<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=44935&amp;fmt=gif">

Workflow ágil para la gestión de proyectos en Trello

Flujo de trabajo ágil para gestión de proyectos en Trello

El workflow ágil (también llamado Flujo de trabajo ágil) ha sido por mucho tiempo una estrategia efectiva para los programadores que quieren entregar su código a tiempo. Ahora esas mismas teorías también se están adaptando para los empleados que no están en el ´área técnica para que puedan priorizar "getting things done (GTD)" usando lo mejor de la gestión ágil de proyectos.

Esta metodología ágil para gestión de actividades no sólo trata sobre enviar un producto, o ir tachando cosas de una lista o incluso de marcar un proyecto como "Hecho". GTD es un proceso ágil: es una manera de pensar y de hacer que involucra planeación, ejecución, iteración y reflexión.

Muchas veces hay retrocesos. Hay muchas piezas en movimiento. Y si no existe un proceso claro de gestión de proyectos, las tareas pueden subestimarse o incumplirse los plazos de entrega. Muchas veces los procesos más efectivos involucran la colaboración entre varios equipos para garantizar el mejor resultado posible. En resumen GTD no es fácil y casi nunca es algo tranquilo. Casi nunca.

Lyndi Thompson es  gerente senior de generación de demanda en la empresa Accolade Health. Su trabajo consiste en trabajar con equipos multifuncionales para introducir a las personas en el mundo del análisis visual. Ella también es la maestra indiscutible de la metodología ágil en Trello.

El tablero profesional de Lyndi cuenta con cientos de tarjetas, más de 40 miembros y listas perfectamente ordenadas que dictan claramente lo que debe ser priorizado, lo que está en segundo plano, y las ideas pasajeras. Estas estrategias le ayudan a gestionar sus equipos, mantenerse actualizada con respecto de una cantidad exorbitante de iniciativas, y a priorizar con precisión lo que es importante y lo que puede esperar. 

A través de un flujo de trabajo ágil en Trello, Lyndi tiene la opción de no tener que utilizar software confuso y puede evitar que su equipo trabaje en núcleos aislados. 

Todos podemos aprender algo a partir de algunos nuevos consejos para mantener un workflow ágil eficaz. Estas buenas prácticas se pueden aplicar a cualquiera en cualquier industria para lograr las metas. Vamos a ver cómo la metodología ágil que Lyndy ha implementado le ayuda a optimizar su productividad:

Haz de las retrospectivas una prioridad en tu workflow ágil

Prioriza retrospectivas con un flujo de trabajo ágil

En el tablero ágil de Lyndi en Trello, la primera columna de la izquierda es la lista de "Hecho". Al principio, tal vez le parezca sorprendente a muchos usuarios que siguen el enfoque kanban, pero en realidad es una estrategia muy intuitiva.Tener como primera lista una lista de elementos que se lograron exitosamente, ayuda a motivarla para seguir con la siguiente lista.

Se siente bien ver todas esas tareas terminadas, pero no sólo se trata del sentimiento de satisfacción. También es una referencia muy práctica cuando se hacen los informes trimestrales o las retrospectivas anuales. Es por esta razón que Lyndi dice que raramente archiva tarjetas, a menos que realmente las considere irrelevantes. A la hora de hacer reportes trimestrales, gracias a esta metodología ágil ninguna iniciativa importante se deja de lado. Ella puede fácilmente ver cuáles son los proyectos que se han completado y cuándo se completaron, con un rápido vistazo a la lista "Hecho".

Ve hacia adelante para que no te vayas para atrás

El sprint te ayuda a la gestión del flujo de trabajo ágil

La siguiente lista es "Sprint actual" y ahí Lyndi guarda 5 cosas. Un sprint es un término ágil que indica cuáles son las tareas en las que se está enfocando el proyecto. Las listas de sprint pueden ser individuales u orientadas a equipos, y se siguen actualizando hasta que se completan o hasta que se topan con un cuello de botella externo.

Al mantener la lista corta, te aseguras que los elementos en esa lista se lograrán entregar a tiempo. Mantenerlas en su propia lista de sprint es una manera de mostrar que en todo momento, esas son las tareas que tienen prioridad sobre cualquier otra cosa.

Junto con su sprint actual, también tiene listas para "Lo que sigue" y "En progreso". Esto es para que la cartera de tareas permanezca activa. Al hacer un sistema de jerarquía con las tareas, cada proyecto se prioriza adecuadamente y las fechas de vencimiento se cumplen.

