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Comment accélérer une start-up en 90 jours tout en créant une culture d'équipe

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1 maison. 9 collaborateurs. 3 mois.

Cela ressemble au début de la prochaine émission de télé-réalité. C'est en réalité la vie de notre start up, Slite, au sein de l'accélérateur de start up Y Combinator (YC).

Slite a été constituée il y a un an et demi. Nous avons toujours progressé à un rythme soutenu en fixant des objectifs à court terme tout en restant concentrés sur nos objectifs à long terme et notre vision du produit. Cette rapidité fait partie de notre identité et est présente depuis le lancement de Slite alors constituée d'une équipe de trois personnes. Le mois dernier, ce rythme de progression a été mis à l'épreuve : nous avons atteint neuf collaborateurs et nous avons rejoint dans le même temps Y Combinator afin d'accélérer notre vision et nos objectifs au cours d'un sprint de trois mois.

Depuis les premiers jours de Slite, nous nous efforçons de créer une culture d'entreprise basée sur la collaboration des équipes. Vous en savez sûrement déjà beaucoup sur ce qu'il faut pour réussir chez Y Combinator et en tant que start up : créer un produit que les gens adorent, être concentré sur une métrique, répondre à la demande de ses utilisateurs et travailler efficacement. Mais comment ces facteurs affectent-ils la culture et les méthodes de travail d'une équipe ? Comment repenser la collaboration dans votre culture d’équipe pour vous adapter au rythme effréné de l’accélérateur de start-up YC?

Une culture de la collaboration asynchrone

Chez Slite, nous apprécions tellement la collaboration asynchrone que nous développons notre produit autour de ce concept. La collaboration asynchrone est un échange d'information en différé et permet à chacun des membres de notre équipe de travailler sur leurs tâches avec le minimum d'interruptions. Notre équipe est plus productive quand chacun de ses membres peut travailler à son propre rythme et dans son propre espace.

Pourquoi c'est important ? Parce que nous sommes convaincus qu’il s’agit de la clé de la collaboration en équipe contrairement aux méthodes de collaboration ponctuelles et synchrones telles que la messagerie instantanée et les réunions. Pour que cela fonctionne correctement, l'information doit être structurée et transparente. Et c'est encore plus important dans notre cas car nous sommes, et serons toujours, amenés à travailler à distance. En maîtrisant l'asynchrone et en gardant notre équipe autonome, nous pouvons nous concentrer sur la réalisation des objectifs, la construction d’un produit que les gens aiment et notre vision à long terme.

Avant de rejoindre YC, voici comment nous fonctionnions :

Utilisation des outils appropriés (et de la bonne manière)

En terme de collaboration à l'échelle de notre équipe, nous utilisions des outils tels que Slack, Slite et Trello. Nous limitions l'utilisation de Slack à des communiqués ou des questions spécifiques. Nous évitions de l'utiliser comme un outil de répartition des tâches qui permettrait de demander à un autre membre de l'équipe de réaliser une tâche – cela aurait été tout simplement de la communication synchrone.

Nous partagions et rédigions des connaissances dans Slite et tout ce qui a trait à l'attribution des tâches se faisait via Trello. Ces outils nous ont été essentiels pour maintenir nos équipes sur la même longueur d'onde, en particulier pour nos collaborateurs travaillant à distance.

Maintien du rythme hebdomadaire des réunions

En tant que jeune start up employant des collaborateurs travaillant à distance, il nous a fallu beaucoup de discipline pour tenir et préparer des réunions fixées à la même heure le même jour et cela sur une base hebdomadaire. Si vous mettez en place ce processus, vous serez cependant sûr de tirer le meilleur parti possible d'une réunion d'équipe.

Avant de doubler de taille et de rejoindre l’accélérateur de start up Y Combinator, nous nous limitions à deux réunions d'équipe par semaine: une liée à l'entreprise, l'autre liée au produit. S'y ajoutait également des réunions quotidiennes de dix minutes. Nous travaillions par sprints hebdomadaires et utilisions les réunions pour passer en revue les tâches accomplies durant le sprint, planifier le prochain sprint et revenir sur les problèmes spécifiques rencontrés. Ce rythme de réunion nous a aidés à identifier nos priorités, à nous concentrer sur la réalisation de nos objectifs tout en empêchant des réunions ponctuelles et non pertinentes de se faufiler dans nos journées voulues productives.

Adaptation de notre culture asynchrone au rythme Y Combinator

Le programme de l'accélérateur de start up Y Combinator est excitant et extrêmement dense. La croissance et le rythme soutenu et imposé au travers de Y Combinator a été difficile notamment en terme de charge de travail. Notre capacité à maintenir et à adapter notre méthode de travail sous haute pression et avec une équipe en croissance a été mise à rude épreuve.

Nous n'avons pas un rythme de travail dit « normal » ici en Californie. Notre équipe a tout d'abord déménagé de Paris à Mountain View afin de vivre conjointement dans une même maison pendant les trois mois du programme Y Combinator. Pour réussir dans ce programme, il était en effet nécessaire d'adapter notre façon de travailler en équipe et par conséquent d'y apporter quelques changements.

