Cómo hacer un control de hábitos con Trello (y lograr tus metas)

Cada nuevo año llega con la oportunidad de intentar cosas nuevas y diferentes. Es la ocasión perfecta para reflexionar sobre el año anterior, analizar lo que funcionó y lo que no funcionó y hacer planes para mejorar algunos (o todos) los aspectos de tu vida.

Aunque construí una rutina de trabajo para hacer el seguimiento semanal de mis hábitos que me permitió mantener mi productividad, la concentración y terminar todos mis proyectos, el 2019 no fue un buen año para mí... en casi ningún aspecto de mi vida.

Estaba agotada, perdí el interés en lo que estaba trabajando y en general, me sentía sin energía. Mi cuerpo y mi mente trabajaban en piloto automático pero no estaba creciendo como persona o alcanzando mis objetivos de largo plazo. Sólo hacía las cosas por hacerlas, todos esos proyectos eran sólo una actividad del momento, no tenían una dirección clara.

Así que decidí que este año adoptaría un nuevo enfoque. En lugar de hacer una lista de proyectos, decidí construir un sistema de control de hábitos que me obligara a tomar responsabilidad por mis acciones para alcanzar los objetivos que me propusiera. En vez de hacer sprints, quería crear hábitos sostenibles a largo plazo que me ayudarían a cruzar la línea de meta con más naturalidad.

Encuentra tu motivación

Mi meta nunca ha sido sólo trabajar en un montón de proyectos. Cuando me puse a pensar en lo que quería para mí, supe que era convertirme en el tipo de persona que avanza lento pero seguro día tras día, semana tras semana, mes con mes, para alcanzar sus objetivos de vida, haciéndolo como un hábito y no sólo por hacer algo.

Mi plan era ver si podía dividir mis metas en pequeñas acciones que pudiera ir cumpliendo poco a poco. Por ejemplo, en lugar de hacer una tarjeta de Trello con la meta "Correr un maratón", mejor hago una checklist diaria que incluya correr un poco todos los días.

Mi intención era dividir estos proyectos en pequeñas partes que fueran más fáciles de integrar a mi vida cotidiana, en vez de plantear objetivos demasiado ambiciosos clasificados como "trabajo" o como esfuerzos extras fuera de mi horario de trabajo.

(No les voy a mentir, también fue divertido averiguar si podía usar Trello para otras cosas además de mi trabajo, pero incorporando también la parte de desarrollo personal.)

Al principio pensé que tal vez era un poco extremo. Pero luego me puse a investigar y encontré que hacer un seguimiento de hábitos es una manera mucho más sostenible para lograr tus metas. Formar hábitos y hacer un seguimiento de esos hábitos para guiarte hacia lo que quieres es mucho mejor que sólo plantear metas arbitrarias, sin un objetivo claro. Como dice James Clear, "Si ignoras por completo tus metas y te enfocas solamente en tu sistema, ¿crees poder lograrlo?" 

Quería construir un sistema que me diera más confianza.

Así que me lance a crear un nuevo tablero de Trello con la esperanza de que me ayudaría a alcanzar mi objetivo de seguir mejorando y a no ver mi vida sólo como una lista de proyectos.

El resultado fue el tablero de Control de hábitos + Seguimiento de hábitos que me encanta.

Pero, ¿cómo funciona? Qué bueno que preguntan. 😄

Empezando por la base

La primera lista en este tablero es la tabla de contenidos (TDC). Esta tabla de contenidos tiene la misma función que en los libros, debe darte una idea general antes de pasar a lo específico.

Yo utilizo etiquetas, emojis y mayúsculas en algunas tarjetas para indicar que son subsecciones del TDC. Estas subsecciones incluyen:

• Mi visión general: escribo las palabras o temas que elegí para este año (además de los que ya tenía registrados), así los puedo consultar regularmente. ¿Sabías que una manera de mentalizarte para el éxito es escribir tus metas y leerlas regularmente?

