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Cómo usar la matriz de Eisenhower para priorizar tareas? [video tutorial]

Tips sobre la matriz de Eisenhower + ideas para los tableros de Trello

La matriz de Eisenhower es una técnica para priorizar tareas que bien podría ser la respuesta a tus problemas de listas de pendientes sobrecargadas y a esas notificaciones de pesadilla.

Quieres abarcar mucho. Además de los proyectos que estás llevando, sientes que tienes otras 50 tareas menores que requieren de tu atención. Tienes una tonelada de correos sin contestar en tu bandeja de entrada. Un colega que trabaja en otro proyecto, necesita urgentemente tu opinión y ya están en los límites de la fecha de entrega. Y eso sin mencionar los kilos de ropa sucia que te esperan en casa.

Con todas estas prioridades haciendo ruido en tu cerebro al mismo tiempo, es en realidad difícil empezar a resolver alguna. La ansiedad que produce no saber por dónde empezar te está dejando en un estado de parálisis analítica.

Te sientes abrumado y estancado. Y si no tienes un método de gestión del tiempo es fácil caer en la trampa de pensar que todas las tareas son urgentes e importantes.

Pero no todo son malas noticias. Las soluciones para priorizar tareas y tomar decisiones no son algo nuevo. De hecho, una de las mejores estructuras para la toma de decisiones y gestión del tiempo la inventó, hace medio siglo, el maestro de la productividad de la vieja escuela y hombre muy ocupado, Dwight Eisenhower, el presidente número 34 de los Estados Unidos.

Durante su presidencia, el presidente Eisenhower manejó las tensiones durante la Guerra Fría, acabó con la guerra en Corea y creó el Sistema Interestatal de Autopistas, entre muchos otros logros. Se podría decir que fue una persona muy ocupada y afortunadamente, nos dejó su legado de productividad que te ayudará a librarte de la preocupación por las prisas y de la ansiedad causada por tener que completar todas las actividades del día.

La matriz de administración del tiempo Eisenhower

La matriz de Eisenhower (o caja de Eisenhower) es una manera fácil y , sin embargo, extremadamente efectiva, de averiguar cómo priorizar tus tareas de tal manera que las más importantes no se opaque con respecto de las tareas urgentes, repentinas e inesperadas. 

Este es un vídeo tutorial que te explica rápidamente cómo organizar tus tareas en las categorías de hacer, delegar, decidir y borrar 

 

 

La idea general es que todas tus tareas se pueden organizar en cuatro cuadrantes, cuyos ejes corresponden a la importancia y la urgencia. Estos cuatro cuadrantes tienen valores que van desde 1 hasta 4 según su prioridad.

Matriz de Eisenhower a tablero de TrelloCrédito de imagen: Jamesclear.com

  1. Tareas "importantes" y "urgentes". Estas tareas reciben el nivel de prioridad 1 y debes enfocar toda tu atención en completarlas.

  2. Tareas "importantes" pero "no urgentes". Estas corresponden a metas de largo plazo y tareas que son importantes para tu desarrollo profesional y personal pero que no tienen una fecha de vencimiento explícita.

  3. Tareas "no importantes" pero "urgentes". Estas son las tareas que puedes delegar o programar para después, cuando hayas terminado las tareas del primer cuadrante.

  4. Tareas "no importantes" y "no urgentes". Estas tareas se colocan en el 4to cuadrante y son las que deberías dejar de lado y eliminar. ¿Realmente necesitas ver la temporada 1 de Game of Thrones o podrías usar ese tiempo para trabajar en las tareas de tu 2do cuadrante, como leer un nuevo libro por mes?

La matriz de Eisenhower es una estructura simple que te ayuda a salir de esa perniciosa parálisis analítica que ocurre cada vez que "sientes que no sabes ni siquiera por dónde empezar". Al asignar cada tarea a un cuadrante, es fácil ver cuáles son las tareas que realmente necesitan de tu atención en ese preciso momento y las que pueden esperar otro día.

Y más aún, la matriz te ayuda a enfocarte en tus metas de largo plazo porque te ayuda a eliminar el trabajo superficial que sólo distrae y que no deja que te ejercites, aprendas a programar o emprendas otros proyectos que requieren tiempo para poder acabarlos, pero que al final mejoran tu vida personal y laboral.

¿Porqué es tan difícil tomar decisiones?

Las investigaciones muestran que la toma de decisiones está estrechamente ligada a las emociones. La parte de tu cerebro que se relaciona con la racionalidad y la toma de decisiones, la corteza orbitofrontal, y la parte de tu cerebro asociada con las emociones, la amígdala, trabajan a menudo en conjunto cuando estás procesando pensamientos complicados.

Esto significa que la toma de decisiones está ligada a la regulación del estado de ánimo. Efectivamente, la ansiedad y depresión a menudo se describen como sentimientos de inmovilidad, de estar atascados y la imposibilidad de tomar decisiones.

