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Aprende a determinar tus horas productivas para ser mas eficiente

el cuándo y el porqué de las horas productivas

No todas las horas se crearon iguales. A veces una hora es suficiente para avanzar una buena parte de un proyecto masivo, y otras veces lo único que logras hacer es mandar un par de correos sin importancia.

Los oradores motivacionales, los entrenadores de rendimiento y los CEOs consideran que determinar y aprovechar las horas productivas de tu día, es la clave para ser más productivo y eficiente en lo que haces. Tener una administración del tiempo que aproveche tus horas productivas permitirá que los proyectos más importantes reciban la inversión de energía que se merecen.

La estrategia que te presentamos a continuación te ayudará a mejorar tu productividad en el trabajo:

Sigue el ritmo (ultradiano)

Como todo en la naturaleza, los humanos siguen ciclos. Un grupo cada vez más grande que se dedica a la investigación de los ritmos ultradianos –ciclos de 90-120 minutos en un día circadiano de 24 horas – propone que nuestro día se ajusta a ciclos que afectan qué tan alertas estamos y qué tan productivos somos.

Al principio del ciclo, experimentamos una mayor energía y concentración, y al final, tal vez nos sintamos cansados y dispersos. ¿Tu computadora colapsa por tener un millón de ventanas abiertas? Muy probablemente estás justo en ese valle de energía.

Ciclos diarios de energía

Fuente de la imagen: MentalHealth.com

Ganarse el título de "adicto al trabajo" puede parecer impresionante, pero de hecho, la productividad disminuye drásticamente cuando trabajas más de 50 horas en una semana. Así que en términos de resultados, trabajar en tus horas productivas podría funcionar mejor que trabajar más horas. En realidad, es un balance entre horas de trabajo vs productividad. Excelentes noticias ¿no?

Utiliza tus horas productivas cuándo te sientas alerta y emocionado para proyectos que involucren la resolución de problemas, pensamiento complejo y la toma de decisiones críticas.

Si trabajas en estas actividades cuando estás en tu mínimo de energía, tendrás que luchar en contra de tu aturdido cerebro y el proyecto tardará mucho más (¡sin mencionar que será más doloroso!).

Las tareas rutinarias, menos importantes y menos complejas se pueden hacer cuando no estés tan concentrado y comprometido. Aún si te sientes adormilado, puedes lograr sobrevivir a la reunión semanal (sólo mantén esos párpados abiertos).

Cuando sabes exactamente cuando tendrás el próximo repunte de energía, tienes una mayor certeza de que puedes y lograrás cumplir tus metas del día.

Los profesionales independientes, que en algunas estimaciones excederán el 40% de la fuerza laboral para el 2020, pueden escoger en qué horario trabajar. Asimismo, muchas compañías ya ofrecen a sus empleados horarios flexibles y opciones para trabajar desde casa. Esto significa que ahora millones de profesionales tienen la oportunidad de trabajar en sus horas productivas, cuando se sienten alertas, inspirados y productivos.

Pero todo esto nos lleva a la pregunta: ¿cómo saber cuáles son tus horas productivas?

Adopta un enfoque sistemático

Aunque podrías guiarte según tu instinto y tus tendencias de búho nocturno/alondra para identificar cuáles son tus horas productivas, es mejor adoptar un enfoque sistemático. El autor de Una vida de productividad, Chris Bailey, se tomó un año libre para realizar varios experimentos sobre productividad, incluyendo determinar sus horas productivas. Él sugiere hacer un registro de tu concentración, energía y motivación durante 3 semanas, tomando los datos a la misma hora todos los días para evitar sesgos.

