Guía de metodología Scrum y Administración ágil de proyectos para principiantes

metodología scrum

¿Qué cosa te serviría para producir un auto, salvar tu matrimonio, programar aplicaciones informáticas, escribir un libro e, inclusive, renovar una casa?

Un pizarrón y un bloc de notas adhesivas —ya sean analógicas o digitales, ;-).

Y, por supuesto, el conocimiento necesario para usarlas.

Si trabajas en la industria tecnológica (o interactúas continuamente con ingenieros), es posible que hayas escuchado los términos “Framework Scrum” y “metodología ágil”. Se trata de un sistema que los expertos en tecnología nombran con grandes reverencias y parece tener un propio y extraño lenguaje. Términos como “planning poker”, “stand-ups” y “sprints” son lanzados con frecuencia por sus promotores.

Pueden resultar un tanto intimidantes para los no iniciados.

Lo sé porque estuve en esa misma situación. Mi iniciación en la metodología Scrum fue durante mi primera semana de trabajo en una empresa de tecnología. Estuvo a cargo de nuestro equipo de desarrollo de software y me volví un aficionado al instante. Era increíble la forma en que podían abordar problemas complejos, priorizarlos en tareas individuales y luego delegar esas tareas al miembro del equipo con la mejor capacidad para resolverlas.

Pero, ¿esto era un privilegio exclusivo de los ingenieros? ¿Era posible que alguno de los que no somos magos de la programación se pudiera beneficiar de algo como el modelo Scrum? Y, si lo era, ¿por dónde debe uno empezar...?

¡Abróchense los cinturones! Porque vamos a hacer un “sprint” a través de una introducción a Scrum (te prometo que entenderás la broma al final de este artículo).

¿Qué son “Scrum” y “ágil”?

Las cosas se pueden poner un poco confusas para los recién llegados, con respecto a la nomenclatura. Cuando uno se adentra en este mundo, podría parecer que los términos “Scrum” y “ágil” son equivalentes, pero existe una distinción muy importante.

“Agile” se refiere a una serie de “métodos y prácticas basadas en los valores y principios expresados en el Manifesto Agile”, lo cual incluye conceptos como colaboración, autoorganización e interfuncionalidad de equipos.

Scrum es un marco de trabajo que se usa para la implementación de desarrollos en Agile (también llamado Framework de Scrum).

Una buena analogía sería la diferencia entre una receta y una dieta. Una dieta vegetariana es un conjunto de métodos y prácticas basadas en principios y valores. Una receta para tacos de garbanzo sería un marco de referencia que puedes usar para implementar tu dieta vegetariana.

Esto es parecido a la relación que existe entre la metodologías “ágiles” (la dieta) y el modelo Scrum (la receta a seguir).

Las metodologías ágiles surgieron de las técnicas utilizadas por empresas innovadoras de Japón, durante las décadas de 1970 y 1980 (como Toyota, Fuji y Honda).

A mediados de la década de 1990, un hombre llamado Jeff Sutherland se sentía frustrado porque las empresas estaban continuamente plagadas de proyectos atrasados y con el presupuesto inicial rebasado. Él quería encontrar una mejor manera de hacer las cosas.

Su investigación le condujo a estas empresas japonesas y sus métodos ágiles. Basando su trabajo en esto, Sutherland creó el marco de trabajo Scrum. Después de un conjunto de éxitos utilizando sus nuevos métodos, la metodología Scrum comenzó a propagarse rápidamente a lo largo del mundo del desarrollo de productos.

¿Quién puede beneficiarse de herramientas Scrum?

No te preocupes, estás perdonado si piensas que Scrum es algo exclusivo para ingenieros y desarrolladores. Pero el marco de trabajo —o framework Scrum— también puede ser beneficioso para otro tipo de proyectos.

“Scrum se puede usar para cualquier tipo de proyectos complejos, la advertencia relevante es que funciona mejor cuando hay un producto concreto en desarrollo,” dice David Matthew, un Scrum Master Certificado de la empresa Incentive Technology Group: “Si trabajas en mercadotecnia y necesitas redactar el texto de un producto, indudablemente podría ser conveniente para tu equipo”.

El framework Scrum ha sido utilizado por todo el mundo, desde el FBI, hasta agencias de mercadotecnia y equipos de construcción. Cada vez que estés trabajando en algún tipo de producto, ya sea software o una campaña por correo electrónico, las herramientas Scrum te pueden ayudar a organizar tu equipo y acabar el trabajo en menos tiempo.

Las personas y las partes del modelo Scrum

framework scrum

Para entender Scrum, debes entender el papel de las personas y algunas partes de la metodología Scrum. La buena noticia es que no necesitas ninguna experiencia especial o certificaciones para comenzar.

