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Todo lo que quieres saber sobre los OKRs: cómo plantearlos, lograrlos y monitorearlos con Trello

How to use Trello to track OKRs.

¿Quieres ser exitoso?

¡Nosotros también!

En Buffer tenemos grandes planes para construir una herramienta de medios sociales que sea tan imprescindible para los marketers sociales como Google Analytics lo es para los dueños de sitios web. Es una meta enorme, abrumadora y audaz ¿no crees?¿Cómo empezamos a trabajar para empezar a movernos hacia algo como esto?

También tenemos grandes planes de marketing para enviar proyectos mayores (cursos!), explorar nuevas opciones (Snapchat!), y no estar todo el día en Slack (monotarea!). Es difícil mantener el rumbo. ¿Cómo asignamos prioridades cuando todas las metas son igualmente emocionantes y al mismo tiempo tan grandes?

¿Esto te suena familiar? Imagínate cómo sería tener un método para lograr los objetivos que te planteas (sin importar el tamaño) sin desviarte del camino.

Actualmente, nuestra solución es enfocarse en los OKRs, que es un método riguroso para plantear objetivos y monitorear su progreso, que ha tenido un gran impacto en nuestra concentración, emoción y resultados. Continua leyendo para saber exactamente como los OKRs trabajan para nosotros en Buffer, desde cómo los escogemos hasta cómo los monitoreamos.

¿Un OK... qué? Una breve historia y definición de los OKRs

OKR son las siglas en inglés de “Objectives and Key Results” que en español se traduce como objetivos y resultados clave. Los objetivos pueden ser los resultados que quieres obtener, y los resultados clave son las maneras cuantificables que sirven para saber si te encuentras en el camino correcto para alcanzarlos.

Visto de otra manera...

  • Un objetivo ayuda a contestar la pregunta: “¿Adónde quiero llegar?”

  • Un resultado clave contesta a la pregunta: “¿Cómo sé si estoy llendo en la dirección correcta?”

Aqui muestro como se ven los OKRs en la práctica:

OKR Examples

Fuente: https://blog.weekdone.com/introduction-okr-objectives-key-results/

Los OKRs llegaron a Google en 1999 cuando VC John Doerr se los presentó a Larry Page y a Sergey Brin. Desde entonces, Google los utiliza y en lo que respecta a crecimiento, parece que le ha ido bastante bien. ¡Mejor prueba de que funcionan no hay!

Para ver cómo la empresa implementa sus procesos de OKRs, Rick Klau de la startup Google Ventures Lab describe cómo funcionan utilizando referencias del equipo de fútbol americano de San Francisco, los 49s, y cómo Google piensa plantearlos y monitorearlos:

https://www.youtube.com/watch?v=mJB83EZtAjc

Sin embargo, Google no es la única empresa grande que utiliza OKRs. Algunas de las empresas que han utilizado OKRs exitosamente o que todavía los utilizan, son Twitter, Sears, LinkedIn, Oracle y Zynga.

3 razones por las cuales utilizamos OKRs en Buffer

En Buffer hemos experimentado con muchos estilos diferentes de trabajo para poder encontrar una manera en que todos trabajemos lo mejor posible y lo más felices posible.

  • Teal (basado en el libro titulado Reinventando Organizaciones)

  • Sin managers, una estructura plana, casi una oclocracia

  • Sin metas

  • Muchas metas

  • OKRs

Al mismo tiempo, hemos crecido bastante rápido. Eramos 17 personas cuando me uní hace 2 años. Ahora somos 82.

Conforme fuimos creciendo y nuestros sueños también, nos dimos cuenta de que un sistema podría ayudarnos a ponernos de acuerdo con respecto de las metas más ambiciosas que queríamos para la empresa. Hemos utilizado las OKRs para trazar nuestro camino hacia estas metas, planteándolas para cada trimestre del 2016. Esto es lo que nos ha parecido más valioso.

1. Las OKRs aumentan la claridad

Uno de los mayores beneficios de las OKRs es que dan estructura y claridad para que una organización pueda trabajar hacia una meta común. Me encanta como lo describen las gentes de weekdone:

La meta principal de las OKRs es conectar los objetivos de la empresa, del equipo y del personal a resultados cuantificables, para que todos se puedan mover en una misma dirección.

Y cuando logras que un equipo de docenas o cientos de personas se muevan como una sola, puedes lograr resultados increíbles!

En Buffer yo experimenté esta claridad con los OKRs desde el primer trimestre (desde enero hasta marzo). Estaba trabajando en crear casos de estudio de clientes, que en sí ya una actividad estupenda y divertida, actividad que terminó por convertirse en esencial desde la nueva perspectiva que adquirimos con los OKRs. Podía trazar una línea desde mi OKR de los casos de estudio hasta los OKR más globales de la empresa sobre ingresos:

  • Los casos de estudio llevan a …

  • embudo medio, tráfico en el fondo del embudo, lo que lleva a …

  • mayor ritmo de conversión, lo que lleva a … (un OKR de marketing global)

  • más inicios de prueba, lo que significa …

  • Un aumento en el ingreso mensual recurrente o MRR (un OKR global de la empresa)

2. Los OKRs aumentan la concentración

Entre las mejores prácticas de OKRs, se encuentra la de revisarlas regularmente, idealmente cada semana. Yo las reviso incluso diariamente.

