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5 funciones para mejorar tus tableros Trello

Por | Publicado el | 5 min. de lectura
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Para quienes usamos Trello en la mayoría de nuestras tareas, es normal que utilicemos las mismas funciones una y otra vez. Sin embargo, Trello puede ser muy personalizable y tiene muchos detalles que quizá hayas pasado por alto, especialmente aquellos relacionados con Business Class o Enterprise.

Desde la opción de poner tarjetas en reposo hasta cambiar la forma en que se visualizan las tareas y los proyectos, te presentamos cinco funciones que aumentarán la productividad de tus tableros en Trello.

1. Sigue tarjetas, listas o tableros

¿Hay elementos específicos dentro de tu flujo de trabajo, tareas o tableros que necesiten tu atención constante? En vez de pedirles a los miembros del equipo que te etiqueten en cada una de esas tarjetas que necesitas ver, puedes "Seguir" algunas tarjetas, listas o tableros. Entonces, recibirás una notificación cada vez que algo cambie en ellos. 

Al seguir una tarjeta, recibirás notificaciones en los siguientes casos:

  • Cuando se hagan comentarios.
  • Cuando se agregue, se cambie o se aproxime la fecha de vencimiento.
  • Cuando se mueva y se archive una tarjeta.

Para seguir una tarjeta, simplemente ábrela y selecciona “Seguir”.

Cuando sigas una lista o un tablero, sucederá lo siguiente:

  • Recibirás las mismas notificaciones que se indicaron anteriormente, pero para todas las tarjetas de esa lista o tablero.
  • Además, recibirás notificaciones de todas las tarjetas creadas recientemente.

Si deseas seguir una lista, haz clic en los tres puntos para abrir el menú desplegable y elige "Seguir’". Si deseas seguir un tablero, desde el menú del tablero, elige "Más" y luego selecciona "Seguir". 

Recibirás notificaciones cuando suceda lo siguiente:

  • Cuando te mencionen en un comentario.
  • Cuando te agreguen a una tarjeta, tablero o espacio de trabajo.
  • Cuando te mencionen en un elemento de una checklist.
  • Cuando se cierre alguno de tus tableros.
  • Cuando alguien te convierta en administrador de un tablero o espacio de trabajo.

2. Cambia la vista

Las novedosas vistas de Trello, disponibles para Business Class o Enterprise, son las siguientes: vista Cronograma, vista Tabla, vista Panel, vista Mapa y vista Calendario. Estas nuevas vistas facilitarán la visualización del trabajo pendiente, de los encargados de las tareas y de los proyectos que están en riesgo de demorarse. Tendrás un mayor control de la gestión del proyecto y de las tareas en general. 

¡Pruébalo gratis!

Con estas vistas, tu equipo tiene una perspectiva de lo que se necesita para tomar la mejor decisión y resolver más tareas. Si deseas acceder a las vistas, ve al botón del selector de vistas en la esquina superior izquierda del tablero para que puedas verlo completamente diferente.

Estas son las nuevas vistas de Trello: 

Vista Cronograma

Con el Cronograma, no te perderás ningún detalle durante los sprints y podrás ver cómo se van integrando las piezas. También podrás visualizar el embudo de tareas de tu equipo y detectar los problemas que podrían demorar el proyecto. Podrás ajustar las fechas de inicio y de vencimiento de las tareas cuando las prioridades y necesidades del proyecto cambien, pero no perderás de vista las tareas esenciales a medida que el proyecto avance. 

 

Vista Tabla

La mejor opción para visualizar las grandes cantidades de trabajo que se generan entre equipos y tableros es la vista Tabla de Trello. La Tabla muestra las tarjetas de tableros específicos de todo tu equipo en una lista tipo hoja de cálculo. Puedes aplicar filtros y ordenar la información para encontrar exactamente lo que quieres ver. 

 

Vista Panel

En la vista Panel, tendrás una visión general de los proyectos y podrás visualizar las métricas clave, como las fechas de vencimiento, la asignación de las tarjetas y las tarjetas por listas. Ahora te resultará muy fácil detectar y prevenir los posibles cuellos de botella. 

En esta vista, es muy sencillo generar informes personalizados de acuerdo a la necesidad que se presente. Utiliza gráficos y tablas para organizar la información más relevante del proyecto o del proceso, como asegurarte de que los miembros del equipo no estén sobrecargados de trabajo o identificar procesos ineficientes que se deban agilizar. 

 

Vista Calendario

Gracias a la vista Calendario, empezarás bien el día. Con el Calendario, podrás gestionar tu plan mensual de marketing o tu lista de pendientes del día. Esta vista muestra las fechas de inicio, las fechas de vencimiento y los elementos de las checklists avanzadas que tienen fecha de vencimiento, todo en un solo lugar. ¿Necesitas actualizar una fecha de vencimiento? ¡Es fácil! Solo arrastra y suelta la tarjeta en la nueva fecha y Trello la actualizará de forma automática.

 

Vista Mapa

Con un solo clic, los Mapas facilitan la organización de las ubicaciones en las tarjetas y te permiten ver la información en un mapa. Los Mapas agregan aún más información visual a los tableros de Trello, lo que resulta muy útil si tu equipo está distribuido o trabaja con clientes de distintos lugares.

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3. Ordena las listas

Si las listas son demasiado largas y te preocupa perder de vista las tarjetas con plazos vencidos escondidas al final, ¡solo ordénalas! Puedes ubicar con facilidad y ordenar de manera automática las tarjetas con fechas de vencimiento al hacer clic en el ícono del menú de la lista y seleccionar "Ordenar por fecha".

Verás cómo las tarjetas de la lista se organizan en cascada descendente según la fecha de vencimiento como por arte de magia (al final encontrarás las tarjetas que se marquen como listas y las tarjetas sin fecha). Esto ordenará las tarjetas para todos los que estén en la lista y les permitirá estar al tanto de los próximos plazos. Así es la verdadera visión compartida.

4. Deja que Butler haga el trabajo pesado

Por si no lo sabías, Butler te permite automatizar los flujos de trabajo en Trello sin que haga falta tener conocimientos de programación. Butler les permite a los equipos aumentar la productividad y reducir el estrés, ya que pueden generar reglas, instrucciones y botones para hacer casi cualquier tarea que se les ocurra.

Aquí hay dos ejemplos prácticos de reglas que puedes generar con Butler para que los flujos de trabajo sean más sencillos: 

butler-rules

5. Deja tareas en reposo

A veces, cuando subestimamos el tiempo que nos tomará realizar una tarea, empezamos a sentir cómo nos acecha la tarjeta de Trello. La fecha de vencimiento se pone roja cuando no entregamos en la fecha que hemos establecido, y seguimos retrasándola. Pero esta "procrastinación" constante no tiene ningún sentido, ¿verdad?

Por esa razón, hemos creado el Power-Up Tarjeta en reposo. Si lo activas en tu tablero, podrás asignarle una fecha y hora a la tarjeta y enviarla al archivo. En la fecha y hora elegidas, la tarjeta se reactivará y reaparecerá en el tablero... 

para que lo termines de una vez por todas!

Un Power-Up para tus proyectos

Como la configuración de Trello es tan flexible, hay muchísimas maneras de configurar y gestionar los distintos flujos de trabajo. Si deseas que Trello se conecte a otras aplicaciones que tú o tu equipo usan o mejorar tu tablero con cientos de funciones, consulta la lista completa de Power-Ups!

 


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