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Guide d'intégration pour l'accueil d'un nouvel employé dans l'entreprise

L'accueil d'un nouvel employé

Pour réussir l’intégration en entreprise des nouveaux salariés, il ne s'agit pas de proposer une simple formation. Une approche personnelle est importante. Une nouvelle embauche ne doit pas se résumer à des poignées de main et quelques formulaires. Après tout, ce sont les derniers membres qui ont rejoint votre équipe : il est important de les choyer.

Un jour, ces employés seront les responsables d’un projet de grande envergure. Ce sont eux qui partageront les éclats de rire avec vous dans la salle de repos et, éventuellement, accueilleront et intégreront les nouveaux employés. 

La première impression marque les esprits, et, par définition, vous n’avez qu’une chance. Durant la première semaine, il vous faudra être au top en matière d'accompagnement et de management, d'organisation de la logistique, et parvenir à faire face à tous les imprévus qui peuvent s'immiscer tout au long du processus d'intégration. Des informations importantes peuvent passer à la trappe ou ne sont pas transmises correctement ? Cela signifie qu'il est nécessaire de mettre à jour les documents d'information qui constituent la base de connaissance nécessaire aux nouveaux employés. Et les incohérences au travail, lorsqu'elles se multiplient, peuvent se transformer en une culture d'entreprise de la cacophonie.

Voici quelques moyens d'assurer l'accueil d'un nouvel employé pour qu'il se sente véritablement intégré dans l'entreprise et au sein de votre équipe :

Éliminer l'erreur humaine

Trello répond aux questionnements des nouveaux employés Pour citer le vénérable Benjamin Franklin : en ce monde rien n'est certain, à part la mort et les impôts...et la paperasse d'une nouvelle embauche (... ou quelque chose du genre). Il n’y a pas de solution miracle pour cette bureaucratie fatigante ; et les formulaires ne se signent pas tout seuls. Il est toutefois possible de simplifier le processus. Proposer un espace unique qui centralise toutes les procédures administratives que requiert l'accueil et l'intégration d'un nouveau salarié. Pour gagner du temps (et éviter les erreurs), créez une ressource ou une checklist pour l'intégration des salariés comprenant tous les documents et informations nécessaires, puis copiez-le et personnalisez-le chaque fois que vous allez accueillir et intégrer un nouvel embauché.

Chez Trello, nous avons créé un tableau rien que pour ça (ça vous étonne hein !). Les deux premières listes décrivent les étapes de l’intégration et donnent un aperçu aux nouvelles recrues de comment va se dérouler la semaine d'accueil et d'intégration. Le premier jour, le nouvel employé est invité à passer en revue toutes les cartes de la liste "À faire", remplir les documents, créer leur compte et s'inscrire aux outils, etc. et ce faisant, à cocher les éléments de la checklist et ensuite à déplacer chaque carte dans la liste "Terminé".

La liste "Avant le premier jour" ne s'adresse pas aux nouveaux employés car elle est composée du travail déjà effectué par les ressources humaines et l'équipe d'accueil : elle donne un aperçu de tout ce qui a été préparé pour leur arrivée. (Le message étant: "Nous sommes ravis que vous commenciez à travailler avec nous!")

Voici un aperçu du tableau d'intégration et d'accueil d'un nouvel employé dans l'entreprise qui permet de partir du bon pied:

Exemple de checklist à copier pour Accueil des Nouveaux employésEssayez-le! Voici le tableau d'accueil des nouveaux employés, . Copiez-le, ou inspirez-vous de ce dernier pour créer votre propre tableau personnalisé d'accueil et d'intégration en entreprise.

Aider les employés à connaitre le nom et la fonction de leurs collègues durant l'intégration.

Nous copions un modèle de tableau pour chaque nouvelle recrue et le modifions légèrement en fonction de l’équipe qu’elles vont intégrer. Nous pouvons personnaliser le tableau avec des arrière-plans, des informations relatives aux équipes et des autocollants, mais l'important c'est d'être sûrs que ces recrues disposent des ressources et des contacts dont elles ont besoin.

Tous les membres de l’équipe peuvent mettre à jour cet espace unique de centralisation des informations au fur et à mesure que des changements surviennent. Cela aide également les nouveaux employés à réduire le risque de faire quelque chose de travers, dans un environnement totalement nouveau pour eux. Par exemple, la liste "Qui est qui" (ou le tableau de l'organigramme de l'entreprise si votre entreprise est suffisamment grande) permet de visualiser les visages, les noms, les identifiants de chat et les équipes dans un endroit pratique, ce qui contribue à atténuer le stress causé par un nombre excessif de présentations. 

