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Cómo dominar el arte de comunicarse en teletrabajo

Tener un buen sistema de comunicación con tu equipo (en la oficina y en teletrabajo) no es algo que suceda mágicamente de la noche a la mañana. De hecho, incluso para los managers más estratégicos, crear una infraestructura que fomente el trabajo en equipo es casi como hacer arte.

Imagina que tienes enfrente de ti un bloque de mármol. Si no intervienes y lo dejas ahí inmóvil, sólo la gravedad actúa sobre él. Pero en manos de un artista del calibre de Michelangelo, el mármol ya no es sólo piedra, ese artista ve el potencial para la grandeza y podría incluso esculpir una obra de arte como el David.

Lo mismo sucede con los managers: ellos ven el potencial en sus equipos de trabajo y planean acorde a ello para llevarlos a la grandeza. Este papel de artista adquiere una mayor importancia cuando los equipos también tienen personal que hace teletrabajo, ya sea en ciertas ocasiones o de tiempo completo. Si a eso le sumas un factor de crecimiento por los empleados recién contratados, todo podría convertirse en un caos muy rápidamente. Pero puede evitarse, si el manager crea un sistema que fortalezca lo individual, promueva la comunicación, los resultados y los valores.

Como manager, ¿cómo sería posible lograr esto? ¿Cómo logras un sistema que fortalezca lo individual, que mantenga informadas a las personas y que fomente la participación? ¿Cómo puedes crear una infraestructura que imponga orden pero que también fomente la creatividad? Estos son algunos trucos que he aprendido a lo largo de muchos años como artista de equipos de teletrabajo:

Consigue las herramientas apropiadas

Herramientas para comunicarse en el teletrabajo

Tu equipo debe elegir primero algunas herramientas básicas que facilitarán una mejor comunicación entre todos:

  1. Comunicación en sincronía: el chat está cambiando la dirección que están tomando los equipos digitales y se puede elegir de entre muchas opciones disponibles (aunque muchos eligen Slack). Empieza por elegir una de estas herramientas de comunicación en sincronía para que tu equipo pueda discutir ideas y responder preguntas de manera inmediata y oportuna.

  2. Un plan común: todos los equipos deben ser capaces de ver en qué están trabajando los demás y la fase en la que se encuentran los distintos proyectos. Cuando no existe una herramienta de planeación, los managers tienden a enfrascarse en un sinfín de reuniones que podrían eliminarse fácilmente si tuvieran acceso a la información actualizada a cualquier hora del día. Por eso Trello es perfecto para los equipos que quieren monitorear su progreso sin tener que pasar por esas tediosas reuniones.

  3. Video conferencias: lo ideal para mejorar la cohesión del equipo e incentivar la colaboración creativa es estar frente a frente. Los equipos que hacen teletrabajo pueden superar esta desventaja utilizando alguna herramienta de comunicación por videollamada como Skype, Zoom o join.me.

  4. Almacenamiento de documentos: ya sea Dropbox o Google Drive, los equipos deben elegir la herramienta de almacenamiento que prefieran y casarse con ella. También es importante que diseñen un sistema para nombrar documentos que sea comprensible y accesible para todos. Algo que suele suceder y que impide el acceso a la información, es que algunas personas utilicen Drive y otras Dropbox. Esto provoca que los documentos se pierdan, sobre todo cuando las personas se enferman o dejan la empresa.

  5. Un calendario compartido: cuando todos usan el mismo calendario, agendar las reuniones se vuelve súper fácil. Puedes usar Google Calendar o Fantastical, para que todos los miembros del equipo tengan acceso a todos los calendarios. Esto permitirá dejar atrás de una vez por todas las cadenas infinitas de correo con las discusiones sobre horarios y demás.

Una de las funciones de un manager es asegurarse que todos los compañeros de equipo sepan cómo manejar la herramienta que van a estar utilizando. Lleguen a un consenso entre todos sobre la herramienta que van utilizar. Es importante recordarles a todos que deben utilizar la misma herramienta para colaborar, así evitarán caer en el caos de no saber en dónde están las cosas.

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Resumimos todos los consejos que vienen en este artículo sobre trabajo remoto y mucho más en esta guía (¡gratuita!). Consíguela aquí: 

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Diseña las guías para utilizar las herramientas

Consejos para comunicarse en el teletrabajo

Una vez que tu equipo ha elegido las herramientas que quiere utilizar, deben ponerse de acuerdo en cómo van a utilizar esas herramientas. Tal vez parezca poca cosa, pero si algo he aprendido a lo largo de los años, es que no debes asumir que las personas sabrán cómo utilizar las herramientas para sus propósitos particulares, especialmente sí cada quien las utiliza para cosas distintas.

Por ejemplo, al principio es común que las personas que hacen teletrabajo sientan que deben tener Slack abierto todo el tiempo para que "parezca que están trabajando". Para trabajadores como desarrolladores, escritores, diseñadores, etc, a quienes su trabajo les demanda muchas horas de concentración, esto es una fuente muy grande de distracción.

Para evitar que esto suceda, pueden diseñar un plan entre ustedes para determinar cómo van a utilizar cada herramienta y luego escribir las instrucciones en un documento al que todos puedan acceder cuando lo necesiten. Esto también le servirá como entrenamiento a las personas nuevas que recién se van a incorporar al equipo.

Por ejemplo, una de nuestras guías clave es el tablero de Trello "Solicitudes para marketing". Este tablero se comparte con toda la empresa para el caso que necesiten hacer una solicitud al equipo de marketing. En una tarjeta en la primera columna del tablero, "Cómo usar este tablero", se indica que todas las solicitudes deben especificar fecha de vencimiento, una descripción y a cuál compañero del equipo se le asignó, antes de que alguien más la clasifique.

