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Créez un Calendrier éditorial dans les règles de l'art grâce à Trello

Trello pour calendrier éditorial

Vous êtes-vous déjà demandé/e comment font les principaux sites d’information tels que Mashable, ReadWrite et The Changelog pour gérer leur flux de publication d'articles? 

Flash info : ils utilisent Trello. 

Qu'il s'agisse d'un blog géré par un particulier ou d'un site gigantesque avec de nombreux collaborateurs, Trello re''ste l’un des outils les plus simples à utiliser. Stratégie, planification, organisation, publication de contenu de blog... tout est possible. 

Et ô surprise ! Nos équipes, pour gérer leur propre calendrier éditorial utilisent... Trello.

Chaque mois, nous accueillons plus de 750 000 lecteurs sur notre blog. Nous collaborons avec de nombreuses personnes et personnalités afin de produire chaque semaine un contenu de haute qualité. 

La gestion d'un calendrier éditorial de blog comporte de nombreuses pièces mouvantes : dates limites, communication avec l'auteur, stratégie de SEO, création de pièces graphiques, etc. Pour éviter confusions et incohérences dans votre calendrier éditorial, mieux vaut élaborer une stratégie et une méthodologie de travail bien définies. 

Dans cet article, nous vous présentons un aperçu du process utilisé pour la gestion du calendrier éditorial de Trello. Suivez ce guide pour créer votre propre calendrier éditorial personnalisé en quelques étapes simples, et vous mènerez vos idées sur la route du succès en publiant des articles de blog en beauté !

Le fonctionnement du calendrier éditorial en un clin d'œil

Tableau de calendrier éditorial Trello

Copy The Board

Avant de se plonger dans les détails, regardons comment fonctionne notre calendrier éditorial. 

Notre tableau Trello de calendrier éditorial suit la méthodologie kanban. Les idées d'articles de blog sont ajoutées sous forme de cartes à la liste Idées d'articles et parcourent les étapes, de gauche à droite, jusqu'à leur publication sur le blog. 

Voici les listes du tableau et leurs objectifs :

  1. Instructions : cette liste contient plusieurs cartes avec des informations importantes et des explications pratiques de comment effectuer certaines tâches tout au long du processus d’édition. 
  2. Idées d'articles : c'est ici que les membres de l'équipe déposent leurs idées et les arguments d'articles pour le blog.
  3. ´Thématiques aprouvées : liste d'attente contenant un sujet potentiellement approuvé mais pour lequel des informations et des recherches complémentaires sont nécessaires avant de pouvoir lui attribuer une date butoir.
  4. Écriture en cours : cette liste répertorie les articles de blog en cours de rédaction.
  5. Contenu revu : lorsqu'un article de blog est prêt à être révisé, la carte est déplacée vers cette liste pour la première série de modifications. 
  6. Contenu finalisé : l’auteur effectuera les dernières modifications de l'article en fonction des feedbacks reçus au cours du processus antérieur d'édition. 
  7. Prêt pour la publication : lorsque l'article est finalisé, il est temps de le télécharger sur votre site Web ou votre outil blog. Nous utilisons Hubspot pour héberger le contenu de notre blog. 
  8. Contrôle SEO : une fois l'article téléchargé sur le blog, il est analysé pour le référencement et mis à jour pour un classement optimal.  
  9. Publication programmée : cette liste identifie les articles de blog programmés pour la publication.
  10. Articles publiés : félicitations ! Votre article de blog apparaît maintenant sur les moteurs de recherche.

Maintenant que vous avez compris comment fonctionne notre super calendrier, examinons de plus près le processus et les exigences de chaque étape. 

Plongez tête baissée dans les détails du calendrier éditorial 

Tout blogueur admettra qu'il est difficile de créer des articles intéressants à intervalles réguliers. Il est parfois difficile de simplement trouver les mots, de faire toujours preuve de créativité. Il faut avoir un plan d'action bien structuré pour faire face au syndrome du cerveau embrouillé. Il aide à responsabiliser les rédacteurs, centraliser et étoffer les idées, ainsi que garantir que tout fonctionne comme une lettre à la poste. 

Pour stocker, organiser et afficher les contenus de façon intuitive et intelligible en clin d'œil, rien de mieux que de créer un calendrier éditorial sous forme de tableau Trello.

Les contenus se déplacent de gauche à droite sur les innombrables listes. Ils suivent progressivement le pipeline jusqu'à ce qu'à sa destination finale : la liste "Publiés". Comme nous venons de le voir, nos listes de calendrier éditorial sont les suivantes, de gauche à droite :

Entrants

Cette liste marque le début du processus éditorial de notre blog. C'est là que idées d'articles de blog sont soumises à l'examen de nos collaborateurs et membres d'équipe. À Trello, nous aimons encourager les personnes à entrer sur le tableau et à soumettre des idées ! 

Liste Entrants et cartes

Chaque idée a sa propre carte, avec une description de l’idée potentielle en son dos. C’est également à cet endroit qu’une (ou trois) étiquettes sont ajoutées, afin de mieux distinguer le type de contenu dans lequel cet article est classé. Il est ainsi plus facile d'équilibrer mensuellement les sujets et les types de contenu.

