En un mundo perfecto, todos reciclan su basura y todos los que trabajan en un proyecto colaboran en el mismo tablero de Trello, incluido el trabajo que involucra clientes externos o colegas que están añadidos como Invitados o como Observadores.
Pero la realidad es que a veces, debido a políticas internas o a la renuencia de un cliente a usar nuevas herramientas de trabajo en equipo (incluso si son fáciles de usar), el trabajo colaborativo se lleva a cabo por medios anticuados como las losas de piedra o el correo electrónico.
Esto no significa que debas renunciar a tu sagrado tablero de Trello para que el proyecto siga adelante.
Aquí te damos algunos consejos que te podrían resultar útiles con tus clientes o colegas en Trello, aunque sigan enfrascados usando el email.
Traslada tu correo a Trello
Cuando alguien solicita una consulta o tiene una idea que generalmente envía por correo, lo primero que hay que hacer es sacarla de la bandeja de entrada y pasarla a Trello. De esa manera la podrás organizar y priorizar junto con el resto del trabajo.
Sin embargo, Trello ofrece un montón de herramientas, integraciones y Power-Ups para que puedas hacer justo eso. Estas son algunas opciones para que las tomes en consideración.
Correo electrónico a tablero
Todos los tablero de Trello tienen asociada una dirección de correo única que te permite crear nuevas tarjetas de Trello cuando mandas o contestas correos desde esa dirección. Incluso puedes seleccionar la lista y el lugar en el que quieres que se generen las nuevas tarjetas.
El texto que pones en el asunto del correo se utiliza como título para las tarjetas que se van generando, el cuerpo del correo como la descripción de la tarjeta y además, agrega cualquier documento adjunto a la tarjeta.
A continuación te decimos cómo configurarlo:
- En el menú del tablero haz clic en "Más..." y luego en "Configuración de Correo electrónico a tablero"
- Selecciona la lista y el lugar en donde se crearán las nuevas tarjetas.
- Copia la dirección de correo única de tu tablero y pruébela mandando un correo a esa dirección.
✨Consejo útil: El correo del tablero es una secuencia larga que se genera aleatoriamente, por lo que valdría la pena crear un nuevo contacto en el correo de tu cliente con un nombre que sea más fácil de recordar.
Cuando envías emails al tablero a través de la dirección única de correo electrónico a tablero, incluso puedes ahorrarte algo de trabajo en Trello mejorando el texto en el asunto, con alguna de las siguientes opciones:
- Agrega etiquetas automáticamente poniendo #nombreetiqueta, #coloretiqueta o #numeroetiqueta en el asunto. En este caso hay que poner el color en inglés, por ejemplo #pink, porque la etiqueta de color sólo funciona en este idioma.
- Agrega miembros poniendo @nombredeusuario en el asunto o colocando el correo electrónico de la persona en Trello en el campo con copia (CC).
¿Te gustaría saber de que otras maneras se puede usar el Correo electrónico a tablero? Revisa este post con mucha más información al respecto.
Add-On de Trello para Gmail y Add-In de Trello para Outlook
Si usas Gmail o Outlook puedes aprovechar las integraciones de Trello con el Add-On de Trello para Gmail y el Add-In de Trello para Outlook. Ambas te permiten crear nuevas tarjetas en Trello en donde tú elijas sin tener que salir de tu bandeja de entrada.
Puedes seleccionar el tablero y la lista en los que te gustaría crear una nueva tarjeta y editar el nombre de la tarjeta así como su descripción. Además, con el Add-In de Trello para Outlook puedes incluso agregar una fecha de entrega en la tarjeta que acabas de crear.
Estos son algunos recursos que te podrían ser útiles para echar todo a andar:
Gmail
- Instala Add-On de Trello para Gmail
- Revisa este post con mayor información (en Inglés) sobre cómo dominar tu bandeja de entrada de Gmail
- Aprende más con nuestros súper útiles documentos de ayuda
Outlook
- Agrega Add-In de Trello para Outlook
- Revisa este blog post (en Inglés) con más información sobre Inbox Zero
- Aprende más sobre esto con nuestros (aún) súper útiles documentos de ayuda
El Power-Up SendBoard
El Power-Up SendBoard es un Power-Up genial. No sólo puedes crear nuevas tarjetas desde tus correos electrónicos, sino también puedes contestar tus correos pendientes y gestionar la comunicación con el equipo, todo desde Trello. Realmente te permite trasladar tu bandeja de entrada a Trello, y allí, tu equipo ya no tendrá que estar alternando entre apps para gestionar el trabajo que se está llevando a cabo.
