Sistema de CRM gratuito en Trello: Multiplica tus ganancias!

Si vendes productos o servicios y estás administrando a tus clientes potenciales en una hoja de cálculo o un Google Doc, seguramente te estás volviendo loco. Los documentos y las hojas de cálculo son herramientas útiles, pero no son la manera más fácil de visualizar los cambios en tu embudo de ventas.

Si eres como yo, necesitas un lugar para organizar todos tus contactos de ventas pero todavía no estás listo para una herramienta avanzada como Salesforce o Hubspot. Confundida sobre cómo lograr exitosamente un punto intermedio, decidí darle una oportunidad a Trello. Trello logró cubrir todas mis expectativas en cuanto a las características que buscaba en un software de CRM y sin las dificultades de instalación o mensualidades caras.

Trello es bastante fácil de estructurar y de usar para organizar a tus potenciales clientes y contactos de ventas. Más adelante te mostraré paso a paso cómo construir un sistema CRM o sistema de Customer Relationship Management con Trello.

1. Empieza con el diseño apropiado

Cuando construyas tu tablero, empieza por el diseño. Es mejor construir tu programa de CRM con una lista para cada etapa de tu embudo de ventas. ¿Cómo se ve tu embudo? ¿Empieza con las etapas de “buscar contacto”, “consideración” y después “compra”? Enumera cada punto de contacto con tus nuevos clientes potenciales. Cada uno de esos puntos de contacto representará una lista de Trello.

Aqui les muestro un ejemplo de cómo se ve la mía:

También agregué dos listas al final para los contactos que no terminaron en una venta. A esos se les puede “Dar seguimiento más adelante” o “Darse por Perdidos”.

Tener el flujo adecuado es muy importante por que si no acomodas tu tablero correctamente, no sabrás en dónde poner tus contactos. Tal vez tengas que jugar un poco con las diferentes posibilidades de organizar tu tablero antes de encontrar el ideal para ti.

Cuando identifiques una nueva etapa en tu embudo, agrégala como lista. Si te parece que dos etapas son tan parecidas (por ejemplo “Consideración” y “Decisión”) que disminuyen el movimiento en tu embudo, únelas en una sola etapa o vuelve a definir los nombres de las etapas. Esto es algo genial de Trello: siempre tienes la posibilidad de crear un nuevo paso en el flujo de trabajo o de cambiarlo mientras avanzas!

2. Agrega y Organiza tus contactos

Ahora ya puedes empezar a agregar tus contactos. Cada tarjeta Trello representa un contacto. Puedes guardar toda la información que necesites en una tarjeta, ya que Trello tiene un montón de funciones que permiten mantener el registro de información organizado.

Puedes agregar contactos manualmente claro, pero la vida es demasiado corta para perder el tiempo en eso.

¿De dónde obtienes nuevos contactos? ¿De TypeForm? ¿De Google Forms? Muy probablemente puedas mandar de manera automática las oportunidades a Trello. Mi manera favorita de hacerlo es una herramienta que se llama Zapier y funciona así: cada vez que alguien llena tu formulario, la información automáticamente se carga a una tarjeta en la lista “Entrando” de tu tablero Trello, ahí estará lista para que la incorpores al flujo de trabajo.

Yo utilizo Zapier para tomar la información de un formulario de envío de Google Form y crear una tarjeta. Esto muy útil porque de ahí provienen la mayoría de mis clientes potenciales! Me parece que las personas que se toman el tiempo de llenar el formato son las más interesadas (básicamente están solicitando mis servicios cuando llenan el formulario),  así que definitivamente me interesa llevarlos al embudo rápidamente!

Crea tarjetas Trello a partir de las respuestas de Google Forms.

Aunque no utilices Google Forms, existe la posibilidad de usar Zapier o un Power- Up para conectar el formato a Trello. Prácticamente todas las “Form Tools” como JotForm, TypeForm, SurveyMonkey, son compatibles. Esto te ahorrará las toneladas de trabajo manual de tener que agregar a alguien cada vez que te llega el formato de una oportunidad.

Si te llegan los clientes potenciales por correo, también puedes usar Zapier o la función correo electrónico-tablero (más adelante se explica con detalle). También existe un add-on Gmail para Trello que te permite mandar el contenido de un correo, directamente a tu tablero de CRM online con sólo un clic.

Cuando añades un contacto, utiliza etiquetas para filtrar y ordenar las oportunidades. Por ejemplo, puedes utilizar filtros para saber de dónde proviene el contacto, el producto o servicio en el que está interesado, o el nivel de interés.

Para ver contenido recién agregado de manera rápida, puedes utilizar el Power-Up Campos Personalizados para incluir información relevante sobre una oportunidad. Esta información estará disponible cuando veas el tablero completo. Puedes crear un Campo Personalizado para mostrar el correo del contacto, su número de teléfono, valor esperado del trato o cualquier otra información del contacto. Puedes ajustar el Campo Personalizado para poder ver esta información en la tarjeta sin la necesidad de hacer clic sobre ella.