“No necesitas mucho para comenzar a utilizar Scrum”, dice Matthew, “Realmente, solo necesitas un lugar para organizar tus pensamientos o tu Backlog (lista de pendientes). Ese lugar podría ser una herramienta como Trello, incluso es más que suficiente un pizarrón. Necesitas cubrir los roles distintos, como el Product Owner (Dueño de producto) y el Scrum Master. Las herramientas reales que necesitas no son tan grandes como los roles participantes”.

Separemos los componentes y las partes que hacen funcionar el modelo Scrum:

  • Scrum comienza con un Product Owner. Esta persona representa el interés superior del usuario y tiene la autoridad para definir lo que incluirá el producto final.
  • Ese Product Owner es el responsable de elaborar el Backlog, una lista de tareas y requisitos necesarios para el producto final. Esta lista tiene una parte muy importante: el backlog DEBE estar priorizado. Eso es trabajo del Product Owner.
    • Si estuviera usando la metodología Scrum para diseñar un auto, los elementos como “Debe tener un motor” tendrían las prioridades más altas de la lista priorizada, debido a que el auto no funcionará sin ese componente. “Debe tener pintura roja” tendría una prioridad más baja en mi lista; este elemento podría ser importante para mí, pero no es un requisito para que el auto corra.
  • Lo siguiente es el Sprint. El Sprint es un periodo de tiempo determinado dentro del cual el equipo completa conjuntos de tareas incluidas en el Backlog. La duración del Sprint depende de las necesidades del equipo, pero lo más común es dos semanas.
  • Los equipos se reúnen todos los días para compartir las actualizaciones en el progreso en el Daily Scrum (Scrum diario). Muchos le llaman a estas reuniones “Daily Stand-Ups” (reuniones de pie diarias).
  • Cada Sprint termina con una revisión, o Retrospectiva, en la que el equipo revisa su trabajo y discute formas para mejorar el siguiente Sprint.

Como puedes ver, no hay realmente ningún equipo o entrenamiento que necesites para empezar. La parte más difícil de aprender es la jerga, además de ser fiel a las reglas y los lineamientos que permiten que Scrum funcione.

“Scrum se parece al póquer; puedes aprender las reglas en 10 minutos, pero toma mucho más tiempo ser bueno en él.”

Cómo comenzar un marco de trabajo básico de Scrum

Si ya te cansaste de tus métodos actuales de administración de proyectos, ¿por qué no le das una oportunidad a las herramientas Scrum?

Como no necesitas entrenamiento especial para empezar, en realidad es solo una cuestión de aprender su funcionamiento por uno mismo. Sutherland y su cocreador, Ken Schwaber, hacen esto muy fácil al ofrecer sin costo la guía oficial en ScrumGuides.org.

Es fácil aprender los conceptos básicos para empezar. Dominar la técnica es la parte difícil.

Nuevamente, como dice el Scrum Master David Matthew:

“Scrum se parece al póquer; puedes aprender las reglas en 10 minutos, pero toma mucho más tiempo ser bueno en él”.

Pero, no dejes que eso te detenga. No necesitamos ser expertos para comenzar a hacer más felices y productivas nuestras vidas laborales.

Aquí están algunos pasos básicos con los cuales puedes comenzar:

  1. Descarga e imprime la versión en PDF de The Scrum Guide (en inglés; también hay una versión en español latinoamericano) oficial: Léela mientras vas al trabajo o a la hora del almuerzo, con un marcatextos a la mano. Resalta las frases y los papeles que sean nuevos para ti y empieza a trabajar en memorizar lo que significa cada uno.
  • Elige tus roles: Necesitas un Product Owner (representa al usuario, tiene la última palabra en cuanto a lo que el proyecto necesita), un Scrum Master (ayuda al equipo a avanzar bajo los principios de Scrum) y demás miembros del equipo. Recuerda, no hay lugar para egocentrismos en Scrum. Scrum funciona sobre un modelo de “líder servidor”.
  • Crea tu propio Product Backlog (Lista de producto): El Backlog (lista de pendientes) es el lugar en el que enlistas todo lo que el proyecto necesita, por orden de importancia. No olvides que un Backlog nunca está completo. A medida que el proyecto toma forma y surgen nuevas necesidades, tendrás que agregarlas a esta lista. El Product Owner es el principal responsable de hacerlo.
  • Planifica tu Sprint: A continuación, es hora de elegir tareas desde el backlog para completarlas en tu primer Sprint. Los Sprint tienen un tiempo limitado. Puedes decidir una duración que resulte adecuada para ti, aunque siempre son menores a un mes. Durante la Planificación del Sprint (Sprint Planning), el equipo decide las tareas a incluir en este Sprint y quién será responsable por ellas.
  • ¡Manos a la obra! ¡Hora de comenzar a trabajar en ese Sprint! Los miembros del equipo trabajan en sus tareas y todos revisan su progreso en la reunión Scrum diaria (Daily Scrum). Esta reunión no dura más de 15 minutos y responde a tres preguntas: ¿En qué trabajaste ayer?, ¿en qué trabajarás hoy? y ¿hay algo que esté bloqueando tu trabajo de hoy y con lo que necesites ayuda?
  • Revisa tu trabajo: Al final del Sprint, el equipo revisa el trabajo cumplido y presenta sus tareas terminadas.
  • Revisa tu proceso: Durante la reunión retrospectiva (Retrospective Meeting), revisarás cómo fue el proceso de trabajo real y planificarás formas para mejorar tu trabajo y ser más eficiente la próxima vez.
  • ¡Repítelo! Tras completar tu primer Spring, es hora de comenzar de nuevo. Elige más tareas del Backlog y repite el proceso.

