Kit de herramientas de Trello para la gestión de equipos de trabajo

A principios de este año lanzamos el kit de herramientas de Trello, y la razón es que sabemos que los equipos de trabajo en todo el mundo tienen grandes planes y sueños todavía más grandes por lograr. Queríamos darles algo extra por lo cuál celebrar—un día a día más productivo, más colaborativo y más fácil de manejar.

El kit de herramientas incluye plantillas de tableros gratuitas, información para equipos mejor organizada, proyectos más fluidos, metas más altas y fiestas más divertidas. ¿Y qué ha sucedido desde enero? ¡Se han hecho 30 000 copias de estos tableros y ahora las personas han encontrado muchas maneras de usarlos para planear, gestionar sus equipos de trabajo, lograr metas, celebrar y todo esto, juntos! 

Si ya empezaste a utilizar los tableros, o quieres intentar usarlos para la gestión de tus equipos de trabajo, aquí te mostramos algunos de los consejos más útiles para personalizarlos y hacerlos más productivos y útiles para ti.

Vamos a repasar los consejos más útiles para cada tablero, desde compartir conocimiento hasta gestionar equipos de trabajo. Si te gusta lo que ves, puedes copiar el tablero muestra gratuitamente para usarlo en la gestión de tu equipo de trabajo o puedes aprender más sobre su configuración con alguna de nuestras rigurosas guías.

Concentra el conocimiento de tu equipo en un sólo lugar (o base)

Dato curioso: muchos empleados pasan hasta el 20% de su semana de trabajo buscando información interna que necesitan para terminar sus pendientes, ya sea buscando en carpetas de documentos o buscando a sus colegas para que les aclaren sus dudas.

Accediendo a la base de conocimientos del equipo. Este es un faro de conocimiento donde está almacenada toda la información más importante con respecto del equipo, enlaces, horarios y más. Un tablero de Trello es ideal para construir una base de conocimientos porque puedes actualizarla fácilmente y modificarla conforme vaya llegando más información mientras que la información vieja se almacena. Con un tablero para gestión de equipos de trabajo, el caos organizacional se convierte en organización en calma.

Aquí te damos los consejos más útiles para poder sacarle el mayor provecho a tu tablero para gestión de equipos de trabajo.

• ℹ️ Una lista activa de preguntas frecuentes FAQs, o de preguntas demasiado frecuentes, es una manera sencilla de crear accesos directos para las consultas comunes. El título de cada tarjeta corresponde a la pregunta (¿Dónde está la carpeta de Google Drive de los reportes mensuales?), y la respuesta se encuentra en el dorso de la tarjeta—junto con enlaces relevantes, personas a quién contactar en caso de dudas, y otros detalles importantes.
  
  
• 🌴 Especialmente en temporada de vacaciones, los horarios de vacaciones pueden atrasar bastante el trabajo. Si cada mes las personas agregan tarjetas con los días que estarán fuera de la oficina, puedes visualizarlos todos en una sola vista.
  
  
• 🙋🏽‍♀️ Las tarjetas de equipo te ayudan a saber quién es quien en el equipo. Cada persona debe llenar una tarjeta con su puesto y sus responsabilidades y una foto, así los empleados recién contratados podrán familiarizarse con la estructura del equipo. Si los compañeros incluyen en sus tarjetas sus cumpleaños, lo que les gusta, lo que no les gusta y sus pasatiempos, comprarles regalos que les gusten cada año se vuelve pan comido.
  
  
• ✅Mantén una visión de alto nivel con respecto del avance del proyecto en este tablero también. Sube actualizaciones semanales en la sección de comentarios para todas las tarjetas del proyecto, luego enlaza esas tarjetas con Slack para que esas actualizaciones se transmitan al canal de tu equipo y faciliten su lectura.

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*Bostezo* Ya no más reuniones de equipo aburridas

Este es otro dato asombroso (pero no sorprendente) sobre equipos: los empleados consideran que al menos el 50% de la reuniones a las que asisten no son productivas.

