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Implementando el modelo de reunión de trabajo one on one en Trello

cómo usar Trello en las reuniones one on one

Tienes una reunión one on one (una reunión de trabajo que sólo involucra dos personas) con tu gerente en unos minutos y de pronto te sientes confundido. ¿De qué vas a hablar? ¿De qué hablaste la última vez? Espera, ¿te acordaste de anotar la única pregunta que tenías?

Sin importar el modelo de reunión de trabajo, es crucial saber qué esperar de antemano, no sólo por la productividad, sino también por la moral del equipo. No si eres o no el gerente, ¡existe una manera en la que todos pueden salir ganando en esas reuniones one on one!

Hace unos años, Michael Prior y yo creamos un tablero de Trello para gestionar nuestras reuniones one on one. Es una manera de que las dos personas involucradas se mantengan conectadas, actualizadas, y lo más importante, productivas. Nos pareció que era muy útil y ahora, ¡ya no podemos volver atrás! 

Ahora uso los tableros de Trello para gestionar los temas a tratar en una reunión de trabajo y conozco a un montón de personas que también los utilizan. Después de mucha practica con cientos de reuniones de trabajo efectivas, ahora siento que el proceso funciona muy eficientemente. Y sí, realmente disfruto asistir a mis reuniones gracias a este flujo de trabajo y a la planeación proactiva (pienso que mis compañeros de equipo también sienten lo mismo😅). ¡Utiliza esta guía para ayudar a tu equipo a implementar este modelo de reunión de trabajo one on one!

La simplicidad de los tableros de reuniones one on one

tableronde Trello para las reuniones one on one

Para facilitar las cosas, incluimos una muestra gratis del tablero one on one en Trello que puedes copiar e ir editando conforme avanzamos. Encuentra el cuadro aquí.

Vamos a ver cómo se utiliza cada lista, porque ahí es dónde sucede la magia ✨

"Por discutir": ahí van los temas que se van a discutir

El tablero one on one de Trello brilla cuando se utiliza al estilo Getting things Done. La lista "por discutir" es el lugar donde compartes temas conforme van surgiendo.

Esto es útil por varias razones...

  1. Siempre habrá un lugar para agregar temas al momento. Cuando descubro algo en lo que vale la pena profundizar, mando un mensaje por Slack si es oportuno, o lo agrego al tablero de Trello para cubrirlo en nuestra reunión one on one. También me parece que es útil tener este lugar de almacenamiento para agregar ideas o conversaciones, así me aseguro de que lo recordaré.

  2. Ayuda a construir el programa para la reunión one on one. Es la fuente de recursos con respecto de lo que se va a discutir. Es fácil ordenar el programa porque sólo hay que arrastrar las tarjetas cuando esté empezando la reunión. La vista compartida del tablero lo hace más divertido e interactivo.

  3. Le informa a la otra persona sobre lo que quiero hablar. Esto les permite reflexionar sobre el tema con anticipación, preguntar sus dudas en las tarjetas, o decidir que mejor prefieren hablar contigo de inmediato.

herramienta 'Ver' en Trello

🌟Consejo de Trello:  me parece particularmente útil ver el tablero, así puedo recibir una notificación de Trello y del correo cuando se agrega un nuevo tema. 

Funciona muy bien que los dos participantes estén viendo el tablero porque la otra persona tiene la opción de responder en ese momento o esperar para discutirlo en la reunión one on one.

Puedes lograr esto haciendo clic en "Más..." en la parte derecha del menú del tablero, y luego haciendo clic en "Ver".

"En curso": la lista para los temas que necesitan un seguimiento

Lista de temas "En curso" en en el tablero de Trello

Aquí es donde pongo las discusiones que empezamos y que necesitan un seguimiento. La tarjeta que está en la lista "En curso" es un recordatorio sencillo de que deberás volver a revisar el tema cuando vuelvas a abrir el tablero para la reunión one on one.

También la utilizo para los temas que queremos revisar periódicamente, por ejemplo, un proyecto en curso o incluso la última actualización de ese programa de televisión que tanto les gusta a ambos.

Si quiero estar seguro de que los dos vamos a recibir el recordatorio, sólo agrego una fecha de entrega. Esto activa un recordatorio personalizado de fecha de entrega que tú fijas y lo resalta en rojo cuando te atrasas.

"Crecimiento": registros rápidos de las áreas de crecimiento

ejemplo de metas personales en el tablero de Trello

Esto es algo con lo que empecé a experimentar recientemente. La idea es que mis reportes en el tablero tengan listas de 3 a 4 áreas de crecimiento personal en la que les gustaría enfocarse en ese momento.

Tener sus metas de crecimiento ahí mismo en esta lista, les recuerda lo que son y nos facilita comprobar rápidamente cómo les está yendo de vez en cuando. Este proceso es menos pesado que tener que revisar algo como un tablero de planeación de crecimiento, que generalmente hacemos para la discusión trimestral.

"Discutido": registra las discusiones anteriores

No uso esto muy seguido, pero puede ser útil cuando quieres revisar ciertas tarjetas, especialmente si tomé notas de las decisiones y las acciones en la tarjeta. También es muy útil para volver y revisar las discusiones o logros pasados cuando estás trabajando en una autoevaluación. 

Finalmente, ¿qué puede ser más satisfactorio que la columna "Hecho" en un tablero de Trello?

plantilla del tablero para reuniones one on one en Trello

...y eso es todo!

Es muy fácil experimentar e intentarlo, y no importa si eres tú o tu gerente el que configura el tablero y empieza a usarlo. El tablero en sí es tan simple que no hay tanta necesidad de una plantilla. Puedes acceder al cuadro aquí

En Trello, siempre es emocionante encontrar nuevas maneras de utilizar nuestro producto. ¡Esperamos que esto también sea útil para tus equipos! 🙌


Traducido con amor por Brenda Vargas.

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Lee también: Kit de herramientas de Trello para la gestión de equipos de trabajo