Para un nivel básico, podrías parar aquí y decir que ya tienes un software de CRM online. Pero si inviertes un poco más de tiempo en la configuración de tu tablero Trello, verás que existen muchas maneras de hacerlo más eficiente, lo que al final te puede ahorrar mucho tiempo.

Tip de pro: Añade como la primera lista de tu sistema CRM, una lista que se llame “Recursos”. Úsala para almacenar plantillas para tus correos, notas de conexión de Linkedin, “decks” y presentaciones, y cualquier cita o material que mandes frecuentemente a las oportunidades.

3. Generación de oportunidades con tu sistema CRM Trello

Darle seguimiento a las oportunidades puede ser un proceso tedioso y difícil de controlar. Lo que quieres es ocupar tu tiempo hablando con las personas (o mejor aún, trabajando con ellos!) y no documentando todo lo que haces para ganartelos.

Trello te facilita la generación de oportunidades. Ya no tendrás que preocuparte por olvidar notas de comunicación o por tener que recordar cuando hacer los seguimientos. Con tu software de CRM Trello se pueden automatizar y organizar muchas cosas y todo en un solo lugar!

Aquí te muestro algunas funciones que te ayudarán en el proceso de generación de oportunidades:

Checklists

Conoce el checklist: es muy fácil y vien listo para usarse en todas las tarjetas Trello. Si tienes un lista de quehaceres que siempre revisas cuando realizas el seguimiento de las oportunidades, sólo necesitas crear un checklist en la tarjeta. Sólo lo tienes que crear una vez, después sólo tienes que copiar las tarjetas con el checklist, o copiar el checklist a otras tarjetas! Es una excelente manera de saber lo que ya hiciste para generar oportunidades y lo que deberás hacer después.

Cuando veas todo el tablero, notarás un recuento de los elementos tachados en cada checklist. Cuando has acabado con todos los elementos en el checklist, la barra de conteo se pone verde, lo que ayuda mucho visualmente y te indica que has completado esa etapa del embudo para esa oportunidad.

Tip de pro: si siempre utilizas el mismo checklist, puedes hacer una plantilla de ese checklist y copiarla cuando la necesites.

Fechas de vencimiento

Otra función que está lista para usarse cuando creas un tablero es Fechas de vencimiento. Utilizala para saber cuándo necesitarás llevar a cabo una acción para un contacto.

Por ejemplo, supongamos que les enviaste un correo hoy, y quieres hacer el seguimiento la próxima semana. En lugar de poner un aviso en tu calendario (o esperar a recordar), solo ajusta la fecha de vencimiento y Trello se asegurará de recordártelo. La notificación de recordatorio te regresará a la tarjeta, en donde podrás actuar y tachar algo de tu checklist (o dejar una nota).

Una vez que has completado la acción, cambia la fecha de entrega por tu proxima fecha vencimiento.

Tip de pro: Habilita el Power-Up Calendario para visualizar las tareas pendientes por semana o por mes, en una vista de calendario. Esta es una excelente manera de monitorear tu embudo de ventas y asegurarte de que tienes una actividad constante de oportunidades semana tras semana. También puedes utilizar la función Filtro para mostrar sólo las tarjetas con fechas límites a punto de vencerse.

Comentarios

Hablando de notas, si quieres agregar más información en la tarjeta de un contacto puedes usar la caja de descripción, o puedes usar la función de Comentarios. Los comentarios son útiles para información en curso por que agregan una marca de tiempo cada vez que se agrega un elemento. Pueden ser notas sobre cosas que suceden de vez en cuando como “Leslie abrió un correo”, o “Alex debe hacer un proyecto con estos detalles”, etc.

Archivos adjuntos

Utiliza los archivos adjuntos de las tarjetas para agregar CUALQUIER COSA que necesite tu contacto. Puedes almacenar propuestas, decks, contratos, imagénes o cualquier documento relevante. Podrás acceder fácilmente a los archivos adjuntos desde tu tablero Trello desde cualquier aparato. Es perfecto para organizar todos los documentos de tus contactos relacionados con una venta.

Tip de pro: Habilita los Power-Ups de Google Drive o Dropbox para incorporar folders enteros en las tarjetas Trello, puedes completar con avances de documentos y notas sobre la última vez que fueron editados.

Enviar correo a Trello

¿No tienes ganas de copiar y pegar correos desde tu inbox a Trello? No tienes por qué! Puedes usar la función correo electrónico-a-tablero de Trello de dos maneras distintas:

Cada tablero Trello tiene un correo electrónico específico que crea una nueva tarjeta cuando recibe un correo en esa dirección. Puedes organizar una lista llamada “Entrante”, reenviar los mensajes de tu oportunidad a ese correo y después ordenar las tarjetas en el tablero Trello.