Y por no productivas se refieren a que salen de estas "perdidas de tiempo" sin un resultado claro o sin saber cuáles son los siguientes pasos para sacar el trabajo adelante.

Darle estructura a las reuniones de equipo asignando funciones y un programa, te puede ayudar a mantener todo en la dirección que deseas. Y déjenme decirles que existe una manera de hacer esto sin tener que quitarle toda la diversión. Así es cómo puedes propiciar la creatividad y apaciguar el aburrimiento:

• 🗃Empieza a reunir el contenido desde antes. Recuérdale a todos entre 3 a 5 días antes de la reunión, que empiecen a agregar tarjetas en el programa semanal de la reunión, por vía chat o configurando un recordatorio en Trello. Utilizar portadas divertidas y adjuntar lecturas, enlaces o presentaciones es altamente recomendado.
  
  
• ❓Revisa con antelación para poder generar temas de discusión. Los compañeros pueden agregar comentarios, preguntas, o sugerencias en las tarjetas antes de la reunión para que el dueño de la tarjeta pueda preparar su parte con anticipación.
  
  
• En cada reunión, se colocará una foto de la cara de la persona elegida en la tarjeta "líder de la reunión". Esta persona será la encargada de llamarle la atención a las personas que lleguen tarde (mandarles mensaje si no han llegado), dirigir la reunión, asegurarse de que todos los temas de las tarjetas se hayan cubierto, y proponer temas de conversación para reuniones auxiliares y/o de seguimiento si se alargan mucho. Asigna un líder diferente en cada reunión para siempre tener una perspectiva fresca.

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¡Que empiece la fiesta!

No vas a necesitar este tablero para tu equipo todos los días (y sí lo necesitas es increíble y entonces deberíamos platicar). Sin embargo, como la cultura de equipo es igual de importante que realizar un seguimiento de tareas, vas a querer establecer un proceso rápido y colaborativo que te permita sacudirle el polvo a tu cubículo en la próxima fiesta de oficina.

Sólo imagina—un flujo de trabajo en donde todos confirmen asistencia, planeen el menú, escojan actividades y más. Así es cómo puedes dejar de usar las cadenas de correos y empezar a divertirte en el proceso de planeación de una fiesta con Trello:

• 📅Utiliza la primera lista para poner todos los detalles más importantes de la fiesta, desde la fecha y hora, hasta el presupuesto, sugerencias y la lista de invitados.
  
  
• 🍕Las etiquetas funcionan muy bien para ayudar con la planeación de la comida y bebida, sobre todo si estás intentando tener a todos bien alimentados y bien hidratados con comida libre de gluten, libre de lácteos y carne.
  
  
• 🎶Las checklists son una fuente de actividades e ideas para la música de todo el equipo. ¡Podrás hacer una playlist de la fiesta en un abrir y cerrar de ojos! ¿Ya tienes tu lista hecha y necesitas ponerla en Trello rápidamente? Sólo tienes que copiarla y pegarla en la checklist de una tarjeta de Trello y ¡automágicamente se llenará como si fueran elementos independientes de la checklist!

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Meta: ser el mejor equipo posible

Cuando estás en la etapa de la lluvia de ideas puede parecer divertido establecer metas, pero cuando se trata de pasar a la acción con los números objetivo y las iniciativas trimestrales, el entusiasmo puede agotarse bastante rápido. Y luego también está el problema de monitorear el progreso e informar a tus jefes sobre los avances semanales o mensuales. Ya estás bastante ocupado intentando lograr esa complicada meta, por lo que es difícil encontrar el tiempo para parar y reportar todas las cosas que hiciste.

Es por eso que monitorear las metas con Trello es útil.

