Aprende a utilizar Trello Premium como un experto

¿Listo para llevar a tu equipo al siguiente nivel con Trello Premium?

En este artículo, explicaré todas las maneras en las que puedes motivar a tu equipo y sacar el mayor provecho de tu inversión en el plan Trello Premium. Desde la automatización de flujos de trabajo junto con nuevas y poderosas funciones hasta la seguridad administrativa adicional, tu equipo no solo será capaz de aumentar su productividad y capacidad de colaboración, sino que también podrá tener la tranquilidad de contar con una mejor organización y administración de equipo.

Empecemos con: automatización avanzada de flujos de trabajo con Butler

Las tareas tediosas y la fatiga mental que provoca el trabajo diario le roban a tu equipo el tiempo y los recursos que se necesitan para trabajar de forma inteligente. Gracias a Trello Premium, puedes aumentar la productividad automatizando los flujos de trabajo mediante Butler. Puedes crear un proceso específico para mover las tareas al siguiente paso de manera automática, mantener los tableros organizados y asegurarte de que nada pase desapercibido, todo sin tener que escribir una sola línea de código.

Con Butler, los miembros del equipo pueden establecer reglas, crear botones para tableros y tarjetas, así como automatizaciones basadas en datos con comandos en lenguaje natural. Es como el Mad Libs de la productividad. Solo selecciona las tareas que quieras que Butler lleve a cabo y un activador para dar inicio a la rutina.

Por ejemplo, puedes construir una regla en la que cada vez que se mueva una tarjeta a la lista de "Hecho", todos los ítems del checklist en esa tarjeta se marquen como completados, la fecha de vencimiento se marque como completada, todos los miembros se eliminen de la tarjeta y se notifique a todas las partes interesadas.

Esto es solo la punta del iceberg de la productividad de Butler. En cuestión de minutos, puedes crear procesos de automatización que se pueden usar para configurar el tablero al principio de cada semana, construir un proceso a prueba de fallas que mueva las tareas al siguiente paso con un solo clic o identificar fácilmente las tarjetas que estén a punto de llegar a la fecha límite y hacerlas visibles para los gerentes, ¡y más! 

Manteniendo tus tarjetas organizadas con Campos personalizados

¿Alguna vez has querido darles más estructura a las tarjetas de Trello de tus equipos? ¿Estás harto de tener que revisar las descripciones y comentarios en las tarjetas cada vez que quieres encontrar información importante?  

Con Campos personalizados ahora puedes organizar información importante en las tarjetas de Trello con un formato uniforme que además siempre estará disponible a simple vista.

Añade en las tarjetas casillas de verificación, fechas, listas desplegables, campos numéricos y campos de texto con la función Campos personalizados a fin de brindar la claridad y el contexto que tu equipo necesita para mejorar los procesos. La función Campos personalizados resulta útil cuando utilizas campos numéricos para clasificar tus proyectos y tareas por número, campos de fecha adicionales para metas importantes o plazos de campañas de marketing, menús desplegables de SKU para gestionar los pedidos de los clientes, y mucho más.

Además, los campos se pueden arreglar en cualquier orden y alternarse para que se puedan ver en el frente de la tarjeta.

Los equipos Premium también pueden sacarle provecho al poder de Butler combinado con la función Campos personalizados, ya sea para clasificar las tarjetas según los datos de los campos personalizados, actualizarlos automáticamente o activar reglas según los campos. Por ejemplo, podrías elegir una casilla de "alta prioridad" que active una regla que mueva la tarjeta que se encuentra en la lista "Entrante" a la lista "Por hacer" de forma automática, fije la fecha de vencimiento y asigne un miembro a la tarjeta.

Tus proyectos en vista calendario y Map Views

Dales una nueva perspectiva a tus tableros con las vistas Calendario y Mapas y visualiza tus tareas por fecha de vencimiento y ubicación de una manera completamente nueva.

Muchas tareas tienen límite de tiempo, como los calendarios editoriales o la organización de un evento, por eso, la vista Calendario les permite a los miembros del equipo saber cómo se relacionan entre ellas las tarjetas con fechas de vencimiento a lo largo de los días, semanas y meses.

Habilitar Vista de Mapa en un tablero para los equipos que deben hacer trabajo de campo o con clientes que se encuentran en distintos lugares, como contratistas, agentes de bienes raíces o equipos de ventas, permite que todas las personas puedan agregar la ubicación a una tarjeta y visualizar todas las tarjetas en un mapa.

Lo mejor de todo es que ambas visualizaciones están disponibles para dispositivos móviles, así que no importa si estás en una conferencia terminando las tareas que surgieron a último momento antes de la presentación, o encuestando sitios recientes de empleo, tus pendientes más importantes jamás se perderán de vista.