La siguiente hoja de cálculo, basada en el flujo de trabajo de Chris, te ayudará a realizar un seguimiento de tu productividad y mejorar tu productividad en el trabajo: (descárgala aquí - en inglés)

Hoja de cálculo para el seguimiento de tu productividad

La productividad promedio por hora se puede ver en el gráfico:

Gráfica de tu productividad diaria para las tres métricas

Mantener un registro de estas tres métricas sólo te toma alrededor de 30 segundos por cada hora. No te obsesiones con los números que le asignas a cada métrica. Normalmente el primer número que te viene a la cabeza es el correcto. La hoja de cálculo calculará automáticamente los promedios y construirá tu gráfico personal de productividad.

Podrás ver las tendencias después de una semana de seguimiento, pero entre más información colectes, más confiables serán tus tendencias. Una ventaja adicional de mantener el registro por más tiempo es que, además de determinar tus horas productivas, también podrás determinar qué días de la semana serás capaz de mover montañas.

Esta hoja de cálculo te da una puntuación diaria, que corresponde a la suma de todas las métricas para ese día.

Encuentra los días más productivos de tu semana

Después de dos o tres semanas tal vez veas las tendencias que te indicarán cuáles son tus días productivos.

Tendencias de tu productividad por semana

Trent Hamm, en su artículo de "The Simple Dollar", recomienda crear una rutina del día basada en tus días más productivos. Crear una rutina te permitirá eliminar las tareas mundanas en los días en los que tu cerebro está un poco apagado, y guardar el poder creativo para los proyectos que realmente sí harán una diferencia.

Un diario para acumular conocimiento

Muchas veces verás que tu concentración, energía y motivación están altamente correlacionados, y eso tiene sentido. En algunas ocasiones, sin embargo, verás que esas métricas no van de la mano. Por ejemplo, tu energía está en 10, pero tienes problemas para concentrarte. Si es el caso, anota la razón de esta discrepancia – ¿tomaste demasiado café? (No te preocupes, todos hemos estado en la misma situación.)

La columna "Notas" en la hoja de cálculo está allí para anotar esos conocimientos diariamente, como si fuera un mini diario laboral. Allí puedes escribir lo que lograste, lo que te motivó, y lo que representó un obstáculo. Si una tarea te parece especialmente difícil a cierta hora del día, anótalo – y luego prográmala en in intervalo de tiempo distinto.

Espacio para escribir notas durante el día

Además de las notas diarias, también puedes agregar comentarios en las celdas cuando estés usando esta hoja de cálculo. Estos sirven para marcar las horas en las que bebiste café, almorzaste, te ejercitaste o hiciste algo que pudiera afectar tu flujo de energía. Chatear con tu enamorado o jugar con tu mascota también cuentan.

Comentarios de celda en la hoja de cálculo

Las gráficas te muestran el CUÁNDO en tu ciclo de productividad y las notas y comentarios de celda te indican el PORQUÉ.

Aprovecha tus resultados

Utiliza tus horas productivas cuidadosamente. Lo que quieres es resolver problemas, encontrar respuestas y tomar decisiones durante esas horas productivas. Escritura, procesos de pensamiento profundo y estrategias, todo eso es más fácil cuando estás concentrado y alerta. Estas actividades son más complicadas, así que vas a necesitar toda tu energía para poder salir victorioso.

Tanto como tu entorno laboral lo permita, protege tus horas productivas de las intrusiones y compromisos que no requieren de tu máximo poder cerebral.

Profundiza en estas preguntas: "¿Qué es lo que me hace ser más productivo? ¿Qué actividades, comida o incluso personas, son las que agotan mi energía?" Y luego aplica ese conocimiento, aunque eso signifique decirle adiós a ese pizza con doble queso y pepperoni para el almuerzo.

Y finalmente: aprende a trabajar en las horas adecuadas

Toma en cuenta que los mínimos de productividad son la manera natural en la que nuestro cuerpo nos está diciendo, "necesito un descanso". No esperes eliminar todas esas bajas de energía. Sin embargo, estar conscientes de esto y trabajar durante tus horas productivas hará que tu día sea más agradable y productivo.

Por un mundo en el que las horas sean las correctas y no las más largas.

Traducido con amor por Brenda Vargas.