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Aprende a utilizar Trello Business Class como un experto

Power-Ups ayudando a tu equipo de trabajo

¿Estás listo para llevar a tu equipo al siguiente nivel con Trello Business Class?

En este artículo voy a explicar todas las maneras en las que puedes impulsar a tu equipo y obtener la mayor ganancia con el dinero que inviertes en Trello Business Class. Desde la automatización de flujos de trabajo junto con nuevas y poderosas funciones, hasta seguridad administrativa adicional, tu equipo no sólo será capaz de aumentar su productividad y capacidad de colaboración, también podrá tener la paz mental que llega junto con una mejor organización y administración de equipo.

Empecemos con: automatización avanzada de flujos de trabajo con Butler

Las tareas tediosas y la sobrecarga mental que provocan el trabajo diario, le roban a tu equipo el tiempo y los recursos que se necesitan para trabajar inteligentemente. Trello Business Class realmente aumenta las apuestas en cuanto a productividad cuando tu flujo de trabajo se automatiza con Butler. Puedes crear un proceso específico para mover las tareas automáticamente al siguiente paso, mantener los tableros organizados y asegurarte que nada pase desapercibido, y todo sin tener que escribir una sola línea de código.

Creando funciones automatizadas con Butler

El Power-Up Butler le permite a los miembros del equipo crear reglas, botones para tableros y tarjetas y automatizaciones basadas en datos con comandos en un lenguaje natural. Es como el Mad Libs de la productividad. Simplemente selecciona las tareas que quieres que Butler lleve a cabo y un disparador para iniciar la rutina.

Por ejemplo, puedes construir un regla en la que cada vez que se mueva una tarjeta a la lista de "Hecho", todos los items del checklist en esa tarjeta se marquen como completados, la fecha de vencimiento se marque como completada, todos los miembros se eliminen de la tarjeta y se notifique a todas las partes interesadas.

Ejemplo de Butler en Trello agregando tarjetas cuando se arrastran a la siguiente lista.

Esto es solo la punta del iceberg de la productividad cuando estamos hablando del Power-Up Butler. En cuestión de minutos puedes crear procesos de automatización que se pueden usar para configurar tu tablero para el inicio de cada nueva semana, construir un proceso a prueba de fallas que mueva las tareas al siguiente paso con un sólo clic del ratón, o para identificar fácilmente las tarjetas que están a punto de pasarse de la fecha límite y hacerlas visibles para los gerentes, y más. Para saber qué más te ofrece Butler, ve este post o esta grabación de webinar (en inglés). O puedes simplemente agregar el Power-Up Butler.

Manteniendo tus tarjetas organizadas con Campos personalizados

¿Alguna vez has querido darle más estructura a las tarjetas de Trello de tus equipos? ¿Estás harto de tener que revisar las descripciones y comentarios en las tarjetas cada vez que quieres encontrar información importante?  

Con Campos personalizados ahora puedes organizar información importante en las tarjetas de Trello con un formato uniforme que además siempre estará disponible a simple vista.

Campos personalizados en Trello Business Class

Agrega en las tarjetas casillas de verificación, fechas, listas desplegables, campos de números y campos de texto con el Power-Up Campos personalizados para generar la claridad y el contexto que tu equipo necesita para mejorar su proceso. Campos personalizados te ayuda cuando se trata de utilizar campos de números para clasificar tus proyectos y tareas por número, campos de fecha adicionales para metas importantes o plazos para campañas de marketing, menús desplegables de SKUs para gestionar los pedidos de los clientes y mucho más.

Además, los campos se pueden arreglar en cualquier orden y alternarse para que se puedan ver en el frente de la tarjeta.

