Mejora tu productividad aplicando el método GTD en Trello

Un tutorial sobre cómo adaptar Getting Things Done de David Allen utilizando un tablero de Trello, por el CEO de Greenhouse.

De vez en cuando encuentras cosas que encajan tan a la perfección que te planteas  cómo se puede llegar a tener una sin la otra, como por ejemplo fresas con chocolate. Trello y “Getting things done” son justamente eso, dos grandes ideas que se complementan a la perfección!

Aprende a usar Trello para implementar el método “Getting Things done”, y así poder aclarar y organizar todas aquellas  “cosas” que has intentado conseguir en el trabajo y en tu vida personal.

¿Cuál es el sistema de “Getting things done”?

“Getting things done” (que generalmente se abrevia GTD) es un método popular y efectivo para administrar el trabajo y el tiempo. Desde que el asesor de productividad David Allen lo planteó en un bestseller en 2001, GTD ha generado seguidores de culto. Al ser yo mismo un procrastinador habitual (siempre he tenido problemas para concentrarme y para asignar prioridades), me pareció que la metodología GTD es increíblemente relevante e irresistible para mi manera de trabajar.

Si todavía no estás familiarizado con “Getting Things Done”, recomiendo leer el libro de Allen. La parte clave de GTD que quería implementar era la de tener un protocolo claro sobre cómo lograr sacar de mi cabeza todas las cosas que necesitaban mi atención para después plasmarlas en un lugar organizado, donde no hubiera distracciones y pudiera concentrarme en ejecutarlas. En la terminología GTD estas etapas son “Recopilar”, “Procesar” y “Organizar”.

Implementando GTD en Trello

El método GTD en sí es simplemente un conjunto de ideas expuestas en un libro, no es realmente una pieza de software o algo que sea tangible. Por muchos años no pude encontrar un sistema adecuado para poder realmente implementarlo. Intenté utilizar Notepad, Microsoft OneNote, Things, y muchas otras herramientas de software pero ninguna consiguió ayudarme a trabajar con el sistema GTD.

Y un día apareció Trello!

Descubrí cómo hacer que Trello se alineara perfectamente para impulsar mi flujo de trabajo GTD y desde entonces me he convertido en un ferviente fan. Me parece que Trello es particularmente útil para las fases de “Recopilar”, “Procesar” y “Organizar” por lo que entraré en detalles más adelante sobre cada uno de estos pasos y sobre cómo uso Trello para representar a cada uno.

Mi tablero GTD de Trello

Recopilando información en el “Inbox”

Este paso es bastante claro: se trata de asegurarse que todas las ideas que me vienen a la mente a lo largo del día queden capturadas. No importa si es una pregunta que me viene a la cabeza en mitad de un viaje, una conversación pasajera con un empleado o el correo electrónico de un cliente, necesito asegurarme que quede documentado lo más pronto posible para que no se pierda. Mientras las cosas pasen directamente de mi cabeza al “Inbox”, sé que no les voy a perder el rastro y las podré revisar detenidamente más tarde, cuando tenga tiempo de Procesar y Organizar.

La manera en la que hago esto es con mi lista “Inbox” en Trello, como se ve aquí:

La configuración  de correo electrónico a tablero permite crear un correo electrónico personalizado para cualquier tablero. Cuando un correo se envía a esa dirección, Trello crea automáticamente una tarjeta en tu tablero y lista designados. Puedes agregar cualquier tipo de información o la cantidad de imágenes que quieras.

Cuando estoy en el metro o haciendo cola en un puesto de comida y se me ocurre una gran idea, simplemente mando un correo electrónico a mi tablero Trello y automáticamente la tarjeta se añade en mi Inbox, donde espera a ser Procesada.

Gran parte  de esta conceptualización se hace desde mi aplicación móvil Trello. Si tengo algunos minutos de inactividad pero estoy lejos de mi escritorio de todos modos puedo revisar mi tablero y crear fácilmente una tarjeta, tomar notas, mover cosas, etc.