Cuando me enfrentaba a una nueva tarea o sentía que estaba divagando con el trabajo, paraba por un momento y me preguntaba:

“¿Esto me va a permitir acercarme más a mis metas?”

Luego, casi siempre consultaba mi tablero OKR Trello (más sobre esto abajo) y revisaba si mis tareas actuales coincidían con las metas que me propuse. Si todo coincidía, entonces regresaba a trabajar sentía seguridad para continuar en la misma dirección. Si había un conflicto, tenía una buena excusa para moverme hacia otras tareas.

3. Los OKRs fomentan la colaboración

Esta es una lección que más vale aprender cuanto antes (gracias OKRs!), y es que no lo puedo hacer todo solo.

Muchos de mis OKRs personales dependían de la colaboración con mis compañeros. Yo no podía armar una nueva página de aterrizaje en vivo, porque no tengo las habilidades de desarrollo para interfaces. No podía crear entre tres y cinco infografías porque no puedo diseñar una.

Notamos que estos arreglos eran comunes en las juntas directivas de Buffer, así que decidimos incluir un periodo de negociación antes de plantear los OKRs. Lo único que necesitabas hacer era ponerte en contacto con las personas con las que necesitabas trabajar para los proyectos, y lograr un acuerdo para que el trabajo apareciera en la lista de OKRs de cada persona.

Cómo hacemos los OKRs para marketing en Buffer

En Buffer tenemos una variedad de OKRs por capas. Están los OKRs globales de la empresa que se plantean por Joel y Leo, nuestros cofundadores. Luego están los OKRs para cada área en Buffer: marketing, productos, felicidad, ingeniería, datos, sistemas, comunidad, desarrollo del cliente, gente, ops, etc. Además de estos, cada individuo y cada equipo tiene sus propios OKRs. Se puede visualizar en este diagrama de BetterWorks:

Betterworks Team Diagram & OKRs

Un par de semanas antes del empezar el trimestre, todos nos tomamos un tiempo para reflexionar sobre lo que queremos lograr en los próximos meses. Joel y Leo ayudan a plantear los OKRs globales de la empresa, y luego trabajamos juntos como equipo de marketing para negociar cuáles serán los OKRs para nuestra área.

Aquí viene una pequeña lista de algunos de nuestros consejos para plantear  OKRs en Buffer:

  • Los objetivos deben ser ambiciosos y deben sentirse un poco incómodos.

  • Los resultados clave deben ser cuantificables; deben tener números.

  • Idealmente, sólo podrás realizar el 70% de tus OKRs.

  • Si logras el 100% quiere decir que tus OKRs no son lo suficientemente ambiciosos.

  • Las malas calificaciones no se deben penalizar.

  • Ten cuidado de no plantear demasiados. Generalmente un máximo de 5 objetivos con un máximo de 5 resultados clave es suficiente.

Y este es nuestro mayor aprendizaje con los OKRs: pueden (y deben) cambiar durante el trimestre. Especialmente en una startup SaaS, todo pasa rápido, aprendemos rápido, y los objetivos que planteamos podrían no ser los adecuados conforme pasa el tiempo.

Nuestros OKRs para el segundo trimestre (desde abril hasta junio) incluían cinco objetivos diferentes, cado uno con entre tres y cinco resultados clave que estábamos listos para afrontar. Aqui les muestro un OKR de lo que queríamos hacer en Medium para el último trimestre.

Buffer's list of OKRs.

(Puedes ver la lista completa de OKRs aquí)

Plantearlos es muy divertido. Es una oportunidad para soñar en grande, reflexionar sobre tu situación actual y pensar adonde quieres ir y hacer una lluvia de ideas sobre cómo puedes llegar ahí.

¿Sabes que es divertido también? !Monitorearlos! Me ha traído mucha satisfacción el sistema que utilizamos para las OKRs de marketing.

Cómo monitorear los OKRs con Trello

Screenshot of Trello OKRs tracking board.

^ nuestras OKRs de marketing

En Buffer, tenemos la libertad de monitorear nuestras OKRs como mejor nos parezca. Existen muchas herramientas para el monitoreo robusto de OKRs. Yo encontré todo lo que necesitaba con el tablero de Trello. Aqui les muestro como armé el tablero de Buffer para las OKRs de marketing:

Configuración inicial

El plan inicial se organiza como sigue:

  • Cada objetivo se resume y se pone como título de lista

  • Cada resultado clave tiene su propia tarjeta bajo su lista de objetivo

  • Cada tarjeta tiene una descripción abundante sobre los detalles de los OKR

  • Las etiquetas muestran el estatus de los resultados clave

Una de mis mayores metas con el tablero Trello era hacerlo a) utilizable, b) organizado, y c) bonito. ! Afortunadamente los tres deseos quedaron muy bien juntos!