Es por esto que adoptar un sistema como la matriz de Eisenhower para evaluar tus tareas o las decisiones que necesitas tomar, es una manera fácil de reducir la carga emocional. 

Al utilizar la matriz de Eisenhower regularmente, tu cerebro comenzará a hacer nuevas conexiones y te acostumbrarás rápidamente a identificar la diferencia entre tareas importantes y tareas no importantes.

Haz que se vea

La matriz de administración del tiempo Eisenhower se puede implementar para tus tareas en un tablero de Trello. Haz una lista para cada cuadrante y una lista de "Entrantes" en la que pondrás todos tus pendientes, cuando estés listo podrás evaluar esta lista. Se verá mas o menos así:

Matriz-de-Eisenhower

Tablero muestra aquí

Ver el tablero debe darte la sensación visual de balance. ¿Tienes muchas tarjetas en la lista de no importante/urgente? Empieza por hacer las tareas menores en esa lista para lograr que las listas parezcan más fáciles de hacer. Estas actividades podrían incluir escribir y responder un montón de correos en una hora, o recargar tus ideas para posts en redes sociales con tweets y publicaciones de Facebook para toda la semana.

Sólo coloca lo que realmente es urgente en la lista de importante/urgente. Ahí van las tareas que no se pueden posponer y que necesitan de toda tu atención. Una vez que has identificado estas actividades, puedes programar bloques de tiempo durante el día para perfeccionar y hacer deep work y poder completarlas más eficientemente.

Las tareas que son urgentes pero no necesariamente importantes, generalmente son tareas que se pueden delegar a alguien más cuando sea necesario. Recuerda que priorizar tareas significa distintas cosas para distintas personas. Para ti, programar el vuelo para una conferencia puede ser urgente porque si no lo haces con anticipación las tarifas de las aerolíneas pueden acabar con tu presupuesto. Para otros, eso puede representar una tarea que se puede delegar a un asistente.

Si colaboras con alguien, como un asistente o tu pareja (dependiendo si es una lista de trabajo o para casa), agrégalos a la lista para que puedas asignarles algunas de las tareas. 

Si sólo tú quieres tener acceso al tablero, utiliza la función copiar tarjeta para mover las tareas delegadas a otro tablero, en dónde sí estás colaborando con otros.

Dato curioso: el presidente Eisenhower era un maestro de la delegación. El creó el puesto de Jefe de Gabinete de la Casa Blanca.

Automatiza todo lo que coloques en la matriz

Parte de la ansiedad que provoca tener varias tareas, es no poder verlas todas en un mismo lugar. Si estás en tu correo y ves algo que necesitas contestar pero no tienes tiempo en ese momento, utiliza la función de correo-a-tablero de Trello para reenviarlo automáticamente a la lista de "Entrante". Cuando se hayan acumulado los correos, sabrás que es tiempo de clasificar esas tarjetas en las categorías de Eisenhower.

Si estás trabajando con varios tableros de Trello, puedes adjuntar una tarjeta o un tablero con la función de tarjetas correspondiente. De un sólo vistazo puedes captar información clave de otros proyectos, como fechas de vencimiento y checklists, en tu propia matriz. De esta manera podrás administrar tu avance a tu gusto, sin tener que cambiar el proceso de organización de tu equipo de Trello.

También puedes utilizar la herramienta de automatización Zapier para crear tarjetas en tu lista de "entrantes". Puedes conectar otras apps a Trello, y cuando sucedan eventos específicos, estos activarán un Zap que se mandará a una tarjeta de tu lista de Trello.

Por ejemplo, puedes hacer que automáticamente se cree una tarjeta de Trello cada vez que se genere una nueva fila en una hoja de cálculo en Google. O si estás fuera de la oficina y estás anotando cosas en Evernote, ajustalas para que se mande un Zap a tu tablero de Trello y poder convertirlas en elementos de acción después.

Y no olvides que puedes simplemente agregar tarjetas desde otros tableros de Trello en tu matriz de Eisenhower usando la función copiar bajo el listado de acciones en cada tarjeta.

No le tengas miedo a la toma de decisiones

La matriz de Eisenhower es una estructura visual que se puede utilizar en paralelo con herramientas de productividad que ya conoces, como Trello, para mantener todo organizado. Es una manera fácil de agrupar las tareas según cuatro niveles de prioridad, uno de los cuáles se deja de lado de inmediato (no importante/no urgente), así que realmente sólo son tres las categorías que necesitan tu atención.

Lo único que tienes que hacer es tomarte el tiempo para analizar tus tareas y metas para clasificarlas en actividades que puedes terminar dentro de ciertos plazos. Con este método, serás un experto en priorizar y delegar tareas.

En resumen, ya tienes mucho por hacer. Así que no te compliques todavía más con el proceso de priorización de tareas. ¡Gracias, Ike!

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