Procesando Información

El objetivo final de Recopilar ideas, tal como menciono en la sección anterior, es la eficiencia sobre la marcha. Lo único que quiero es capturar la esencia del problema o pregunta para tener suficiente información sobre la cual reflexionar más tarde cuando llegue la etapa de “procesamiento”.

Durante la etapa de procesamiento, tal como lo prescribe el método GTD, la idea es revisar cada uno de los ítems en el inbox y determinar si se necesita terminar algo, y si es el caso, qué, cuándo y por quién. La meta es revisar todas las “cosas” en el inbox y solo dejar las acciones (para  mi o para otros) que puedo llevar a cabo después, en mi tiempo de “Hacer”.

La fase de procesamiento se puede representar con el siguiente diagrama de flujo:

¿Se puede procesar?

Algunas de las cosas en el Inbox serán procesables (por ejemplo “Enviar un correo a los empleados anunciando nuestras promociones Q4”). Algunas no lo serán (como la recomendación de un libro, el recibo de una compra, etc). En esos casos, no hay nada que “hacer”.

Entonces primero de todo, si la cosa “No es procesable”, puedo descartarla (esa opción es bastante sencilla) o agregarla a mi lista de “material de referencia”. En Trello, puedo usar el botón “Archivar” para descartar una tarjeta que ya no necesita seguimiento y una columna “Materiales de Referencia” para cualquier cosa a la que quiera tener acceso después. Con un simple movimiento esa recomendación de libro está ahora guardada en una ubicación práctica.

Puede ser que casualmente un día, por ejemplo estando en un viaje o haciendo limpieza durante un día de  verano, revisando mis Materiales de Referencia encuentre algo interesante que puedo investigar más a fondo. Sin embargo, la mayoría del tiempo, estos materiales de referencia están al margen de mis actividades cotidianas, sin posibilidad de abarrotar mi mente pero guardados de forma segura en un lugar donde no me pueden distraer.

Por otro lado, si es procesable entonces es hora de averiguar cuál es la naturaleza de la acción, quién es el encargado de realizarla y cuándo deberá llevarse a cabo.

¿Completado en solo un paso?

A veces los elementos procesables se pueden  completar en un solo paso. Este paso puede ser más corto o largo (a continuación llegaremos a esto) pero fundamentalmente sólo se debe hacer una sola cosa que no requiere planificación  o coordinación con otros elementos. Un buen ejemplo sería “Enviar correo electrónico a Cliente X y darles las gracias por los negocios”.

Si un elemento procesable no puede ser completado en un solo paso, la metodología GTD lo considera un “Proyecto”. Los proyectos pueden ser extensos como “Reorganizar el departamento de ventas” o cortos como “Planear mis vacaciones”.

Puedo crear una tarjeta diferente para representar cada proyecto y poner en el encabezado de cada tarjeta la meta del proyecto que describe lo que intento lograr. Aquí muestro un ejemplo:

Todas mis tarjetas de proyecto tienen su propia lista en “Proyectos”. Me gusta usar otras tarjetas con etiquetas basadas en un código de colores para crear subtítulos en una misma columna. Esto me ayuda a clasificar los Proyectos por área (es útil para mí porque dirijo muchas áreas, cada una con múltiples proyectos al mismo tiempo). Así es como se vería una lista de Proyectos:

Una vez por semana repaso cada proyecto y lo reviso. Las cosas clave que reviso son:

1. ¿Sigo necesitando este proyecto? Si está terminado, puedo archivar la tarjeta.
2. ¿Existe un elemento de acción? Si no, averigua qué es lo que se necesita hacer y crea la tarjeta de acción correcta (en la columna de “Elementos de Acción”). O si estoy dependiendo de alguien (más adelante podrás ver cómo anoto eso), puedo ponerme en contacto  con esa persona para revisar su progreso y ayudarle para que el proyecto siga adelante.

¿Más de dos minutos en completarlo?

Continuando con la lista, ahora estoy evaluando elementos que son procesables y que se pueden completar en un solo paso. La siguiente pregunta es: “¿Me toma más de dos minutos completarlo?”

