Salutations chers collègues ! Tout comme vous je fais beaucoup de brainstorming avec mon équipe. Dans la journée, conformément à la tradition, nous avions l'habitude de nous rassembler autour du bon vieux tableau blanc. Nous le couvrions de mosaïques de post-it colorés en y infligeant notre écriture illisible au fur et à mesure que jaillissaient les idées. Récemment nous avons appris à utiliser Trello en tant que tableau blanc pour faire du brainstorming en ligne.
Parce que les temps changent.
Il y a quelques années, nous commencions à travailler davantage avec des personnes situés dans des bureaux d'autres régions ou même de l'autre côté de l'océan. Puis j’ai commencé à travailler à distance à temps plein. Aujourd’hui, je me trouve rarement à moins de 100 mètres d'un véritable tableau blanc. Peut-être que cette situation vous semble familière.
Quelles que soient les raisons, nous autres employés de bureau avons des difficultés à nous retrouver tous ensemble au même endroit pour participer à un brainstorming. Mais les équipes qui utilisent Trello ont une longueur d'avance.
Comme les tableaux Trello sont en ligne, il est facile de les utiliser pour échanger des idées avec nos collègues en temps réel, surtout si nous les combinons avec un appel vocal ou vidéo.
Passons en revue quelques techniques de brainstorming et voyons comment les appliquer en ligne avec Trello.
Comment utiliser Trello pour faire du brainstorming en ligne
Vous avez un sujet ou un thème à l'esprit et votre équipe est prête à participer à une réunion vidéo. Il ne vous manque que l'endroit où tout le monde puisse partager ses idées. C'est là que Trello entre en jeu.
Tout d'abord, créez un tableau Trello et ajoutez-y vos collègues. Ensuite décidez de la façon dont vous voulez utiliser les listes pour structurer votre tableau. Dans les cas où nous nous concentrons sur une question très précise (par exemple: le titre de cet article), j’ai l’habitude de créer d’abord une liste pour chaque personne, puis de nouvelles listes pour regrouper les idées similaires.
Dans d’autres cas, on peut configurer le tableau avec des listes représentant des thèmes. Par exemple, lorsque l'équipe Jira a réalisé un brainstorming en ligne pour générer des idées d'articles de blog pour le trimestre, nous avons mis en place des listes d'idées liées à Git, à la méthode agile, à la livraison continue et à DevOps.
Quand le brainstorming en ligne commence, nous créons une carte par idée dans la liste appropriée. Tous les participants peuvent déplacer les cartes, les réorganiser ou les commenter. Vous pouvez aussi ajouter des étiquettes pour catégoriser les cartes.
À la fin, vous allez devoir filtrer les listes pour ne garder que les meilleures idées. Dans le brainstorming classique, cette étape implique souvent le "vote par points" - chaque personne prend un marqueur et met un point à côté de ses idées préférées. Lorsque vous utilisez Trello, vous pouvez simuler le vote par points en vous ajoutant aux cartes qui vous semblent les meilleures. Passez votre souris sur la carte, puis appuyez sur la barre d'espace. Paf ! Votre avatar apparaît maintenant sur la carte (sous forme de point, en plus !).
Astuce : Essayez le power-up "Vote". De cette façon vous pouvez réserver la fonction "ajouter un membre" pour affecter des cartes à des responsables lors des follow-ups à venir.
Vous connaissez le terme “disruptif” ? "Disrupt" est le nom donné à une technique avancée de brainstorming que nous utilisons chez Atlassian. Vous faites un tour de chauffe avec du brainstorming de base, puis après plusieurs tours vous introduisez des contraintes, ce qui force votre cerveau à sortir de son cheminement neuronal habituel..
Pour utiliser cette technique lors d’une visioconférence, commencez par paramétrer votre tableau Trello avec des listes pour chaque tour de brainstorming. Pendant le tour vous agrémenterez cette liste avec des idées, là encore, une idée par carte.
Astuce : Ajoutez une carte en haut de chaque liste expliquant quel est l’objectif pour le tour en cours et résumez les instructions pour que tout le monde puisse s'y référer facilement.
