¿Cómo usar Trello como un experto? Tutorial completo

como usar Trello

Trello es una herramienta muy simple en la superficie y, a medida que retiras las capas, descubrirás lo dinámica y poderosa que es para absolutamente todos los proyectos. Millones de personas y empresas de todos los tipos y tamaños usan Trello para administrar todo, desde comunicación del equipo, procesos de incorporación de nuevos colaboradores, atención a los clientes, listas semanales de tareas e incluso calendarios de planificación de comidas.

Trello está llena de funciones, atajos, y Power-Ups increíbles que impulsarán tu eficiencia y productividad en el trabajo o en casa. ¡Echemos un vistazo a cómo utilizar Trello!

Atajos del teclado para Trello

Trello está cargada de atajos del teclado. Estos te permiten hacer cualquier cosa en una tarjeta, desde archivarla y moverla hasta añadir y quitar miembros y etiquetas, con un clic en una tecla. Puedes pulsar “?” en cualquier momento para mostrar la página de los atajos (¿un atajo para los atajos? Alucinante). Sin embargo, quiero destacar algunos de mis favoritos.

Mi favorito personal es el atajo “b”, que abre el menú de tableros y te permite buscar tableros instantáneamente. Pulsa “b”, escribe las primeras letras del tablero que estás buscando, pulsa “Intro” y estás ahí. Es la forma más rápida de cambiar tableros.

Otro favorito es “f”, que abre el filtro de tarjetas mientras estás en un tablero. Puedes empezar a buscar al instante tarjetas por el título. El filtro también te puede sugerir miembros y etiquetas, así que puedes empezar a escribir “da” y te mostrará como sugerencia “Daniel”. Pulsa “Intro” para ver las tarjetas asignadas a él. Pulsa “x” para limpiar un filtro.

Puedes ver la lista completa de teclas de acceso rápido de Trello aquí.

@ menciones

¿Necesitas llamar la atención de otro miembro del tablero? Puedes mencionarlos en un comentario en una tarjeta y esta generará una notificación para él o ella. También cuenta con la función de autocompletar. Solo comienza a escribir “@” y su nombre para que obtengas sugerencias.

Doble clic para añadir una lista de Trello o tarjeta

Puedes hacer doble clic en cualquier espacio libre en un tablero para abrir menú emergente “Añadir lista” (Add List). Trello es lo suficientemente lista para saber que diste clic entre “En elaboración” y “Terminado”, y te colocará por defecto en esa ubicación.

También puedes dar clic entre dos tarjetas para crear una tarjeta en esa posición en la lista. En algunas ocasiones, no quieres que tu nueva tarjeta quede hasta el fondo de todo.

Estas técnicas te ahorrarán el tiempo de moverte y deslizarte alrededor del tablero.

Arrastrar, soltar y pegar adjuntos

arrastar, soltar y pegar adjuntos en Trello

Puedes arrastrar y soltar múltiples archivos desde tu escritorio hacia una tarjeta para cargarlos. Esto es muy útil si quieres compartir capturas de pantalla, imágenes o un documento que necesita colaboración de parte de tu equipo. También puedes arrastrar imágenes desde otros sitios web hacia tus tarjetas.

¡Pero eso no es todo! También puedes pegar imágenes. Solamente encuentra una imagen en la web, da clic derecho y selecciona “Copiar imagen”, abre o colócate sobre una imagen y pulsa “command + v” (en Mac) o “Control + v” (en Windows). Funciona con cualquier imagen en cualquier imagen de tu portapapeles.

Pero espera. ¡Aún hay más! También puedes arrastrar las direcciones URL de tus sitios favoritos hacia Trello. Los metadatos se incrustarán en la tarjeta. Así que, por ejemplo, si estás examinando recetas en Pinterest y quieres guardar una en tu tablero de planificación de comidas, es un sencillo movimiento de muñeca:

arrastar URL

¡Guauu! Se antoja

Trello e integración con Google Drive

Ahora, veamos cómo usar Trello con Google Drive. A propósito de adjuntos, puedes cargar archivos directamente desde tus cuentas de Dropbox y Google Drive. Abre una tarjeta, da clic en “Adjuntar archivo…” en la barra lateral, y selecciona "Dropbox" o "Google Drive". Ingresa a tu cuenta, en caso de que no estés ya dentro, y elige los archivos. ¡Ta-tán! No fue necesario barajar ni arrastrar. Tus archivos están compartidos con todos.