• Fechas importantes: las fechas importantes que vale la pena anotar, como viajes u ocasiones especiales. De todos modos las anoto en mi calendario, pero es bueno verlas en forma de lista porque muchas veces esos eventos requieren de mayor planeación.

• Gastos próximos: las finanzas personales son muy importantes para mi y me ayuda saber los pagos que tendré que hacer en un futuro cercano. Es preferible eso a que de repente me entere que debo pagar medio año del seguro del coche. 🙈

Puedes agregar otras categorías, pero toma en cuenta que el objetivo general de esta sección es saber hacia dónde vas y mantener la inspiración.

Planea tus metas y proyectos

Ya sé, ya sé, dije que este tablero sería más que un flujo de trabajo. Pero el flujo de trabajo no puede desaparecer porque justo el objetivo es crear un equilibrio, ¡no evitar proyectos!

Mi siguiente lista es "Backlog" o bitácora, y su objetivo es identificar los proyectos que debo terminar. Estos deben ser actividades únicas por lo que no debe haber tarjetas recurrentes en esta lista. (Más adelante les explico porqué.)

Para no obsesionarme con los proyectos, tengo algunas reglas para agregar tarjetas a esta lista. Primero, lo que coloco aquí son cosas que puedo hacer en un par de horas o menos. Ninguna es un proyecto enorme que requiere de mucho esfuerzo. (¿Pero entonces cómo acabo con esas tareas que requieren de mucho esfuerzo? Espérame tantito, ¡ya casi llegamos!)

Segundo, no puedo poner cualquier cosa que se me ocurra así nada más. Debe haber algún criterio para poder pertenecer a esta lista de referencia. Entonces:

1. Debe pertenecer a alguna de las categorías prioritarias. Yo utilizo etiquetas para identificar las categorías de los proyectos y tareas. Si no puedo asignar una etiqueta, entonces no es una prioridad y no lo agrego a mi lista de proyectos.  

2. Un proyecto o tarea debe contribuir a mis metas anuales (ver el TDC). Esto va de la mano con las prioridades, pero las metas anuales requieren criterios más específicos.

3. Casos especiales. Si no se puede clasificar en algunas de estas dos categorías, puedo hacer una excepción de vez en cuando, pero tiene que ser algo que de verdad valga la pena. De lo contrario, lo pongo en mi lista de ideas (es una lista al final del tablero) para revisarla con más atención después.

Haciendo magia

Cada semana, muevo cosas a mi lista "Por hacer". Algunas de esas cosas vienen de la bitácora; pero... ¡espera! Hay una tarjeta que se llama "Enero"... ¡y otra en donde se especifica la semana! ¿Qué significa esto?

Aquí es donde sucede la magia amigos.

Esta manera de estructurar las tarjetas es lo que me permite seguir progresando. Puedo ir avanzando en mis objetivos de largo plazo no tanto por las tarjetas que muevo a la lista "Hecho", sino más bien, por los elementos en las checklists.

En lugar de hacer miles de tarjetas con todo lo que quiero hacer este año, mejor me concentré en esto "¿qué es lo mínimo que puedo hacer día a día, semana tras semana y mes con mes, para lograr estas metas?"

Así es cómo se ve mi flujo de trabajo en relación con mis metas anuales:

Hago esto para cada uno de mis objetivos en las distintas áreas de mi vida incluyendo carrera profesional, finanzas, relaciones y proyectos extra. Después, tomo las actividades mensuales, hago una checklist en una tarjeta de Trello y le pongo el nombre de "Checklist mensual". Para cada mes, tengo una tarjeta como la del mes de enero, con todo lo que debo hacer en ese mes. Estas son las pequeñas acciones que me ayudan a alcanzar mis objetivos más grandes.

Hago lo mismo para las acciones de cada semana, creando una tarjeta con una checklist semanal con las cosas que quiero hacer para esa semana. ¡Es como una búsqueda del tesoro! Cuando tengo unos minutos libres, reviso la lista y veo en qué puedo ir avanzando.