Descubre el poder de los Power-Ups

Los Power-Ups brindan muchísimas opciones para crear flujos de trabajo que vinculen las aplicaciones más usadas por tu equipo.

Además de los Power-Ups de arriba, existen otros Power-Ups populares como Votando, Tarjeta estornudo y Repetidor de tarjeta—y más de 100 complementos con aplicaciones de terceros y complementos de servicio que ya utilizas (o a los que todavía te tienes que acostumbrar). 

Los complementos incluyen Slack, Google Drive, Salesforce, Jira e InVision, y existen muchísimas opciones para agregar funciones como seguimiento del tiempo, sincronización, análisis, generación de informes y más.

¿Cómo es que los Power-Ups pueden convertir tu tablero en la mejor fuente de productividad para tu equipo?

Imagina que estás en el equipo de ventas y usas un tablero de Trello para gestionar las revisiones de contrato con el equipo de jurídico. Así es cómo puedes subir tu nivel habilitando unos cuantos Power-Ups:

• Incorpora la información de un cliente potencial directamente en tu tablero desde Salesforce.
  
  
• Por medio de Butler, crea un proceso que automáticamente vincule a los miembros del equipo jurídico con las tareas requeridas.
  
  
• Utiliza Campos personalizados para organizar toda la información jurídica en el mismo lugar.
  
  
• Con Box, gestiona y accede a documentos importantes adjuntos a las tarjetas.
  
  
• Recibe notificaciones en Slack al instante cuando surjan preguntas, se completen tareas o incluso cuando se celebren victorias.

Cuando configuras de esta manera esos procesos, puedes minimizar el cambio de contexto entre varias aplicaciones y ahorrar tiempo ya que minimizas la posibilidad de error o la mala administración de la información. Si todavía no los conoces, checa nuestro directorio de Power-Ups.

Ten en cuenta que algunos socios de Power-Ups requieren una suscripción aparte por su servicio.

Organiza los tableros de equipo con Colecciones

Ya que los tableros de equipo en Trello Premium son ilimitados, tu equipo puede emprender proyectos ilimitados, aunque esto también podría generar mucho desorden administrativo. Por eso, creamos la función Colecciones para los equipos Premium.

Con "Colecciones", puedes organizar fácilmente los tableros de tus equipos por departamento, iniciativa, proyecto, etc. Esto realmente le facilita las cosas a los de Marketing porque puedes hacer, por ejemplo, que resalten todos los tableros relacionados con Marketing. También funciona para cualquier miembro de un equipo que esté trabajando en un "proyecto secreto X" y quiera resaltar todos los tableros relacionados con ese proyecto.

Para tener acceso a Colecciones:

• Va a la pestaña de tableros en la página de tu equipo.
• Haz clic en "Crear una colección" para agregar una nueva colección.
• Haz clic en el signo + que se encuentra debajo del título del tablero y selecciona la colección a la que quieres agregar el tablero.

Los tableros se pueden agregar a todas las colecciones que sean necesarias. Puedes filtrar y ordenar las colecciones en la sección de la izquierda de la página de tableros. Los tableros también se pueden agregar a las colecciones desde el propio tablero. En el menú, haz clic en "Más", luego en "Colecciones" , agrega el tablero a la colección o crea una nueva. Ahora ya puedes permanecer organizado ¡viva!

Controles de administración para mejorar tu seguridad

Tu equipo irá creciendo, así que prepárate no solo para el éxito sino también para la seguridad, un aspecto fundamental. Trello Premium ofrece una serie de funciones que garantiza que solo determinadas personas tengan acceso a los tableros de equipo. Vale la pena tomarse unos minutos para asegurarse de que todo funcione correctamente:

• Restricciones de pertenencia al equipo: Establece restricciones de pertenencia al equipo por dominio de correo electrónico, para que nadie que no pertenezca a tu compañía se pueda agregar a tu equipo.
• Restricciones de creación de tablero: Configura quién puede crear tableros privados, visibles para el equipo y públicos. Estas restricciones pueden configurarse para permitir a cualquier miembro del equipo, sólo administradores o a nadie. Si lo que te preocupa es que los miembros del equipo hagan tableros públicos, esto es muy importante.
• Restricciones de eliminación de tablero: Lo último que quieres que pase es que se borre tu tablero. Configura quién puede borrar tableros privados, tableros visibles para el equipo y tableros públicos.
• Invitando personas a los tableros: Es una manera fácil de asegurarte que nadie que no sea del equipo se agregue a los tableros.

Obtén más información sobre Trello Premium

¿Listo para llevar a tu equipo al siguiente nivel? Visita la página trello.com/premium y libera el potencial de tu equipo.