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Consejos para implementar un modelo de trabajo híbrido

Por | Publicado el | 9 min. de lectura
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¿Te acuerdas cuando querías organizar una reunión de último momento con todo tu equipo de trabajo? Hace unos años, hubieras podido avisarle a todos desde tu oficina que se prepararan para una reunión y que los esperabas en la sala de conferencias.

Hoy en día las cosas no son tan simples. 

Estás planeando tu regreso a la oficina y de pronto, recuerdas que algunos empleados están trabajando en la oficina, otros optaron por trabajar desde casa y los demás que combinan las dos modalidades. 

Esto plantea algunas interrogantes para los líderes. ¿Cómo van a mantener a todos informados? ¿Cómo van a fomentar una cultura positiva de trabajo en equipo cuando no pueden estar todos en el mismo lugar? ¿Van a tener que estar yendo y viniendo entre los que trabajan en oficina y los que trabajan remotamente como si de ping pong se tratara?

Adoptar un modelo de trabajo híbrido puede parecer complicado pero créanme, es posible implementarlo exitosamente. Veamos cómo implementar un modelo híbrido de trabajo para tener un equipo feliz y productivo, desde cualquier lugar que decidan trabajar.

Pero... ¿cuál es el significado de trabajo híbrido?

Tradicionalmente, un equipo híbrido se compone de dos tipos de empleados: los que trabajan en una oficina y los que trabajan de manera remota.

Pero ahora que el mundo laboral ha evolucionado, esta definición se ha expandido. En un modelo de trabajo híbrido, los empleados deciden en dónde quieren trabajar. 

Algunos deciden cumplir todo su horario de trabajo en la oficina, algunos trabajar remotamente desde casa de tiempo completo, y otros deciden combinar ambas modalidades dependiendo de lo que les convenga ese día o semana.

Como manager, esta autonomía puede parecer un tanto extraña. ¿No se supone que una de tus responsabilidades primarias sea saber dónde están tus empleados?

Y sin embargo, esta flexibilidad se está convirtiendo rápidamente en la nueva normalidad. Un estudio que Microsoft llevó a cabo en los Emiratos Árabes, encontró que el 97% de los líderes en negocios prevé un modelo de trabajo híbrido a largo plazo. 

Los pros y contras de un modelo de trabajo híbrido

¿Podremos regresar algún día a un mundo en el que todos los empleados trabajen en la misma oficina de lunes a viernes? No parece muy probable: una encuesta de Gallup encontró que el 53% de los encuestados estaban planeando trabajar más tiempo desde casa en comparación con la vida laboral pre-pandemia. 

Trabajo remoto

Tener un equipo de trabajo con empleados que trabajan desde casa y en la oficina ofrece muchas ventajas para los líderes y para los propios equipos, pero también presenta algunos desafíos e inconvenientes.

Los pros de un modelo híbrido de trabajo

  • Empleados más felices: algunos empleados les gusta trabajar de manera remota y a otros les gustan las pláticas casuales en la oficina. La magia ocurre cuando les das la libertad de elegir en qué entorno quieren trabajar. Algunas investigaciones sugieren que darle una mayor autonomía a los empleados resulta en una mayor satisfacción laboral y sensación de bienestar.
  • Mayor retención de personal: es más probable que los empleados decidan quedarse más tiempo si están contentos. Ofrecer este tipo de flexibilidad a los miembros del equipo puede evitar que busquen otras opciones de empleo.
  • Más candidatos: no te preocupes, como líder también tienes más opciones. Si tienes una vacante en el equipo, puedes buscar al mejor candidato en cualquier parte del mundo. El 71% de los reclutadores dice que les cuesta trabajo encontrar candidatos que cumplan con los requisitos del puesto de trabajo, por lo que eliminar las barreras geográficas puede abrir la puerta a candidatos más calificados.

