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Trello en mode pilote automatique ? Butler est aux commandes !

automatisation des processus grâce à butler

C'est un oiseau ! C’est un avion ! C’est… Butler ?  

Pour ceux qui ne seraient pas au courant, Butler apporte à Trello de puissantes possibilités d'automatisation des processus métiers, sans aucune compétence requise en codage, ni kryptonite. Ce Power-Up permet aux équipes d'améliorer leur efficacité et de réduire leur charge mentale en créant des règles, des commandes et des boutons permettant d'effectuer presque toutes les tâches que vous lui confiez.

➡️ Pour explorer en profondeur tout ce que Butler peut offrir, consultez cet article de blog ou l'enregistrement de ce webinaire (en Anglais).

Dans cet article, vous allez voir comment utiliser Butler pour créer des processus métiers automatisés plus efficaces à travers plusieurs tableaux Trello, lorsqu'une même équipe travaille dans plusieurs services.

La vie sans Butler

Il est assez courant que différents services aient leurs propres manière d'utiliser Trello pour leurs processus métiers, et il est important de mettre en place un tableau distinct pour chaque processus afin répondre comme il se doit aux spécificités de chaque projet.

Cependant, il est souvent nécessaire de rassembler dans un même tableau les projets qui dépendent de plusieurs services. Pour que tout le monde y trouve son compte, des compromis doivent être faits. Ce qui aboutit généralement à la création d'un nouveau tableau transversal dédié à toutes les personnes autour du projet (donc, encore un emplacement supplémentaire que les employés doivent regarder régulièrement). Ou alors, l'équipe se repose sur une organisation manuelle. Cela augmente le risque de multiplier des erreurs pourtant faciles à éviter, comme des informations qui se perdent entre les différents tableaux.

Heureusement, Butler peut résoudre ces problèmes grâce à l'automatisation des tâches et permettre ainsi aux équipes de travailler exclusivement sur leur propre tableau.

C’est tellement simple à configurer que vous allez vraiment comprendre la définition de l’automagie : soyez sûr/e qu'aucune tâche ou information ne tombera entre les mailles du filet.

Remarque : Bien que Butler réalise un excellent travail d'automatisation des processus métiers et des tâches en gérant les cartes sur plusieurs tableaux, il n'est pas conçu pour la synchronisation en profondeur de celles-ci. Pour cela, je vous recommande le Power-Up Mirror de Unito, conçu pour la duplication de cartes sur plusieurs tableaux (remarque complémentaire : Unito est un prestataire qui propose des forfaits d'abonnement payant pour ce Power-Up).

État des lieux

Afin de montrer la puissance de l'automatisation des tâches avec Butler, nous allons voir un exemple où les services commerciaux et juridiques travaillant ensemble sur la vérification des contrats pour conclure des marchés. Les concepts décrits ici peuvent être appliqués à n’importe quel processus de travail bidirectionnel, qu’il s’agisse du service Marketing qui demande des ressources à l'équipe de Design ou du service Support qui partage des rapports de bug avec l'équipe de développement.

Exemples du processus commercial sur Trello

Le service commercial utilise Trello en tant qu'outil CRM en ligne pour suivre le statut des affaires et donner de la transparence au reste de l'entreprise. De plus, il collabore avec le service juridique en ce qui concerne la vérification des contrats.

Exemples du processus Juridique sur Trello

Avant, les cartes étaient attribuées aux membres de l'équipe juridique lorsqu'elles étaient déplacées dans la liste «Vérification du Contrat» du tableau CRM. Mais cela a commencé à générer des difficultés pour l'équipe Juridique.

Le département juridique veut s'assurer que tout le travail soit organisé sur un seul tableau afin d'avoir une vue d'ensemble du travail en cours ainsi que des besoins actuels et futurs de l'équipe. Bien sûr, les cartes peuvent être créées manuellement ou copiées à partir du tableau CRM, mais cela peut engendrer un risque d'erreur et de rupture du processus.

Butler à la rescousse !

Évidemment, il existe une solution à ce problème. Et non, ce n’est pas votre super-héros habituel. Et qu'on se le dise : c'est encore mieux ! Butler regorge de fonctionnalités extrêmement efficaces pour l'automatisation des processus métiers au sein même de vos tableaux Trello.

Voyons comment créer quelques règles d'automatisation de tâches grâce à Butler afin d'améliorer la collaboration entre deux équipes tout en gardant leurs particularités.

créer une règle d'automatisation sur un tableau Trello.

