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Video conferencias Zoom + Trello: domina la comunicación con tu equipo remoto

videoconferencias Zoom

Tal vez, el trabajo remoto no es tu forma favorita de trabajar, pero las circunstancias te han forzado a hacerlo. Afortunadamente, existen herramientas que te pueden facilitar la experiencia. Pero si todavía no te acostumbras a un ambiente distinto al de una oficina, tal vez no estés obteniendo todos los beneficios que te puede brindar la tecnología. 

Muchas herramientas (¡como Trello!) se pueden usar para asistir a los equipos remotos en su dinámica diaria, pero podrías estar complicando la comunicación porque no estás aprovechando todas sus capacidades. Zoom por ejemplo, ayuda a que las familias, amigos, y equipos profesionales puedan seguir en contacto, mientras que Trello ayuda a estas mismas personas a mantener sus niveles de productividad. Muchos equipos en todo el mundo se están dando cuenta que pueden usar estas dos herramientas al mismo tiempo. 

A continuación vamos a ver como usar conjuntamente Trello y Zoom con tu equipo remoto.

Consideraciones para la comunicación de los equipos remotos

Una de los problemas más comunes entre los empleados que apenas empiezan a trabajar a distancia, es adaptarse a un estilo de comunicación diferente. Cuando trabajas en una oficina, debes ajustar tu protocolo de comunicación de acuerdo al ambiente en el trabajo; lo mismo sucede con el trabajo remoto. 

comunicación de larga distancia

Por ejemplo, primero hay que considerar el mejor tipo de comunicación y luego usar la herramienta de home office apropiada para ese tipo de comunicación:

Comunicación rápida: si tienes una pregunta fácil que sólo requiere de una respuesta rápida, es mejor utilizar un chat. Los chats son excelentes para conversaciones rápidas y preguntas especificas. También son geniales para socializar (sobre este tema hablaremos más adelante). 

Actualizaciones de estado: si requieres una actualización de estado sobre una tarea específica, puedes ir a la tarjeta de Trello relacionada con la tarea en cuestión y hacer un comentario directo en la tarjeta. Es muy útil porque además se genera un historial que puedes consultar en cualquier momento. Cualquiera puede dirigirse a la actividad en los comentarios de una tarjeta y buscar la respuesta que necesitan. 

Este tipo de comunicación es probablemente el más importante:

Comunicación más extensa o temáticas más sensibles: si tienes una pregunta complicada con varios matices o un tema sensible que quieres discutir, sin lugar a dudas debes usar una videoconferencia Zoom. Aunque el chat es más rápido, el tono y los detalles finos de la conversación se pierden cuando escribes. 

Al no poder ver las expresiones faciales y escuchar el tono, las personas a veces no captan la intención de tus palabras. Por eso es muy importante discutir temas más complicados frente a frente mediante una reunión online.

Cómo usar Zoom y Trello para las actualizaciones y la socialización

Un ejemplo de caso práctico muy popular es el Tablero de reuniones de equipo.

tablero de reuniones del equipo remoto
Copiar Tablero

En este tablero podemos encontrar una lista para cada una de las reuniones semanales. Puedes crear una lista que funcione como plantilla, copiarla y cambiarle el nombre con la fecha de las siguientes reuniones. 

Cuando llegue la fecha de la reunión y todos estén reunidos en la videoconferencia de Zoom, el líder de la reunión debe leer todas las tarjetas que se acumularon a lo largo de la semana en esa lista. 

  • Todos pueden ir agregando tarjetas durante la semana con los temas que quieren discutir en la reunión de grupo. Este es un proceso asíncrono, o proceso que se ejecuta en segundo plano, y permite recolectar todos los temas que se requieren discutir el día de la reunión.
  • Existen tarjetas que suelen repetirse, como las tarjetas para celebrar los éxitos del equipo o las que se usan para discutir los problemas en un foro abierto, es buena idea incluirlas en la plantilla de lista. 

Otro flujo de trabajo bastante popular en el que se puede utilizar Zoom y Trello juntos, es el tablero de creación de sentido de unidad en el equipo, este tablero lleva las reuniones de equipo al siguiente nivel. Este tablero generalmente se utiliza para reuniones más grandes, como las asambleas de la empresa, en las que se puede aprovechar la función de videoconferencia de grupo en Zoom.

