¿Te ha pasado que los proyectos de tu equipo de desarrollo están atrapados en un círculo vicioso en el que hay muchas cosas por hacer pero no parecen poder acabar nada?
Tal vez te está costando mucho trabajo lograr avances significativos en tus tareas, o tal vez tú y tu equipo no saben muy bien en qué concentrarse y en qué orden hacerlo.
Sí es así, puede ser que Scrum sea la respuesta a tus problemas. La metodología ágil Scrum puede ayudarte a darle dirección a tu trabajo, a asegurarse de que sólo te estés enfocando en tareas que agregan valor y a darte una manera clara de mostrar los mayores aumentos medibles del progreso semana con semana.
¿Qué es la metodología Scrum?
Scrum.org lo define como una metodología que le permite a las personas concentrarse en problemas adaptativos complejos de manera productiva y creativa a la vez que permite entregar productos con el mayor valor posible. Si sabes de teoría de administración de proyectos, se podría decir que la metodología Scrum es un tipo de metodología ágil que utiliza secuencias de trabajo acumulativas e iterativas.
Pero si quieres saltarte toda esa terminología, la metodología Scrum es un proceso que ayuda a las personas a resolver problemas y terminar proyectos de la manera más productiva posible y asegurándose de que los proyectos en los que se trabaja tienen el mayor valor posible.
Al principio, Scrum lo utilizaban los equipos de software para administrar los nuevos lanzamientos. Ahora, se ha convertido rápidamente en una estrategia de trabajo que es útil para todo tipo de equipos de trabajo, desde soporte al cliente hasta marketing, operaciones y más.
Con Scrum, tu equipo siempre tendrá a su disposición el avance del proyecto en tiempo real por medio de las categorías “Por hacer”, “Haciendo” y “Hecho”. Con un sólo vistazo, puedes saber si se está trabajando en una entrada del blog o en cierta función, o si todavía no se empieza a trabajar en eso. Tus proyectos y trabajos también pueden incorporar retroalimentación. De esta manera, los proyectos que se muevan a la categoría de “Hecho”, no sólo serán productivos sino también más exitosos.
Muchos equipos están utilizando la metodología ágil Scrum para mantenerse organizados y Trello los está ayudando a lograrlo. A continuación te explico cómo puedes saber si Scrum es adecuado para ti y cómo Trello te puede ayudar a empezar:
¿Cómo saber si la metodología Scrum funciona para tu equipo?
Aquí hay algunos criterios que te ayudarán a decidir si probar esta metodología ágil es lo que necesitas:
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Tienes proyectos bien definidos. Scrum se basa en el concepto de que tienes una meta final muy específica con la que todo el equipo se identifica. A partir de esto, las piezas individuales de la meta final se delegan a los miembros del equipo. Si los problemas de tu equipo siempre se concentran en metas ambiguas, tal vez todavía no estás listo para usar Scrum.
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Tus proyectos se pueden desglosar en pequeñas partes. A veces pasa que un trabajo que parecía componerse de una sola parte, realmente se compone de muchas pequeñas partes. Por ejemplo, podrías pensar que lo que haces es “contenido estratégico” pero eso en realidad una combinación de varios proyectos: crear un calendario editorial, definir palabras clave de SEO, escribir entradas en un blog, etc. La razón por la cual necesitas desglosar los proyectos en Scrum, es para que puedas acabar sistemáticamente con componentes del proyecto cada una o dos semanas e ir construyendo constantemente hacia la meta final.
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El trabajo improvisado no define tu semana. La parte fuerte de Scrum es poder planear y hacer cambios en la planeación semanalmente en vez de diariamente. De hecho, la metodología ágil Scrum se diseñó en un principio como una manera de evitar tener gente trabajando en iniciativas ad hoc o no relacionadas, que no se integran con la meta común.
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Te enfocas en recibir retroalimentación y en hacer mejoras. La metodología Scrum trata de hacer pequeñas tareas solicitando retroalimentación, para después incorporarlas en la planeación global. Si no estás resumiendo lo que tus clientes, compañeros de trabajo u oportunidades de ventas piensan de tus productos o campañas, no podrás aprovechar las ventajas de usar Scrum porque tu planificación no se centra en la revisión constante y en las iteraciones.
¿Crees que tu equipo cumple con estas características? Aquí te muestro cómo empezar.
Empieza poco a poco: no comas ansias
Una función clave de la metodología ágil Scrum es construir algo pequeño y luego iterar. Implementar Scrum en tu equipo no es la excepción.
En lugar de leer todo lo que puedas sobre la metodología Scrum y tratar de incorporar cada aspecto a tu equipo, mejor empieza poco a poco y ve agregando cosas mientras vas avanzando. Todo lo que realmente necesitas para empezar es:
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Concentrarte en un único proyecto grande: utilizar Scrum significa lograr que todos en el equipo trabajen en las partes individuales que a su vez constituyen algo más grande. Una vez que el equipo sabe cuál es el panorama mayor, es fácil dividir las partes en sprints cortos de una o dos semanas.