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Cela signifiait pour nous trouver le meilleur moyen de travailler encore plus rapidement, de rester concentré sur un objectif spécifique et de maintenir une collaboration entre les équipes.

Ce rythme effréné nous a mis au défi de faire passer notre culture asynchrone à un niveau supérieur pendant trois mois. Alors qu’est ce que nous sommes parvenus à faire ?

Des sprints plus longs et plus rapides

Nous avons franchi le pas et décidé de travailler en « super sprints » de deux semaines. Ces super sprints se terminent par une réunion durant laquelle, tous assis autour d'une table pendant deux heures, nous passons en revue ce que nous avons accompli ou ce que nous n'avons pas réussi à accomplir au cours des deux dernières semaines. Nous planifions ensuite les deux prochaines semaines avec des tâches entièrement orientées vers notre objectif Y Combinator.

Ces sprints sont planifiés selon les réunions bimensuelles de Y Combinator au cours desquelles les fondateurs partagent les différents accomplissements et succès. Nous avons constaté que ce planning nous aidait à maintenir un équilibre entre le rythme et les étapes du programme tout en restant concentré et clair sur les objectifs de Slite.

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Responsabilisation de chaque membre de l'équipe 

Notre approche est tout sauf une approche descendante : plus que jamais il est primordial que tous les membres de l'équipe se chargent de manière responsable de la mise à jour de Trello et de la préparation des réunions bimensuelles. Chacun des membres doit également s'efforcer de rester aussi clair que possible lors du partage d'information avec le reste de l'équipe. Cette approche est étroitement associée avec la responsabilité qui découle du fait d'atteindre les objectifs fixés au cours des sprints de deux semaines. Au sein de Slite nous constatons que la collaboration de notre équipe sur Trello pour la gestion de projet est excellente, que les membres de l'équipe soient dans la même pièce ou travaillent à distance.

Ce que nous essayons encore de comprendre

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Fixez-vous des objectifs réalisables - n’ayez pas les yeux plus gros que le ventre

Aucune start up n'est parfaite et nous ne sommes pas une exception. Le conseil donné en cas de sprints bimensuelle est de s'efforcer de fixer des objectifs réalisables. Pour nous, cela n'aurait pas de sens de travailler dans des sprints aux objectifs trop ambitieux et demandant plus de temps. Savoir estimer le travail pouvant être fourni par chaque membre de l'équipe en deux semaines afin de fixer un objectif réalisable est un point sur lequel il nous sera nécessaire de travailler au sein de l’accélérateur de start up Y Combinator, bien sûr, mais aussi à mesure que nous grandirons.

Être trop concentré peut signifier être moins attentif

Même avec une équipe restreinte de neuf personnes, il est facile de se concentrer uniquement sur vos objectifs de sprint et de se déconnecter de ce qui se passe avec le reste de l'équipe. Il est important de ne pas se satisfaire de l'utilisation des meilleurs outils et d'une collaboration d'équipe qui semble établie. Il appartient en effet à chaque membre de l'équipe de rester attentif aux autres services, tels que les produits ou encore le marketing. L'un des avantages d’une petite équipe est qu'il y a peu d'obstacle entre les différentes fonctions en son sein. Il s'agit de faire en sorte de ne pas gêner les efforts des autres tout en maintenant le cap sur un objectif commun.

Culture de collaboration d'équipe: il n'est jamais trop tôt

L'une des choses apprise au cours de cette année et demie est que les start ups - même les plus jeunes - évoluent constamment. La façon dont votre équipe collabore changera et vous devrez être prêt et disposé à vous adapter à ces changements. S'arrêter de temps en temps pour réfléchir à la manière dont vous voulez que votre équipe fonctionne, des processus aux outils utilisés, est crucial pour tirer le maximum de profit de votre travail.

Pour nous, rejoindre l’accélérateur de start up Y Combinator signifiait que nous entrions dans une nouvelle phase de la vie de Slite. C'était le moment idéal pour réévaluer nos méthodes de travail. Notre culture d'équipe qui était en cours de développement a été mise à l'épreuve. Sommes-nous capables de tenir un minimum de réunions d'équipe ? Se concentrer sur l'asynchrone reste-t-il le moyen le plus efficace pour atteindre nos objectifs ?

La fin de Y Combinator marquera également une nouvelle étape pour Slite : de nouveaux membres seront embauchés pour rejoindre l'équipe et nous emménagerons dans de nouveaux bureaux avec une partie du travail qui sera effectuée à distance. Du temps passé à Mountain View nous souhaitons garder le sprint de deux semaines. Il nous a en effet permis d'obtenir de très bons résultats. La réunion bimensuelle planifiée selon ce rythme est même devenue un moment de rassemblement spécial pour l'équipe, l'occasion d'effectuer ensemble un réel brainstorming.

L'un de nos principaux conseils sur la collaboration d'équipe est le suivant : il n'est jamais trop tôt pour décider comment vous souhaitez que votre équipe fonctionne et quels sont les processus à mettre en place pour soutenir cette méthode de travail. On ne peut apporter d'amélioration qu'à quelque chose qui existe déjà. Ainsi, plus tôt vous vous initierez et testerez les outils et les processus de collaboration, plus votre équipe sera susceptible de les réévaluer et de les améliorer.

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