L’intérêt de la technique "Disrupt" réside dans l’utilisation des contraintes que j’ai mentionné précédemment. Les contraintes sont traditionellement représentées par un jeu de cartes (cliquez ici pour les télécharger au format PDF). Après un premier tour de brainstorming classique, vous introduisez une carte "disrupt". Elle peut être liée à un concept comme "humour" ou "surprise". Puis vous faites un nouveau tour de brainstorming en gardant l'humour ou la surprise à l'esprit, et vous supprimez les idées les moins pertinentes à la fin du tour pour ne garder que les meilleures.
Puisque imprimer les cartes "disrupt" ne fonctionnera pas pour votre brainstorming en ligne, sauf si chaque participant a son propre jeu - ce qui serait encombrant ! - Il est préférable de créer une liste pour chaque carte que vous utilisez (vous pouvez décider de choisir les cartes à l'avance ou à la volée) J'aime ajouter une carte Trello en haut de chaque liste dans laquelle je joins une image du recto de la carte "disrupt" et sa description au verso.
Créez une pitch elevator
La plupart des gens voient les pitch elevator comme un discours utilisé par les entrepreneurs pour convaincre les investisseurs dans les cocktails. Mais pour nous autres gens du commun, c'est une technique également utile pour expliquer notre projet et sa valeur aux commanditaires exécutifs, aux parties prenantes et même pour nous-mêmes.
Ci-dessous vous pouvez observer mon équipe travaillant sur un pitch elevator pour "Smells Like Team Spirit", qui est une publication que nous avons lancé l'année dernière sur medium.com. Un an plus tard il est temps de revoir son orientation. Et pour cela, notre équipe a besoin de comprendre l’importance de SLTS, et à qui cela est destiné. C'est un très bon exemple de pitch elevator.
Étant donné que créer un pitch elevator revient en quelque sorte à compléter les trous dans une phrase, nous avons créé un simple tableau Trello avec des listes vides sur lesquelles réfléchir pendant une session de brainstorming en ligne.
Pour commencer la session, tous les membres de l'équipe se sont connectés à la visioconférence et ont ouvert le tableau Trello (y compris les membres de l’équipe ne travaillent pas à distance, afin que tout le monde se retrouve dans la même position). Nous avions l'intention de faire trois tours de brainstorming en ligne, un tour pour chaque liste. Mais nous avons fini par approfondir des idées dès le premier tour et nous avons passé les deux tours suivants à écrire et travailler des pitchs bien développés.
Nous avons utilisé beaucoup d'astuces que j'ai mentionnées précédemment et d'autres encore:
- Une carte par idée
- "Voter" pour une idée en s'ajoutant à cette carte
- Ré-arranger les cartes dans chaque liste pour regrouper des idées similaires ou pour les classer
- Utiliser des étiquettes pour les idées gagnantes
À la fin de l'exercice, nous avions un discours concis décrivant notre publication, et plus important, une compréhension commune qui nous aidera à prendre de meilleures décisions plus rapidement.
Commencez à faire du brainstorming en ligne avec ces exemples de tableaux
Pour être franc, le tableau blanc en-ligne Trello a ses limites. Si vous réfléchissez sur un sujet qui nécessite beaucoup de croquis, de diagrammes ou de graphiques, l'utilisation d'un tableau Trello sera fastidieuse. (Ne vous inquiétez pas : il existe d'autres solutions de tableau blanc en ligne spécialement conçues pour ça). Cependant, lorsque vous travaillez avec des mots, vous n'avez pas d’aller chercher ailleurs. Utilisez simplement les tableaux Trello que vous avez déjà.
Maintenant, c'est à votre tour. Pour vous aider à commencer votre premier brainstorming en ligne, nous avons rendu public deux tableau sur Trello.com/inspiration : session de brainstorming disrupt, et créez une présentation éclair. Essayez-les, amusez-vous et tweetez nous une image de votre tableau, ok ?
Joyeux brainstorming !
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