Libera espacio en tu mente con un cajón para la basura

Libera espacio en tu cerebro con las tarjetas de Trello

Además de las listas como "A continuación" y "Sprint actual", existen más repositorios estancados para las estrategias de largo plazo, minutas de reuniones o simplemente pensamientos aleatorios.

La lista de Lyndi se llama "Congelador de ideas para marketing" y contiene esencialmente todas las ideas que se le ocurren pero que todavía no tienen una tarjeta relevante.

Lyndi explica que este tipo de repositorios son geniales para las reuniones en las que se llevan a cabo lluvias de ideas, cuando alguien reflexiona sobre ideas que siempre han querido hacer pero que nunca han podido implementar. En lugar de tener que recordar viejas ideas en el momento, Lyndi sólo busca en esta lista para ver si alguna es relevante para la discusión que se está llevando a cabo. O cómo ella le dice, para "liberar espacio en el cerebro".

Igual que las tareas de los proyectos, es importante documentar las ideas efímeras pero fructíferas porque se pueden usar como recursos para proyectos o para estrategias futuras.

Identifica los cuellos de botella en el proceso ágil

Identifica los cuellos de botella en tu flujo de trabajo ágil

No le tengas miedo a la lista "En espera". Existen muchas razones por las cuáles se forman los cuellos de botella en los proyectos, por eso es importante identificar si existe una razón por la cuál no se estén desahogando. En lugar de dejar que las tarjetas se queden estancadas en otras listas, arrástralas al área de "En espera".

Una de las maneras más efectivas de utilizar la lista "En espera" es ocuparse de esas tarjetas durante una de estas reuniones. En vez de interrumpir la sesión productiva de alguien en la oficina o en un canal de chat, guarda estos elementos para la siguiente sesión. Cuando se trata de arreglar problemas, este un buen lugar de referencia.

Lyndi también tiene una lista que se llama simplemente "Preguntas". Todas las cosas que está sopesando, las agrega como una tarjeta. Cuando encuentra la respuesta, ella lo postea en la tarjeta y la deja ahí. De esta manera, si necesita buscar la respuesta de nuevo, sólo tiene que buscar la pregunta. Funciona perfectamente como una base de conocimientos y también como una forma de liberar valioso espacio en tu cerebro.

Mantén tu cordura y empodera a tu equipo

Empodera a tu equipo con procesos productivos

El tablero de Lyndi no es sólo para ella. Ella sigue una "política de tablero abierto" con sus colegas y tiene agregados a casi 40 colaboradores.

"Todas las notas del equipo se graban, sin excepción, en Trello", explica Lyndi. "Yo asigno a la tarjeta a todos los presentes así como a los socios que no pudieron estar durante la reunión, de esta manera todos tienen una copia de las notas de esa reunión." Con Trello es muy fácil mencionar a los miembros clave del equipo, llamarlos a conversar y permitirles salirse cuando hayan cumplido sus funciones en el proyecto.

A pesar de que su departamento sigue creciendo, Lyndi dice que sus tableros y los de su equipo de trabajo se han convertido en una fuente importante para encontrar enlaces, fechas importantes y contactos, todo esto sin tener que estar localizando personas.

El objetivo de la metodología ágil es hacer menos para poder hacer más. Mejorar el tiempo y la gestión de proyectos con la metodología ágil, te permite crear un proceso productivo y fluido para tí y tu equipo. 

Consejo de pro: Muchos procesos ágiles en Trello se pueden automatizar. Más información aquí.

Adaptar los conceptos ágiles a un tablero de Trello es una forma rápida y visual para ser más efectivo en el trabajo. Lyndi usa esto a su favor en su trabajo de marketing, pero estos conceptos funcionan como consejos generales que se pueden adaptar a cualquier industria.

¿Estás listo para adaptar estos conceptos a tu propio workflow ágil? Hemos creado un tablero muestra basado en el proceso de Lyndi para que tú lo puedas copiar*:

Tablero ágil de Trello

Cuéntanos cómo implementas GTD con Trello en Twitter, Facebook o en los comentarios.


Traducido con amor por Brenda Vargas.

Un agradecimiento especial a Lyndi Thompson por proporcionar una visión tan profunda de sus workflows en Trello. 

Lee también: ¿Qué es un flujo de trabajo y para qué se usa?