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¿Cómo hacer el diagrama de Gantt de un proyecto? ¡Con Elegantt y Trello!

Diagramas de Gantt para guías de proyecto con Elegantt y Trello

Un plan de trabajo es la representación visual del cronograma de desarrollo de un proyecto. No sólo proporciona la visión general del proyecto, también te permite compartir una visión estratégica con tu equipo. Con un plan de trabajo del proyecto, tu equipo podrá coordinar sus esfuerzos y lograr los objetivos de manera efectiva de acuerdo a un plan común.

En esencia, un buen plan de trabajo debe tener estos cuatro aspectos clave:

  • Metas
  • Horarios
  • Logros
  • Dependencias

Sin embargo, esta lista podría hacer que la visualización de la información se vuelva muy complicada cuando se toman en cuenta todas las piezas en movimiento del proyecto. Para ayudarte a visualizar toda esta información de manera rápida, un diagrama de Gantt de tu proyecto puede convertirse en tu mejor aliado. Sí, sí acabamos de decir eso.

Diagrama de Gantt Trello

¿Qué es un diagrama de Gantt?

El diagrama de Gantt de un proyecto es un gráfico que muestra una lista de tareas y el tiempo asignado para terminarlas.

El diagrama de Gantt no tiene tan buena reputación porque tiende a volverse demasiado complicado y difícil de interpretar, pero hay varias razones para darle una segunda oportunidad:

  • Comparte información fácilmente: todos los involucrados en el proyecto reciben una notificación al mismo tiempo cada vez que que hay una actualización. Compartir el panorama general es una buena manera de motivarse mutuamente.
  • Mantener la calma durante la planeación: una vez que has terminado la planeación, puedes tomar decisiones más enfocadas y efectivas con respecto de la asignación de recursos, horarios e incluso con tus propias tareas.
  • Monitorear los avances del proyecto en cuanto a productividad: los diagramas de Gantt para proyectos te ayudan a aprovechar las tareas y fechas de entrega y así lograr la máxima eficiencia. Piénsalo de esta manera: si alguien está esperando a que termines tu trabajo, y puedes verlo cada vez que revises tu diagrama de Gantt, ¿crees poder procrastinar?

La clave para aprovechar estas ventajas es utilizar los diagramas de Gantt en todo su potencial, pero sin hacerlos tan difíciles de preparar y actualizar. Construir un plan de trabajo en Trello te permite generar automáticamente diagramas de Gantt. Planifica bien tu proyecto y la gráfica vendrá sola. No parece tan difícil, ¿verdad?

Aquí te decimos cómo hacer un plan de trabajo de tu proyecto tipo Gantt con Trello y el nuevo Power-Up Elegantt.

Tu tablero debe mantener el enfoque

Un tablero de Trello generalmente se crea con un objetivo específico en mente, así que tal vez tu tablero de Trello del diario no está hecho para ser el plan de trabajo ideal. Mejor crea uno nuevo que se enfoque en la planeación de tu proyecto. El objetivo del proyecto debe estar disponible en una tarjeta de Trello para que puedas revisarlo cuando tengas dudas con respecto de las tareas o prioridades del proyecto y puedas preguntarte: "¿esto realmente nos está ayudando a lograr nuestro objetivo?".

Como cada tarea en el tablero formará parte de tu plan de trabajo (y en el diagrama de Gantt en Trello), te conviene definir y revisar las prioridades de tu proyecto regularmente. No tengas miedo de eliminar tareas si no concuerdan con el objetivo que definiste anteriormente. Hazte preguntas de este estilo:

  • "¿Me estoy esforzando lo suficiente para lo que quiero lograr?"
  • "¿Tengo suficiente tiempo para completar esta tarea sin tener que interrumpir el programa del proyecto?"
  • "¿Esta tarea realmente me está ayudando a lograr el objetivo?"

Si cuestionas constantemente tu tablero, te será más fácil detectar el camino crítico, una secuencia de tareas que deben realizarse a tiempo si no quieres que el proyecto se retrase. El camino crítico de tu proyecto está hecho de dependencias "imprescindibles": tareas que sólo se pueden empezar una vez que has terminado las anteriores. Las dependencias de las tareas se ven así en tu diagrama de Gantt Trello:

Dependencia de las tareas del proyecto en el diagrama de Gantt

¿El resultado final? Dirige a tu equipo hacia el éxito concentrándose en las tareas que realmente son esenciales para terminar tu proyecto.

Desglosa y luego vuelve a desglosar

Ahora empieza a organizar tus listas con un simple flujo de trabajo inspirado en Kanban:

Flujo de trabajo Kanban para la guía de proyecto en Trello

Con el método Kanban, "sacas" trabajo cuando tienes la capacidad para hacerlo, en vez trabajar en tareas que "vas metiendo" en el proceso cuando te lo piden. Esto significa que conforme vas trabajando en una tarea, su tarjeta se va moviendo de izquierda a derecha en el tablero del proyecto.

Después de establecer las etapas del flujo de trabajo "Por hacer", "Haciendo" y "Hecho", sigue desglosando tu proyecto en secciones principales. Elije el máximo nivel de organización de tareas de acuerdo a tu proyecto e identifícalas usando estas etiquetas. Puedes organizar las tareas según tus equipos (como marketing, desarrollo y diseño) o según las partes principales del propio proyecto (como logística, ubicación, invitados y luna de miel). Podrás ordenar las tareas utilizando estas etiquetas más adelante.