Es una buena opción que tal vez se ajusta a tus necesidades. Pero hay una manera más avanzada de usar correo electrónico-a-tablero. Sabías que cada tarjeta también tiene su propia dirección de correo?

Cuando te llegue una dirección de correo del contacto, crea un filtro en tu correo que envíe automáticamente todos los mensajes de ese contacto al correo de su tarjeta Trello.

(Si usas Gmail, ve a Ajustes->Filtros->Crear Nuevo Filtro->Define el correo “de” como el de tu pista->Crear filtro->”Enviar”->(Agrega una nueva dirección de reenvío para la dirección de esta tarjeta Trello)->y luego haz clic en Crear Filtro. Repite el procedimiento para definir el correo “para” como el de tu oportunidad, de esta manera puedes rastrear correos que envías y correos que recibes).

Si no te gusta esta solución, puedes usar el add-on Gmail para Trello para conectar tus correos a una tarjeta específica. Es tan fácil que vas a querer transformar todos tus correos en tu inbox en una tarjeta Trello!

Tarjeta en Reposo

¿Te llego una notificación para hacer el seguimiento de un cliente potencial pero todavía no lo puedes hacer? No hay problema, sólo utiliza el Power-Up Tarjeta en Reposo para que  la tarjeta (incluyendo las fechas de vencimiento) se archive por un tiempo específico que tú determinas. Cuando llega esa fecha, la tarjeta automáticamente vuelve a aparecer en la lista que tu le asignaste.

Repetidor de tarjetas

Si haces tareas que se repiten todas las semanas, no hay necesidad de crear una tarjeta Trello todos los lunes por la mañana. Puedes usar el Power-Up Repetidor de tarjetas para crear una tarjeta que se repita periódicamente el mismo día, a la misma hora con toda la información (o checklists) que necesites. !Tal vez sea un recordatorio mensual para limpiar tu tablero Trello de CRM online!

Rastreador de paquetes

Si estás enviando correos o paquetes con seguimiento a tus oportunidades o clientes, puedes usar el Power-Up Rastreador de Paquetes. Esto te permite seguirle la pista a los paquetes que enviaste, además de tener a la mano el número de seguimiento y saber exactamente cuándo serán entregados!

4. Crea reportes para tu software de CRM online Trello

Ya tienes la estructura de tu software CRM y generando contactos, pero todavía necesitas saber qué tan efectivos son tus métodos de seguimiento. ¿Tus contactos están pasando a través de tu embudo de ventas?

Aunque no existen opciones predeterminadas para hacer reportes en el tablero Trello, existen varias maneras de conseguir las estadísticas y crear reportes sobre tus contactos y sobre el funcionamiento de tu herramienta de CRM (y del proceso de ventas).

Cuenta contactos en cada etapa

Utiliza la extensión de Chrome “Tarjeta Original Contadora Trello” para contar el número de tarjetas en cada lista. Con esto puedes ver fácilmente cuántos contactos tienes en cada etapa de tu embudo.

Integra herramientas de seguimiento de tiempo

¿Pasas mucho tiempo cuidando de tus contactos? Integra herramientas como Seguimiento de Tiempo Harvest o Time Camp  para saber cuánto tiempo gastas con cada contacto. Puedes usar un localizador o comparar el tiempo utilizado con respecto al valor de un cliente. Podrás darte cuenta de cuánto tiempo pasas con clientes de bajo valor, lo que te podría hacer reconsiderar tu manejo de recursos.

Con estos Power-Ups, puedes empezar a medir el tiempo cuando estás en una tarjeta Trello. De esta manera, cuando empieces el trabajo de seguimiento, !ya estarás en Trello y simplemente tendrás que activar el cronómetro!

Ningún contacto se escabulle entre las grietas

Utiliza el Power-Up Envejecimiento de tarjetas para hacer emerger visualmente los contactos potenciales que han estado almacenados mucho tiempo. Este Power-Up cambia la manera cómo se ven las tarjetas (ya sea difuminándolas o haciéndolas ver más viejas) si no ha sido tocada o tenido actividad reciente. Podrás ver rápidamente cuáles contactos necesitan un empujón y ya no tendrás que preocuparte por perder contactos con el tiempo.

¿Listo para intentarlo tú solo?

No porque existan muchas herramientas de CRM elegantes disponibles hechas específicamente para ventas, significa que son las mejores o las únicas opciones que se deben o pueden considerar. Generalmente son caras y tienen más funciones de las que se necesitan cuando estás empezando.

Intenta utilizar las herramientas de CRM Trello para ver si se ajustan a tus necesidades (y a tu presupuesto!) además de ayudar a darle seguimiento a tus contactos y en última instancia llegar a la parte más importante: trabajar con tus clientes. Siéntete libre de copiar este modelo de CRM online para construir tu propio embudo de ventas en Trello.

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