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Evita el caos, mejora tu productividad con la gestión de conocimiento en las empresas

Tablero en Trello sobre gestión de conocimientos en las empresas

Gestión del conocimiento en las empresas

Aunque esta frase sólo parece ser un montón de palabrería técnica sobre negocios, todas las empresas tienen un sistema de gestión del conocimiento (así es, aunque sólo sea una cadena de correo electrónico vieja). En palabras simples, un sistema de gestión del conocimiento es la información que se recopila sobre un tema en particular.

A medida que los equipos crecen y se desarrollan, van aprendiendo a identificar lo que necesitan para que todo funcione correctamente. Por ejemplo, qué nuevos procesos aplicar, a investigar y a plantear reglas sobre cómo se trabaja en el equipo. Todo este conocimiento necesita almacenarse en algún lugar, por lo que es crucial que los equipos recopilen toda esa información y la almacenen de manera que sea un recurso accesible.

Los empleados pasan el 20% de su semana de trabajo buscando información interna o localizando colegas que les puedan ayudar con tareas específicas (¡¿cuál era la carpeta de Google Drive otra vez?!). La falta de claridad con respecto de las responsabilidades de los compañeros de equipo y de la organización de los recursos, puede provocar frustración en el equipo, especialmente si se trata de un equipo grande. Si no existe un sistema de administración del conocimiento, la información importante permanece aislada entre los miembros del equipo.

Mientras tu equipo sigue creciendo, de pronto llegas a una encrucijada y te das cuenta de que necesitas hacer algunos cambios para que el día de trabajo no se te vaya en buscar documentos, presentaciones y hojas de cálculo.

Este tablero de Trello sobre recursos para tu equipo te va a ayudar a calmar esas aguas del caos organizacional.

tablero de recursos para el equipo en trello

Aunque tu equipo no tenga un sistema formal, este tablero de Trello es un ejemplo de sistema de administración del conocimiento muy simple.  Lo puedes usar como un recurso de consulta para todo lo que tiene que ver con el equipo.

Finalmente podrás tener todo en una sola fuente de información disponibles para todos los miembros del equipo.

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Tal vez parezca abrumador pedirle a tus colegas que hagan un sistema de gestión del conocimiento, algo así como pedirles que entrenen a un gato.

entrenando-gatos

Pero no me malinterpreten—me encantan los GIFs de gatos, pero la imagen que quiero que se quede en su mente es para ilustrar qué tan abrumador le puede parecer a todos los involucrados cambiar su proceso de recolección de información.

Aunque este tablero no va a resolver todos los problemas que tiene tu equipo (como por ejemplo, quién es la persona que se come la comida que guardas en el refrigerador)—sí te proporciona tres maneras de gestionar el conocimiento, los proyectos y las metas de tu empresa en un sólo lugar, lo que te garantiza mejores flujos de trabajo y colegas más contentos. ¿No te parece genial?

Enfoca tus prioridades y tus recursos

Las prioridades van cambiando, los proyectos se modifican, las personas se mueven en círculos, no importa cómo lo llames—un tema muy sensible para los equipos es que sus miembros muchas veces sienten que no tienen una dirección clara o priorización en sus proyectos.

gato-fijado
Los miembros del equipo que son capaces de priorizar eficientemente, reportaron estar un 48% más comprometidos y el 89% dijo tener más probabilidades de quedarse en la empresa.

Estas tres listas en el tablero de Trello de recursos para tu equipo te pueden ayudar a mantenerte organizado e informado de manera fácil:

  1. Horarios del equipo de esta semana: Esta lista ayuda a desglosar las tareas pendientes de la semana gracias a una checklist. Además, si un miembro del equipo se encuentra fuera de la ciudad, todo el equipo se entera y tiene tiempo para prepararse.

  2. Proyectos en progreso:Esta lista es útil para proyectos que involucran a varios miembros del equipo o que abarcan varias semanas. Podrás ver el panorama más amplio y podrás vincular a otros archivos relevantes o tableros de Trello.

  3. Lo que sigue:Las metas no deberían plantearse solamente para dentro de 12 meses. Es importante que cada semana tu equipo ordene por prioridad las próximas iniciativas para así poder reducir la incertidumbre en el planteamiento de metas.

Cómo organizar un sistema de administración del conocimiento

Como equipo, no sólo debes priorizar tus proyectos cada semana, también es importante que mantengas en mente el panorama más amplio para que todos trabajen hacia las mismas metas. Desglosa tus proyectos en incrementos semanales, para que realmente puedas hacer un seguimiento del progreso de cada miembro del equipo.

Junta todas esas preguntas frecuentes en un sólo lugar

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Anticipa las preguntas frecuentes que podrían surgir con respecto del equipo. Algunas preguntas podrían involucrar ayuda con el departamento de informática, políticas de vacaciones, misión del equipo, etc. Las posibilidades son ilimitadas y van a depender de ti y de tu equipo.

Recursos: Piensa en esto como el catch-all de todas las piezas de información pertinente que tu equipo va juntando. Avísale a tu equipo que esta es la primera parada cuando buscan información y que deben ir agregando si faltan cosas.

recursos y listas de preguntas frecuentes

FAQ: ¿Tú y tu equipo siempre están respondiendo las mismas preguntas? Crea esta lista para mantener un registro de las respuestas importantes.

Adorna tu tablero de recursos con la personalidad de tu equipo

gato-pirata

Todos los equipos de trabajo son diferentes, pero algunos estudios muestran que las empresas más rentables son las que tienen empleados más comprometidos. ¿Acaso existe una mejor manera de fomentar el compromiso que hablando de las cosas que te apasionan fuera del trabajo? Nunca sabes que puedes tener en común con otras personas. Esto los unirá y fomentará la confianza entre los miembros del equipo. 

Haz que cada miembro del equipo haga una tarjeta que indique su papel como parte del equipo. En la parte posterior de la tarjeta, siéntete libre de incluir toda la información que creas necesaria con respecto del trabajo, como tus canales de comunicación preferidos, pero también incluye tus pasiones, pasatiempos y demás.

listado-equipo

descripción-equipo

No sólo tus compañeros de equipo son especiales, tu equipo también tiene un conjunto de metas únicas que deben cumplirse. Mantén a todos en el camino correcto planteando proyectos y metas claras y factibles.

Haz una tarjeta que muestre tu estrategia a 12 meses y que cada miembro del equipo escriba su aportación en la parte de arriba. Al mantener a la vista estas metas, le estás ayudando a tu equipo a mantener el enfoque, y esto significa saber priorizar.

Empieza a recopilar información para el equipo hoy (en serio...!hoy!) 

Ya leíste las estadísticas, te reíste con los GIFs de los gatos, y ahora ya estás listo para empezar tu propio sistema de gestión del conocimiento. Una vez que tu equipo vea lo fácil que es recopilar toda la información importante en un sólo lugar, !mantener un registro de todo serán pan comido!

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