3 formas de plantear los objetivos del equipo de trabajo (y disfrutar genuinamente el proceso)

Cuando un triatlón comienza con la etapa de natación, todos los participantes se precipitan dentro del agua al mismo tiempo, revolviendo la arena y los sedimentos hasta que el océano se convierte en una versión marrón y turbia de su forma cristalina previa. A menudo, vadear hacia las aguas de la definición de objetivos del equipo de trabajo se siente de la misma forma: precipitado y turbio. Para evitar que pase esto, es necesario utilizar una metodologia para establecer las metas en su empresa y definir claramente los objetivos del equipo de trabajo.

Aunque funciona de maravilla en el deporte, el enfoque de Nike puede no ser el mejor para establecer los objetivos de un equipo de trabajo. Fuente

Para algunas personas que forman parte de un equipo, establecer y dar seguimiento a los objetivos del equipo de trabajo incluso se convierten en un terror parecido al que experimentan los personajes de la película Bird Box: a ciegas. Poner la mirada en el futuro hacia un punto final establecido es arriesgado (y hasta se puede sentir imposible), por lo que andan a tientas de una costa a otra, tratando de encontrar un espacio seguro que indique que su lucha actual ha terminado.

Definir metas y trabajar hacia un objetivo no debería ser como ninguno de estos dos panoramas. La finalidad misma de establecer claramente los objetivos y las metas de una empresa es despejar el camino e identificar las señales del éxito para elaborar el propósito y el plan para el trabajo más importante. Deben servir para motivar y enfocar los esfuerzos del equipo, para que las distracciones sean mínimas y se pueda permitir que todos contribuyan de la mejor manera.

¿Es posible poner un final a los ejercicios sin propósito y dolorosos de definición de objetivos, y a las exigencias de seguimiento que consumen tiempo? Creemos que sí, y confiamos en se debe comenzar con tres características esenciales sobre la forma en que un equipo de trabajo se plantea en conjunto la definición de objetivos:

1. Hacerlos colaborativos.

2. Hacerlos fácil de actualizar.

3. Hacerlos propios.

No creemos que haya una forma preestablecida de definir y dar seguimiento a los objetivos y metas de una empresa que sea absolutamente superior a todas las demás (¡eso explica el punto 3!). Sin embargo, estas tres reglas son clave para convertirlo en un esfuerzo de equipo en el que todos tienen una participación en los resultados, y obtienen valor y motivación individuales al continuar el progreso hacia objetivos comunes.

También hemos creado un flujo de trabajo de Trello que puedes copiar y personalizar para integrar fácilmente estos principios dentro de tu próximo proceso de definición de objetivos. Así que exploremos cómo hacer que tu equipo esté motivado por objetivos claros y rastreables que les ayuden a sentirse productivos y realizados cada día. 🎉

La importancia de los objetivos para el equipo

Definir y dar seguimiento a los objetivos y metas de una empresa puede ser difícil debido a que la actividad puede percibirse como un mandato de arriba hacia abajo. Es algo que se tiene que hacer para demostrarle a los altos mandos el trabajo que ellos desempeñan. ¡Pero hay mucho más que eso!

A continuación, verás algunos factores motivadores con los que puedes empezar, para que todos puedan sumarse al espíritu de establecer los objetivos del equipo de trabajo:

• Un objetivo es el resultado definitivo, pero el progreso continuo hacia ese objetivo es donde se encuentra el verdadero valor del trabajo en equipo. La motivación y el impulso se mantienen al seguir el progreso y los avances graduales que se presentan en cada etapa del trabajo en un proyecto, especialmente cuando el objetivo final está a unos meses de distancia. El logro de objetivos más pequeños activa el centro de recompensas del cerebro y la liberación de dopamina. Cuando esto se convierte en una experiencia colectiva a través de un proceso de seguimiento compartido, todo el equipo se beneficia del sentimiento positivo originado por el progreso.
  

• Los objetivos que se comparten entre el equipo y la organización mayor son la señal oficial de lo que el equipo está trabajando. Mantienen las prioridades claras y, lo que resulta más útil, se pueden usar para establecer los límites para lo que se debe responder “no” cuando llegan esas solicitudes que distraen.
  

• Cuando se realizan de manera cotidiana, establecer objetivos y seguir metas son tareas con las que las personas se sienten más como un equipo. De acuerdo con una investigación conjunta de The Energy Project y Harvard Business Review, aquellas personas que eran capaces de priorizar de manera eficaz su trabajo afirmaron que estaban un 48% más involucradas y un 89% más dispuestas a quedarse con su equipo actual.

Construye una estación central para definir objetivos

Ha llegado el momento de crear un espacio adecuado para definir las metas y los objetivos, así como de ponerlos en una herramienta de seguimiento sencilla y transparente. Para empezar, Copia este tablero de muestra de la Central para definir los objetivos del equipo de trabajo y personaliza las partes siguientes para adaptarlas a las necesidades únicas de tu equipo:

Primero crea una lista de “comenzar aquí” o “recursos” para albergar todos los documentos de planificación de objetivos, apuntes de lluvia de ideas, consejos, presentaciones o cualquier cosa adicional a la que te refieras con frecuencia. Algunos elementos ideales que puedes incluir aquí son los programas de reuniones y las respuestas a preguntas comunes, para que tu equipo esté informado en todo momento.