En estas asambleas todos los empleados de la compañía se reúnen una vez al mes para discutir asuntos importantes, además de anunciar comunicados y presentar informes. Es la oportunidad perfecta para enterarse del trabajo que están llevando a cabo los otros equipos y para que la dirección recuerde las metas generales de la empresa. La asistencia a la asamblea es obligatoria así que también se aprovecha para crear conexiones con los trabajadores remotos. 

Los últimos 15 minutos de la asamblea se destinan a reuniones con grupos más pequeños. El anfitrión de la videoconferencia Zoom es el responsable de dividir la asamblea en grupos más pequeños. Como los grupos se generan al azar, es probable que quedes en un grupo de personas con las que generalmente no trabajas. Las personas en esos grupos utilizan esos 15 minutos para platicar de la vida, de sus hobbies, de la familia y en general de lo que les parece interesante. 

tablero de Mr. Rogers

Copiar Tablero

Antes de que acabe la reunión, toma una captura de pantalla del grupo y súbela al tablero como una tarjeta en la lista con la fecha de esa semana. Incluye un comentario con los temas que discutieron. 

Es una actividad divertida y útil porque cualquier interesado puede revisar la actividad en el tablero de Trello e identificar intereses en común. Por ejemplo, imagina que estás planeando un viaje y en los comentarios ves que hay dos personas que viajaron recientemente a ese mismo lugar. ¡Perfecto! ¡Puedes obtener consejos gratis para tus próximas vacaciones! 

Consejos de oro para el protocolo de vestimenta en Zoom

Si tienes poca experiencia interactuando con tus compañeros en Zoom, aquí te van algunos consejos sobre cómo hacer videoconferencias e irte acostumbrando a estas reuniones online:

  • Hardware: seguramente necesitarás usar audífonos. Utilizarlos es la mejor opción en cuanto al sonido y al micrófono.

  • Discusión: deja encendido el video y el micrófono en todo momento si es posible. Esto hace más interactiva la reunión y simula mejor una conversación en persona. Si hay demasiado ruido de fondo, lo mejor es apagar el sonido porque puede distraer a los demás. Las reuniones con micrófono funcionan mejor si el número de asistentes no supera las 40 personas.

  • Conectándose por teléfono tienes la opción de llamar al teléfono de la reunión, como si fuera una reunión telefónica, pero no recomendamos que lo hagas seguido porque la experiencia es de menor calidad.

  • Conectividad: si tu internet está fallando, intenta apagar el video. Esto a veces funciona para disminuir las interrupciones. De lo contrario, utiliza tu computadora y usa el cable de internet para garantizar una mejor conexión.

  • Chat: no todos se sienten cómodos durante una reunión online. El chat puede ser una gran herramienta para escribir un comentario o pregunta. No te preocupes, generalmente no se considera descortés escribir mientras alguien habla. Si alguien está haciendo su presentación, es una buena idea asignar a alguien para monitorear y responder las preguntas en el chat en representación del expositor.
  • Tipos de cuentas: las cuentas gratuitas de Zoom ofrecen un número ilimitado de participantes en la reunión, sin embargo, la llamada se corta a los 40 minutos. En los últimos minutos de la llamada se activa una alerta para avisarte que se va a cortar.

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Resumimos todos los consejos que vienen en este artículo sobre trabajo remoto y mucho más en esta guía (¡gratuita!). Consíguela aquí: 

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Siendo todo un experto usando Zoom y Trello con tu equipo remoto 

Esperamos que este curso extra rápido de Zoom + Trello te haya dado las bases para mejorar tu experiencia con el trabajo remoto.

Al principio, las reuniones online tal vez no se sientan naturales pero con la práctica irá mejorando hasta que te sientas a gusto, casi como los encuentros casuales en la oficina, y con los beneficios extra de que siempre tendrás un registro de las conversaciones y de las decisiones que se han tomado.


Sean buenos o malos, nos gustaría saber tus comentarios. Nos puedes encontrar en Twitter (@trello).

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