Hacer todo visual

modelo scrum

Un concepto esencial en las herramientas Scrum es la idea de transparencia. Todos los miembros del equipo que participan deben estar conscientes de lo que están haciendo los demás, el progreso que llevan y lo que el equipo intenta cumplir.

Esa es la razón por la que hacer las cosas visibles para todos es tan importante.

Una parte importante de esto es el Tablero Scrum. Este es un lugar en el que puedes organizar tu Backlog, así como las tareas en las que se está trabajando en el sprint actual y su progreso.

Los tableros Scrum pueden ser tan simples como un pizarrón con notas adhesivas para cada tarea o tan complejos como software especializado, con gráficas y características de seguimiento de tareas.

Para mi Tablero Scrum personal, yo uso Trello.

Mi tablero Scrum online de Trello está separado en siete listas (inspirado por esta publicación de blog) que representan el flujo de trabajo de mis tareas.

  • Recursos: En esta lista, conservo todas las tareas que son recurrentes. De esa forma, no tengo que hacer una nueva tarjeta cada vez que necesito elaborar una página de destino para un webinar. Únicamente muevo esa tarjeta fuera de la lista de Recursos.
  • Backlog: Aquí es donde mantengo mi Backlog de tareas para trabajar. Cuando mi jefe me dice que tiene algo con lo que necesita ayuda, lo añado a mi lista de Backlog.
  • Por hacer: Cuando planifico mi Sprint, saco tareas del Backlog a esta lista. Este es el Sprint real en el que estoy trabajando.
  • En elaboración: Cuando una tarea ya está empezada, se mueve aquí.
  • QC: Verificación de calidad (Quality check). A medida que las tareas se completan, se mueven a “QC”. Al final de la semana, reviso esta lista para asegurarme de que todo cumple con la calidad esperada.
  • Terminado: Después de la verificación de calidad, ¡estamos listos para enviar! No es necesario hacer más ediciones ni revisiones, todo está programado y listo para la acción.
  • Detenido: Cuando algo me impide completar una tarea (puede que primero tenga que comprar algo y necesito que mi jefe lo apruebe), lo muevo a Detenido (blocked), junto con un comentario sobre qué cosa lo está bloqueando.

Trello es una herramienta efectiva para implementar la metodología scrum online, ya que puedo poner mi tablero en un monitor que sea visible para cualquier persona, compartir el acceso con todo mi equipo y poner cada detalle necesario en todas y cada una de las tareas, en forma de comentarios, listas de verificación, fechas de vencimiento y archivos adjuntos.

Puedo asignar diferentes miembros del equipo a estas tareas y, además, integrarlas con nuestro canal de mercadotecnia de Slack. De esa forma, cuando un miembro del equipo mueve una tarea de “En elaboración” a “QC”, sé que están listos para pasar a la siguiente tarea.

Mi objetivo final aquí es que cada persona con una tarea asignada tenga todo lo que necesita para completarla en esa tarjeta. No debe haber ninguna razón para que vengan conmigo con preguntas o que me esperen para que les dé algo. Cuando las tareas están establecidas con claridad, antes de ser asignadas, el trabajo se desarrolla notablemente más rápido.

scrum online - trajeta Trello

La importancia de la iteración y la mejora

Una de las características principales del framework Scrum, y que la hace tan potencialmente poderosa, es la idea de iteración y mejora. Esto se refiere tanto al producto en el que se trabaja como a la eficiencia del equipo en sí.

Al final de cada Sprint, el trabajo liberado debería estar listo para entregarse al cliente. Esto no significa que se trata de un producto terminado y completo. Lejos de eso. Más bien, significa que el trabajo debe estar lo suficientemente completo para mostrar algún tipo de Producto Viable Mínimo (Minimum Viable Product) o MVP, en la jerga de las nuevas empresas.