Lo siguiente que querrás hacer es trabajar en los objetivos. El nombre de cada lista es el objetivo en sí mismo. Tener el objetivo como el “título” sirve dos propósitos:

1. Mantiene el objetivo conciso para facilitar que el equipo lo integre y recuerde como un punto de referencia para futuras decisiones de negocios.

2. Hace más fácil dejar atrás el resultado final y enfocarse en el proceso, que es representado por las tarjetas que definen cada proyecto o esfuerzo que contribuirá a alcanzar las metas.

Cada tarjeta debe resumir un proyecto o un esfuerzo sujeto a un plazo para alcanzar el objetivo del equipo de trabajo. Establece una fecha límite para la cual cada proyecto debe completarse. Los miembros de tu equipo que trabajan en el proyecto pueden adjuntar otros tableros de Trello o tarjetas en los que se lleva a cabo el trabajo, así como documentos de estrategia o conjuntos de presentaciones que pueden darle a los directivos o altos mandos el contexto que necesitan.

También hay una tarjeta en la lista de cada objetivo que integra todos los participantes involucrados en el logro de esa meta como un recordatorio visual del trabajo en equipo que se da dentro de todo el proceso.

Por último, los proyectos terminados y los objetivos cumplidos se pueden agregar a las listas de “Terminado”, organizadas por trimestres u otro periodo de tiempo establecido, ¡de manera que tengas una historia visible de todas las cosas geniales que tu equipo ha logrado! Si el tablero se vuelve confuso, siempre tienes la opción de archivar las listas. No se borran permanentemente, por lo que puedes recuperarlas si necesitas hacer referencia a algo.

Sigue los objetivos victoriosos del equipo

Ya que tengas una estructura para el tablero de Trello que funciona para tu equipo, querrás definir cómo se usará el tablero para que el equipo permanezca involucrado en la actualización y se refiera a este de manera regular.

Las actualizaciones semanales se incluyen en cada proyecto en la sección de comentarios, y pueden organizarse fácilmente en un formato de lista con viñetas:

Para evitar que el proceso de actualización se convierta en una obligación, los participantes del objetivo deben cambiar cada semana o mes, para que el seguimiento sea un esfuerzo de equipo. La persona que realice las actualizaciones simplemente puede etiquetar (@alguien) a la siguiente persona de la fila en la tarjeta para que sepan que es su turno.

Otro obstáculo puede ser asegurarse de que el equipo lea las actualizaciones y tenga el beneficio de celebrar esas victorias del equipo. Actualizar cada tarjeta de proyecto con una etiqueta que resuma el progreso es una forma rápida de hacer visible el progreso general de una sola mirada.

Puedes incluir etiquetas como:

• ¡Terminado! Añade esta tarjeta a las iniciativas que completen durante el trimestre.

• Planeando: Esta indica que el proyecto apenas está comenzando.

• A continuación: Esta puede informar que el proyecto aún no ha comenzado.

• En progreso: Esta le indicará a tu equipo que ¡estás trabajando en ella!

• Acorde a lo planeado: Tu equipo está en camino de alcanzar esta meta.

• En riesgo: Si piensas que no puedes cumplir el objetivo, añade esta etiqueta para ser transparente y ¡consigue algo de ayuda!

• No se logró (por el momento): No está mal incumplir un objetivo de vez en cuando. Registrarlo le servirá a tu equipo para revisarlo más tarde y probar de nuevo.

Cada miembro del equipo puede decidir cómo recibir las actualizaciones en el lugar donde leen la información con mayor facilidad. Esto puede ser mediante notificaciones por correo electrónico u observando el tablero para obtener notificaciones dentro de la aplicación en sus versiones web o móvil.

Trello también tiene Power-Ups que se integran con otras aplicaciones mediante las cuales tu equipo se comunica con más frecuencia. Por ejemplo, el equipo de Trello canaliza actualizaciones semanales a los canales de Slack del equipo mediante el Power-Up de Slack.

¡Y, bueno, eso es todo! Lo demás les toca a tu equipo y a ti. Pueden mover las listas como gusten, asignar tarjetas para componentes de proyectos más pequeños o dividirlas según el tipo de trabajo. También pueden buscar ejemplos de metas para definir lo más conveniente para los objetivos del equipo de trabajo. Mientras su equipo esté trabajando en conjunto en los objetivos, manteniendo el progreso transparente y actualizado, con el sentimiento de que el proceso los ayuda a ser más productivos, entonces ¡sus objetivos le estarán dando excelentes resultados al equipo!

Para conseguir una copia de nuestro flujo de trabajo para la definición de objetivos del equipo de trabajo, así como más flujos de trabajo productivos para ayudar a que tu equipo trabaje mejor en conjunto, revisa nuestro nuestras nuevas (y gratuitas) Herramientas de trabajo en equipo de Trello.

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