Conectando Campos personalizados con Butler en Trello Business Class

Los equipos que utilizan Trello Business Class también pueden sacarle provecho a las funciones de Butler, en conjunto con las de Campos personalizados, para ordenar sus tarjetas por datos de campos personalizados, actualizar automáticamente los campos o activar reglas basadas en los campos. Por ejemplo, podrías elegir una casilla de "alta prioridad" que active una regla que automáticamente mueva la tarjeta que se encuentra en la lista "Entrando" a la lista "Por hacer", fije la fecha de vencimiento y asigne un miembro a la tarjeta.

💡BC Consejo rápido: ¿Tienes temas de búsqueda que realizas con regularidad y te gustaría no tener que recordarlos? Crea guardar búsquedas para tus consultas más populares y ahórrate tiempo y tecleo.


Tus proyectos en vista de calendario y de mapa

Dale una nueva perspectiva a tus tableros con los Power-Ups Calendario y Mapas y visualiza tus tareas por fecha de vencimiento y ubicación de una manera completamente nueva.

Tarjeta de Trello en vista de Calendario por mes

Muchas tareas tienen límite de tiempo, como los calendarios editoriales o la planeación de un evento, por eso el Power-Up Calendario le permite a los miembros del equipo saber cómo se relacionan entre ellas las tarjetas con fechas de vencimiento a lo largo de los días, semanas y meses.

Tarjeta de Trello en vista de Mapa

Habilitar el Power-Up Mapas en un tablero para los equipos que requieren hacer trabajo de campo o con clientes que se encuentran en varios lugares, como contratistas, agentes de bienes raíces o equipos de ventas, le permite a todos agregar una ubicación a la tarjeta y ver todas las tarjetas en un mapa.

Lo mejor de todo es que ambas visualizaciones están disponibles para dispositivos móviles, así que no importa si estás en una conferencia terminando las tareas que surgieron a último momento antes de la presentación, o encuestando sitios recientes de empleo, tus pendientes más importantes jamás se perderán de vista.

💡BC Consejo rápido: ¿Trabajas con clientes externos o socios y quieres darles acceso al tablero sin que tengan permisos de edición? Agrégalos como observadores.

 
Libera el poder de los Power-Ups ilimitados

Tal vez notaste que Butler, Campos personalizados, Calendario y Mapa son todos Power-Ups, que finalmente son funciones y complementos que se pueden agregar a los tableros. De esta manera puedes personalizar tus tableros para gestionar cualquier tipo de proyecto. Los equipos de Trello Business Class pueden añadir Power-Ups ilimitados a los tableros y desbloquear muchísimas posibilidades que permiten construir flujos de trabajo para conectar las aplicaciones que tu equipo utiliza más seguido.

Power-Ups y aplicaciones que puedes ligar a tu tablero con Trello Business Class

Además de los Power-Ups de arriba, existen otros Power-Ups populares como Votando, Tarjeta de reposo y Repetidor de tarjeta—y más de 100 complementos con aplicaciones de terceros y complementos de servicio que ya utilizas (o a los que todavía te tienes que acostumbrar). 

Los complementos incluyen Slack, Google Drive, Salesforce, Jira y InVision, y existen muchísimas opciones para agregar funciones como seguimiento del tiempo, sincronización, análisis, generación de informes y más.

¿Cómo es que los Power-Ups pueden convertir tu tablero en la mejor fuente de productividad para tu equipo?

Imagina que estás en el equipo de ventas y usas un tablero de Trello para gestionar las revisiones de contrato con el equipo de jurídico. Así es cómo puedes subir tu nivel habilitando unos cuantos Power-Ups:

Menú del tablero

  • Incorpora la información de un cliente potencial directamente en tu tablero desde Salesforce.

  • Por medio de Butler, crea un proceso que automáticamente vincule a los miembros del equipo jurídico con las tareas requeridas.

  • Utiliza Campos personalizados para organizar toda la información jurídica en el mismo lugar.

  • Con Box, gestiona y accede a documentos importantes adjuntos a las tarjetas.

  • Recibe notificaciones instantáneamente en Slack cuando surjan preguntas, se completen tareas o simplemente para celebrar victorias.