Puedes disminuir la sobrecarga de estar haciendo reportes si haces el seguimiento del progreso de lista en lista, al mismo tiempo que subes las actualizaciones semanales en los comentarios de las tarjetas. La administración puede simplemente suscribirse al tablero o a las tarjetas relevantes para poder ver las actualizaciones que necesitan. Todos están al tanto sin tener que leer los extensos reportes TPS.

Aquí te enseñamos algunos consejos que hemos aprendido usando este sistema nosotros mismos en Trello:

• 🔆El título de cada lista es la meta. Como es un pequeño espacio, la meta debe ser concisa y fácil de recordar, algo como la estrella polar para la toma de decisiones en negocios. Con esto también haces énfasis en las listas de las tarjetas, que realmente son los proyectos y los esfuerzos que contribuyen a la meta, y en dónde debe enfocarse la empresa día con día.
  
  
• 🖊Para evitar que el proceso de actualización se convierta en un quehacer, las partes involucradas (aquellos que tienen proyectos que contribuyen a la meta) deberían turnarse el trabajo de escribir las actualizaciones semanales o mensuales, así el seguimiento se convierte en un esfuerzo de equipo.
  
  
• 🏠 Utiliza las tarjetas del proyecto como si fuera una estación centralizada de información. Fija fechas de vencimiento y agrega miembros a los proyectos. Adjunta otros tableros o tarjetas de Trello justo en donde está sucediendo el trabajo, también puedes agregar documentos estratégicos y presentaciones que le den el contexto necesario a los ejecutivos.
  
  
• 📈Utiliza las etiquetas para ir marcando el progreso. Si conservas esa perspectiva de progreso en constante renovación , ¡siempre sabrás si te estás moviendo en la dirección correcta!

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Gestiona tus proyectos como un experto

Nuestro kit de herramientas más popular es el tablero de gestión de equipos de trabajo. Nosotros lo llamamos el faro del equipo. En esta sección colaboras en todos los detalles, desde la línea de tiempo y la estrategia, hasta la reunión inicial y la última tarea que felizmente ya puedes arrastrar a la lista de "Hecho". Con un lugar para gobernarlos a todos, siempre podrás tener una vista única y actualizada del avance del proyecto.

Aquí hay algunos consejos para hacer una plataforma más dinámica y amena:

• 🤔Siempre ten una lista que se llame "preguntas para la próxima reunión". Podrás lidiar con las preguntas antes de tus reuniones regulares—lo que te ayuda a organizar tu agenda o a lidiar con las preguntas que se contestan mejor en ese momento, ahí mismo. Ahorra tiempo y mantén tu cordura.
  
  
• ⚠️A veces las cosas se atoran. Cuando eso pasa, mueve esas tareas a la lista de "Bloqueado" y activa el Power-Up envejecer tarjeta. Esto hace que las tarjetas se vuelvan amarillas o se vayan desvaneciendo conforme pasa el tiempo, lo que agrega una capa visual extra a esos elementos que necesitan de tu atención ya.
  
  
• Las checklists se pueden agregar a las tarjetas cuando se requiere dividir una tarea en varios pasos que no son lo suficientemente grandes como para usar toda la tarjeta, pero que sí se requiere documentar para hacer el seguimiento del progreso. Si tienes la misma checklist para varias tarjetas, puedes copiar esa checklist de tarjeta en tarjeta y crear un proceso repetible.

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El consejo número 1 del kit de herramientas de Trello

Esto es lo que verdaderamente debes recordar cuando estés gestionando tus equipos de trabajo en Trello: no tengas miedo de hacer cambios.

Después de un trimestre más o menos, pide retroalimentación a los miembros de tu equipo con respecto de la estructura de la reunión, sobre lo que sí está funcionando y lo que no. Su opinión es una fuente invaluable de sabiduría para seguir mejorando. ¡ Los procesos deben ser productivos, no permanentes!

Traducido con amor por Brenda Vargas.

Ya sean buenos o malos, nos gustaría saber tus comentarios. Nos puedes encontrar en Twitter (@trello) o escribirnos a support@trello.com.

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