Avec des listes comme "Puis-je le demander?" et "À qui dois-je parler?" les employés peuvent rechercher et trouver des éléments clés ultérieurement, et ainsi organiser leurs notes et leurs objectifs professionnels. Le fait est que beaucoup d’entre nous consultent encore fréquemment le tableau pour toute question d'ordre logistique ou relative aux avantages proposés par la société. Un petit investissement pour améliorer le processus d'accueil et d'intégration des nouveaux salariés peut s'avérer bénéfique pour l'ensemble de votre entreprise (et cela facilite considérablement le travail de management des ressources humaines car il n'est plus nécessaire de répondre en permanence aux questions de base)!

Tout le monde a son rôle à jouer

Savoir accueillir

N’oubliez pas le reste de votre "équipe" d'accueil des nouveaux employés : les anciens. Au-delà du fait qu'ils peuvent facilement former les nouveaux membres, ils constituent un atout précieux pour les intégrer à la culture de l'entreprise et aux pratiques de bureau. Il faut juste parfois le leur rappeler. Ils sont occupés et, avec le temps, ils oublient ce à quoi un petit nouveau doit faire face. Des processus qui incluent d'anciens membres de l’équipe facilitent l’intégration et l'accueil des nouveaux employés.

Comme l'explique Liz Hall, ancienne vice-présidente RH de Trello, «Si votre nouvelle recrue se joint à l'équipe informatique, ne la larguez pas toute seule au milieu de votre base de donnée, dans le style "ça passe ou ça casse". Proposez-lui plutôt une session de programmation binôme au moins la première semaine. Si le nouvel employé se joint à l'équipe commerciale, organisez une réunion de 20 minutes autour d'un café avec le membre le plus expérimenté de l'équipe pour discuter de l'évolution des choses au fil du temps. »

Attribuez des mentors spécifiques aux nouveaux membres de l'équipe et faites en sorte qu'ils puissent aider leur padawan à rencontrer d'autres employés, en particulier ceux qui ne font pas partie de leur équipe. Demandez aux mentors d’envoyer des mails pour présenter les nouveaux au reste de l'entreprise et soyez prêt à répondre à tout type de question tel que: "Et au fait, les bonbons dans la salle de pause?" C'est gratuit ou pas ?" L'intégration ne se limite pas aux formations, checklists et cartes de pointage. Les curieux voudront savoir comment ça se passe pour une petite collation en milieu d'après-midi.

N'oubliez pas de vous amuser au travail

Un accueil sympa et rigolo des petits nouveaux

Les gens décident de changer d'emploi car ils sont convaincus que votre entreprise représente une meilleure opportunité que leur emploi précédent. Et vous savez quoi ? Ils ont tout à fait raison. Alors, aidez-les à faire ressurgir cette conviction de quand ils n'étaient encore que des candidats en leur montrant les aspects les plus intéressants de votre entreprise, et pas seulement la paperasse. Qu’il s’agisse d’une visite physique, d’un article wiki sur l’histoire et les traditions amusantes de l’entreprise, ou d’un petit cadeau sur leur nouveau bureau, il existe un million de façons de permettre aux nouveaux employés de se sentir chez eux.

En quoi votre entreprise est-elle unique? Organisez-vous des sorties sympas ou offrez-vous des avantages spéciaux à vos employés? C’est une occasion de tendre la main et d’inviter quelqu'un à participer à cette bonne ambiance.

Par exemple, de nombreuses nouvelles recrues Trello consacrent une demi-heure durant leur processus d’intégration en entreprise à rédiger des notes de remerciement manuscrites en joignant des cadeaux à l’intention des utilisateurs spéciaux et des bénévoles qui contribuent à aider Trello. Ils peuvent également garder quelques cadeaux pour eux-mêmes. Ce faisant, ils deviennent instantanément membres de l’équipe à part entière, à la fois au bureau et à l’extérieur.

Ces activités aident les employés à comprendre que leur nouvelle routine est bien plus qu'un simple travail quotidien. C'est une façon de leur dire: "Nous travaillons dans un environnement génial ! Et maintenant vous en faites parti !" Des études montrent que les employés qui ont le sentiment que leur entreprise investit en eux sont plus efficaces et font un meilleur travail.

