Con el tiempo, la tecnología ha ido evolucionando. Como resultado de esta evolución, el trabajo remoto (o teletrabajo) no sólo es posible sino, que en muchos casos, es incluso preferible y a veces hasta indispensable. Los empleados que trabajan bajo esta modalidad saben que uno de los factores determinantes del éxito es tener y saber utilizar las herramientas adecuadas (y no, la cafetera no cuenta muchachos).
El aumento en el uso de dispositivos móviles, el número de personas que trabajan de manera remota y los proyectos basados en tecnología, han tenido como consecuencia el crecimiento en el número de herramientas y aplicaciones destinadas a apoyar el trabajo remoto. Decidir utilizar las herramientas adecuadas para los equipos de trabajo remoto es un desafío para las empresas. Hoy en día, existen cientos de softwares disponibles para el trabajo remoto, pero sería imposible explorarlos uno a uno mientras te instalas en tu nueva oficina en casa.
Para los equipos remotos experimentados y para aquellos que recién empiezan, la clave del éxito está en tener a la mano las siguientes herramientas que pueden facilitar su labor de teletrabajo:
- software confiable para video conferencias
- Una app para chat
- Una app para video
- Herramientas para colaborar en la nube y para ordenar tus documentos
- Un software para gestión de proyectos
Las herramientas para el teletrabajo que no le pueden faltar a tu equipo
Los empleados que recién empiezan a trabajar de manera remota, se dan cuenta rápidamente que adaptarse a un ambiente de trabajo fuera de la oficina no es tan simple como trabajar con la laptop desde el sillón de su sala. Para poder dar lo mejor se requiere de procedimientos claros, comunicación constante y sólidos conocimientos digitales.
Con estas herramientas para trabajo remoto, tu equipo estará listo para el éxito:
Google Docs para la retroalimentación
Cuándo: acabas de terminar la planeación de un proyecto importante y estás listo para el feedback de tu equipo.
Por qué: con Google Docs los equipos se pueden comunicar con varias personas a la vez en tiempo real. Google Docs también te permite utilizar diversas plantillas para tus documentos, tiene edición inteligente y herramientas que facilitan la colaboración para crear, editar y terminar proyectos de manera simple. Incluso tiene acceso móvil para que los usuarios puedan editar desde cualquier sitio (incluso cuando no hay conexión).
Confluence para organizar tu lugar de trabajo
Cuándo: tu equipo remoto debe tener una fuente de recursos y un espacio digital organizado.
Por qué: Confluence es un lugar exclusivo para la gestión de la información y la organización de los documentos. Ahí los equipos remotos pueden encontrar desde notas sobre las reuniones hasta planeación de proyectos, todo lo necesario para fomentar la participación desde un lugar de trabajo flexible. Confluence también se puede utilizar para compartir los comunicados importantes de la empresa, las actualizaciones y para fortalecer la cultura de trabajo de la empresa, un factor muy importante para el éxito del equipo.
Slack para comunicarse rápidamente
Cuándo: quieres hacer una actualización corta, una pregunta rápida o simplemente quieres compartir el meme de un bebé hipopótamo súper lindo que encontraste en Instagram.
Por qué: el feed del chat de Slack te permite hacerlo de manera rápida y eficiente. El equipo remoto puede utilizar varios canales al mismo tiempo con conversaciones independientes de acuerdo al proyecto, departamento o tema de trabajo. Con Slack, los integrantes del equipo pueden responder cuando estén disponibles, es mucho más discreto que una videollamada pero más fácil de notar que un correo.
Como en los equipos remotos hay personas que viven en distintas zonas horarias, es importante respetar las horas de trabajo de cada uno de los integrantes. La extensión de zona horaria del equipo de Slack (para los planes PRO) es una herramienta para trabajo remoto muy útil porque permite crear fácilmente actualizaciones y visualizaciones de las personas que están durmiendo y de las que están en pleno horario productivo. A nadie le gusta recibir notificaciones del trabajo a las 3 de la mañana, ¡qué pesadilla!
Zoom para las discusiones más importantes
Cuándo: necesitas terminar algún proceso, algún problema o una lluvia de ideas por medio de un video chat o video en tiempo real.
