En Trello, todos los empleados de la empresa asisten a un evento que llamamos asamblea abierta. Son foros abiertos en los que las personas pueden formular preguntas, intercambiar ideas y compartir su trabajo. En estas reuniones todos están en el mismo nivel, los títulos desparecen momentáneamente.
Creemos que estas asambleas abiertas son excelentes para transmitir claramente las prioridades de la compañía, fomentar la comunicación entre equipos y, lo más importante, crear una cultura de trabajo colaborativa y próspera que permita integrar también a los equipos de trabajo remoto.
Para facilitar la planeación de estas asambleas, creamos un tablero de Trello y lo pusimos a disposición de todas las personas en la compañía.
Estableciendo las reglas del juego
En Trello, la mitad del personal trabaja en las oficinas centrales en Nueva York y la otra mitad hace teletrabajo. Por esta razón, hemos adoptado una política que priorice el trabajo a distancia. Justamente, bajo esta política, en las asambleas abiertas nos comunicamos por medio de un video chat en Zoom. Esta herramienta de trabajo remoto ha sido importante para crear una experiencia colectiva con todos los empleados en Trello.
Reuniones que priorizan el trabajo a distancia: dado que sólo la mitad de la compañía trabaja en las oficinas centrales, todos los empleados (junto al equipo de trabajo a distancia) nos reunimos en Zoom.
Nosotros aprovechamos las asambleas abiertas para enterarnos del trabajo que están desarrollando los demás equipos y departamentos, que generalmente comparten su información mediante demos o estadísticas. Como los equipos de trabajo a distancia no pueden comunicarse de forma presencial, suelen llegar a creer que están aislados o que no son parte de los procedimientos de la empresa, lo que pone de relieve la necesidad de implementar el uso de herramientas para el trabajo remoto. En este contexto, los ejecutivos aprovechan la oportunidad que presentan estas asambleas para reiterar el panorama general en términos de las prioridades de la empresa.
Fortaleciendo la cultura de la empresa
Ahora sí, vamos al tablero. La primera tarjeta se llama "Avisos sobre la asamblea abierta". Los 10 elementos en la checklist de esta tarjeta son los "10 mandamientos" de la empresa. En ellos están plasmadas las filosofías centrales de la empresa así como su cultura.
Este es un espacio para colocar los principios que definen a tu compañía y que empoderan a tus empleados. Es una plataforma para colaborar activamente y reforzar los principios bajo los cuáles opera la empresa.
Al inicio de cada asamblea abierta, una persona lee estos 10 principios en voz alta. Generalmente se elige a un nuevo empleado que aprovechará la lectura para familiarizarse con estas filosofías. Para cada asamblea, esta tarjeta se copia y mueve a la lista de Avisos/Preguntas donde se asignará a un nuevo empleado quien deba leerla.
Una plataforma abierta para todos
La meta de esta asamblea abierta es organizar una reunión transparente para todos los empleados de la empresa con un foro abierto en el que todos sientan la libertad de externar sus dudas, expresar preocupaciones, celebrar las grandes contribuciones o compartir sus avances en el trabajo.
Todas las tarjetas que se agregan a la lista de Avisos/Preguntas se atenderán durante la asamblea. Entonces, si agregas una tarjeta a esta lista, añádete a ti mismo a la tarjeta para que el moderador de la reunión sepa de quién es la duda.
Como lo mencioné anteriormente, en la tarjeta puedes poner preguntas, inquietudes o avances en el proyecto. Cuando termine la asamblea, crea una nueva lista en el tablero con la fecha de la asamblea que acaba de pasar y mueve las tarjetas relacionadas a esa lista, así tendrás una bitácora de cada reunión.
Celebra los logros y los avances
Las asambleas abiertas no son sólo para ocuparse de los temas del negocio. También, son ocasiones especiales en las que todo el equipo se toma un tiempo para reunirse, algo nuevo para los equipos de trabajo a distancia. Estos espacios ayudan a fortalecer la confianza entre los integrantes del equipo mediante la implementación de actividades divertidas (que seguramente después se convertirán en tradiciones) y experimentando con distintas maneras de celebrar el éxito laboral.
Tenemos una tradición para el festejo de antigüedad de un empleado: le damos una estatuilla de Taco, la mascota de Trello. Todos los años hacemos lo mismo, así que ya te imaginarás que algunos compañeros tienen bastantes acumuladas.
(Los Kiwis son para los empleados de nuestra compañía hermana, Fog Creek, ellos empezaron con esta tradición.)
Siempre habrá conocimiento por compartir y nuevas cosas por aprender. Algunos ejemplos incluyen al equipo de ventas explicando los pasos para cerrar un trato, al equipo de marketing compartiendo los resultados de su última campaña publicitaria o al equipo de ingeniería mostrando los demos de las herramientas que están desarrollando. El trabajo que presentan los distintos equipos siempre es de interés para la empresa, y justamente estas asambleas son la ocasión ideal para divulgar el trabajo que están desarrollando los equipos.
Terminamos la asamblea de la mejor manera posible: nos tomamos un momento para celebrar y reconocer el trabajo de nuestros compañeros. Una parte importante de la cultura de trabajo consiste en reconocer el esfuerzo de todo el personal que trabaja continuamente para construirla. En consecuencia, los empleados se sientan orgullosos de ser parte de un todo, de algo que va más allá de su papel individual en la empresa. Una manera de hacerlo es festejar la antigüedad del personal y/o los cumpleaños u otorgar algún tipo de reconocimiento por buen desempeño.
Bitácora de reuniones de fácil acceso
Lo que se aprendió en la asamblea no debe pasar al olvido. Este tablero también funciona como bitácora: contiene la información de las reuniones anteriores y es de fácil acceso para todos los trabajadores de la empresa desde cualquier sitio.
Puedes añadir una lista que se llame "Bitácora" y crear una tarjeta para cada asamblea abierta. En el campo de descripción de las tarjetas, puedes escribir un breve resumen de la reunión que incluya el tema, el conocimiento adquirido o cualquier elemento de acción que se haya discutido (comentarios, mención a compañeros, archivos añadidos, etc). Esto te será de mucha utilidad cuando requieras referencias y enlaces, demos o información para tus presentaciones.
En resumen: con este tablero de Trello tienes un lugar para planear, estructurar, organizar, documentar y lo más importante, fomentar las reuniones de la empresa.
Haz clic aquí para ver el tablero que usamos para organizar las asambleas generales en Trello.
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