A lo mejor te parece que son demasiadas tareas, pero ya no se siente así cuando ves que sólo es una línea de texto y su respectiva casilla. (Y cuando Trello tacha el texto con una línea al marcar la casilla, ¡es todavía más satisfactorio!)

Además, la mayoría de estas tareas son sencillas. No soy tan ambiciosa en las definiciones porque así tengo un margen para elegir entre tareas más pequeñas o más grandes, dependiendo de lo que esté sucediendo en otras áreas de mi vida. Pero no importa, incluso si la tarea es pequeña, de todos modos sigo avanzando para lograr mis metas y creciendo a nivel personal.

Las listas de "Haciendo" y "Hecho" se convierten en espacios que utilizo para ordenar las tareas de los proyectos en los que sigo trabajando y los que ya acabé para cualquier asunto que no se incluya en las checklists. De nuevo, debe haber pocas cosas aquí aunque siempre surgen proyectos que no se ajustan a ningún plan.

Creando un control de hábitos

Ya les mostré mis tarjetas mensuales y semanales, pero también tengo una checklist especial para mis tarjetas diarias.

Esta lista está aparte porque esas tarjetas no se van a archivar. Más bien se quedan en esta lista, que adquiere una función de diario que puedo estar consultando cuando lo necesite.

Esta idea me la dio una amiga que empezó a usar Trello recientemente. Ella me enseñó cómo estaba usando Trello para gestionar su diario personal. Nunca me ha gustado mucho la idea de escribir un diario, pero ella me enseñó cómo utiliza el Power-Up Campos Personalizados para documentar aspectos específicos de su vida, y las checklists para las cosas que quiere hacer ese día.

Me inspiró para intentarlo yo misma, y aunque todavía no me gusta demasiado la idea de llevar un diario, me pareció que me serviría para alentarme a formar hábitos y ser más consciente de mis pensamientos diarios. Reflexionar es indispensable para progresar.

Aquí les muestro una tarjeta diaria:

Estos son algunos Power-Ups y herramientas que mejoraron mi flujo de trabajo y mi seguimiento de hábitos:

• Campos Personalizados: cuando veo casillas vacías en las checklists me siento incómoda. Los Campos Personalizados me ayudan con esto porque me siento obligada a escribir, aunque no me guste llevar un diario. Como este año me estoy enfocando en mi #ActituddeGratitud, tengo activados dos campos personalizados en mis tarjetas: uno para el campo en la que escribo una razón para estar agradecida, y otro para escribir lo que quiero hacer ese día. (Nota del editor: en este momento, los Campos personalizados en Trello están configurados para aparecer en todas las tarjetas del tablero que los tienen habilitados y no se puede configurar para activarse en una lista de tarjetas específica.)
  
  Para un campo en el que se pueden introducir números, utilizo el Power-Up Number Stats que suma todos los números en esos campos en todo el tablero, ¡por fin puedo saber cuánta agua tomo!

• Checklists: igual que con las checklists semanales y mensuales, las checklists diarias me permiten hacer el seguimiento de mis hábitos. Cada casilla representa un hábito que quiero formar, o alguna acción que quiero tomar para alcanzar mis objetivos anuales. Si te interesa probar nuevos hábitos, checa los hábitos de estos expertos en productividad.

• Descripción: utilizo el campo de descripción de la tarjeta para escribir algo sobre mi día. ¡Y además puedo darle un formato atractivo con Markdown!

Toma la responsabilidad por lograr tus metas de este año

Si estás listo para alcanzar tus objetivos y cumplir tus resoluciones de Año Nuevo, prueba hacer un control de hábitos y mira si esto te funciona.

Albert Einstein dijo "todo debe hacerse tan simple como sea posible, pero no más." Simplifícate la vida este año, concéntrate en crear un control de hábitos que te llevará directo al éxito.

Yo ya estoy obteniendo resultados geniales y me parece una manera mucho más sostenible de lograr mis metas a largo plazo. Me encantaría saber tu opinión y que me compartas tus reflexiones al Twitter (@brittany_join)!

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