Yo sabía que no podía utilizar todo un objetivo como nombre de lista. Algo como “Cuando las personas piensen en las mejores empresas en Medium, lo primero que debería venir a la mente es el nombre de Buffer” simplemente no cabe. Cada nombre de una lista en Trello es una sinopsis de alto nivel del objetivo, que incluso a veces se puede resumir en una o dos palabras.

Asimismo, cada resultado clave tiene su propia tarjeta Trello, con una descripción muy breve al frente.

Key result from OKRs tracked on Trello card.

Luego dentro de la tarjeta, profundizo a detalle sobre el objetivo completo y el resultado clave:

Trello Content Marketing OKRs card.

También utilizo un sistema muy simple de etiquetado que muestra que tanto he avanzado en el resultado clave:

  • Planeación: “Todavía no hemos empezado, pero definitivamente estamos pensando en eso!”

  • En progreso: “Trabajando en eso actualmente!” (esta es nuestra etiqueta más utilizada).

  • Hecho: “Éxito!”

  • Hecho (por el momento): una manera bonita de decir, “no alcanzamos a terminar esto… pero tal vez algún día lo hagamos.”

Trello labels help track OKRs.

Las etiquetas de colores para indicar el estatus de los resultados clave.  

Checklists

Una de las mejores maneras que encontramos para monitorear el progreso de los resultados clave es usar checklists. Estas funcionan bastante bien para los resultados que nos hemos propuesto lograr, como posts de blogs, experimentos, y cosas por el estilo.

Aquí hay una para el resultado “Correr 8 experimentos para aumentar el tráfico hacia el blog social”:

Checklists help keep OKRs on track.

Para los resultados que no son tan fáciles de convertir en listas, tenemos una manera un poco diferente de monitorearlas. La checklist se convierte en una serie de marcadores a lo largo del trimestre, lo que nos ayuda a mantenernos al corriente con el registro regular y la actualización de la tarjeta con los últimas estadísticas o actividades:
Set mile markers to track OKRs.

Gráficas en cascada

Hemos planteado un cierto número de metas para el trimestre, cosas como “aumentar las sesiones de nuestro nuevos posts en un 30% en los primeros 28 días” o “llegar a 150 000 sesiones al mes en el blog Abierto”.

!Estas son metas que vale la pena alcanzar! Y si algo puedo asegurar, es que no estamos en condiciones de plantear el OKR en abril y no darnos cuenta hasta junio de que no hemos avanzado nada.

Para este caso, nos pareció que lo que funciona es una gráfica en cascada. Las puedes ver anexadas a ciertas tarjetas en nuestro tablero:

Waterfall chart on Trello card tracks OKRs.

Una gráfica en cascada es un par de líneas en la gráfica, una que muestra en donde estas cuando planteas tu meta y en donde quieres estar al final del periodo meta, y la otra línea muestra tu progreso a lo largo del período.

Nosotros adaptamos la nuestra de una guía de Hubspot de Mike Volpe. Lo básico es:

  1. Plantear una meta basada en un periodo de tiempo;

  2. Determinar cuánto progreso diario necesitas lograr para poder alcanzar la meta;

  3. Graficar este progreso con una línea;

  4. Monitorear tu progreso diariamente; y

  5. Agregar este progreso a la gráfica también.

Es tan simple (y complicado) como eso. Aquí te muestro una plantilla de lo que usamos.

Las variaciones que agregamos a la gráfica provienen de un descubrimiento que hicimos en el primer trimestre. La idea de los OKRs es plantear metas agresivas y ambiciosas y lograrlas, con la expectativa de que sólo lograrás el 70% de tus OKRs en un trimestre. Así que decidimos agregar este elemento en nuestras cascadas, que ahora incluyen tres líneas de crecimiento distintas:

  • 70% - según lo programado,

  • 85% - wow, va muy bien,

  • 100% - ¡Goooooool! ¡Fiesta!

Aquí les muestro cómo se ve una de nuestras gráficas al principio del trimestre:

How to track OKRs using a waterfall chart.

Y cómo la agregamos a Trello?

Simple (y un poco pirata): Tomo un captura de pantalla de la gráfica en Google Sheets, y la agrego a la tarjeta Trello, asegurandome que la última gráfica sea la portada de la tarjeta.

Ahora te toca a ti

Si estás buscando una manera de impulsar tu productividad, tu enfoque, y tus resultados, un sistema de planteamiento de metas como los OKRs es realmente de gran ayuda. Hay muchas cosas de los OKRs que puedes investigar más a fondo, pero nos parece que estos pasos básicos son suficientes para que empieces a lograr cosas extraordinarias:

  1. Plantea metas ambiciosas con resultados cuantificables.

  2. Ponlos en Trello.

  3. Revisa regularmente para ver tu progreso.

Y luego cuando el trimestre acabe, celebra!

Has intentado usar los OKRs en tu organización? Tienes otros consejos para plantear metas que hayas aprendido?


Nos gustaría mucho conocer tu opinión, sea buena o mala. Compartenos tu opinión haciendo clic aquí. :)

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