Si se tratara de un auto, deberías poder conducirlo. Puede que no tenga radio o tomacorriente, pero se puede conducir.

¿Por qué es esto tan importante?

Porque te permite reunir comentarios de los usuarios desde el principio, ayudando a conducir el desarrollo del producto para asegurar un buen ajuste con el usuario.

Creo que todos hemos experimentado esos momentos en la vida en los que trabajaste horas interminables en un proyecto, solo para descubrir que la persona a la que lo estás entregando tenía una cosa completamente diferente en su mente.

Imagínate gastar miles de dólares y varios meses desarrollando un producto solo para descubrir que, en realidad, no resuelve el problema del usuario.

No es bueno.

De vuelta a nuestra analogía automovilística, si entregamos el auto al usuario en partes pequeñas e iterativas, no es un gran problema cuando nos dicen “¡Caray!, ¿sabes qué? Después de manejarlo por un rato, creo que mejor quiero un convertible”. Saber esto después de que el producto final ya se ha entregado podría ser un problema bastante grande.

El modelo Scrum está construido sobre entregas iterativas de tu producto. En lugar de esperar hasta que el proyecto esté completo al 100%, para entregarlo al usuario, le entregas partes usables del proyecto, a medida que las completas. Esto ayuda a evitar el desperdicio de esfuerzos por el cambio de necesidades o si algunos detalles se pierden en la comunicación.

Pero, más allá de la importancia de las iteraciones y mejoras para el producto, la metodología Scrum también se concentra en la mejora del proceso con cada nuevo ciclo.

Durante la reunión Retrospectiva, los miembros del equipo comentan las áreas en las que su eficiencia podría mejorar. Puede tratarse de una limitación técnica que los retrase. Puede ser que un miembro del equipo tenga demasiadas tareas. El equipo decide la forma de resolver estos problemas, con la finalidad de mejorar su eficiencia para el siguiente Sprint. Teóricamente, el equipo debe ser más eficiente y completar un mayor porcentaje del trabajo con cada nuevo ciclo.

Espera un minuto… ¿¡Dijiste MAS TRABAJO...!?

Cuando comencé a mirar la metodología Scrum por primera vez, había algo que me asustaba un poco: toda esta idea de completar más trabajo.

¿Más trabajo...? ¡Pero si ya estoy saturado!

Pero la idea que soporta la metodología Scrum no es “trabajar más”, sino trabajar de una manera más inteligente y, así, lograr más.

Sutherland tiene una frase muy buena sobre esto en su libro Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time (Scrum: El arte de hacer el doble de trabajo en la mitad de tiempo):

“Piense sobre su trabajo. ¿Qué porcentaje de su tiempo se desperdicia mientras usted está esperando que alguien más termine su trabajo o que se entregue información o porque usted está tratando de hacer demasiadas cosas a la vez? Tal vez usted prefiera pasar todo el día en el trabajo —yo preferiría estar surfeando”.

El modelo Scrum no mide las horas que has registrado, sino las tareas que has cumplido. ¿A quién le importa cuánto tiempo tomó una tarea si el resultado es el mismo?

Con Scrum, no estás creando más trabajo para ti; estás siendo más eficiente para que puedas pasar menos de tu tiempo en la oficina y más del mismo con tus seres queridos y las cosas que te apasionan.

¿Qué tal suena eso para equilibrar la vida laboral y personal?

Más fuentes

No es fácil poner todo lo referente a Scrum en una sola publicación de blog, por lo que te recomiendo ampliamente leer un poco más sobre el modelo Scrum, en caso de que sea de tu interés, en las siguientes opciones:

  • Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half The Time (Scrum: El arte de hacer el doble de trabajo en la mitad de tiempo), de Jeff Sutherland – Este libro fue mi primera inmersión profunda en el modelo Scrum. Todo se plantea de una forma amena, con anécdotas para reforzar todos y cada uno de los aspectos del marco de trabajo —el framework Scrum. Un libro muy recomendable.
  • Our Agency’s Epic 200% Productivity Secret (El secreto de una productividad épica del 200% de nuestra agencia) de Adam Steele – Me encontré este blog después de ver a los desarrolladores de mi empresa trabajar con Scrum y preguntarme si algún mercadólogo lo usaría. ¿La respuesta? Sí. ¡Y de una excelente forma!
  • La Guía de Scrum, de Jeff Sutherland y Ken Schwaber – La guía básica que necesitas para comenzar.
  • Scrum Glossary (Glosario Scrum), de la Scrum Alliance – Definiciones de todas las personas y partes en Scrum
  • Scrum Certifications (Certificaciones en Scrum), de la Scrum Alliance – Si quieres adentrarte aún más en Scrum, revisa algunos de estos cursos de certificación.

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