipo también las puedan ver," dice Johnston.
✨Tip pro: además de Trello, un canal de Slack también funciona muy bien para las celebraciones públicas.
Celebrar con todos es fácil, pero compartir los desafíos, los fracasos, o las contratiempos puede complicarse.
Pero que sea difícil no quiere decir que es no es beneficioso. El objetivo no es señalar a nadie o avergonzar a alguien enfrente de todos. Compartir las dificultades con las demás personas de la empresa puede ayudar a transformar la oportunidad de aprendizaje de un individuo o del equipo en una oportunidad de aprendizaje para toda la empresa.
"Los líderes deben hacer públicos los contratiempos para que todos los empleados aprendan de los errores, no para avergonzar al equipo,"dice Fryrear. "Este objetivo secundario avisa cuál será el tono de la comunicación y hace una gran diferencia en cómo perciben los retos el equipo y sus colegas".
4. Presta atención a las necesidades de tu equipo
Prestar atención a los problemas no es para señalar a los responsables o para echarle la culpa a alguien porque las cosas no salieron bien. No, es para escuchar y entender los retos a los que se enfrentaron los miembros del equipo y tratar de buscar una manera de resolverlos para que puedan lograr sus objetivos.
"Un buen líder es aquel que está al servicio del equipo y quita las piedras del camino... lo opuesto a dejarle el problema al equipo o usar el miedo en vez de resolverlo," explica McShane.
Por ejemplo, si tu equipo cometió el error de no entregar a tiempo un proyecto, investiga para saber en dónde sucedió el problema y luego, toma las medidas pertinentes para resolver el problema. Por ejemplo, ¿tu equipo tuvo problemas para comunicarse con otras stakeholders (partes interesadas)?
Investiga sobre herramientas que permitan mejorar la comunicación y la colaboración entre equipos. ¿El equipo tuvo problemas para resolver cierto tipo de problemas? Averigua si pueden hacer algún tipo de entrenamiento que les permita adquirir las herramientas para resolver ese tipo de problemas en el futuro.
El punto es que hablar de los problemas no es para enfocarse en lo que el equipo hizo mal, es para saber lo que necesita para hacer bien las cosas y luego ayudarlo a que sea capaz de hacerlo bien.
5. La autonomía del equipo es importante para implementar cambios
Parte de celebrar los logros en equipo consiste en construir un plan de acción para cambiar la manera de trabajar de ese momento en adelante. Si quieres que esta práctica conduzca a un mejor equipo, debes darles libertad para que puedan hacer estos cambios.
"En general, el resultado de las retrospectivas y de la revisión de aciertos y errores son cambios en los procesos, y es muy bueno darles el crédito por eso", dice Johnson. "Eso hará que se interesen más en el proceso porque lo pueden ajustar a sus propias necesidades."
"El mayor anhelo de los equipos es que los dejen trabajar y que confíen en ellos", dice McShane. "Entonces, si el líder confía en su equipo y les proporciona lo que necesitan, tendrán la confianza para hacer cambios positivos para ellos mismos y en su trabajo (y por lo tanto todo el equipo (y la empresa) se beneficiará con esto)".
Usa Trello para celebrar los éxitos del equipo y hacer el seguimiento de las victorias y los fracasos
Celebrar los logros del equipo tiene grandes beneficios para el equipo, y si lo que quieres es maximizar tu productividad, definitivamente debes incluirlo en tu proceso.
Una manera de maximizar los beneficios de celebrar los logros en equipo para sí mismo y para la empresa, es utilizando un tablero de Trello. Con un tablero te será muy fácil resaltar los éxitos y reconocer los desafíos. Puedes usar Trello de varias maneras para resaltar la importancia y las ventajas de trabajar en equipo como:
- Usar Trello para hacer el seguimiento de los aciertos y los errores durante las reuniones diarias rápidas y las retrospectivas. Cuando alguien comparte algún acierto o error, es importante que lo anotes. Así podrás tomar las medidas necesarias para arreglarlo o celebrarlo, según sea el caso (por ejemplo, compartir un logro con los jefes de la empresa o atender algún problema), sin pasar por alto nada. Con la herramienta de Checklists avanzadas puedes crear una checklist de los errores y de los aciertos, para después añadir a los miembros del equipo involucrados o indicar los plazos de entrega. Si tienes un plan de acción, puedes convertirlos a tarjetas que podrás acomodar en el tablero de Trello que corresponda.
- Hacer un tablero digital de felicitaciones. Johnson recomienda crear un tablero de felicitaciones para celebrar el éxito del equipo en el que puedes incluir frases de logros en equipo por ejemplo. Muchas compañías trabajan de manera remota por lo que un tablero para felicitar de manera física a los compañeros no es posible. Con Trello, puedes crear un tablero de felicitaciones digitales en donde los miembros de los equipos de toda la empresa pueden crear sus propias tarjetas para celebrar los logros en equipo. Puedes etiquetar a tus compañeros para felicitarles por su buen trabajo.
- Utiliza el tablero de Trello para resaltar la importancia del trabajo en equipo. Como mencionamos anteriormente, para obtener el máximo beneficio de estas celebraciones, deben formar parte de los procesos normales dentro de la cultura de tu empresa . Con el Power-Up Repetidor de tarjetas de Trello, puedes automatizar todo el proceso de la celebración. Sólo debes crear una tarjeta (por ejemplo, una tarjeta para "La hora de las felicitaciones"), puedes programarla para que se repita cada cierto tiempo (por ejemplo una vez por semana), y luego añadir a los miembros interesados, poner checklists y plazos de entrega. Esta tarjeta se va a repetir una vez por semana, y todos los miembros en la tarjeta recibirán una notificación para que puedan compartir sus frases de felicitaciones para los logros en equipo.
Celebre tu camino hacia un equipo más colaborativo
"El perfeccionamiento constante es algo esencial para los equipos ágiles y por eso tanto las victorias como los errores deben formar parte de la retroalimentación", dice Fryrear. "Programar tiempo para enfocarse en esto mejora el sistema ágil, produce resultados más robustos, y en general suele ser más ameno para todos los involucrados."
El equipo que tienes ya es genial. Pero si implementas la celebración de los logros del equipo como parte integral de tu metodología ágil, le darás las herramientas necesarias para que siga creciendo, aprendiendo y mejorando.
Ya sean buenos o malos, nos gustaría saber tus comentarios. Nos puedes encontrar en Twitter (@trello)!
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