Les règles de Butler sont des automatisations déclenchées par une action spécifique sur un tableau, telle que déplacer une carte vers une certaine liste ou marquer une date limite comme terminée. Lorsqu'elle est déclenchée, la règle exécute une série d'actions. Les règles sont excellentes car elles s’appliquent sur un tableau dans son ensemble et permettent ainsi d'améliorer les processus.

Tout d’abord, définissons le flux afin de pouvoir créer le bon ensemble de règles dans Butler :

  1. L'équipe de ventes a élaboré un contrat prêt à être vérifié.
  2. Elle crée une demande pour le service Juridique sur leur tableau.
  3. Le service juridique vérifie le contrat.
  4. Une fois les modifications terminées, l'équipe de ventes est informé par le département juridique.

Et maintenant, laissons place à l'automatisation des tâches!

Sur le tableau de l'équipe commerciale, je vais créer la règle suivante : «lorsqu’une carte est déplacée dans la liste «Vérification de l'équipe juridique», les actions suivantes se produiront :

  • Définir date limite dans 5 jours ouvrables
  • Poster un commentaire “Ce contrat est en attente de révision”.
  • Copiez la carte en haut de la liste "Demandes entrantes" dans le tableau "Équipe juridique"
  • Lier les cartes entre elles
Sales_Rule_Setup

Désormais, chaque fois qu'une carte est déplacée vers la liste «Vérification de l'équipe juridique» du tableau de l'équipe commerciale, la demande est automatiquement ajoutée au tableau Juridique, y compris toutes les informations nécessaires et les pièces-jointes de la carte copiée. De plus, le lien entre les cartes permet aux membres de l'équipe de passer facilement d'un tableau à un autre et même de publier automatiquement les mises à jour entre les cartes.

Sur le tableau Juridique, je vais créer la règle suivante: quand une carte est déplacée dans la liste « Terminé », les actions suivantes se produiront :

  • Marquer la date limite comme terminée
  • Poster un commentaire “La révision juridique est terminée”.
  • Identifier la dernière carte liée en pièce-jointe
    • Poster un commentaire “La révision juridique est terminée”.
    • Marquer la date limite comme terminée

Remarque : si vous souhaitez que des actions soient exécutées sur une carte en lien, sélectionnez d’abord “Rechercher la carte ___ liée dans les pièces-jointes” dans l’onglet "Cartes liées" de la section "Ajouter une autre action de Butler" ; puis toutes les actions ajoutées postérieurement seront exécutées sur la carte liée en question.

Legal_Rule_Setup

Cela met un point final au cycle de travail de l'équipe commerciale et permet d'éviter même quelques clics : la date limite sera automatiquement marquée comme terminée sur la carte liée du tableau commercial, et le commentaire apparaîtra afin que quiconque regarde cette carte prenne connaissance de la fin de cette étape.

En réunissant ces deux règles, vous pouvez maintenant voir comment fonctionne l'automatisation de l’ensemble du processus.  Cerise sur le gâteau : aucun collaborateur de l'équipe commerciale ou du service juridique n'a besoin de quitter son tableau pour gérer et organiser son travail.

Synchronisation des actions Trello entre tableaux.

Certains d’entre vous diront peut-être : « C’est génial, mais je ne veux pas d'automatisation des tâches sur toutes les cartes du tableau ! ».

C'est compréhensible, surtout sur les tableaux où chaque carte ne représente pas la même unité de travail comme l'exemple ci-dessus.

Dans ce cas, pensez à créer des « boutons de carte » au lieu de règles dans Butler. Un bouton de carte peut être configuré exactement comme la règle ci-dessus, mais il est nécessaire que quelqu'un appuie sur le bouton pour que l'automatisation puisse être exécutée au cas par cas, et non automatiquement pour chaque carte.

Bouton de tableau Butler pour automatiser les actions carte par carte.

Construisez de meilleurs processus avec Butler

Comme vous pouvez le constater, Butler est un moyen simple et puissant de gérer le travail entre différents tableaux et services. Étant donné que Butler est disponible pour tous les utilisateurs de Trello (il suffit d'activer le Power-Up sur chaque tableau), je vous recommande vivement de le configurer dès aujourd'hui pour commencer à automatiser vos tâches et gagner en productivité.

Et, si vous souhaitez encore plus de fonctionnalités avec Butler, faites évoluer votre équipe vers un compte Business Class.


Traduit et adapté affectueusement par Claire Laribe.

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À lire également : Automatisation : un p'tit nouveau fait son apparition sur Trello, le Power-up Butler !

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