Como manager, sabes que la práctica hace al maestro. Sabes que cuando se tienen guías por escrito con las instrucciones para utilizar las herramientas, el equipo trabaja con más confianza porque todos operan bajo la misma estructura como un conjunto.

Planea reuniones que realmente tengan un objetivo

Cómo desarrollar la comunicación en los equipos de teletrabajo

Las reuniones tienen mala fama pero la verdad es que no hay nada más eficiente que una reunión de equipo efectiva. Si todos en la reunión saben cuál es el tema a discutir, la duración de la reunión, y lo que se va a presentar, en el futuro, todos sabrán que no es un desperdicio reunirse. Pero, ¿cómo puedes lograr esto?

Así como sucede con las guías para las herramientas, las personas del equipo deben tener una estructura, un ritmo y saber lo que se espera de ellos para las reuniones de grupoPor ejemplo, el equipo de marketing de Trello se reúne una vez cada semana. Antes de la reunión, cada uno de los equipos actualiza los avances en sus respectivos proyectos en el tablero "Resumen de Marketing". Los equipos leen estas actualizaciones antes de la reunión y ya durante la reunión se dedican a hacer preguntas, en lugar de aburrirse con los monólogos y las actualizaciones de trabajo.

Durante las reuniones, el "líder de la reunión" lee las tarjetas con las propuestas de temas que se fueron agregando durante la semana. Un "secretario" toma notas. Para saber más sobre cómo se hacen las reuniones en Trello, lee este artículo.

En resumen, con este método las reuniones se hacen más eficientes, tienen como objetivo una agenda a la que todos tienen acceso por adelantado y todo queda registrado. Además, fomentan la unión del equipo porque incluimos una sección que se llama "Bravo Equipo", en donde los compañeros pueden felicitar a los demás por sus contribuciones.

El arte de la comunicación debe ser dinámico

Construyendo el mejor equipo de teletrabajo

Bueno, ya tienes las herramientas, ya escribiste las guías para usar esas herramientas, y estableciste los protocolos para las reuniones. ¿Qué sigue? Los equipos siguen evolucionando, ya sea por decisiones de estrategia, lanzamiento de productos o contrataciones nuevas, así que tu infraestructura también debe ser dinámica.

Revisa regularmente las instrucciones para saber si siguen siendo relevantes. Si los procesos se mantienen actualizados, los compañeros de equipo se mantienen interesados. Por ejemplo, antes nuestro equipo de marketing se reunía dos veces por semana. Pero cuando el equipo creció, se hizo evidente que sólo era necesaria una reunión a la semana. Cuando el equipo crezca todavía más, probablemente tendremos que pasar las reuniones a una vez cada dos semanas. Lo importante es que tú como manager, debes tener una noción de cómo se sienten las personas y dar opciones para poder cambiar los procesos.

La naturaleza flexible de Trello lo convierte en la herramienta perfecta para que los equipos colaboren. Nuestros tableros cambian regularmente para reflejar las actualizaciones en los procesos y los cambios que, a nuestro parecer, harán que el equipo funcione más eficientemente. Si alguien quiere hacer un cambio, sólo tienen que presentar su idea en la reunión de equipo y se implementará si el equipo está de acuerdo. Después registramos los cambios en los documentos apropiados. A los managers les viene perfecto porque les permite mantener el interés de todos en los procesos del equipo.

Siempre está la opción de hacerlo más entretenido

Puedes usar GIFs, emojis, y cualquier otra cosa que te parezca entretenida para que el trabajo sea más divertido. En el caso de las personas que hacen teletrabajo, la desventaja es que deben trabajar un poco más con los managers para crear oportunidades que les permitan conectar emocionalmente. En la empresa, nosotros lo implementamos usando la iniciativa del Mr. Rogers, que propone que los equipos se reúnan regularmente para discutir asuntos que no sean de trabajo.

En el equipo de Marketing, tenemos un "Evento musical de improvisación" cada mes para hacer actividades divertidas y crear lazos. Las personas suelen ser más productivas cuando les gusta su trabajo, por eso alentamos a todos los compañeros a que se conozcan, fortaleciendo así la moral del equipo.

gif sobre actividades divertidas en el teletrabajo

Creando una obra de arte

Como cualquier obra maestra, se necesita dedicar mucho tiempo y planeación para crear una infraestructura que permita que el equipo se mantenga en sincronía. La buena noticia es que gran parte del éxito de una buena comunicación se debe a la aceptación y participación del equipo, en especial si algunas personas hacen teletrabajo. Esto significa menos trabajo para ti y más compromiso de parte de los integrantes del equipo. Repasemos por última vez la lista para tener la comunicación perfecta con tu equipo:

  • Elige tus herramientas. Todos los compañeros en el equipo deben usar las mismas herramientas para colaborar.
  • Escriban guías con las instrucciones para usar esas herramientas y ponlas a disposición de todos. Los miembros del equipo deben sentirse cómodos y con los conocimientos necesarios para usarlas, incluyendo los que hacen teletrabajo.
  • Usa un tablero de Trello para tener reuniones efectivas, o cualquier otra herramienta que te permita manejar tu tiempo productivamente.
  • Revisa los procesos regularmente y no tengas miedo de cambiarlos si es necesario.
  • Aparta tiempo para encuentros estructurados y divertidos que fomenten el espíritu de equipo.

Moldea a tu equipo para que sea eficiente, productivo y divertido. Haz de tu equipo una obra maestra.

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