Los contras del modelo de trabajo híbrido

  • Dificultad para establecer conexiones sociales: las relaciones con los colegas son importantes, y entablar esas conexiones puede ser complicado cuando las personas no están en el mismo lugar. Además, de acuerdo a la revista Harvard Bussiness Review, tener empleados que trabajan en la oficina y otros trabajando desde casa puede resultar en una división del equipo con una mentalidad del estilo "nosotros contra ellos".
  • Falta de visibilidad: para los managers es mucho más difícil saber en qué están trabajando los empleados, lo que termina siendo un problema para los empleados también. En un estudio original de Atlassian, los empleados expresaron sus preocupaciones con respecto de cómo el modelo híbrido de trabajo podría afectar su carrera profesional.
  • Falta de comunicación: cuando se trabaja siguiendo un modelo de trabajo híbrido, es más difícil juntar a todos los empleados, lo que propicia el aislamiento o pérdida de información y los errores. Desafortunadamente, este tipo de situaciones suele ser familiar para muchos equipos remotos. En el reporte de Buffer sobre el estado del trabajo remoto del 2020, la comunicación y colaboración se señalaron como los principales problemas de los equipos remotos.

4 consejos para gestionar un equipo de trabajo híbrido 

Seguro te estás preguntando lo siguiente: ¿cómo puedo cosechar los beneficios de seguir un modelo de trabajo híbrido y lidiar con todos los potenciales problemas que esto implica? 

Lo primero es reconocer que es un proceso de aprendizaje. El modelo de trabajo híbrido es terreno desconocido para muchos managers, así que seguramente vas a experimentar algunos contratiempos. Y está bien, siempre y cuando aprendas de los errores.

Estamos de acuerdo en que vas a tener que ser paciente y tomarlo con calma, y para ayudarte en este proceso, te mostramos algunas estrategias que puedes implementar para gestionar un equipo de trabajo híbrido en este nuevo mundo laboral. 

1. Adaptarse a trabajar de manera remota

Es muy probable que la mayoría de tus empleados decida regresar a la oficina y sólo una pequeña parte decida trabajar desde casa. Independientemente de los números, te conviene trabajar como si tuvieras un equipo completamente remoto para que todo siga funcionando sin problemas. 

¿Por qué trabajar como si fuera un equipo exclusivamente remoto ? Las personas son capaces de hacer su trabajo desde cualquier lugar. 

Implementar sistemas y procesos que se utilizan para un equipo remoto también le permite hacer su mejor esfuerzo a los que trabajan en oficina, no importa si están sentados a tu lado o al otro extremo del mundo. 

Para centrarse en la colaboración y no en la ubicación hay varios cambios que puedes implementar (pequeños y grandes): 

  • Utiliza herramientas que se puedan utilizar desde cualquier parte del mundo (idealmente desde cualquier dispositivo).
  • Centraliza la comunicación en una plataforma específica para que la información no quede aislada o se pierda.
  • Incluye siempre un enlace de videollamada con las invitaciones a las reuniones para que los participantes puedan unirse aún si deciden trabajar desde casa ese día.
  • Pedirle a todos que se unan a la videollamada desde sus computadoras personales (aunque estén en la oficina), así los demás pueden ver sus expresiones faciales y facilitar la interacción entre todos.

Velo de esta manera: todos los empleados deben tener acceso a los mismos archivos, información, y recursos desde cualquier lugar en el que estén trabajando. Probablemente no podrán ir a tomarse un café con los compañeros de la oficina cuando trabajen desde casa, pero todo lo demás debe ser accesible para ellos también.

2. Confía en que tus empleados van a cumplir con las expectativas

No caigas en la trampa de querer vigilar todos los pasos de tu equipo cuando están trabajando desde varios lugares.

Eso no es sostenible (especialmente si tu equipo sigue creciendo). Además, un ingrediente crucial para la autonomía de los empleados es la confianza. Si le vas a permitir a tus empleados elegir el lugar donde van a trabajar, entonces también les puedes permitir decidir cómo y cuando van a trabajar en su lista de pendientes. 

Por esa razón, un sistema basado en resultados es lo mejor para los equipos que siguen un modelo de trabajo híbrido. Esto va a requerir que te concentres en lo que los empleados entregan, y no en los detalles sobre cómo lo están haciendo. 

¿Cómo puedes fomentar este tipo de cultura? Tienes que ser muy claro a la hora de plantear lo que se espera de ellos, cuáles son las tareas que deben entregar y las responsabilidades que deben cumplir. Luego, define claramente cuál es el objetivo. ¿Para qué están trabajando? 

Puedes utilizar los objetivos SMART o métricas como los indicadores de rendimiento clave (KPIs por sus siglas en inglés) y los objetivos y resultados clave (OKRs por sus siglas en inglés), para darle visibilidad a los temas en los que hay que concentrarse.