Es similar a la herramienta de correo electrónico a tablero, pero cuando asocias una dirección de correo de equipo a un tablero (por ejemplo ventas@compania.com), se van creando nuevas tarjetas en la lista que asignaste con cada correo que va llegando. La ventaja de este Power-Up es que tu equipo puede trabajar de manera colaborativa en un texto elaborado e incluso adjuntar documentos para responder a ese correo directamente desde la tarjeta de Trello.
El Power-Up SendBoard es un producto de terceros con costo. Por favor verifica los planes de pago.
Regresa el feedback a Trello
Tal vez le enviaste un correo a un cliente con trabajo que debe revisarse, y este cliente tiene feedback. Es fácil mandar el feedback directamente a una tarjeta de Trello como comentario, porque así como cada tablero de Trello tiene asignada una dirección de correo única, también la tienen todas las tarjetas de Trello.
¡Todas y cada una de las Tarjetas de Trello! 🤯
Para tener acceso a la dirección de correo en la web, haz clic en una tarjeta para abrirla, luego haz clic en la opción "Compartir" que se encuentra en la sección de Acciones en la parte posterior de la tarjeta y copia la dirección de correo electrónico. Los emails que se envíen desde esa dirección aparecerán como comentarios tuyos en la tarjeta.
Automatización de correos con Butler
Por último, ahorra tiempo y clics automatizando el proceso con Butler.
Esto significa que conforme el proyecto vaya avanzando, tú puedes mantener a los clientes actualizados automáticamente.
Por ejemplo, puedes construir una regla que haga lo siguiente: cuando una tarjeta se mueva a la lista con el nombre "Esperando el Feedback del Cliente", se mande un correo con un texto preconfigurado e información extraída mediante el uso de variables en Butler.
Por ejemplo, en este caso, le voy a enviar un correo a mi cliente que incluya la siguiente información:
- Dirección de correo:
- Asunto: Feedback con respecto de {cardname}
- Cuerpo del texto Hola ,
Hemos avanzado con respecto de {cardname} y nos gustaría tu feedback para poder finalizar el trabajo.
Como recordatorio, es nuestra responsabilidad crear la solicitud:
{carddescription}
Puedes acceder a los archivos en espera de revisión en nuestra carpeta compartida de Dropbox [aquí] (www.dropbox.com).
Entregar el feedback para el {fecha de entrega} ayudará a que todo esté listo para la fecha de entrega acordada.
Gracias,
Juan.
Como pueden ver, para ahorrar tiempo, incorporé variables en asunto del correo así como campos de texto porque Butler puede llenar esta información automáticamente por mi. Este es un desglose de lo que cada variable puede hacer:
- - variable de Campos Personalizados para el Campo personalizado "Correo"
- {cardname} - Nombre de la tarjeta
- - Variable de Campos Personalizados para el Campo Personalizado "Nombre"
- {carddescription} - Descripción de la tarjeta
- [aquí](www.dropbox.com) - Reducir el enlace de la carpeta compartida en Dropbox
- {cardduedate} - Fecha de entrega en la tarjeta
Para construir tu propio correo con las Reglas de Butler, sigue estos pasos:
- En el menú de Butler, selecciona "Reglas"
- Haz clic en "Agregar Regla"
- Para configurar el activador, selecciona "Cuando una tarjeta se...{mueva a}...la lista...{Esperando Feedback del Cliente}. Luego haz clic en el signo + para agregar el activador.
- En cuanto a la acción, haz clic en la pestaña del icono de chat para ubicar el campo de envío del correo electrónico.
- Escribe la dirección de correo, el asunto, y el cuerpo del correo que quieres se envíe automáticamente, y luego haz clic en el signo + para agregarlo a la Regla.
- Haz clic en "Guardar" para guardar la Regla y, ¡Listo, ya puedes empezar!
Elimina las fronteras de la comunicación con Trello
Como puedes ver, Trello ofrece muchas maneras para que puedas incorporar el correo electrónico en tu flujo de trabajo.
No importa si lo utilizas para trabajar con clientes, mantener a los clientes potenciales o colaborar en su feedback, puedes terminar el trabajo pendiente en Trello sin pasar nada por alto, como por ejemplo una actualización importante perdida en una conversación de correo electrónico.
Ya sean buenos o malos, nos gustaría saber tus comentarios. Nos puedes encontrar en Twitter (@trello)!