✨ Petite anecdote : le calendrier éditorial Trello a été l’un des premiers tableau à tester les étiquettes illimitées et leurs fonctions.

 

 

 

Nous pensons qu'il est aussi extrêmement utile de fournir des lignes directrices aux auteurs qui souhaitent présenter une idée. Les instructions suivantes sont répertoriées sur la première carte de la liste Idées d'articles (cette carte ne change jamais de position) : 

Instructions du Calendrier Éditorial

Grâce au Power-Up Champs personnalisés nous uniformisons les informations dont nous avons besoin pour chaque présentation, y compris les dates limites, les mots clés pour SEO et l'auteur.

´Thématiques aprouvées 

Quand une carte d'article de blog est déplacée vers cette liste, cela signifie qu’elle est approuvée et que l’auteur peut commencer à faire ses recherches et à écrire (s’il ne l’a pas déjà fait !). 

À ce stade du processus, nous imposons un mot clé pour l'article avant que celui-ci n'aille plus avant dans le pipeline de création de contenu. 

Exemple de carte et de liste

✨Astuce pro : Vous vous souvenez de ces champs personnalisés ? Ils fournissent les informations clés sur le dos des cartes quant à l'auteur, au mot clé, à la date limite, à la date d'édition, et bien plus encore. 

 

Rédaction

Habituellement, ces cartes sont accompagnées d’un brouillon ou, tout au moins d’un plan détaillé. Une date butoir leur est également attribuée, car nous programmons le contenu au moins un mois à l'avance.

Lorsque cette date limite est attribuée, il en devient facile de visualiser l'ensemble des contenus en mode calendrier, grâce au power-Up Calendrier. En sélectionnant «Calendrier» en haut à droite de notre tableau, nous pouvons voir quelles cartes sont déjà programmées. En général, notre objectif est de programmer 2 à 3 articles par semaine.

Exemple de calendrier éditoriel

De plus, si l'auteur de l'article a des questions à poser à notre équipe au moment de la rédaction, c'est le moment idéal pour utiliser la fonction Commentaires de la carte. Cela permet de discuter du brouillon en gardant au même endroit une trace de tout ce qui est dit. 

Édition

Les cartes sont déplacées ici lorsque le responsable tatillon de la révision grammaticale doit entrer en jeu (héhé, moi). Trello a intégré Google Drive afin de pouvoir joindre des brouillons d’article à nos cartes.

Pièce-jointe sur les cartes Trello

C’est également à ce moment-là que nous encourageons l’auteur à écrire plusieurs options de titre et à confier la création de l’illustration du blog à l’équipe de Conception graphique. 

Les illustrations sont l'un des éléments les plus importants et les plus sensibles de la gestion de contenu. Il faut que le concepteur graphiste ait suffisamment de temps pour leur création.

Ce n’est pas toujours facile, car il y a beaucoup plus de demandes graphiques que de temps pour les exécuter. Pour bien penser les illustrations et qu'elles complètent parfaitement le texte, il est essentiel de centraliser les informations de brouillons et de plan. Ainsi, les concepteurs graphiques peuvent accompagner tout le processus.

Bref, une communication claire avec les autres membres de l'équipe impliqués dans le processus est essentielle à son succès. Veillez donc à donner à votre équipe de conception suffisamment de temps pour que leur créativité soit au rendez-vous ! 

✨Astuce Pro : mettez en pièces-jointes de la carte des captures d’écran, des images et des GIF pour gagner du temps et éviter tout embrouillamini ultérieur lors du téléchargement de votre article dans votre système CMS. 

Contenu finalisé 

Lorsque la carte est déplacée vers cette liste, l'auteur doit être informé que toutes les modifications sont prêtes à être acceptées, et le projet finalisé. 

Assurez-vous que les pièces-jointes de la carte regroupent bien toutes les images, les captures d'écran et les GIF. Avec les illustrations définies comme couverture de carte, notre calendrier éditorial a plus belle allure !  Décorez la couverture de carte avec l'illustration de l'article de blog.

Prêt pour la publication 

Lorsqu'un article de blog est finalisé (ouh ouh !), il est prêt à être téléchargé sur votre site Web ou votre CMS. Chez Trello, nous utilisons Hubspot, mais vous pouvez utiliser une autre plateforme comme par exemple WordPress ou Medium. 

Quelle que soit la plateforme que vous utilisez, nous vous recommandons vivement de rédiger les instructions à suivre pour que l'article soit téléchargé correctement. 

Astuce Pro : les images mal dimensionnées peuvent ralentir la vitesse de chargement de votre page et avoir un impact négatif sur votre capacité de classement sur les moteurs de recherche. Avant d’ajouter vos images à l'article de blog, utilisez www.tinyjpg.com pour les compresser.

Nous utilisons des modèles de checklist qui sont automatiquement ajoutés sur la carte grâce à certaines règles amusantes de Butler qu’il suffit d'ajouter à cette liste. Nous vérifions que tous les éléments de la checklist soient cochés quand nous mettons en ligne les articles de blog, avant publication.