Cuando configuras de esta manera esos procesos, puedes minimizar el cambio de contexto entre varias aplicaciones y ahorrar tiempo ya que minimizas la posibilidad de error o la mala administración de la información. Si todavía no los conoces, checa nuestro directorio de Power-Ups.

Ten en cuenta que algunos socios de Power-Ups requieren una suscripción aparte por su servicio.

Organiza los tableros de equipo con Colecciones

Los tableros de equipo en Trello Business Class son ilimitados, así que tu equipo puede emprender proyectos ilimitados aunque también podría crear mucho desorden administrativo. Por esos hicimos Colecciones para los equipos de Business Class.

Colecciones en Business Class

Con "Colecciones", puedes organizar fácilmente los tableros de tus equipos por departamento, iniciativa, proyecto, etc. Esto realmente le facilita las cosas a los de Marketing porque puedes hacer, por ejemplo, que resalten todos los tableros relacionados con Marketing. También funciona para cualquier miembro de un equipo que esté trabajando en un "proyecto secreto X" y quiera resaltar todos los tableros relacionados con ese proyecto.

Para tener acceso a Colecciones:

  • Va a la pestaña de tableros en la página de tu equipo.
  • Haz clic en "Crear una colección" para agregar una nueva colección.
  • Haz clic en el signo + que se encuentra debajo del título del tablero y selecciona la colección a la que quieres agregar el tablero.

Los tableros se pueden agregar a todas las colecciones que sean necesarias. Puedes filtrar y ordenar las colecciones en la sección de la izquierda de la página de tableros. Los tableros también se pueden agregar a las colecciones desde el propio tablero. En el menú, haz clic en "Más", luego en "Colecciones" , agrega el tablero a la colección o crea una nueva. Ahora ya puedes permanecer organizado !viva!

💡BC Consejo rápido: ¿Te preocupan los cuellos de botella en tu flujo de trabajo o que las listas se estén haciendo demasiado largas? Habilita el Power-Up Límites de lista que genera una indicación visual cuando las listas se están pasando del límite.


Controles de administrador para mejorar tu seguridad

Configuración de las restricciones de administración en Trello Business Class

Tu equipo irá creciendo, así que prepárate no sólo para el éxito sino también para la seguridad, es vital. Trello Business Class ofrece una serie de funciones que asegura que sólo ciertas personas tengan acceso a los tableros del equipo. Vale la pena tomarse unos minutos para asegurarse que todo esté funcionando correctamente:

  • Restricciones de pertenencia al equipo:Establece restricciones de pertenencia al equipo por dominio de correo electrónico, para que nadie que no pertenezca a tu compañía se pueda agregar a tu equipo.
  • Restricciones de creación de tablero:Configura quién puede crear tableros privados, visibles para el equipo y públicos. Estas restricciones pueden configurarse para permitir a cualquier miembro del equipo, sólo administradores o a nadie. Si lo que te preocupa es que los miembros del equipo hagan tableros públicos, esto es muy importante.
  • Restricciones de eliminación de tablero:Lo último que quieres que pase es que se borre tu tablero. Configura quién puede borrar tableros privados, tableros visibles para el equipo y tableros públicos.
  • Invitando personas a los tableros:Es una manera fácil de asegurarte que nadie que no sea del equipo se agregue a los tableros.

💡BCConsejo rápido:¿Algún miembro del equipo se va y no quieres perder el historial de las tarjetas en las que se encuentra? Desactívalas en la pestaña de miembros para que sea más fácil reasignar el trabajo.


Más información sobre Trello Business Class

¿Estás listo para llevar a tu equipo al siguiente nivel con Trello Business Class? Dirígete a trello.com/es/business-class y desbloquea el potencial de tu equipo.


Traducido con amor por Brenda Vargas.

Ya sean buenos o malos, nos gustaría saber tus comentarios. Nos puedes encontrar en Twitter (@trello) o escribirnos a support@trello.com.

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