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Definir tu sprint: Decide el tiempo que le vas a asignar a cada grupo de tareas. Los sprints normalmente se acaban en una o dos semanas. Así podrás saber en cuántos sprints lograrás acabar el proyecto. (¡Sí, podrás saber el futuro e impresionar a tu jefe al mismo tiempo!).
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Decidir cuáles serán tus listas: Es común empezar con las listas “Por hacer”, “Haciendo” y “Hecho”. Puedes incorporar otras listas después, por ejemplo “En revisión”, o “A continuación”, pero por el momento no te preocupes por eso.
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Preparar la planeación de sprints y las retrospectivas: Haz un calendario de eventos cada vez que acabe un sprint (cada una o dos semanas) y analiza cómo funcionaron las cosas durante el sprint. A partir de esto, planea lo que quieres trabajar en el siguiente sprint.
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Construir un backlog: Un documento backlog es una lista de todas las tareas en las que deberías estar trabajando. Cuando empieces, haz una lluvia de ideas sobre las cosas en las que tu equipo debería estar trabajando: investigando, construyendo nuevas funciones, contestando preguntas de los clientes, etc.
Escoger a un Product Owner y a un Facilitador: Selecciona a una persona de tu equipo para ser el Jefe de Productos. Esa persona será la encargada de hacer una lista de prioridades a partir de tu bitácora de respaldo para determinar cuáles son las tareas más importantes en las que se debería enfocar tu equipo. El facilitador es la persona que se asegura que todos estén siguiendo el protocolo de Scrum.
Crea tus listas en Trello
Aquí es donde Trello trae la magia a Scrum:
Ahora que ya has definido cuál es tu meta final, sólo debes crear un tablero Trello para añadir todas las tareas desglosadas!
Crea tarjetas que correspondan a tareas que quieres emprender. Ten en cuenta que no deberías tardar más de una semana en completar la tarea, de lo contrario quiere decir que probablemente debes desglosar todavía más esa tarea.
Construye tu backlog primero, después haz una lista para “Por hacer”, “Haciendo” y “Hecho”. (Puedes llamarlas como tu quieras. Yo llame mi primera lista “A bordo” en lugar de “Por hacer”).
Añadir una lista “En revisión” es útil como lugar de espera si tienes muchos asuntos que necesitan revisión. Otra lista que puedes incluir es “Posponer para la siguiente semana” para todo lo que no pudiste completar en el sprint. Esto no debería pasar frecuentemente, y si sucede, deberías analizar por qué está sucediendo.
Planea tu primer sprint
Ya creaste tus listas y algunas tareas en tu backlog. ¡Ahora ya puedes planear tu primer sprint!
El Product Owner debería hacer una parte de la planificación antes de que todos se reúnan. Esta persona deberá revisar el backlog y examinar cuidadosamente cada tarjeta para determinar cuánto esfuerzo implica un tarea, el posible valor que puede resultar de eso, las fechas de entrega asociadas y prioridades generales del equipo.
Durante la primera reunión de planificación del sprint, el Product Owner debe decidir cuáles son las tareas que se van a incorporar al sprint. Es claro que debe haber una discusión con el equipo para que todos estén de acuerdo con estas iniciativas. Aunque el Product Owner tiene la decisión final, no es una dictadura y la retroalimentación de todos se debe tomar en cuenta.
Una vez que decidiste cuáles son las piezas que se van a agregar al sprint, necesitas agregar “story points” (o puntos de historia en español). Los story points son números asociados a una tarea, que indican cuánto esfuerzo se está invirtiendo en una tarea. Algunos equipos utilizan, en lugar de números, un sistema de tallas de playeras (XS, S, M, L, XL). Esto no es para medir exactamente el número de horas de esfuerzo que involucran las tareas, más bien es para ayudarte a darte cuenta de la cantidad de esfuerzo relativo invertido con respecto al de otras tareas.
Por ejemplo, le asignaste un 5 a “escribir una entrada en el blog”, y un 1 a “escribir entradas en Facebook”, por que uno requiere mucho más trabajo que el otro (o se puede pensar en un talla grande vs talla chica).
Para determinar los story points o la talla de las playeras, pregúntale a tu equipo. Esto no es algo que decide el Product Owner, más bien algo que se decide en equipo. Cada quien puede proponer un número y discutirlo hasta que se llegue a un acuerdo sobre la cantidad de esfuerzo que implica una actividad. ¡No te conviene que una persona piense que es muy poco esfuerzo y otra que piense que le puede tomar toda una semana! Es muy importante que todos estén en el mismo canal con respecto de esto.
Una vez que haz desglosado las tareas, estas listo para empezar tu sprint!