Simplemente si la respuesta es “No”, según la metodología GTD, lo haré en ese momento! Después puedes archivar la tarjeta y seguir con tu día. Sienta genial eliminar esas pequeñas tareas sin  tener que volver a pensar en ellas nunca más. Es genial para cosas como contestar encuestas rápidas, pagar facturas online, etc.

Si la respuesta es “Sí”, entonces es hora de asignarle una persona y el tiempo necesarios para completarlo.

¿El elemento es para mí?

Algunos elementos terminan en tu inbox aunque realmente no es tu trabajo llevarlos a cabo. Por ejemplo, podría tener un elemento “Revisar Finanzas Trimestrales”, que es algo que solo puede pasar cuando el equipo de finanzas termina el trimestre y manda el trabajo. En este caso, la siguiente acción la debe realizar el equipo de finanzas, no yo.

Si una acción debe realizarla otra persona, puedo crear la tarjeta “Esperando a” y ponerla en la lista con el mismo nombre. En todas las tarjetas “Esperando a” escribo a quien estoy esperando en la tarjeta misma de tal manera que cuando las reviso semanalmente ya sé de quién depende este elemento. Si es necesario puedo darle seguimiento junto con la persona en cuestión y revisarlo.

¿Día y tiempo específicos?

Ahora, finalmente hemos llegado a los elementos que son procesables, de un solo paso, que toman más de dos minutos en realizarse y que se me han asignado a mí. La última cosa que necesito saber es si necesita llevarse a cabo en un tiempo específico o no.

Un ejemplo de algo que necesita llevarse a cabo en un tiempo específico podría ser “Asistir a la Junta Directiva el 17 de Junio”. Nota: algo como “Preparar la Presentación para la Junta Directiva de Junio” no necesita hacerse en un tiempo específico - tal vez necesite hacerse antes de una fecha en específico (especialmente antes de la junta de consejo)- pero teniendo en cuenta tus prioridades y tiempo disponible de trabajo, realmente se puede hacer cuando sea.

Si algo se tiene que hacer en un tiempo específico, su lugar definitivamente no es Trello, sino más bien, mi calendario. Para un día de trabajo, utilizo mi calendario para ayudarme a estar en el tiempo y lugar correctos.

Por otro lado, si el elemento no requiere hacerse en un tiempo o día específicos, pertenece a la categoría de Elemento de Acción. En términos de GTD, esto significa que el elemento está listo para llevarse a cabo cuando hayas acabado con tu “Planificación” y estés en el contexto adecuado para “Hacer” trabajo.

Para esto utilizo la lista de “Elementos de Acción” que contiene acciones pre-digeridas, pre-planeadas con las que puedo trabajar eficientemente sin distraerme por tener que  hacer una colección o un procesamiento.

Para establecer la máxima eficiencia cuando estoy creando elementos, indico todo el contexto que necesito en la descripción de la tarjeta. De esa manera, después de estar una hora o dos en el escritorio, puedo continuar trabajando sin perder el tiempo tratando de encontrar documentos o tratando de recordar detalles esenciales. Por ejemplo, un elemento de acción con todo el contenido necesario se podría ver así:

Getting Down To Doing

When I read Getting Things Done I was compelled by the ideas. Before

Cuando leí “Getting things done” sentí la obligación de seguir las ideas .Sin embargo, antes de Trello, tenía muchas dificultades para trabajar con muchos de los sistemas y software disponibles que además no servían realmente para lo que quería hacer.

Si estás interesado en la metodología “Get Things Done” pero te ha costado mucho trabajo hacerla funcionar, te invito a que lo intentes. Implementar el método GTD con Trello me ayuda a estar organizado y evitar distracciones. La estrategia que yo seguí podría no funcionar perfectamente para ti por lo que tal vez tengas que hacer unos ajustes para tu propio flujo de trabajo o estilo particular.

Si lo intentas y tienes nuevas ideas o mejoras sobre este proceso, me gustaría mucho saber de ti y conocerlas- por favor, compártelas en los comentarios!

Nos gustaría mucho conocer tu opinión, sea buena o mala. Compartenos tu opinión haciendo clic aquí. :)

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