Trello también cuenta con un Power-Up para Google Drive. Te permite Crear y Adjuntar toda clase de archivos de Google, los cuales estarán incrustados en el reverso de la tarjeta, para una visualización más sencilla:

Google Drive y Trello

Copiar tablero, lista, tarjeta y checklist

¿Tienes un tablero que quieres usar como plantilla? Los puedes copiar. En el caso de un tablero, da clic en el botón “Opciones” y elige “Copiar tablero...” del menú. Para copiar una lista, da clic en la esquina superior derecha de una lista y elige “Copiar lista...”. En el caso de una tarjeta, abre el menú “Más…” en la parte trasera de la tarjeta y elige “Copiar…”. También puedes copiar elementos de checklists de otras checklists en tu tablero para crear una nueva checklist. Solo da clic en el botón “Añadir checklist...” en la barra lateral de la tarjeta y elige una opción de “Copiar elementos de…”.

copiar checklist

Comunicación con emoticonos

Algunas ocasiones, no necesitas comunicarte con palabras para comentar una tarjeta de Trello. Puedes comunicar fácilmente tus pensamientos con las reacciones de emoticonos, con un breve emoticono en el comentario de otra persona. Para añadir una reacción a un comentario, da clic en el icono del emoticono debajo del comentario y elige un emoticono. O da clic en un emoticono que ya se haya añadido para fortalecer el aspecto. Inténtalo, es fácil y divertido aprender cómo utilizar Trello con emoticonos.

Arrastrar tablero para desplazar

Desplazarse horizontalmente puede ser incómodo. Para facilitarlo, añadimos la capacidad de arrastrar un tablero para desplazarlo. Solo encuentra un lugar abierto en el tablero, da clic y mantenlo, arrastra a la izquierda o a la derecha para desplazar el tablero. Eso es mucho más fácil que encontrar una barra de desplazamiento y arrastrar con esta el tablero.

Acciones de las listas masivas

¿Has necesitado mover o archivar todas las tarjetas en una lista, como archivar todo en tu lista de “Terminado”? También lo hicimos realmente sencillo. Solo desplázate sobre el título de la lista, da clic en el botón del menú en la esquina superior derecha y elige “Mover todas las Tarjetas en esta Lista…” o “Archivar todas las Tarjetas en esta Lista…”.

Administración de las notificaciones de Trello

Veamos cómo utilizar Trello con la función de notificaciones de escritorio. ¿Mantienes Trello abierta en tu navegador, en tu escritorio, todo el día? Si estás usando Chrome o Safari, tu navegador puede generar notificaciones de escritorio. Solo da clic en el botón de las Notificaciones en el encabezado y elige “Permitir notificaciones de escritorio…” del menú. Ahora, cuando recibas una notificación, aparecerá una pequeña ventana con la notificación en la esquina de tu escritorio, sin importar que tu pestaña esté enfocada.

También puedes organizar fácilmente tus notificaciones dentro de Trello con el buzón de notificación. Cuando te diriges hacia tu panel de notificaciones, verás opciones como “Filtrar por no leídos” y “Marcar todos como leídos”. Estas opciones te permiten categorizar rápidamente la información que estás recibiendo y elegir solo los elementos que deseas conservar como no leídos en algún momento dado.

Para marcar un elemento como leído (o no leído) simplemente da clic a la izquierda de cualquier notificación:

notificación en Trello

La elección de “Filtrar por no leídas” te mostrará únicamente esas notificaciones, elegir “Ver todo” te llevará de vuelta a tu lista maestra de todas las notificaciones en orden cronológico.

Las funciones completas de las notificaciones están disponibles en las versiones web, de escritorio y móvil de Trello. 

Trello en la punta de tus dedos

Cada experto debería tener sus tableros de Trello disponibles en su bolsillo trasero. Ya nos encargamos. Trello está disponible para iPhone y Android. Así que la próxima vez que estés en el supermercado, no tienes que tropezar con todo para conseguir tu lista escrita a mano y una pluma. Tan solo abre la aplicación de Trello en tu teléfono inteligente y comienza a marcar esos artículos en tu lista y ponlos en tu carrito.

Toma mucha agua, duerme ocho horas por la noche y haz tres comidas decentes al día.

Esto no está muy relacionado con Trello. Es tan solo un buen consejo.

¿Cómo usar Trello como un experto? Parte 2

tutorial de Trello

Hasta ahora, hemos hablado acerca de las funciones bajo la superficie que hacen el uso de Trello súper rápido. Ni siquiera estamos cerca todavía de agotar todas las cosas geniales que puedes hacer. ¿Estás listo para dar un paso más para convertirte en un experto en Trello?