Modèle de checklist

Contrôle SEO

Une fois qu'un article de blog est chargé sur Hubspot, nous effectuons une révision finale du référencement avant de programmer la publication de l'article. Voici quelques points SEO que nous vérifions : 

  • Les informations clés sur le sujet sont clairement traitées dans le corps du texte de l'article, avec une densité appropriée de mots-clés.
  • Tous les sous-titres de l'article sont des balises H2 et le mot-clé se trouve dans au moins une balise H2. 
  • Toutes les images sont compressées et ont un texte alternatif clair. 
  • L'article doit être visuellement agréable avec des images, des listes, des espaces et des guillemets, sans oublier un design responsive pour une présentation optimale sur tous types de dispositif. 

Publication programmée

Ces articles sont peaufinés et prêts à être lancés ! Programmez la publication de votre article de blog en fonction de votre calendrier éditorial.  

Articles publiés

Sortez le champagne : l'article de blog est publié ! 🎉Cette liste devient un excellent référentiel des recherches, des brouillons, des fichiers et des conversations qui ont nourri chaque article publié. 

Vous pouvez même utiliser l'application Slack sur Trello pour envoyer une notification à votre chaîne éditoriale une fois que la date limite a été marquée comme terminée. Ainsi, toute votre équipe saura que l'article est maintenant en ligne.

Voilà donc un moyen extrêmement simple et visuel d’organiser un énorme volume de contenus. 

Il peut y avoir des centaines de cartes dans un calendrier éditorial. Mais le fait d'avoir une liste par phase du processus d'écriture évite de se sentir dépassé/e et perdu/e au milieu d'un flot incessant de mails.

L'affichage du calendrier fournit un aperçu visuel de la chronologie du contenu, ce qui signifie que chaque élément du pipeline de gestion de contenu peut vivre entièrement sur un tableau Trello.

Quelques fonctionnalités et astuces Trello en plus pour parfaire votre calendrier éditorial 

Quelques astuces pro sont disséminées tout au long de cet article afin que vous puissiez ajouter une pincée d'enthousiasme et faciliter encore davantage l'utilisation de votre calendrier éditorial Trello. Voici d'autres astuces Trello à ajouter à votre tableau : 

  • Créez des modèles de checklist pour une référence facile. Créez des modèles de checklist afin de pouvoir les ajouter facilement à vos cartes à certaines étapes du processus éditorial. En utilisant ces checklists pour chaque étapes, toute votre équipe saura que chaque article a été minutieusement révisé. Conservez ces checklists sur la première carte de la liste «Informations» du tableau.

  • Égayez votre tableau avec des couvertures de cartes. Vous souhaitez attirer l’attention de quelqu'un ou souhaitez tout simplement ajouter un peu de gaieté à votre tableau ? Utilisez des couvertures de carte ! Ajoutez simplement une image ou un GIF à la carte en tant que pièce jointe et définissez-la comme couverture.

  • Power-up Vote pour la liste Entrants. Utilisez le Power-Up Vote pour faciliter les prises de décisions. Rien qu'en regardant l'avant de la carte, vous savez quels sont les sujets préférés de votre équipe et commencez à écrire sans plus attendre !

  • Activez les Filtres pour y voir plus clair. Allez à Afficher le menu > Rechercher dans les cartes > Sélectionnez votre nom. Cette fonctionnalité de filtre affichera uniquement les cartes qui vous ont été attribuées et / ou sur lesquelles vous travaillez !

  • Restez organisé/e et en avance sur le planning avec une réunion hebdomadaire du calendrier éditorial. Si vous travaillez en collaboration pour gérer le calendrier du contenu de votre blog, configurez une réunion hebdomadaire pour revoir le flux de travail et le calendrier. Cela aidera l’équipe dans la révision et la suppression des goulots d’étranglement tout au long du processus. Même si vous êtes une équipe éditoriale à vous tout seul, prévoyez une plage horaire hebdomadaire dans votre emploi du temps pour revoir le calendrier, programmer de nouveaux emplacements, faire un suivi avec les rédacteurs et organiser votre liste de tâches pour déplacer les articles à publier. 

  • Des failles dans le flux ? Changez-le ! Au fil des ans, notre calendrier éditorial a grandi et changé tout autant que Trello. Le plus grand avantage est que nous pouvons facilement créer ou supprimer des listes, essayer différentes étapes, ajouter plus de checklists et le faire évoluer pour répondre à nos besoins. Quoi qu'il en soit, notre équipe travaille en osmose. 

Le voile est levé et vous avez maintenant un aperçu de la façon dont les articles de blog sont conçus et produits ici chez Trello. Copiez le tableau ci-dessous et personnalisez le processus de travail : 

Copy The Board

Note de la rédaction : cet article a été publié pour la première fois en janvier 2015, mais a été mis à jour avec de nombreuses nouvelles informations et idées.


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À lire également : Améliorez votre gestion de workflow sur Trello avec les champs personnalisés

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