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La gestión de proyectos como herramienta para desencadenar el máximo potencial de tu equipo de trabajo

gestionando mi proyecto

Todos lo hemos hecho en algún punto de nuestras vidas, haya sido parte de nuestro trabajo o no—has estado planeando un proyecto que quieres mostrar al mundo. El equipo está listo, te tiemblan las piernas, sientes los brazos pesados.

Bueno, no todos estamos listos para hablar vehemente (a mí ciertamente me falta el talento), pero creo que es seguro decir que la mayoría de nosotros hemos trabajado con nuestro equipo de trabajo y planeado algo parecido a un proyecto. Tal vez empezar un proyecto te hace sentir nervioso (o no), pero independientemente de esto, la clave para tener grandes resultados es tener un sistema de gestión de proyectos.

Por suerte para ti, ¡tenemos listo un tablero de Trello que puedes copiar fácilmente para hacer despegar tu proyecto en un santiamén!

La receta secreta para gestionar tu proyecto

Antes de pasar a los detalles, hablemos de las claves para gestionar los proyectos de equipo. Un buen sistema de gestión de proyectos te puede ayudar en tres áreas principales:

  1. Organizar un montón de información. Y más.

  2. Darle un seguimiento a las tareas y el respectivo avance en cada paso del proceso.

  3. Informar a los responsables en el momento apropiado para reducir los cuellos de botella.

Entonces, si traducimos todo esto como un sistema de gestión de proyectos, lo que tu equipo necesita es:

  1. Un lugar para gobernarlos a todos guardar todos los detalles relevantes.

  2. Un representación visual de lo que se está trabajando en ese momento, además de lo que ya se hizo y cuáles serán las tareas que habrá que llevar a cabo.

  3. Una manera sencilla de integrar a las personas adecuadas para cada etapa del proyecto.

¡Vamos a ver cómo quedaría!

Gestiona tu proyectos con estilo 😎

tablero de Trello de gestión de proyectos

Esta es la posición del rey (como en ajedrez): el tablero de tu proyecto.

Aquí es donde tu equipo colabora con todos los detalles—desde la primera reunión hasta la última tarea. Cada lista contiene información importante, así que vamos a explorar este flujo de trabajo en detalle para entender cómo te puede ayudar a mantener todo y a todos en el camino correcto.

Copiar Tablero

Lista: Recursos del proyecto

Aquí es donde guardas información importante, detalles de alto nivel sobre el proyecto. Esta lista es ideal para agregar cualquier guía o consejo sobre el tablero (por ejemplo explicaciones sobre las etiquetas del tablero) y hacer un seguimiento de todos los participantes.

También es un lugar en el que puedes hacer actualizaciones de estado. Los compañeros de equipo pueden agregar una actualización semanal (o cualquier intervalo de tiempo que te convenga). Esto significa que puedes ver el panorama general con un sólo vistazo.

Bono: ¡Las actualizaciones de estado en las tarjetas son una práctica amistosa de trabajo a distancia!

Lista: preguntas para la siguiente reunión

Todos hemos tenido juntas que debieron resolverse por correo electrónico. ¡Con esta lista te aseguras que las reuniones de equipo no caerán en este error!

Todos los miembros del equipo pueden agregar tarjetas en esta lista con las preguntas o actualizaciones que quieren discutir en la reunión. Esto es de ayuda por dos razones:

  1. Te permite desarrollar una agenda más natural que ayuda a mantener el enfoque.

  2. Algunas veces, las preguntas se contestan en la tarjeta—lo que evita dedicar tiempo a ese tema en una junta.

¡¿Quién se imaginaría?! Las reuniones de equipo están tan enfocadas que apenas podemos contener la emoción.

tan ordenado que nadie lo puede creer

Un estudio de Atlassian concluye que las reuniones innecesarias le cuestan $37 mil millones de dólares en salarios a las empresas en E.U. Ahórrate un poco de dinero y planea tus reuniones con herramientas de gestión de proyectos.

Lista: Por hacer

El nombre lo dice todo, pero tengo que cumplir un cierto número de palabras así que vamos a hablar de esto. Ya en serio—todos necesitamos una motivación para hacer el trabajo que prometimos hacer en esas molestas reuniones. 😉

Crea una tarjeta para cada cosa que va en esta lista. Todas las tareas nuevas del proyecto deben empezar por aquí. En esta lista puedes ver quién está trabajando en qué y cuando se debe entregar.

Aquí es donde algunas funciones de Trello realmente destacan:

Esto permite organizar la organización, el feedback y el intercambio de archivos, todo en una sola tarjeta que representa algo específico. Ahora estoy tan organizado que hasta me podrían confundir con un adulto responsable (#vidaadulta).

Luego, conforme cada tarea vaya progresando, puedes moverla a otras listas que representan mejor su estado.

Lista: Pendiente

Para mantener tu lista "Por hacer" tan fresca como el príncipe del rap, la lista "pendiente" es el lugar perfecto para todas esas tarjetas que están casi listas. Mientras esperas a que el departamento jurídico termine su revisión o a que la última persona cierre su sesión, puedes deshacerte de esa tarjeta y pasar al siguiente pendiente.

fresco como el príncipe del rap

Lista: Atorado

No sería un proyecto real sin algún tipo de problema. En vez de dejar un tarjeta volando, ponla en está lista cuando esté atorada.

Esto mantiene la lista "por hacer" libre de distracciones pero sin dejar que la tarjeta se pierda. Utiliza las fechas de vencimiento para desenterrar una tarjeta que no esté recibiendo la atención que requiere.

Una tarjeta es como un cactus, es fácil descuidarla y olvidarla. Échale un ojo al Power-Up envejecimiento de tarjeta para asegurarte que no estás ignorando tarjetas. ¡Esto añade una capa visual extra a tus tableros y ayuda a no perder tarjetas importantes! (RIP para mi planta de aloe)

Lista: Hecho (i.e. ¡tiempo de celebrar!)

Disfruta de la satisfacción que da poder mover esa tarjeta a la lista de "Terminado" 🎉 ¡Te lo ganaste!

Además de facilitar la entrega de tareas a tiempo y deshacerte de tarjetas terminadas, esta lista proporciona una manera fácil de ver rápidamente las tareas que tu equipo completó recientemente. Es la manera perfecta de ponerte al tanto si lo que quieres es una actualización de estado rápida.

Facilita tu próximo proyecto

Siempre existen muchas variables en un proyecto, pero gestionarlo no tiene que ser un dolor de cabeza. ¡Con este tablero de gestión de proyectos tu y tú equipo van empezar con el pie derecho!

Si centralizas un proyecto y mantienes el flujo de trabajo, te sorprenderá ver cómo todos los pequeños detalles se alinean. Así que inténtalo—¡tu futuro te lo agradecerá!

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