Choisissez votre propre aventure

Attraper les bonnes idées en plein vol

La gestion de la formation des nouveaux employés n'est pas un travail solitaire. Ce n'est pas non plus une communication à sens unique descendant, malgré le processus de management des ressources humaines sous-jacent. La meilleure façon de déterminer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas est de le demander aux nouveaux employés eux-mêmes. Après leur première semaine, demandez-leur en tête-à-tête de vous donner des commentaires sincères sur ce qui a bien fonctionné et sur ce qui manque, selon eux, dans le processus d'intégration des salariés en entreprise. Il est important d’obtenir ce nouveau point de vue le plus tôt possible (de préférence le premier mois), avant que leurs impressions initiales ne se renforcent pas en perceptions permanentes.

Mettre à exécution des améliorations par rapport à leur retour d'expérience permet aux nouveaux membres de l'équipe de s'approprier le processus de formation et démontre que leur contribution est précieuse pour le succès général de l'entreprise. Comme le dit Liz, "à chaque nouvelle suggestion, nous sommes en mesure de peaufiner le système, permettant ainsi aux nouvelles recrues de se sentir immédiatement un élément précieux de l’équipe."

Liz explique qu'avant même que les nouveaux employés arrivent au bureau le premier jour, on leur fait savoir que leur participation est nécessaire pour leur propre intégration. Elle décrit le système comme une expérience du type «Choisissez votre propre aventure», dans laquelle on demande à l'employé d'indiquer s'il préférerait une première semaine de travail en équipe ou un processus d'intégration plus tranquille. Tous ces commentaires opportuns rendent la culture des ressources humaines plus forte et plus efficace pour attirer de nouveaux candidats.

Comme l'explique Liz, «Tout le monde est différent. Introvertis, extravertis, travail au QG, à distance. Nous voulons que la première semaine d'accueil d'un nouvel employé soit inoubliable, et une façon d'y parvenir est d'adapter le processus à la personnalité de chacun. "

Comment utiliser Trello pour l'accueil des nouveaux employés

Voici une liste récapitulative des quatre étapes nécessaires à tout processus d'accueil et d'intégration des nouveaux salariés :

  1. Commencez par créer votre modèle de tableau générique, que vous allez ensuite copier pour chaque nouvel employé. Astuce Pro : ce tableau ne devrait probablement être visible que par l’équipe, car un tableau public peut être vu par des personnes extérieures à votre entreprise.

    Les meilleures façons d'accueillir les nouveaux. Quelques exemples

     Accueil des nouveaux employés, modèle de tableau Trello. Copiez-le et laissez l'inspiration vous envahir. 

  2. Deuxièmement, quand une nouvelle recrue arrive, faites une copie du tableau et personnalisez le titre avec le nom du nouveau salarié. Par exemple, "Accueil et Intégration de Charlie Brown ". Rendre ce tableau privé.

  3. Troisièmement, ajoutez le nouvel employé au tableau copié, ainsi que tous les gestionnaires, mentors ou individus qui vont jouer un rôle dans l'intégration du nouvel employé en entreprise.

  4. Quatrièmement, ajoutez le nouvel employé aux cartes sur lesquelles il est censé agir. Ajoutez également les gestionnaires, les mentors et le personnel de TI qui seront leurs "points de contact" pour qu'il puisse facilement identifier les parties prenantes qui sont supposées l'aider dans ces tâches.
En suivant ce processus de tableau généraliste vers une copie individualisée, chaque employé aura son propre tableau privé que lui seul, ses gestionnaires ou autres membres du tableau pourront voir. En attendant, vous aurez toujours votre tableau de modèles accessible aux équipes que vous pourrez mettre à jour, puis les copier pour les prochains nouveaux employés.

Puisqu'on parle d'intégration des nouveaux employés... Sachez que Trello embauche ! Intéressé/e? Consultez notre page de candidature.

Cet article a été publié pour la première fois en juillet 2015, mais a été mis à jour avec de nombreuses informations et astuces.

Que faites-vous pour que vos nouveaux employés se sentent à l'aise ? Pour qu'ils sentent un sentiment d'appartenance en tant que membre à part entière de l'équipe ? Faites-nous part de vos commentaires ! Retrouvez-nous sur Twitter (@trello) ou écrivez-nous à support@trello.com.

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