Por qué: las conversaciones frente a frente (incluso en video) ayudan a captar mejor el tono de las personas, sus reacciones a ideas más complejas y a entender mejor las explicaciones. Muchos equipos remotos extrañan las relaciones que se generan cuando se trabaja en oficina. Por eso Zoom es perfecto para el trabajo remoto desde casa, porque genera un espacio en el que los integrantes del equipo pueden platicar de su fin de semana, colaborar en proyectos grandes y sentir esa conexión con los demás aunque estén a miles de kilómetros de distancia.
Dropbox para intercambiar información de manera segura
Cuándo: necesitas compartir archivos y presentaciones de manera segura con tus colaboradores.
Por qué: dejar de usar USB de una vez por todas. Con Dropbox puedes enviar archivos y documentos de manera segura y colaborar activamente en los archivos que compartes. Dropbox te ahorra tiempo en la organización de archivos, contenido y atajos en la web porque no pierdes tiempo buscando la última actualización de los documentos, y ese tiempo que liberas lo puedes aprovechar para seguir avanzando en tu proyecto.
InVision para una colaboración más visual
Cuándo: requieres retroalimentación de acuerdo a las especificaciones de un diseño, capturas de pantalla o el flujo de un nuevo producto.
Por qué: InVision es detallista. La estructura misma del software facilita a los equipos de diseño crear verdaderas obras de arte. Se pueden hacer comentarios sobre el prototipo y eso permite una retroalimentación en tiempo real. Viene con funciones divertidas como vistas múltiples del mismo proyecto, actualizaciones y comentarios en tiempo real, pizarrón digital para hacer lluvias de ideas, syncing, presentaciones y compartir pantalla.
Trello para conectar todas las apps
Cuándo: varios equipos están trabajando en el mismo proyecto pero desde distintas aplicaciones, hace falta una herramienta de gestión de proyectos que permita unir todo y a todos.
Por qué: actualizar constantemente los proyectos grandes y complejos depende de varios factores. Y para esto Trello es perfecto, porque permite la consolidación, organización, integración y colaboración entre los distintos equipos y las distintas partes involucradas de los proyectos más importantes. A los equipos remotos les gusta mucho usar Trello porque toda la comunicación se puede hacer desde un mismo sitio sin complicación alguna, y para ser honestos, sin la necesidad de cadenas de correos que sólo confunden y retrasan el trabajo.
Trello tiene integraciones súper útiles llamadas Power-Ups, que permiten tener vistas de calendario, campos personalizados, conectar apps entre si (como las que están en esta lista) como Slack, Google Drive, Dropbox, Invision y Zapier.
Zapier para automatizar procesos
Cuándo: necesitas hacer una 'depuración digital' de las tareas de menor importancia.
Por qué: los trabajadores remotos deben saber gestionar muy bien su tiempo y como sabemos, estar actualizando tareas repetitivas manualmente quita mucho tiempo. Zapier conecta tus apps favoritas y automatiza flujos de trabajo. Esto es ideal para ti porque te libera tiempo que puedes usar para enfocarte en tu trabajo. Zapier elimina el error humano y los olvidos.
Headspace para alejarse del trabajo
Cuándo: sientes que debes tomarte un descanso.
Por qué: si tu lugar de trabajo es la sala de tu casa, probablemente te cuesta trabajo desconectarte de tu trabajo después de todo el estrés de las fechas de entrega y las reuniones. Headspace es una app para meditar y llevar una vida sana que te ayudará a reducir el estrés, mejorar tu atención y puede ayudar a que los trabajadores no se agoten física y mentalmente. A veces hay que saber cuando hay que parar y alejarse, en especial cuando trabajas desde casa.
Agrega estas apps a tu caja de herramientas de trabajo remoto
Cuando estés explorando el mundo del trabajo remoto, recuerda que aunque no todos los integrantes de tu equipo están en el mismo lugar, es posible ponerse de acuerdo. Estas herramientas para el teletrabajo te ayudan a gestionar tus asuntos personales, los asuntos de tu equipo y tus proyectos. ¡Ya puedes despedirte de esas herramientas torpes y ese anticuado escritorio de oficina para siempre!
Nota del editor: este artículo fue actualizado en abril 2020.
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