Construye un sprint más robusto
Si apenas estas empezando, no trates de incorporar demasiadas cosas. Mejor, cada semana cuando estés planificando tu sprint, discute sobre el sprint anterior y sobre lo que se puede mejorar. Trata de encontrar la manera de ir mejorando semana a semana. Tip de pro: no incorpores funciones solo para probar cosas nuevas. Busca una función que te permita resolver algún problema específico con el que te estés enfrentando.
Etiquetas
Puedes usar las etiquetas de muchas maneras. Utilízalas cuando quieras darle mayor claridad a tus proyectos. Por ejemplo, puedes usar etiquetas que funcionan como categoría de proyecto. Si estas en marketing, puedes usar “Contenido” o “Materiales para ventas”. Si estas en soporte al cliente, puedes usar “Caso de estudio” o “Onboarding”, etc.
También puedes usar las etiquetas para identificar más detalles de una tarea que se encuentra dentro de una lista. Antes de añadir una lista “En revisión” al tablero de Sprint Marketing, nosotros simplemente utilizamos una etiqueta con el mismo nombre. La etiqueta marca las tareas que se encuentran en la lista “Haciendo” para que se revisen, antes de pasar a la lista “Hecho”. Esto es de gran ayuda cuando hay personas, como el manager, que siempre revisan las iniciativas.
Checklist
Las checklists son estupendas para desglosar todavía más las tareas. En situaciones en las que tienes tareas con muchas piezas pequeñas, una manera estupenda de mantenerla organizada y asegurarse de que ninguna de las tareas se pierda, es con una checklist. También es de mucha ayuda para los miembros del equipo cuando quieren ver en donde se encuentra específicamente esa tarea y que tanto falta para terminarla.
Propietarios
Cada equipo hace esto un poco diferente. En algunos equipo, no se empieza el sprint hasta que cada tarea tiene asignado un propietario. En otros equipos, puedes empezar sin propietarios, luego cada individuo escoge una tarea y se convierte en el propietario cuando la empiezan. Como sea que decidas hacerlo, Trello te la pone fácil. Puedes asignar un propietario o incluso varios propietarios a cada tarjeta, y después cambiarlo cuando muevas la tarjeta a otra categoría.
Fechas de vencimiento
Idealmente, la mayoría de tus tareas deberán completarse al final del sprint, pero en algunos casos tendrás fechas de entrega específicas antes de que acabe el sprint. Si este es el caso, puedes asignar una fecha de vencimiento en la tarjeta Trello para que quede claro que la tarea tiene una fecha de entrega próxima a vencer. Esto activará recordatorios y notificaciones para que no se te olvide. Si tienes varias tarjetas así, puedes usar el Power-Up Calendario para revisar todo en la vista de calendario.
Visualiza el tablero de Trello en la vista de calendario para saber las fechas de vencimiento de las tareas durante el sprint.
Power-Ups
Si quieres ser más eficiente , existen varias Power-Ups y extensiones de Chrome que te pueden ayudar a obtener mayores beneficios de ágil Scrum y Trello. Mis extensiones favoritas de Chrome son Scrum para Trello, que automáticamente suma los puntos de historia en una tarjeta para que puedas ver los puntos totales en una lista, y Contador de Tarjetas Trello, que cuenta el número de tarjetas en cada lista así como el número total de tarjetas en el tablero.
Existen una docena de Power-Ups diferentes en el directorio de Trello. Aquí te muestro algunas de mis favoritas y cómo las utilizo:
Google Drive: Adjunta archivos o carpetas completas a cada proyecto. Las vistas preliminares de los archivos adjuntos se pueden ver en cada tarjeta, y también muestra cuándo fueron editados por última vez y por quién.
Slack: Mantén a tu equipo al día cuando una iniciativa se mueva a otra etapa redistribuyendo las actualizaciones de Trello en canales de Slack. También puede comentar y mover las tarjetas Trello desde Slack.
Campos personalizados: Si las etiquetas no funcionan muy bien para actualizar cada tarea, los Campos personalizados te puede ayudar. Estos campos te permiten personalizar las tarjetas para que los detalles salten a la vista de inmediato.
Hello Epics: Esto te permite establecer relaciones padre/hijo con tus tarjetas. Me parece muy útil cuando tengo un proyecto enorme que debe ser desglosado en varias tareas largas.
Otras Power-Up muy útiles son Burndown, Planning Poker y Tarjetas Ágiles.
¿Estás listo para probar la metodología ágil Scrum y Trello?
¡Vamos! ¡Tu equipo de desarrollo puede comenzar a beneficiarse de la metodología Scrum en este momento! Copia este ejemplo de “Tablero de Sprint para Marketing” y empieza a discutir sobre Scrum con tu equipo.
Lee también: Guía de metodología Scrum y Administración ágil de proyectos para principiantes
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