¡Vayamos!

Atajos del teclado nuevos y ampliados

Esta útil infografía expone todos los atajos del teclado disponibles en Trello.

Usa el atajo “t” para editar el título de la tarjeta y el atajo “e” para editar la descripción de la tarjeta. También puedes pasar sobre una tarjeta, oprimir cualquiera, y la tarjeta se abrirá. Entonces puedes comenzar a editar el campo elegido.


atajos del teclado Trello

Cuando redactas una tarjeta, puedes pulsar “shift” y oprimir “intro” para crear y abrir una tarjeta inmediatamente. Esto es mucho más agradable que teclear intro, cerrar el composer y dar clic en la tarjeta para abrirla.

También puedes pulsar “j” y “k” en tu teclado para elegir la tarjeta encima o debajo de la tarjeta actual. Realizan la misma acción que las flechas de arriba y abajo. Pulsa “intro” con una tarjeta seleccionada para abrirla. También puedes pulsar “n” mientras pasas sobre cualquier tarjeta para abrir el composer justo debajo de la tarjeta elegida.

Como siempre, puedes apretar “escape” para cerrar y cancelar cualquier campo editable, menús emergentes o ventanas de diálogo que estén abiertos.

Aquí está la lista completa de atajos. Y si tienes una pregunta mientras estás en tu tablero, solo pulsa “?” para mostrar los atajos para una referencia rápida:

trello atajos

Crea múltiples tarjetas y elementos de checklist con un solo clic

Añadir múltiples tarjetas o elementos de checklist puede ser molesto, pero la buena noticia es que puedes aprender cómo utilizar Trello para hacerlo fácil.

Si tienes una hoja de cálculo o un documento de Word con una lista de elementos, hay una complicada canción y baile que debes realizar para convertirlos en tarjetas de Trello. Selecciona el texto, copia, cambia de aplicación, copia, pega, pulsa “Intro”, cambia de aplicación, selecciona el texto, copia… ¡No…!

¡Pues… El problema ha desaparecido! Cuando deseas crear múltiples tarjetas o elementos de checklist, puedes copiar una columna de una hoja de cálculo o lista separada por líneas nuevas de un procesador de palabras, pégalo en el composer de tarjetas o añade campo de elemento de checklist y presiona enviar.

crea tarjetas y checklist en Trello

Esto creará una nueva tarjeta o elemento de checklist para cada línea de la lista. Esto no interferirá con el método rápido y sencillo de pulsar “Intro” para crear una tarjeta; solo funcionará al pegar texto. Es un pequeño ahorrador de tiempo que está ahí cuando lo necesitas.

Funciones de checklists de Trello

Resulta que la gente usa estas checklists con bastante frecuencia, por lo que hay algunas formas de hacerlas más flexibles. Para principiantes, puedes reordenar checklists. Solo da clic y arrástralas. También puedes arrastrar elementos de checklists entre checklists, en el caso de que, por ejemplo, quieras mover todos tus elementos hacia la checklist de tu compañera Amy. Las checklists aparecen en el orden en el que las creaste, en lugar de alfabéticamente.

trello checklists

Si ya tachaste muchos elementos de tu checklist y ya no necesitas verlos, simplemente da clic en “Ocultar elementos completados”, en tu checklist y esos elementos se quitarán de la visualización para que tengas una lista limpia a medida que abordas tus tareas.

Tarjetas y tableros integrados y relacionados

Cuando ya eres un experto en cómo usar Trello, lo más probable es que tengas miles de tableros, tarjetas y aplicaciones que usas de manera cotidiana. En ocasiones, puede ser difícil seguir el paso de todas ellas. Hemos roto la barrera del tablero para que puedas integrar tarjetas y tableros de Trello a tus aplicaciones favoritas como Bitbucket, Dropbox Paper, appear.in, Confluence Cloud y más.

Al integrar tarjetas y tableros de Trello dentro de las aplicaciones que usas para planificar, trabajar y comunicarte, los equipos pueden estar conectados y ver quién está haciendo qué cosa (y lo que se requiere ser hecho) sin cambiar de aplicación.

Bitbucket-Embedded-Board

Puedes administrar proyectos de múltiples tableros y tarjetas añadiendo tableros y tarjetas de Trello como adjuntos a las tarjetas. Es realmente sencillo — en la versión web o de escritorio, da clic en el botón “Adjuntos”, en la parte trasera de una tarjeta, elige Trello, y busca o ingresa la URL que deseas adjuntar. Trello también exportará las cinco tarjetas y tableros más recientes que visitaste para ayudar a ahorrarte algo de tiempo.