Mientras estés diseñando tu proyecto, puede ser de ayuda clasificar todo esto como un borrador en un documento aparte. De ser necesario, vas a querer seguir desglosando el proyecto en subgrupos, tareas, checklists y demás, hasta que obtengas tareas lo suficientemente pequeñas como para poder estimar fácilmente su duración. El truco es nombrar la tarea usando verbo+sujeto, así estarás seguro de que el título es suficientemente específico. Por ejemplo, "Relaciones con la prensa" es más un subgrupo que una tarea, mientras que "Hacer una lista de los periodistas en tecnología", es una tarea real.

Una vez que estás satisfecho con la estructura de tu proyecto, puedes crear las tarea en tu tablero de Trello en la lista "Por hacer". Utiliza etiquetas de distintos colores para organizar tus tareas de acuerdo a tus equipos de alto nivel o según las secciones de tu proyecto.

Otra parte del principio de "desglose", es cerciorarte que los títulos de las tareas y las descripciones sean suficientemente claros. Si hay algo ambiguo, un trabajo aparentemente pequeño podría convertirse en un gran problema si hay varios equipos involucrados y se deben cumplir ciertos objetivos.

Establece el cronograma de tu proyecto

El tiempo es una de las partes más importantes cuando estás planeando tu proyecto. Debes definir objetivos para indicar los logros significativos durante la trayectoria, fechas de entrega para procurar que todas las tareas se estén llevando a cabo y así terminar el proyecto a tiempo. Estos son algunos consejos para ayudarte a lograr esto:

  • Pregúntate qué es lo que podría arruinar tu plan. ¿En dónde están los riesgos? ¿Cómo puedes evitarlos?
  • Coordínate con tu equipo y pídeles que estimen cuánto tiempo les tomará completar cada una de las tareas asignadas.
  • Las fechas de entrega son buenas, pero poder visualizar su duración es mejor. Tu plan de trabajo debe mostrar las fechas de finalización y las fechas de inicio. Las tareas que parecen "fáciles" o "rápidas" de hacer están seriamente expuestas a la procrastinación. Evita poner fechas de entrega los fines de semana o en vacaciones. Mejor aún, decide de antemano si es mejor dejar la fecha de entrega para el siguiente lunes o para el viernes anterior y así evitar pánicos innecesarios.

Después simplemente asigna una fecha de entrega a cada tarjeta. Con todas tus tareas detalladas, categorizadas, y colocadas en un cronograma, tu diagrama de Gantt online está a sólo un clic de distancia.

Gantt se hace automático

Para poder generar automáticamente un diagrama de Gantt Trello de tu plan de trabajo, deberás habilitar el Power-Up Elegantt en Trello.

Cómo habilitar Elegantt en Trello

Una vez habilitado, podrás ver el enlace "Elegantt" en la parte superior derecha del tablero, junto a "mostrar menú". Selecciónalo, ingresa con tu cuenta de Trello y aprueba los permisos de la aplicación.

El Power-Up Elegantt automáticamente crea un diagrama de Gantt online basado en tus tarjetas, que calcula las fechas de inicio y fin de acuerdo a los datos en tus tarjetas. De hecho, las fechas son muy importantes en el proceso de creación del diagrama de Gantt online: Elegantt tomará en cuenta las fechas de entrega que pusiste en tus tarjetas para dibujar el diagrama de Gantt de tu proyecto. Si no fijaste una fecha de entrega en la tarjeta, Elegantt la fijará para el siguiente viernes a partir de la fecha de inicio.

Las fechas de inicio se calculan automáticamente, a menos que hayas indicado algo diferente. Si creaste o moviste una tarjeta al tablero actual durante el fin de semana, la fecha de inicio se ajustará para el siguiente lunes. De lo contrario, se fijará para el lunes previo. La idea es agrupar las tarjetas automáticamente en sprints semanales. Elegantt intentará programar las tarjetas de tal forma que no haya traslapes durante el sprint.

Consejo de pro: activa Elegantt para la extensión Trello Chrome, esto te permitirá establecer fechas de inicio personalizadas en cada tarjeta.

Elegantt con la extensión de Trello en Chrome

Ve la progresión de tu proyecto

Una vez que tu diagrama Gantt Trello esté funcionando, utiliza las vistas Previsto y Efectivo para poder ver tus tarjetas según dos estados de desarrollo:

  • La fechas de inicio y entrega previstas corresponden al tiempo que planeaste dedicarle a una tarjeta (de acuerdo a las fechas de entrega e inicio)
  • Las fechas de inicio y entrega efectivas reflejan el tiempo que realmente pasaste en eso, basado en el movimiento de las tarjetas a través del tablero (y de allí el estilo Kanban).

Vista efectiva en el diagrama de Gantt Trello

También puedes ver el porcentaje de avance para cada tarjeta. El porcentaje de avance se calcula con la posición de la tarjeta en el tablero (todo a la izquierda=0%, todo a la derecha=100%) así como con el cociente de los elementos completados en la checklist de esa tarjeta:

Porcentaje de avance

¿Quieres ver más detalles de tu avance? Puedes filtrar las tareas según las etiquetas, o cambiar la vista del cronograma. Puedes hacer un acercamiento por semana, mes o trimestre, según lo que te convenga.

Tipos de vistas en el diagrama de Gantt Trello

Construir un plan de trabajo estilo Gantt puede ser bastante intuitivo cuando se combina con el uso activo de Trello para gestionar las tareas y el progreso de tu proyecto. Puedes añadir comentarios, sugerencias y aprender más sobre las características de las extensiones del Power-Up Elegantt y Chrome con nuestro ejemplo de diagrama de Gantt, hecho en Trello (obviamente 😉).


Traducido con amor por Brenda Vargas.

Lee también: Workflow ágil para la gestión de proyectos en Trello