3. Pedir y dar retroalimentación frecuentemente

No importa en donde trabaja el equipo, los miembros del equipo le dan la bienvenida a la retroalimentación pero no siempre saben cómo pedirla. En una encuesta hecha por Reflective, el 25% de los empleados admitió que aunque les gustaría recibir retroalimentación de su manager, no saben cómo solicitarla.

Programa reuniones one-on-one frecuentes (por lo menos una vez por mes) y aprovecha la ocasión para entender el trabajo que realizan a diario, los desafíos a los que se enfrentan y sus objetivos profesionales más amplios. 

Retroalimentación

Esto no solo demuestra que te importa su trabajo y su éxito, también te da la oportunidad de recolectar información sobre lo que funciona y lo que no funciona en un ambiente de trabajo híbrido. Puedes plantearles algunas de las siguientes preguntas: 

  • Has estado trabajando en [oficina/remotamente/ambos]. ¿Qué te ha parecido? 
  • ¿Qué aspectos de la colaboración te parece que se están haciendo bien? 
  • ¿Cuáles crees que son los retos de seguir un modelo de trabajo híbrido?

Como es imposible prever todos los escenarios posibles o saber qué piensan los empleados, estas preguntas son una buena oportunidad para que expresen sus preocupaciones o señalen alguna cuestión que no habías notado. 

Por ejemplo, un empleado menciona que a las personas que trabajan desde la oficina generalmente se les olvida desactivar la opción de compartir pantalla cuando termina la presentación. Derivado de eso, la presentación se queda en la pantalla y ellos no pueden ver a sus demás compañeros. 

Aparentemente es un problema sin mucha importancia pero puede hacer que el equipo remoto se sienta olvidado. Así que vale la pena platicar esto con todo el equipo para que todo el mundo se sienta incluido y valorado. 

4. Crear oportunidades para conectar socialmente

Debes prestar mucha atención a varios aspectos de la logística cuando sigues un modelo de trabajo híbrido, pero la parte emocional merece más atención

Las relaciones que formamos con las personas en el trabajo tienen un gran impacto en nuestra felicidad, rendimiento y niveles de estrés. Algunas investigaciones de Gallup encontraron que las mujeres que consideran tener un mejor amigo en el trabajo tienen el doble de probabilidad de comprometerse con el trabajo, que aquellas que no tienen amigos en el trabajo. 

Formar estas conexiones sociales es más difícil cuando el equipo no se encuentra en un mismo lugar, y se sabe que el sentimiento de soledad es otro problema grave en los equipos remotos. No solo eso, los empleados de oficina siempre tienen oportunidades para platicar o salir por un café, mientras que los miembros del equipo que eligen trabajar de manera remota pueden llegar a sentirse aislados.

Por esa razón, tienes que facilitar oportunidades de socialización que sean accesibles desde el lugar en el que estén trabajando los empleados. Estas son algunas opciones: 

  • Crear un canal de mensajes instantáneos para todo tipo de conversaciones amigables, como recomendaciones de películas, compartir fotos de mascotas, etc.
  • Apartar tiempo al principio o al final de las reuniones de grupo para que puedan platicar.
  • Programar reuniones remotas para juntarse y hacer actividades en grupo como juegos de trivia, organizar una hora feliz virtual o hacer todos juntos la lista de reproducción compartida para mejorar la productividad del equipo.
  • Programa videoconferencias en las que sea fácil participar y tomarse un café juntos si quieren.

Lo que no quieres que suceda es que los empleados que trabajan en la oficina tengan una experiencia y los empleados remotos otra diferente. Por esta razón, estas oportunidades para reunirse ayudan a generar esa conexión social y formar equipos más unidos desde cualquier lugar. 

Junta a todo tu equipo (sin estar forzosamente en el mismo sitio)

Los días en los que podías asomarte por la ventana de tu oficina y saludar a todos tus empleados es cosa del pasado. Y aunque el modelo híbrido de trabajo es la nueva realidad, esta libertad de elección puede ser difícil de gestionar para los managers que buscan que sus equipos colaboren sin problemas. 

La buena noticia es que todas las estrategias que mencionamos anteriormente te van a ayudar a gestionar a tu equipo de trabajo híbrido y sacar adelante todo el trabajo— no importa si están trabajando en escritorios contiguos o al otro lado del mundo. 


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