Otra forma fácil de adjuntar una tarjeta o tablero relevante es copiar la URL de la ventana del navegador, posicionar el puntero del mouse sobre la tarjeta a la que te gustaría adjuntarlos y presionar Cmd+V.  De hecho, puedes colocar el mouse sobre cualquier tarjeta y presionar Cmd+C para copiarla y luego colocar el mouse sobre otra tarjeta y presionar Cmd+V para pegarla.

En la versión móvil, toca el icono del menú para una tarjeta o tablero y elige “Copiar enlace”. Luego, abre la carta donde quisieras añadirla, elige el icono de adjunto y elige “Adjuntar enlace copiado”.

Trello tablero

Si estás buscando aún más formas de perfeccionar tus habilidades de Trello, ve a nuestra Guía de inicio para sumergirte más en las características y funcionalidades. Y si estás listo para aprender sobre Power-Ups, Trello Gold y Business Class, la página de inicio de Trello y cómo personalizar tus tableros, lee la parte 3 de la serie “Como utilizar Trello como un experto”.

¿Cómo utilizar Trello como un experto? Parte 3

como usar Trello

En este punto, confiamos en que estás cerca de ser un usuario experto de Trello. Conoces todos los atajos, cómo integrar tarjetas dentro de aplicaciones y los trucos en tus tableros y tarjetas para poder hacer más con menos frustraciones.

Pero, como tú, nuestro muy inteligente y altamente productivo lector, sabes, el estudio constante es esencial para mantener tus habilidades frescas y competentes. Así que, sin agregar nada más, aprendamos más características y funcionalidades de Trello para que realmente puedas presumir tus nuevos trucos recién aprendidos con tu equipo.

Aumenta la potencia de tus tableros de Trello

Estamos dedicados a mantener la experiencia central de Trello tan sencilla como sea posible. Si no es algo que cada proyecto necesita, como comentarios, checklists y adjuntos, entonces no va a estar en el núcleo. Pero igual queremos proporcionar funciones adicionales especializadas para aquellos que las requieren. Te presentamos los Power-Ups de Trello.

Tenemos más de 100 Power-Ups para aplicaciones populares como Slack, Google Drive y Bitbucket. Y en esas no se incluyen los miles de Power-Ups privados y personalizados elaborados por nuestros usuarios para atender sus necesidades de negocios. Puedes ver los Power-Ups disponibles en nuestro Directorio Power-Up.

trello power-up directorio

Para habilitarlos, abre el menú en la barra lateral del tablero y elige “Power-Ups”. Los usuarios de la versión gratuita tendrán la opción de habilitar un Power-Up por tablero. Habilita Power-Ups ilimitados por cada tablero (¡y más!) con Trello Business Class.

Crea tarjetas desde tu bandeja de entrada de correo electrónico

Conseguir una bandeja de entrada vacía nunca fue más fácil que con esta función. Abre el menú de la barra lateral en tu tarjeta, elige “Configuración” y luego “Configuración de correo electrónico”. Trello te proporciona una dirección de correo electrónico para cada tablero e inclusive para cada tarjeta individual. Tip de experto: Añade el correo a tu libreta de direcciones con un nombre agradable y fácil de recordar de tu elección. Envía esa dirección un mensaje y ¡listo!, aparecerá una tarjeta en tus tableros. 

Si eres un usuario de Gmail, puedes integrar el complemento de Trello para Gmail. Con esta característica, puedes hacer clic en el icono de Trello junto a cualquier correo electrónico para crear una tarjeta correspondiente en Trello.

Trello_Add-on_For_Gmail

Si eres un usuario de Outlook, ¡no hay problema! También hay un complemento para ti:

DesktopOutlookAddIn-2

Aprende más sobre el complemento de Outlook en: Leer más aquí (en inglés).

Personaliza visualmente tu tablero con fondos

Puedes cambiar tu fondo a uno de seis colores, pero ¿no sería agradable si pudieras mirar una visualización panorámica mientras estás trabajando? Gracias a Unsplash, los usuarios de Trello tienen acceso gratuito a su enorme biblioteca de hermosas fotografías. Así es, son millones de opciones de fondos sin costo disponibles en Trello. ¡Gracias, Unsplash!

Para ver los nuevos fondos de Unsplash, ve a Menú > Cambiar fondo y entonces da clic en Fotos. Desde ahí, puedes desplazarte a través de las fotos sugeridas o buscar por palabras clave para refinar tus resultados.

unsplash backgrounds for trello

Y, con Trello Gold, puedes cargar tu propio fondo. Abre tu menú de tableros en la barra lateral, elige “Configuración...” y luego selecciona “Cambiar fondo…”.

