Grâce à l’automatisation des processus, apportez une touche de magie à vos tableaux Trello

Enfant, je me rendais souvent dans un parc d'attraction perché sur une colline qui dominait ma ville. En dehors des manèges habituels, il y avait une attraction qui semblait être remplie de magie. A l’intérieur de cet édifice, juste à côté de la maison des miroirs, se situait mon attraction préférée : le musée des automates mécaniques. J'ai passé de nombreuses heures à l’intérieur fasciné par les machines vintages ornées de mécanismes compliqués et précisément chronométrés.

Je continue à aimer les automates aujourd’hui encore, mais je m'émerveille dorénavant d’autres types d’outils. Trello, par exemple. Trello est simple et facile à utiliser. Son utilisation ne demande pas de compétence particulière. Sa prise en main immédiate. Pourtant, plus vous utilisez Trello, plus vous réalisez à quel point cet outil est puissant et illimité. Créer un logiciel complexe est difficile, mais rendre un logiciel complexe facile à utiliser et à comprendre l’est encore plus et, pour ses utilisateurs, cela relève presque de la magie !

Trello peut sur certains aspects être comparé à une foire à automates moderne. Saviez-vous que presque tout est automatisé sur Trello ? Je suis le créateur de Butler pour Trello (Butler signifie “Majordome” en anglais), un outil d'automatisation des processus pour Trello inspiré par la magie des expériences de mon enfance. Et je vais vous emmener à la découverte du monde de l'automatisation sur Trello.

Un majordome pour votre tableau Trello

Imaginez avoir un assistant qui serait chargé de réagir à chacune de vos actions sur le tableau Trello. Vous lui diriez par exemple : « Quand je déplace une carte vers la liste “Terminée”, veuillez cocher la date d'échéance sur cette carte, ajouter une étiquette verte et poster un commentaire en disant «@board J’en suis venu à bout ». Par la suite, à chaque fois que vous déplacez une carte dans la liste « Terminée », les actions ci-dessus sont automatiquement effectuées, comme par magie.

Vous pouvez configurer des règles comme celle-ci en utilisant le Power-Up Butler. Remarque importante : vous n'avez besoin d’aucune notion de programmation informatique car les règles sont entrées de manière textuelle.

Butler peut vous aider de bien des manières. Voici mes favorites :

• Lorsqu'une carte est ajoutée à une liste, ajoutez automatiquement une checklist et une date d’échéance.
  
• Lorsque l’on vous ajoute à une carte, copiez automatiquement cette carte en haut de la liste « À faire » de votre tableau personnel et liez les cartes ensemble.
  
• Tous les samedis à 9h55, copiez cinq cartes choisies au hasard de la liste « Positions de Yoga » à la liste « Exercices physiques du samedi ». (Cet exemple est très spécifique mais vous avez compris l'idée !).

Butler est construit et optimisé spécifiquement pour Trello. Il peut répondre à une grande variété d'événements et effectuer une série d'actions et d’automatisation de processus pour que vous et votre équipe soyez plus productifs et que tous vos workflow gagnent en cohérence.

Butler vous permet également d'ajouter des boutons personnalisés à votre tableau Trello ou à votre visualiseur de cartes avec des actions prédéfinies adaptées à votre workflow. Buttler transforme de cette manière une suite d’actions en un raccourci, activable en un clic.

Butler peut également effectuer des tâches planifiées :

• Configurez-le pour créer des tâches récurrentes telles que « Ajouter X cartes tous les lundis » ou « Créer une nouvelle liste le premier jour du mois ».
  
• Effectuer un nettoyage automatique pour archiver les cartes périodiquement.
  
• Triez les cartes dans une liste par nom, date d'échéance, étiquette ou nombre de votes.
• Vous pouvez même filtrer ou trier les cartes en fonction d'une valeur définie dans un champ personnalisé ou selon la date à laquelle la carte a été créée.
  

L’union fait la force (et quelques zaps en coup de main)

Notre travail repose souvent sur l’utilisation de plusieurs applications : des formulaires en ligne, des sondages pour recueillir des données, des feuilles de calcul pour les compiler, des courriels et les médias sociaux pour rendre tout cela publique ... et bien sûr Trello pour coordonner ces applications et permettre à chacun d’être informé de chacune des avancées. Que diriez-vous d’embaucher un chef d’orchestre pour coordonner vos équipe ?

Si vous avez besoin de connecter Trello à d’autres applications afin qu’elles communiquent entre elles et qu’une action dans un outil entraîne une autre action dans l’autre outil, vous pouvez compter sur le Power-Up Zapier. Grâce à cette application, vous pouvez automatiquement, envoyer un tweet, publier un message sur une page Facebook ou envoyer un e-mail lorsqu'une carte est déplacée vers votre liste « Publier ».

Connecté à plus de 1000 applications, de la comptabilité à la vidéoconférence, Zapier est un guichet unique pour l'intégration d'applications. Son interface utilisateur facile à prendre en main et basée sur des formulaires simples vous permettra de structurer en un clin d’oeil des interactions simples entre deux produits aux chaînes de commandes beaucoup plus complexes, appelées ZAP multi-étapes.

Soyez omniprésent

Trello est une outil de partage ouvert. Cependant, nous avons parfois besoin de déterminer le niveau d’accès aux informations en fonction du profil de l'utilisateur. Par exemple, vous pouvez souhaiter informer les membres de la direction de l'avancement de votre projet sans vouloir les importuner avec la frénésie de la gestion quotidienne du projet. Ce dont vous avez besoin, c’est de dédoubler des cartes dans de multiples tableaux.

Pour ce faire, activez le Power-Up de Unito : synchronisation de tableau. Ce Power-Up permet de reproduire à l’identique des tableaux, de sorte qu’en modifiant une date d'échéance dans votre tableau de projet interne, comme par magie, la modification apparaît également dans le tableau client.

Ci-dessus, un tableau Trello répliqué sur Jira

Unito regorge d’experts en synchronisation, et ces derniers vous offrent de multiples solutions pour automatiser vos processus en synchronisant Trello avec d'autres applications comme Asana, GitHub, JIRA ou Wrike. La synchronisation est entièrement configurable. Vous pourrez ainsi choisir quels champs doivent être synchronisés entre les applications.

Attendez, il y a plus encore !

Nous avons pris le temps de détailler certains des outils d'automatisation des processus les plus remarquables présents sur Trello. Il en existe cependant bien d’autres. Vous pouvez trouver un nombre croissant de solutions dans la section Automatisation du répertoire des Power-Ups de Trello.

J'espère que vous trouverez l'inspiration dans cet article pour apporter un peu de la magie de l’automatisation dans vos tableaux Trello. Les solutions ci-dessus sont utilisées par des  équipes de toutes tailles, des particuliers aux entreprises comprenant des milliers d'utilisateurs. Elles les aident à tirer le meilleur parti de Trello en prenant en charge l’automatisation de bien des tâches répétitives d’une manière simple et agile. Quant à moi, voir toutes ces applications travailler ensemble m’amuse beaucoup !

Quelles sont les tâches automatisées de Trello qui vous attirent le plus ? Vos critiques, positives et négatives, nous intéressent. Retrouvez-nous sur Twitter (@trello) ou écrivez à support@trello.com.

À lire : Envoyez vos listes To-Do sur Trello: comment gérer vos listes de tâches ?