Los fondos de los tableros se usan en muchos lugares, incluyendo la página de los tableros. Otra cosa genial: cuando abres un tablero en el navegador, el favicono cambiará para coincidir con el fondo del tablero, por lo que siempre puedes encontrarlo en tu mar de pestañas del navegador.

browser tabs

Recuerda estos atajos importantes

Como mencionamos antes, Trello está lleno de atajos del teclado que te tendrán desplazándote por Trello a una velocidad nunca antes conocida. Todos están enlistados en esta página, que puedes mostrar en cualquier momento al pulsar “?”.

Las teclas “J/K” se convertirán en tus nuevas mejores amigas. Si estás visualizando una tarjeta, puedes pulsar “J” para abrir la siguiente tarjeta en la lista, y “K” para abrir la tarjeta anterior. También debes saber sobre “B”. Presiónala para abrir la bandeja de tableros, donde puedes comenzar a teclear inmediatamente para filtrar tableros y presiona “Intro” para abrirlo.

Otro favorito común es “Q”, que filtrará el tablero únicamente por las tarjetas asignadas a ti. ¡Excelente para tableros grandes con miles de tarjetas! Es una selva ahí.

Q atajo en trello

Reordenar tableros destacados mediante arrastrar y soltar

¡Inténtalo! Puedes poner tu tablero más importante en la parte superior de la lista, haciéndolo más fácil de acceder.

reordenar tableros trello

Obtén aún más de Trello con Trello Gold y Business Class

Tenemos dos productos de paga para su consideración. Creamos Business Class para proporcionarle a equipos y negocios controles y funciones administrativas adicionales, como integración con Google Apps, observadores y permisos adicionales. Leer más sobre Business Class.

Creamos Trello Gold para individuos para que puedan apoyar a Trello y obtener un poco de diversión y funcionalidad extra, como fondos de tablero personalizables, adjuntos más grandes y etiquetas. Leer más sobre Trello Gold. Además, por cada persona que logres que se una a Trello, puedes obtener un mes de Trello Gold gratis, hasta un máximo de 12 meses. Revisa nuestra página de recomendaciones sobre formas de compartir Trello.

Descarga la aplicación de escritorio de Trello

En lugar de abrir otra pestaña en tu navegador, puedes usar la aplicación de escritorio de Trello. Está disponible sin costo para usuarios de Mac y Windows. Trello para escritorio proporciona atajos del teclado más granulados, así como la capacidad de establecer personalizados. Da clic en el icono de equipo en la esquina superior derecha de Trello para escritorio para crear atajos personalizados para abrir la aplicación, además de un atajo de Añadir rápidamente para crear una carta desde dondequiera que estés.

Hay miles de nuevos atajos de escritorio disponibles exclusivamente en Trello para escritorio. 

Dale una nueva vista a tu productividad con la página de inicio de Trello

Ya no tienes que preguntar “¿En qué debo trabajar ahora?” o “¿En qué anda mi equipo?”, gracias a la página de inicio de Trello.

Trello Home

La vista de la página de inicio de Trello te proporciona la perspectiva de alto nivel de lo que está pasando en cualquier momento a través de todas las actividades de tus equipos, tableros y tarjetas. Ahora, cada vez que ingresas, serás recibido con una vista única que te muestra cuáles fechas de vencimiento están próximas, actividades de tarjetas que necesitan tu atención inmediata y todo lo que ha pasado a través de tus equipos y tableros de Trello mientras estabas ausente.

Aquí está la mejor parte: Desde esta vista, puedes responder directamente a dichas tarjetas o descartarlas si no están al principio de tu lista por hacer. Da clic en el botón “Cumplida” para marcar una fecha de vencimiento como cumplida sin ir a la tarjeta en sí. Cuando estás listo para seguir apilando esos logros, toca “Mostrar más” para hacer visibles tarjetas adicionales que necesiten tu atención.


Para entrenar tus músculos de Trello aún más, revisa nuestra página de recursos de Trello y comienza a crear tableros y tarjetas para todos los aspectos de tu vida aprendiendo de otros usuarios en nuestra página inspiracional de Trello.

Nos gustaría mucho conocer tu opinión, sea buena o mala. Compartenos tu opinión haciendo clic aquí. :)

Lee también: [Guía] Cómo organizar tu vida con Trello y mejorar tu productividad